Кадровое делопроизводство и документы

Кадровое делопроизводство реализуется во всех структурных подразделениях организации. Особое внимание уделяется организации работы с документами по личному составу, ведь любой кадровый документ имеет юридическую ценность.

Кадровые документы содержат очень важную информацию, поэтому вести кадровое делопроизводство в организации просто необходимо. С помощью кадровых документов работодатель может доказать свою позицию в суде.

Все кадровые документы должны по своему составу, правилам составления, оформления, хранения соответствовать правилам, нормативам, рекомендациям, установленным законом.

В этой рубрике вы найдете подробные инструкции по ведению и организации кадрового делопроизводства и примеры заполнения кадровых документов. 

Кадровое делопроизводство - это один из видов деятельности, который ведется в любой организации. Как понятно из названия, речь идет о создании и ведении различных документов, связанных с наемным персоналом – кадрами. Различные аспекты кадрового учета, движения персонала и управления им, а также учет отработанного времени, традиционно входит в сферу кадрового делопроизводства. Для тех, кому предстоит организовать кадровое делопроизводство с нуля, в этой статье предложены пошаговые инструкции.

Образец внесения в трудовую книжку записей о приеме на работу

Кадровое делопроизводство и документы, заполнение трудовой книжки

Значение кадровых документов

Кадровые документы  - это документы не просто фиксирующие движение персонала в организации. Каждый из них имеет определенную юридическую силу. И прежде всего, определяет и фиксирует права и обязанности сотрудников. При возникновении различных спорных ситуаций кадровые документы будут служить доказательством правоты работодателя. Например, правила рабочего распорядка позволят обосновать  применение дисциплинарного взыскания за допущенное сотрудником нарушение. А при отказе не подходящему кандидату в приеме на работу будет полезно сослаться на существующую должностную инструкцию.

Читайте также:

Но одним только подтверждением или опровержением определенных юридических фактов значение кадрового делопроизводства не ограничивается. Своевременное и полное ведение всей необходимой документации по работникам дает возможность принимать обоснованные управленческие решения, что приводит к повышению эффективности работы, а значит и к увеличению прибыли компании. Выявить «слабые места», сформировать резерв управленцев, организовать обучение и аттестацию сотрудников – все это позволяет сделать кадровая документация, если она ведется по всем правилам.

В кадровых документах организации отражается отработанное сотрудниками время. Его учет  - прямая обязанность работодателя, установленная ч. 3 ст. 91 ТК РФ. Ведение табеля позволяет соблюсти права работников на оплату их труда. А также получить различные налоговые преференции работодателю. Кадровый документ в данном случае служит подтверждением обоснованности произведенных компанией расходов.

Образец штатного расписания

Кадровое делопроизводство и документы, образец штатного расписания

Правовые основы кадрового делопроизводства

Прежде чем браться за организацию кадрового делопроизводства, необходимо изучить ряд законодательных актов. Главным из них, безусловно, будет Трудовой кодекс. Именно в нем содержатся основные требования, касающиеся как номенклатуры нормативных кадровых документов, так и порядка принятия и оформления.

Кроме того, не лишним будет умение ориентироваться в следующих законах:

  • «О персональных данных» № 152-ФЗ от 27.07.2006 г.;
  • «О коммерческой тайне» № 98-ФЗ от 29.07.2004 г.;
  • «Об обязательном социальном страховании» № 255-ФЗ от 29.12.2006 и № 125-ФЗ от 24.07.1998 г.
  • «О пенсионном обеспечении» № 166-ФЗ от 15.12.2001 г.;
  • «Об архивном деле» № 125-ФЗ от 22.10.2004 г.

Ответственному за ведение кадрового делопроизводства сотруднику  потребуется знать стандарт оформления документации ГОСТ Р 6.30-2003 и Постановление Правительства «О трудовых книжках» № 225 от 16.04.2003, а также инструкции по их заполнению. Ну и, разумеется, такой работник должен иметь навыки работы с современными правовыми справочными системами, чтобы при необходимости найти там нужный нормативный акт или форму документа.

Приказ о приеме на работу: образец заполнения

Кадровое делопроизводство и документы, приказ о приеме на работу.

Обязательные документы по кадровому делопроизводству

Весь перечень документов кадрового делопроизводства можно разделить на обязательные и рекомендуемые. Для большей части обязательных документов существуют их унифицированные формы. Это, по сути, шаблоны, в которые предстоит заполнить сотруднику, отвечающему за кадровый учет. Формы эти разработаны и утверждены Госкомстатом РФ (ныне – Росстат), применяются во всех организациях, независимо от их формы. Так что даже начинающим кадровикам не придется «изобретать велосипед».

К обязательным документам кадрового делопроизводства относятся:

  • штатное расписание (форма Т-3);
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение о защите персональных данных;
  • трудовые договоры;
  • личные карточки (форма Т-2);
  • приказы о приеме, переводе, увольнении, отпуске (формы Т-1, Т-5, Т-6, Т-8);
  • график отпусков (форма Т-7);
  • табель учета времени (форма Т-13);
  • трудовые книжки;
  • должностные инструкции;
  • локальные документы по охране труда (ими может заниматься не кадровая служба, а особый сотрудник или подразделение).       

Это кадровые документы, которые должны быть в организации в 2017 г. для запуска кадрового делопроизводства с нуля. В дальнейшем потребуется лишь правильно и своевременно заполнять необходимые документы, вносить в них исправления и дополнения и организовать хранение и уничтожение.

Обратите внимание!

На деле,  этот перечень минимально необходимой документации окажется несколько больше. Добавятся, например, договоры о полной материальной ответственности, график смен, журналы учета и движения трудовых книжек и т.д. На каждого работника потребуется вести личное дело. Но это уже после того, как будут созданы и утверждены документы из обязательного перечня.

Личная карточка работника: образец заполнения

Кадровое делопроизводство и документы, личная карточка работника

Кадровое делопроизводство с нуля

Для того, чтобы организовать кадровое делопроизводство с нуля в 2017 г. потребуется последовательно выполнить ряд организационных этапов.

Шаг 1. Подготовка необходимого. Для того, чтобы работа по организации делопроизводства не стопорилась из-за пустяков, нужно заранее позаботится о достаточном количестве шкафов, столов, оргтехники и канцелярских принадлежностей, бумаги, бланков и пр. учитывая, что большая часть делопроизводства сейчас ведется в электронном виде, стоит заранее побеспокоиться о приобретении кадровых программ, а также одной из справочных правовых систем. Это позволит кадровику быть в курсе последних изменений трудового законодательства, а также облегчит доступ ко всей кадровой документации, ведущейся в электронном виде. Выбор необходимого программного обеспечения сегодня достаточно широк. Потребуется также сейф, где закон обязывает хранить трудовые книжки сотрудников и чистые бланки.

Шаг 2. Оформление директора. От имени работодателя на любом предприятии или в организации выступает директор. Именно он подписывает все документы, включая кадровые. Чтобы у него появились такие полномочия, необходимо принять его на работу. Для этого заключается трудовой договор и издается приказ, которым он сам себя назначает.

Шаг 3. Определить ответственного за  кадровое делопроизводство и все документы. На первых порах или в маленькой компании эту работу может выполнять и сам руководитель. Если же для этого принимается отдельный сотрудник, то с ним заключается трудовой договор, служащий основанием для приказа о приеме на работу. Если такие обязанности поручаются уже принятому сотруднику, то с ним заключается дополнительное соглашение, а поручение оформляется приказом.

Шаг 4.  Составление локальных документов.  Первое, что потребуется любой компании, это штатное расписание, где отражена структура будущей организации, должности и количество сотрудников, их занимающих. Следующим необходимым документом будут ПВТР – внутренние правила компании. Третьим в списке будет Положение о защите персональных данных. Четвертый документ – табель учета рабочего времени. Все эти документы утверждаются приказом руководителя. Оригиналы документов и приказов с подписью директора хранятся затем в специальной папке. На этом же этапе можно составить и должностные инструкции.

Шаг 5. Оформление приема сотрудников. Лучше всего для каждого работника завести отдельную папку, куда будут подшиваться все документы, касающиеся его трудовой деятельности. Первым из них будет трудовой договор. Требования к его форме и содержанию содержат ст. 56 и 67 ТК РФ. Договор служит основанием для приказа (ст. 68 ТК РФ), с которым работник знакомится под роспись. Приказы по личному составу хранятся в отдельной папке. Далее на каждого сотрудника заводится личная карточка (форма Т-2). Их бланки можно купить в магазине канцтоваров. Для регистрации трудовых договоров и приказов по личному составу заводятся специальные журналы.

Шаг 6. Оформление трудовых книжек. В этот документ каждому работнику потребуется внести запись о приеме на работы, а затем о переводах, поощрениях, повышении квалификации и т.д. На сотрудников, которые трудоустраиваются в первый раз, трудовые книжки заводит работодатель. Для этого необходим запас чистых бланков. Купить их, а также журнал выдачи книжек и вкладышей к ним можно в магазинах канцтоваров. Трудовые книжки и журнал обязательно убираются в сейф.

Сроки хранения документов согласно Приказу

Кадровое делопроизводство и документы. Перечень документов

Кадровые документы для ООО

Для ООО кадровые документы являются обязательными даже в том случае, если у общества единственный учредитель и он же директор. Как минимум, потребуется приказ о приеме его на работу, а также штатное расписание. В такой ситуации ООО выступает работодателем для единственного работника. Но трудовой договор директор сам с собой не заключает.

Если же работников больше, то все необходимые кадровые документы для ООО будут теми же, что и в приведенном выше общем списке. Ведение их осуществляется в установленном законом порядке с использованием унифицированных форм.

Кадровые документы: сроки хранения

Одним из направлений кадрового делопроизводства в 2017 г., как и ранее, будет организация хранения документов. Сроки, в течение которых документы хранятся у работодателя, определяются такими нормами, как ст. 22.1 Закона «Об архивном деле» и утвержденный Приказом Минкультуры Перечень (от 25.08.2010 г.). Сроки, обозначенные в этих нормативных документах, применяются всеми организациями. Однако имеется определенная специфика.

Все государственные или муниципальные организации сдают свою документацию, включая кадровую, на хранение в архив. Также поступают и крупные частные компании, которые заключают с госархивами соответствующий договор. Все же прочие организации организуют хранение сами. В том числе и постоянное. Но срок хранения для них будет определяться так: 10 лет обязательно, а дальше в зависимости от требований закона и практической надобности.

Для кадровых документов сроки хранения могут быть определены в годах или в формулировке «до минования надобности». Исчисляться время хранения будет с 1 января года, который следует за годом принятия документа. То есть, если документ создан в 2016 году и должен храниться 1 год, то уничтожить его можно не ранее 1.01.2018 г. Но лучше всего хранить все отмененные документы не менее 3 лет. Это срок давности по трудовым спорам. Если кто-то из сотрудников обратится в суд, могут потребоваться предыдущие версии кадровых документов.

Приказ о назначении ответственного за пожарную безопасность

Как составить приказ о назначении ответственного за пожарную безопасность и как его хранить? В статье вы найдете образец заполнения приказа и сможете скачать готовый бланк документа.41

Приказ об изменении оклада

Как составить приказ об изменении оклада и как его хранить? В статье вы найдете образец заполнения приказа и сможете скачать готовый бланк документа.52

Приказ о назначении ответственных лиц

Как составить приказ о назначении ответственных лиц и как его хранить? В статье вы найдете образец заполнения приказа и сможете скачать готовый бланк документа.133

Приказ о назначении главного бухгалтера

Как составить приказ о назначении главного бухгалтера и как его хранить? В статье вы найдете образец заполнения приказа и сможете скачать готовый бланк документа.44

Приказ об увольнении

Как составить приказ об увольнении и как его хранить? В статье вы найдете образец заполнения приказа и сможете скачать готовый бланк документа.31

Приказ о назначении ответственного за пожарную безопасность

Как составить приказ о назначении ответственного за пожарную безопасность и как его хранить? В статье вы найдете образец заполнения приказа и сможете скачать готовый бланк документа.41

Приказ об изменении оклада

Как составить приказ об изменении оклада и как его хранить? В статье вы найдете образец заполнения приказа и сможете скачать готовый бланк документа.52

Приказ о назначении ответственных лиц

Как составить приказ о назначении ответственных лиц и как его хранить? В статье вы найдете образец заполнения приказа и сможете скачать готовый бланк документа.133

Голограмма в трудовой книжке

Куда клеить голограмму в трудовой книжке? Обязательно ли использовать бланки трудовых книжек только с голографическими наклейками? Что делать, если приобретена новая трудовая книжка с вложенными в нее голограммами, куда их клеить? Расскажем в статье, куда наклеивается голограмма в трудовой книжке, можно ли ее переместить в случае неправильного нанесения, какие преимущества и недостатки использования голограммы, можно ли приобретать бланки без наклеек.3842

Восстановление трудовой книжки

Трудовая книжка — единственный официальный документ, который служит источником данных о трудовом стаже каждого работника (ст. 66 ТК РФ). В ней отражаются все места работы, данные о переводах и увлечениях, а также поощрениях. Без этого документа ранее невозможно было оформить пенсию, но сегодня все сведения об отчислениях с каждого места работы хранятся в Пенсионном фонде в электронном виде. Это дает основания считать, данный документ излишним, а восстановление трудовой книжки при утере необязательным. Но…5068

Заверение трудовой книжки

Заверение работнику трудовой книжки – ситуация обычная для кадровой службы. Необходимо сделать это правильно, руководствоваться установленными нормами. Недопустимы помарки, некорректное расположение печатей и внесение дополнительных сведения в копию. Нужно точно знать для каких целей сотрудник просит предоставить ему заверенную по образцу копию трудовой книжки. Потребовать письменное заявление. Если планируется выдавать оригинал документа – обязательно получить от человека соответствующую расписку.187

Работа в ночное время: правила оформления и оплаты

В идеале трудовая деятельность должна осуществляться днем, когда организм человека находится на пике активности. Но в современных условиях ограничиться только дневной работой невозможно. В последнее время очень многие работодатели привлекают своих сотрудников к работе в ночное время. Здесь необходимо помнить, что ночная работа оплачивается в повышенном размере. Кроме того, есть категории сотрудников, которые вправе отказаться от работы ночью. О правилах этого режима работы, а также о порядке его оплаты, читайте в нашей статье.21544

Совмещение профессий (должностей)

Совмещение должностей – это выгодный как для работодателя, так и для работника вариант оформления работы. За совмещение и выполнение дополнительной работы сотрудник получает доплату. Работодатель же может не принимать на должность основного сотрудника и тем самым сэкономить на фонде оплаты труда. Важно правильно оформить данную процедуру. В нашей статье вы найдете алгоритм действий работодателя, а также образец приказа на совмещение должности.208774

Временная работа

Одной из причин ограничения срока трудового договора закон признает необходимость выполнения временных работ. Что такое временная работа? Есть ли специальные правила заключения и расторжения трудового договора на выполнение временных работ? Каковы особенности трудовых отношений с временными работниками? Об этом - в нашей статье.26884

Сроки выплаты зарплаты в трудовом договоре

В статье 57 Трудового кодекса РФ отсутствует требование указывать в тексте трудового договора сроков выплаты заработной платы. Однако из анализа других норм трудового законодательства следует обязательность закрепления конкретных сроков выплаты заработной платы именно в трудовом соглашении. В настоящей статье рассмотрено нормативное обоснование обязанности работодателя указать конкретный срок выплаты зарплаты в трудовом контракте. Также даны рекомендации по исправлению ошибок.60707

Совмещение профессий (должностей)

Совмещение должностей – это выгодный как для работодателя, так и для работника вариант оформления работы. За совмещение и выполнение дополнительной работы сотрудник получает доплату. Работодатель же может не принимать на должность основного сотрудника и тем самым сэкономить на фонде оплаты труда. Важно правильно оформить данную процедуру. В нашей статье вы найдете алгоритм действий работодателя, а также образец приказа на совмещение должности.208774

Приказ о предоставлении отпуска работнику

Какой документ чаще всего кадровик готовит летом? Правильно, приказ об отпуске. Но, как бы ни хотелось, «под копирку» его делать не получается. Одному отпуск предоставляется по графику, и его уже известили за две недели о дате начала отпуска. Кому-то ответили согласием на просьбу использовать отпуск в те сроки, которые он указал в своем заявлении. Кто-то везунчик и уходит на 28 календарных дней, а большинству, как обычно, приходится делить отпуск на части. А некоторым еще различные дополнительные отпуска положены. Да и рабочий год у каждого работника свой. И все это нужно отразить в одном документе - приказе о предоставлении отпуска. Как же он должен выглядеть, чтобы называться идеальным?71835

Отзыв из отпуска по производственной необходимости

Не часто, но в экстренных случаях руководители прибегают к такой возможности, как отзыв сотрудника из отпуска. Трудовое законодательство не запрещает такие действия, однако следует помнить правила такого отзыва и грамотно оформить всю процедуру. Так как явление это все же редкое, то не каждый кадровик сталкивался с особенностями его оформления. В процессе как правило, возникает множество вопросов. На них то Вы и найдете ответы в нашей статье.56325

Номенклатура дел. Наводим порядок в документах

Как известно, кадровая служба выполняет работу по подготовке проектов, согласованию и изданию большого количества организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, их регистрации, учету и хранению. Бумаг накапливается очень много, и в конце года их надо привести в порядок.723

Образец заполнения трудовой книжки

С вопросами, связанными с заполнение трудовой книжки, кадровик сталкивается практически ежедневно. И множество ситуаций довольно стандартны, каждый специалист знает, как оформить новую трудовую книжку или внести запись о приеме на работу или увольнении. Но встречаются неординарные случаи, которые прямо не урегулированы нормативными актами. Поэтому для того, чтобы вы смогли на практике сразу решать сложные ситуации, мы приводим образец заполнения книжки для различных сложных случаев.20961

Дисциплинарное взыскание: процедура наложения, сложные ситуации и ошибки работодателей

Когда сотрудник внезапно нарушает трудовой распорядок, руководитель в гневе отдает приказ о немедленном наказании работника. Однако дисциплинарное взыскание зачастую бывает незаслуженным, поскольку специалист мог нарушить распорядок по непредвиденным причинам. В связи с этим перед тем, как наказывать человека следует разобраться в том, когда можно применять дисциплинарное взыскание, сколько оно должно длиться, а также возможна ли досрочная отмена такого вида наказания? Наличие знаний в этой сфере поможет работодателям самим не допускать ошибок.42857

Что делать с невостребованной трудовой книжкой?

Две недели назад один из наших работников подал заявление об увольнении по собственному желанию. В день увольнения (в свой последний рабочий день) он не вышел на работу и, соответственно, не подписал приказ об увольнении, не получил свою трудовую книжку. С работником пробовали связаться, но на телефонные звонки он не отвечает, по адресу фактического проживания, указанному в личной карточке в настоящее время не находится - скорее всего уехал в другой регион (там его семья). Что теперь делать с его трудовой книжкой? Отправлять по месту его постоянного жительства? Но ведь для этого нужно получить его согласие...4830

Образец приказа об изменении режима рабочего времени

Изменение трудового времени начинается с приказа об изменении режима рабочего времени. Образец документа мы рассмотрим в статье. Также расскажем, как быть, если работники отказываются от нововведений и можно ли изменить время труда по инициативе работника.2419

Журнал учета рабочего времени сотрудников

Что представляет собой журнал учета рабочего времени, нужен ли он на предприятии, является ли обязательным его ведение? Расскажем способы оформления данного документа по правилам делопроизводства, а также как вести журнал учета рабочего времени сотрудников в организации.473

Табель учета рабочего времени по форме 0504421

Табель учета рабочего времени по форме 0504421 предназначен для организаций, получающих финансирование из бюджета. При его заполнении работодатель должен руководствоваться особыми правилами, о порядке заполнения этого вида табеля читайте в статье.3228

Главное в апреле

Как отказать в заключении трудового договора? Оклад или зарплата: что учитывать для оплаты работы в выходной и праздник? Отпуск или болезнь в майские праздники: как оплатить в 2017-м? Профстандарт – новый способ без проблем отказать в приеме на работу. Как использовать? Проведите аудит по методике ГИТ. Как это сделать? Мы собрали для вас 15 главных мыслей апреля. Успейте прочитать об изменениях трудового законодательства и предупредите коллегу!435

Штатное расписание

Отсутствие детальной законодательной регламентации приводит к определенным сложностям при составлении штатного расписания. В настоящей статье пошагово расписана вся процедура разработки и принятия данного документа. Также уделено внимание важным нюансам и спорным ситуациям. Штатное расписание с примерами заполнения позволит кадровику правильно составить данный документ.83513

График отпусков

Ежегодно в преддверии Нового года у сотрудников кадровых служб начинается горячая пора, ведь необходимо готовит график отпусков сотрудников на наступающий рабочий год. Самое позднее за 2 календарных недели очередность должна быть уже установлена и сформирована в соответствующем документе. Переоценить значимость графика отпусков трудно, это очень удобный и нужный инструмент, а уклониться от его заполнения не представляется возможным, ведь он является еще и обязательным. А ГИТ первым делом при проверке запрашивает его. Поэтому давайте разберемся в главных принципах его формирования дабы не допускать ошибок.38719

Утверждение графика отпусков

Утверждение графика отпусков - важное событие в любой организации. В соответствии с законом график должен быть утвержден работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Сам процесс составление графика и учет мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии) занимают определенное время, поэтому к подготовке этого документа необходимо приступить заранее. Остановимся на процедуре разработки и утверждения графика отпусков подробнее.46061

Отзыв из отпуска по производственной необходимости

Не часто, но в экстренных случаях руководители прибегают к такой возможности, как отзыв сотрудника из отпуска. Трудовое законодательство не запрещает такие действия, однако следует помнить правила такого отзыва и грамотно оформить всю процедуру. Так как явление это все же редкое, то не каждый кадровик сталкивался с особенностями его оформления. В процессе как правило, возникает множество вопросов. На них то Вы и найдете ответы в нашей статье.56325

Актуально


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль