text
PRO-персонал

Кадровое делопроизводство и документы

Кадровое делопроизводство реализуется во всех структурных подразделениях организации. Особое внимание уделяется организации работы с документами по личному составу, ведь любой кадровый документ имеет юридическую ценность.

Кадровые документы содержат очень важную информацию, поэтому вести кадровое делопроизводство в организации просто необходимо. С помощью кадровых документов работодатель может доказать свою позицию в суде.

Все кадровые документы должны по своему составу, правилам составления, оформления, хранения соответствовать правилам, нормативам, рекомендациям, установленным законом.

В этой рубрике вы найдете подробные инструкции по ведению и организации кадрового делопроизводства и примеры заполнения кадровых документов. 

Кадровое делопроизводство - это один из видов деятельности, который ведется в любой организации. Как понятно из названия, речь идет о создании и ведении различных документов, связанных с наемным персоналом – кадрами. Различные аспекты кадрового учета, движения персонала и управления им, а также учет отработанного времени, традиционно входит в сферу кадрового делопроизводства. Для тех, кому предстоит организовать кадровое делопроизводство с нуля, в этой статье предложены пошаговые инструкции.

Образец внесения в трудовую книжку записей о приеме на работу

Кадровое делопроизводство и документы, заполнение трудовой книжки

Значение кадровых документов

Кадровые документы  - это документы не просто фиксирующие движение персонала в организации. Каждый из них имеет определенную юридическую силу. И прежде всего, определяет и фиксирует права и обязанности сотрудников. При возникновении различных спорных ситуаций кадровые документы будут служить доказательством правоты работодателя. Например, правила рабочего распорядка позволят обосновать  применение дисциплинарного взыскания за допущенное сотрудником нарушение. А при отказе не подходящему кандидату в приеме на работу будет полезно сослаться на существующую должностную инструкцию.

Читайте также:

Но одним только подтверждением или опровержением определенных юридических фактов значение кадрового делопроизводства не ограничивается. Своевременное и полное ведение всей необходимой документации по работникам дает возможность принимать обоснованные управленческие решения, что приводит к повышению эффективности работы, а значит и к увеличению прибыли компании. Выявить «слабые места», сформировать резерв управленцев, организовать обучение и аттестацию сотрудников – все это позволяет сделать кадровая документация, если она ведется по всем правилам.

В кадровых документах организации отражается отработанное сотрудниками время. Его учет  - прямая обязанность работодателя, установленная ч. 3 ст. 91 ТК РФ. Ведение табеля позволяет соблюсти права работников на оплату их труда. А также получить различные налоговые преференции работодателю. Кадровый документ в данном случае служит подтверждением обоснованности произведенных компанией расходов.

Образец штатного расписания

Кадровое делопроизводство и документы, образец штатного расписания

Правовые основы кадрового делопроизводства

Прежде чем браться за организацию кадрового делопроизводства, необходимо изучить ряд законодательных актов. Главным из них, безусловно, будет Трудовой кодекс. Именно в нем содержатся основные требования, касающиеся как номенклатуры нормативных кадровых документов, так и порядка принятия и оформления.

Кроме того, не лишним будет умение ориентироваться в следующих законах:

  • «О персональных данных» № 152-ФЗ от 27.07.2006 г.;
  • «О коммерческой тайне» № 98-ФЗ от 29.07.2004 г.;
  • «Об обязательном социальном страховании» № 255-ФЗ от 29.12.2006 и № 125-ФЗ от 24.07.1998 г.
  • «О пенсионном обеспечении» № 166-ФЗ от 15.12.2001 г.;
  • «Об архивном деле» № 125-ФЗ от 22.10.2004 г.

Ответственному за ведение кадрового делопроизводства сотруднику  потребуется знать стандарт оформления документации ГОСТ Р 6.30-2003 и Постановление Правительства «О трудовых книжках» № 225 от 16.04.2003, а также инструкции по их заполнению. Ну и, разумеется, такой работник должен иметь навыки работы с современными правовыми справочными системами, чтобы при необходимости найти там нужный нормативный акт или форму документа.

Приказ о приеме на работу: образец заполнения

Кадровое делопроизводство и документы, приказ о приеме на работу.

Обязательные документы по кадровому делопроизводству

Весь перечень документов кадрового делопроизводства можно разделить на обязательные и рекомендуемые. Для большей части обязательных документов существуют их унифицированные формы. Это, по сути, шаблоны, в которые предстоит заполнить сотруднику, отвечающему за кадровый учет. Формы эти разработаны и утверждены Госкомстатом РФ (ныне – Росстат), применяются во всех организациях, независимо от их формы. Так что даже начинающим кадровикам не придется «изобретать велосипед».

К обязательным документам кадрового делопроизводства относятся:

  • штатное расписание (форма Т-3);
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение о защите персональных данных;
  • трудовые договоры;
  • личные карточки (форма Т-2);
  • приказы о приеме, переводе, увольнении, отпуске (формы Т-1, Т-5, Т-6, Т-8);
  • график отпусков (форма Т-7);
  • табель учета времени (форма Т-13);
  • трудовые книжки;
  • должностные инструкции;
  • локальные документы по охране труда (ими может заниматься не кадровая служба, а особый сотрудник или подразделение).       

Это кадровые документы, которые должны быть в организации в 2017 г. для запуска кадрового делопроизводства с нуля. В дальнейшем потребуется лишь правильно и своевременно заполнять необходимые документы, вносить в них исправления и дополнения и организовать хранение и уничтожение.

Обратите внимание!

На деле,  этот перечень минимально необходимой документации окажется несколько больше. Добавятся, например, договоры о полной материальной ответственности, график смен, журналы учета и движения трудовых книжек и т.д. На каждого работника потребуется вести личное дело. Но это уже после того, как будут созданы и утверждены документы из обязательного перечня.

Личная карточка работника: образец заполнения

Кадровое делопроизводство и документы, личная карточка работника

Кадровое делопроизводство с нуля

Для того, чтобы организовать кадровое делопроизводство с нуля в 2017 г. потребуется последовательно выполнить ряд организационных этапов.

Шаг 1. Подготовка необходимого. Для того, чтобы работа по организации делопроизводства не стопорилась из-за пустяков, нужно заранее позаботится о достаточном количестве шкафов, столов, оргтехники и канцелярских принадлежностей, бумаги, бланков и пр. учитывая, что большая часть делопроизводства сейчас ведется в электронном виде, стоит заранее побеспокоиться о приобретении кадровых программ, а также одной из справочных правовых систем. Это позволит кадровику быть в курсе последних изменений трудового законодательства, а также облегчит доступ ко всей кадровой документации, ведущейся в электронном виде. Выбор необходимого программного обеспечения сегодня достаточно широк. Потребуется также сейф, где закон обязывает хранить трудовые книжки сотрудников и чистые бланки.

Шаг 2. Оформление директора. От имени работодателя на любом предприятии или в организации выступает директор. Именно он подписывает все документы, включая кадровые. Чтобы у него появились такие полномочия, необходимо принять его на работу. Для этого заключается трудовой договор и издается приказ, которым он сам себя назначает.

Шаг 3. Определить ответственного за  кадровое делопроизводство и все документы. На первых порах или в маленькой компании эту работу может выполнять и сам руководитель. Если же для этого принимается отдельный сотрудник, то с ним заключается трудовой договор, служащий основанием для приказа о приеме на работу. Если такие обязанности поручаются уже принятому сотруднику, то с ним заключается дополнительное соглашение, а поручение оформляется приказом.

Шаг 4.  Составление локальных документов.  Первое, что потребуется любой компании, это штатное расписание, где отражена структура будущей организации, должности и количество сотрудников, их занимающих. Следующим необходимым документом будут ПВТР – внутренние правила компании. Третьим в списке будет Положение о защите персональных данных. Четвертый документ – табель учета рабочего времени. Все эти документы утверждаются приказом руководителя. Оригиналы документов и приказов с подписью директора хранятся затем в специальной папке. На этом же этапе можно составить и должностные инструкции.

Шаг 5. Оформление приема сотрудников. Лучше всего для каждого работника завести отдельную папку, куда будут подшиваться все документы, касающиеся его трудовой деятельности. Первым из них будет трудовой договор. Требования к его форме и содержанию содержат ст. 56 и 67 ТК РФ. Договор служит основанием для приказа (ст. 68 ТК РФ), с которым работник знакомится под роспись. Приказы по личному составу хранятся в отдельной папке. Далее на каждого сотрудника заводится личная карточка (форма Т-2). Их бланки можно купить в магазине канцтоваров. Для регистрации трудовых договоров и приказов по личному составу заводятся специальные журналы.

Шаг 6. Оформление трудовых книжек. В этот документ каждому работнику потребуется внести запись о приеме на работы, а затем о переводах, поощрениях, повышении квалификации и т.д. На сотрудников, которые трудоустраиваются в первый раз, трудовые книжки заводит работодатель. Для этого необходим запас чистых бланков. Купить их, а также журнал выдачи книжек и вкладышей к ним можно в магазинах канцтоваров. Трудовые книжки и журнал обязательно убираются в сейф.

Сроки хранения документов согласно Приказу

Кадровое делопроизводство и документы. Перечень документов

Кадровые документы для ООО

Для ООО кадровые документы являются обязательными даже в том случае, если у общества единственный учредитель и он же директор. Как минимум, потребуется приказ о приеме его на работу, а также штатное расписание. В такой ситуации ООО выступает работодателем для единственного работника. Но трудовой договор директор сам с собой не заключает.

Если же работников больше, то все необходимые кадровые документы для ООО будут теми же, что и в приведенном выше общем списке. Ведение их осуществляется в установленном законом порядке с использованием унифицированных форм.

Кадровые документы: сроки хранения

Одним из направлений кадрового делопроизводства в 2017 г., как и ранее, будет организация хранения документов. Сроки, в течение которых документы хранятся у работодателя, определяются такими нормами, как ст. 22.1 Закона «Об архивном деле» и утвержденный Приказом Минкультуры Перечень (от 25.08.2010 г.). Сроки, обозначенные в этих нормативных документах, применяются всеми организациями. Однако имеется определенная специфика.

Все государственные или муниципальные организации сдают свою документацию, включая кадровую, на хранение в архив. Также поступают и крупные частные компании, которые заключают с госархивами соответствующий договор. Все же прочие организации организуют хранение сами. В том числе и постоянное. Но срок хранения для них будет определяться так: 10 лет обязательно, а дальше в зависимости от требований закона и практической надобности.

Для кадровых документов сроки хранения могут быть определены в годах или в формулировке «до минования надобности». Исчисляться время хранения будет с 1 января года, который следует за годом принятия документа. То есть, если документ создан в 2016 году и должен храниться 1 год, то уничтожить его можно не ранее 1.01.2018 г. Но лучше всего хранить все отмененные документы не менее 3 лет. Это срок давности по трудовым спорам. Если кто-то из сотрудников обратится в суд, могут потребоваться предыдущие версии кадровых документов.

24 сентября 2018
Для документального подтверждения того, что обучение сотрудника проводится в интересах организации составляется приказ о направлении на обучение. Читайте о том, как его правильно составить, скачайте образец. 545
13 сентября 2018
Что такое стажировка по ТК РФ? Как ее оформить и каков порядок ее прохождения? Читайте в нашей статье, скачайте образцы всех необходимых документов 4379
11 сентября 2018
ПФР поменял форму отчета СЗВ-СТАЖ. До 1 марта 2018 года нужно успеть сдать отчет за 2017 год. Узнайте как заполнить отчет, скачайте образец документа 14229
7 сентября 2018
Исправления в больничном листке работодателем допустимы, но оформлять их нужно по предписанным законом правилам. Рассказываем об исправлении самых частых ошибок 1132
3 сентября 2018
Справка о временной нетрудоспособности нужна, когда работник по каким-то причинам не смог взять больничный лист. Такую же справку используют и студенты, чтобы оправдать отсутствие на занятиях. В работе с ней существуют определенные нюансы. Читайте статью, скачайте образцы документов 218
Потребность в переводе работников с половинной ставки на полную часто возникает у работодателей при увеличении объемов и росте компании. Однако, не все грамотно оформляют такой перевод. Читайте о том, как правильно, скачайте образец 64
Для документального подтверждения того, что обучение сотрудника проводится в интересах организации составляется приказ о направлении на обучение. Читайте о том, как его правильно составить, скачайте образец. 545
Кадровое делопроизводство предполагает издание и хранение большого количества документации. Для удобной ориентации в ней используется специальная нумерация. Об основных ее принципах пойдет речь в нашей статье 13363
Вопрос правильных формулировок сложен для многих кадровых специалистов. Подготовили для вас большую, подробную таблицу со всеми возможными формулировками записей в трудовой в различных случаях увольнения. Можно скачать. 10600
Как проверить трудовую книжку по номеру и серии? А можно ли определить по номеру возраст вкладыша в трудовую? Обо всем рассказываем в новой статье 6855
Переход на электронные трудовые неотвратим, но когда именно это произойдет, к чему готовиться и чего бояться многие кадровики не знают. Написали об этом подробную статью 3087
Типовой трудовой договор разработан и утвержден для облегчения делопроизводства и стандартизации трудовых отношений. Читайте, как правильно оформить трудовой договор, скачайте образец 21837
Один из сложнейших документов для кадрового специалиста – правильно составленный трудовой договор с главным бухгалтером. Расскажем, что необходимо учесть в его содержании. 9896
Знать о правилах оформления трудового договора с гендиректором должен любой кадровик. Читайте о том, как составить трудовой договор с гендиректором, скачайте образец договора 4478
Дополнительное соглашение к трудовому договору - документ, с помощью которого в уже существующий контракт вносятся правки или изменения. Читайте о том, как его составить и оформить, скачайте образец документа 1066
Как составить дополнительное соглашение о совмещении должностей? Всегда ли нужен ли подтверждающий приказ и как его оформить? Узнайте в нашей статье, скачайте образцы документов 1951
Дополнительное соглашение о продлении срочного трудового договора обязательно при изменении его сроков. Узнайте, как составить допсоглашение, скачайте образец 4676
Трудовое законодательство России с 1 июля 2018 года ждут серьезные изменения. Самое главное - радикальное изменение правил оформления кадровых документов. Подготовили для вас новые полезные таблицы всех важных изменений 2018 года, прошлых и планируемых. 199600
Срок хранения приказов на отпуск определяется законодательно. Читайте о тонкостях ведения архивов таких документов, а также о правилах их уничтожения 3336
Записка расчет отпускных является неотъемлемым документом в любой организации. В настоящей статье рассмотрены вопросы по применению унифицированных форм записок расчетов. Также уделено внимание месту и сроку хранения данных актов. Проанализирована обязанность работодателя знакомить работников с запиской расчетом под роспись. Приведены образцы заполнения записки расчета отпускных в 2018 году 52336
Акт об отсутствии на рабочем месте позволяет применить реальное наказание к прогульщику. Узнайте о том, как его правильно составить, скачайте образец 708
В любой функционирующей организации присутствует большое количество документов разного рода. В связи с этим они подлежат хранению и уничтожению в установленном порядке. В статье детально рассмотрена процедура уничтожения дел с истекшими сроками хранения. Данное мероприятие должно проводиться специально обученными сотрудниками в точном соблюдении норм права во избежании нарушения законодательства. 58399
С вопросами, связанными с заполнение трудовой книжки, кадровик сталкивается практически ежедневно. И множество ситуаций довольно стандартны, каждый специалист знает, как оформить новую трудовую книжку или внести запись о приеме на работу или увольнении. Но встречаются неординарные случаи, которые прямо не урегулированы нормативными актами. Поэтому для того, чтобы вы смогли на практике сразу решать сложные ситуации, мы приводим образец заполнения книжки для различных сложных случаев. 22664
Правильное ведение табеля учета рабочего времени – основа внутреннего документооборота предприятия. Узнайте, как правильно заполнить табель, скачайте образцы заполнения 138864
Табель учета рабочего времени формы 0504421 предназначен для бюджетных организаций. В статье можно скачать бланк документа и прочитать про особые правила его заполнения. 24381
Как правильно заполнять табель учета рабочего времени по форме Т-13? Можно ли использовать другую форму документа? Скачайте бланки в различном формате и образец унифицированной формы 16787
Выписка из штатного расписания в 2018 году может потребоваться как сотруднику, так и самой организации. Рассказываем о том, как правильно ее оформить, предлагаем скачать образец 9232
Штатное расписание - форма предназначенная для отражения структуры компании и ее численности. "Штатка" для строительной организации имеет свои особенности. Узнайте подробности из статьи, скачайте образец 2476
Штатная расстановка помогает оперативно посчитать количество открытых вакансий, текущую списочную численность работников, проанализировать установленные оклады. Читайте о том, кто подписывает и утверждает штатную расстановку и скачайте образец ее заполнения 3168
Дополнительный оплачиваемый отпуск может быть представлен некоторым группам сотрудников при отклонении условий труда от стандартных. Мы подробно разберем, кому положен такой отдых и каков порядок его оформления. 5407
Отпуска за свой счет имеют особенности не только предоставления, но и оформления. Читайте, нужно ли включать такой отпуск в график, как его правильно рассчитать и каков его максимальный срок. 33184
Приказ об утверждении графика отпусков на 2018 год важно оформить правильно. В статье вы найдете правила составления, образец заполнения и сможете скачать готовый бланк приказа о графике отпусков. 12999
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.