Расчет аванса в 2023 году бухгалтеры будут производить по-новому. Изменения главным образом коснутся правил удержания НДФЛ. Нужно ли работодателям пересматривать локальные нормативные акты, и в какой срок начислять выплаты, расскажем в нашем материале.
Новые правила в 2023 году
Аванс по зарплате в 2023 году придется рассчитывать по-новому. С 1 января потребуется удерживать налог на доходы физических лиц не один раз, как это делали прежде, а два: один раз из суммы аванса и второй – из основной части заработной платы.
При этом перечислять НДФЛ в бюджет компании будут только раз в месяц. Установлен новый срок – 28 число текущего месяца. Расчетный месяц календарному не равен и составляет с 23 числа первого месяца по 22 число следующего.
Учтите, что декабрь – месяц особый, перечисления НДФЛ нужно будет сделать два раза. Первый раз – как обычно за период с 23 по 22 число и второй – с 23 по 31 декабря. При этом налог должен быть перечислен не позднее последнего рабочего дня года. В 2023 это 29 декабря.
Информацию об исчисленных суммах доходов следует подавать в налоговую инспекцию раньше самих перечислений – до 25 числа. В декабре срок уведомления совпадает с крайним сроком перечисления – это последний рабочий день года.
Так как удерживать налог нужно будет с каждой выплаты, то некоторым работодателям придется сдвинуть даты выплаты заработной платы и, в частности, аванса.
|
Как сейчас
Согласно Трудовому кодексу, работодатель обязан выплачивать персоналу заработную плату два раза в месяц (ч. 6 ст. 136 ТК РФ). При этом конкретные даты определяет работодатель самостоятельно и фиксирует в Правилах внутреннего трудового распорядка. Самый поздний день выплаты, который может быть определен, – это 15 число месяца, следующего за расчетным.
Заработную плату необходимо выплачивать через равные промежутки времени. Аванс рассчитывается как доход за отработанное время первой половины месяца. Выплачивать аванс, как фиксированную сумму нельзя. В нем также пропорционально нужно учитывать и доплаты, надбавки, которые не зависят от месячных показателей труда.
Читайте в Справочнике кадровика:
Мини-курс. Зарплатный проект: как оформить документы, чтобы избежать проблем
При расчете аванса за первую половину месяца не учитывайте районные коэффициенты и северные надбавки. Они рассчитываются уже на полную сумму дохода за отработанный месяц. Такие рекомендации содержатся в письмах Минтруда РФ от 18.04.2017 № 11-4/ООГ-718, Минздравсоцразвития РФ от 25.02.2009 № 22-2-709.
Также не включайте в аванс и премии (вознаграждения), выплачиваемые по результатам месяца или иного периода. Размер премии по результатам работы определяется только по завершении периода. Месячные – после закрытия месяца, квартальные – по закрытии квартала, а годовые – года. Поэтому учесть эти показатели при расчете аванса не получится.
Образцы главных кадровых документов в 2023
Скачайте бесплатно и используйте в работе
Порядок расчета
Обратите внимание, что удерживать НДФЛ в 2023 году нужно будет не только из аванса и заработной платы, но и с остальных выплат. Например, пособия по больничному, отпускных, командировочных.
Рассчитать аванс можно по формуле:
Оклад и прочие выплаты, включаемые в аванс / число рабочих дней в месяце * число отработанных дней с 1 по 15 число месяца
При этом на руки сотрудник получит не всю рассчитанную сумму, так как бухгалтер удержит НДФЛ. Для этого исчисленную сумму аванса умножают на 0,87, таким образом вычитая сумму налога.
Примеры расчета
Для более наглядного восприятия разберем возможные ситуации.
Пример 1
Рассчитаем аванс, который получит на руки сотрудник за январь 2023 года. Иванов получает должностной оклад в размере 50 000 руб. Дополнительных выплат работник не получает.
С 1 по 15 января в соответствии с производственным календарем для пятидневной рабочей недели выпадает 5 рабочих дней, так как с 1 по 8 января Новогодние каникулы. Всего рабочих дней в январе 16.
Аванс = 50 000/16*5=15 625 руб. На руки Иванов получит: 15 625*0,87=13 593,75 руб.
Пример 2
Рассмотрим этот же пример, но предположим, что 12 января Иванов заболел. Таким образом, рабочих дней с 1 по 15 января у него будет только 3.
Аванс = 50 000/16*3=9 375 руб. Сумма к перечислению: 9 375*0,87=8 156,25 руб.
Пример 3
Допустим Иванов пошел в отпуск с 9 января на 14 календарных дней. Таким образом, в рассматриваемом периоде с 1 по 15.01.2023 у работника нет ни одного рабочего дня. Соответственно аванс ему выплачивать не нужно, он получает отпускные.
-
Приказ о повышении оклада: образец
-
Образец табеля учета рабочего времени в 2023 году
-
Расчет заработной платы
Сроки выплат
В связи с новыми правилами расчета аванса в 2023 году многим компаниям потребуется изменить даты выплаты заработной платы. При определении новых дат следует руководствоваться следующим правилами:
- бухгалтер должен успеть рассчитать зарплату за первую половину месяца;
- даты выплат лучше устанавливать такие, чтобы они не пересекались с датами сдачи отчетов;
- выберите такой день, чтобы было меньше вероятности в переносах из-за праздничных дат.
Обратите внимание, что недостаточно просто подобрать новую дату аванса. Скорее всего придется менять и дату выплаты заработной платы, поскольку заработанные деньги должны перечисляться сотруднику с равными промежутками времени.
Работодателю потребуется не только внести изменения в Правила внутреннего трудового распорядка, но и в коллективный договор, и в Положение об оплате труда, если там прописаны даты выплат. Также потребуется подписать с сотрудниками дополнительные соглашения к трудовым договорам, так как в договорах пункт о датах выплаты аванса и зарплаты является обязательным.
Если получится договориться с работниками “полюбовно”, то допсоглашения можно издать текущей датой. Если же кто-то будет против, то придется прибегать к ст. 74 ТК РФ и предупреждать сотрудников за два месяца до предполагаемых изменений.
Новые требования к кадровикам и новые обязанности
Пройдите обучение в Кадровом университете по программе «Всероссийская аттестация специалистов по управлению персоналом - 2024» .
В программе собрали все изменения в работе специалистов за 2023-2024 год: по отчетности, проведению медосмотров, воинскому учету, оформлению льгот для сотрудников с детьми-инвалидами.
Разобрали сложные вопросы: оформления отпусков в связи с рождением и уходом за детьми, как законно уволить сотрудника на испытательном сроке, чтобы суд его не восстановил.
Возьмите демо-доступ и попробуйте учиться три дня бесплатно.
Для начала советуем определиться с датой выплаты зарплаты за вторую половину месяца. Этот расчет сложнее и традиционно занимает больше времени у бухгалтера. Оптимальным будет 11 число. Уже пройдет достаточно времени с момента окончания месяца. К тому же зарплату за декабрь не потребуется выплачивать в декабре из-за новогодних каникул. К 11 января уже все выйдут на работу.
А вот для выплаты аванса оптимальным будет промежуток с 23 по 28 января. Так работодатель учтет требования законодательства в 2023 году. Если дата заработной платы за вторую половину месяца определена как 11-е, то аванс запланируйте на 26-е.
Для того, чтобы вновь определенные сроки были легитимны, потребуется правильно внести изменения во внутренние документы компании.
Шаг 1. Утвердите новую редакцию ЛНА
Для этого подготовьте проекты вносимых изменений и издайте приказ. Не забудьте получить согласие профсоюза, если работники в нем состоят. С новой редакцией ЛНА потребуется ознакомить персонал под роспись.
Изменять нужно все ЛНА, где упоминаются даты выплаты аванса и заработной платы.
Скачайте в Справочнике кадровика образцы документов:
Приказ о внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка Скачать образец приказа |
Положение об оплате труда с условием об авансе Скачать образец Положения |
Шаг 2. Внесите изменения в коллективный договор
Эта процедура сложнее и потребует соблюдения порядка, предусмотренного ст. 49 ТК РФ. В первую очередь нужно подготовить проект изменений. Далее следует письменное предложение о начале переговоров. После получения ответа от представителей коллектива издайте приказ о начале переговоров.
После согласования с представителями сотрудников подпишите новую редакцию колдоговора или допсоглашение к нему.
Шаг 3. Подпишите дополнительные соглашения к трудовым договорам
Сначала издайте приказ о подготовке к изменению дат выплаты заработной платы работникам.
В допсоглашения включайте только пункты, которые излагаются в новой редакции. Весь договор переписывать не нужно.
Обратите внимание, что если сотрудник откажется подписывать соглашение с новыми условиями, то для него нужно будет сохранить прежние даты выплаты. Поэтому важно договориться со всеми. Займитесь этим вопросом заранее, чтобы успеть провести разъяснительную работу с коллективом.
После этого издайте приказ за подписью руководителя компании о переходе на новые даты выплаты аванса и заработной платы. Для бухгалтерии он послужит основанием для начисления зарплаты в новые даты.
