Кадровое делопроизводство и документы

Кадровое делопроизводство реализуется во всех структурных подразделениях организации. Особое внимание уделяется организации работы с документами по личному составу, ведь любой кадровый документ имеет юридическую ценность.

Кадровые документы содержат очень важную информацию, поэтому вести кадровое делопроизводство в организации просто необходимо. С помощью кадровых документов работодатель может доказать свою позицию в суде.

Все кадровые документы должны по своему составу, правилам составления, оформления, хранения соответствовать правилам, нормативам, рекомендациям, установленным законом.

В этой рубрике вы найдете подробные инструкции по ведению и организации кадрового делопроизводства и примеры заполнения кадровых документов. 

Кадровое делопроизводство - это один из видов деятельности, который ведется в любой организации. Как понятно из названия, речь идет о создании и ведении различных документов, связанных с наемным персоналом – кадрами. Различные аспекты кадрового учета, движения персонала и управления им, а также учет отработанного времени, традиционно входит в сферу кадрового делопроизводства. Для тех, кому предстоит организовать кадровое делопроизводство с нуля, в этой статье предложены пошаговые инструкции.

Образец внесения в трудовую книжку записей о приеме на работу

Кадровое делопроизводство и документы, заполнение трудовой книжки

Значение кадровых документов

Кадровые документы  - это документы не просто фиксирующие движение персонала в организации. Каждый из них имеет определенную юридическую силу. И прежде всего, определяет и фиксирует права и обязанности сотрудников. При возникновении различных спорных ситуаций кадровые документы будут служить доказательством правоты работодателя. Например, правила рабочего распорядка позволят обосновать  применение дисциплинарного взыскания за допущенное сотрудником нарушение. А при отказе не подходящему кандидату в приеме на работу будет полезно сослаться на существующую должностную инструкцию.

Читайте также:

Но одним только подтверждением или опровержением определенных юридических фактов значение кадрового делопроизводства не ограничивается. Своевременное и полное ведение всей необходимой документации по работникам дает возможность принимать обоснованные управленческие решения, что приводит к повышению эффективности работы, а значит и к увеличению прибыли компании. Выявить «слабые места», сформировать резерв управленцев, организовать обучение и аттестацию сотрудников – все это позволяет сделать кадровая документация, если она ведется по всем правилам.

В кадровых документах организации отражается отработанное сотрудниками время. Его учет  - прямая обязанность работодателя, установленная ч. 3 ст. 91 ТК РФ. Ведение табеля позволяет соблюсти права работников на оплату их труда. А также получить различные налоговые преференции работодателю. Кадровый документ в данном случае служит подтверждением обоснованности произведенных компанией расходов.

Образец штатного расписания

Кадровое делопроизводство и документы, образец штатного расписания

Правовые основы кадрового делопроизводства

Прежде чем браться за организацию кадрового делопроизводства, необходимо изучить ряд законодательных актов. Главным из них, безусловно, будет Трудовой кодекс. Именно в нем содержатся основные требования, касающиеся как номенклатуры нормативных кадровых документов, так и порядка принятия и оформления.

Кроме того, не лишним будет умение ориентироваться в следующих законах:

  • «О персональных данных» № 152-ФЗ от 27.07.2006 г.;
  • «О коммерческой тайне» № 98-ФЗ от 29.07.2004 г.;
  • «Об обязательном социальном страховании» № 255-ФЗ от 29.12.2006 и № 125-ФЗ от 24.07.1998 г.
  • «О пенсионном обеспечении» № 166-ФЗ от 15.12.2001 г.;
  • «Об архивном деле» № 125-ФЗ от 22.10.2004 г.

Ответственному за ведение кадрового делопроизводства сотруднику  потребуется знать стандарт оформления документации ГОСТ Р 6.30-2003 и Постановление Правительства «О трудовых книжках» № 225 от 16.04.2003, а также инструкции по их заполнению. Ну и, разумеется, такой работник должен иметь навыки работы с современными правовыми справочными системами, чтобы при необходимости найти там нужный нормативный акт или форму документа.

Приказ о приеме на работу: образец заполнения

Кадровое делопроизводство и документы, приказ о приеме на работу.

Обязательные документы по кадровому делопроизводству

Весь перечень документов кадрового делопроизводства можно разделить на обязательные и рекомендуемые. Для большей части обязательных документов существуют их унифицированные формы. Это, по сути, шаблоны, в которые предстоит заполнить сотруднику, отвечающему за кадровый учет. Формы эти разработаны и утверждены Госкомстатом РФ (ныне – Росстат), применяются во всех организациях, независимо от их формы. Так что даже начинающим кадровикам не придется «изобретать велосипед».

К обязательным документам кадрового делопроизводства относятся:

  • штатное расписание (форма Т-3);
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение о защите персональных данных;
  • трудовые договоры;
  • личные карточки (форма Т-2);
  • приказы о приеме, переводе, увольнении, отпуске (формы Т-1, Т-5, Т-6, Т-8);
  • график отпусков (форма Т-7);
  • табель учета времени (форма Т-13);
  • трудовые книжки;
  • должностные инструкции;
  • локальные документы по охране труда (ими может заниматься не кадровая служба, а особый сотрудник или подразделение).       

Это кадровые документы, которые должны быть в организации в 2017 г. для запуска кадрового делопроизводства с нуля. В дальнейшем потребуется лишь правильно и своевременно заполнять необходимые документы, вносить в них исправления и дополнения и организовать хранение и уничтожение.

Обратите внимание!

На деле,  этот перечень минимально необходимой документации окажется несколько больше. Добавятся, например, договоры о полной материальной ответственности, график смен, журналы учета и движения трудовых книжек и т.д. На каждого работника потребуется вести личное дело. Но это уже после того, как будут созданы и утверждены документы из обязательного перечня.

Личная карточка работника: образец заполнения

Кадровое делопроизводство и документы, личная карточка работника

Кадровое делопроизводство с нуля

Для того, чтобы организовать кадровое делопроизводство с нуля в 2017 г. потребуется последовательно выполнить ряд организационных этапов.

Шаг 1. Подготовка необходимого. Для того, чтобы работа по организации делопроизводства не стопорилась из-за пустяков, нужно заранее позаботится о достаточном количестве шкафов, столов, оргтехники и канцелярских принадлежностей, бумаги, бланков и пр. учитывая, что большая часть делопроизводства сейчас ведется в электронном виде, стоит заранее побеспокоиться о приобретении кадровых программ, а также одной из справочных правовых систем. Это позволит кадровику быть в курсе последних изменений трудового законодательства, а также облегчит доступ ко всей кадровой документации, ведущейся в электронном виде. Выбор необходимого программного обеспечения сегодня достаточно широк. Потребуется также сейф, где закон обязывает хранить трудовые книжки сотрудников и чистые бланки.

Шаг 2. Оформление директора. От имени работодателя на любом предприятии или в организации выступает директор. Именно он подписывает все документы, включая кадровые. Чтобы у него появились такие полномочия, необходимо принять его на работу. Для этого заключается трудовой договор и издается приказ, которым он сам себя назначает.

Шаг 3. Определить ответственного за  кадровое делопроизводство и все документы. На первых порах или в маленькой компании эту работу может выполнять и сам руководитель. Если же для этого принимается отдельный сотрудник, то с ним заключается трудовой договор, служащий основанием для приказа о приеме на работу. Если такие обязанности поручаются уже принятому сотруднику, то с ним заключается дополнительное соглашение, а поручение оформляется приказом.

Шаг 4.  Составление локальных документов.  Первое, что потребуется любой компании, это штатное расписание, где отражена структура будущей организации, должности и количество сотрудников, их занимающих. Следующим необходимым документом будут ПВТР – внутренние правила компании. Третьим в списке будет Положение о защите персональных данных. Четвертый документ – табель учета рабочего времени. Все эти документы утверждаются приказом руководителя. Оригиналы документов и приказов с подписью директора хранятся затем в специальной папке. На этом же этапе можно составить и должностные инструкции.

Шаг 5. Оформление приема сотрудников. Лучше всего для каждого работника завести отдельную папку, куда будут подшиваться все документы, касающиеся его трудовой деятельности. Первым из них будет трудовой договор. Требования к его форме и содержанию содержат ст. 56 и 67 ТК РФ. Договор служит основанием для приказа (ст. 68 ТК РФ), с которым работник знакомится под роспись. Приказы по личному составу хранятся в отдельной папке. Далее на каждого сотрудника заводится личная карточка (форма Т-2). Их бланки можно купить в магазине канцтоваров. Для регистрации трудовых договоров и приказов по личному составу заводятся специальные журналы.

Шаг 6. Оформление трудовых книжек. В этот документ каждому работнику потребуется внести запись о приеме на работы, а затем о переводах, поощрениях, повышении квалификации и т.д. На сотрудников, которые трудоустраиваются в первый раз, трудовые книжки заводит работодатель. Для этого необходим запас чистых бланков. Купить их, а также журнал выдачи книжек и вкладышей к ним можно в магазинах канцтоваров. Трудовые книжки и журнал обязательно убираются в сейф.

Сроки хранения документов согласно Приказу

Кадровое делопроизводство и документы. Перечень документов

Кадровые документы для ООО

Для ООО кадровые документы являются обязательными даже в том случае, если у общества единственный учредитель и он же директор. Как минимум, потребуется приказ о приеме его на работу, а также штатное расписание. В такой ситуации ООО выступает работодателем для единственного работника. Но трудовой договор директор сам с собой не заключает.

Если же работников больше, то все необходимые кадровые документы для ООО будут теми же, что и в приведенном выше общем списке. Ведение их осуществляется в установленном законом порядке с использованием унифицированных форм.

Кадровые документы: сроки хранения

Одним из направлений кадрового делопроизводства в 2017 г., как и ранее, будет организация хранения документов. Сроки, в течение которых документы хранятся у работодателя, определяются такими нормами, как ст. 22.1 Закона «Об архивном деле» и утвержденный Приказом Минкультуры Перечень (от 25.08.2010 г.). Сроки, обозначенные в этих нормативных документах, применяются всеми организациями. Однако имеется определенная специфика.

Все государственные или муниципальные организации сдают свою документацию, включая кадровую, на хранение в архив. Также поступают и крупные частные компании, которые заключают с госархивами соответствующий договор. Все же прочие организации организуют хранение сами. В том числе и постоянное. Но срок хранения для них будет определяться так: 10 лет обязательно, а дальше в зависимости от требований закона и практической надобности.

Для кадровых документов сроки хранения могут быть определены в годах или в формулировке «до минования надобности». Исчисляться время хранения будет с 1 января года, который следует за годом принятия документа. То есть, если документ создан в 2016 году и должен храниться 1 год, то уничтожить его можно не ранее 1.01.2018 г. Но лучше всего хранить все отмененные документы не менее 3 лет. Это срок давности по трудовым спорам. Если кто-то из сотрудников обратится в суд, могут потребоваться предыдущие версии кадровых документов.

Должности в штатном расписании в 2017 году

Должности в штатном расписании формируются с учетом профессиональной деятельности работников. В трудовом законодательстве закреплено, какие должности как писать, возможные их варианты. Если в документе под сложными формулировками скрываются простые должности, требуется произвести переименование, опираясь на основные требования закона.66

Приказ о приеме на работу в 2017 году

Приказ о приеме на работу служит распоряжением о начале трудовой деятельности работника в определенной должности и на конкретных условиях. В данной статье мы подробно рассмотрим, как составить и правильно заполнить, а также скачать приказ в 2017 году.1489

Выписка из штатного расписания в 2017 году

Выписка из штатного расписания может потребоваться как сотруднику, так и самой организации. В статье рассказывается о том, как правильно оформить документ в 2017 году.394

Коллективный договор в 2017 году

Коллективный договор — это необязательный локальный нормативный акт, направленный на регулирование социально-трудовых отношений между сторонами. Подготавливая колдоговор, нужно учитывать ряд правовых нюансов, избегать ошибок, которые могут привести к наложению административной ответственности.3476

Входит ли служба в армии в трудовой стаж

Входит ли служба в армии в трудовой стаж для начисления пенсии и больничного в 2017 году? Ответ на вопрос в статье. Также разберем, почему призывником быть выгоднее, чем контрактником, когда речь идет о пенсии.1248

Приказ о приеме на работу служит распоряжением о начале трудовой деятельности работника в определенной должности и на конкретных условиях. В данной статье мы подробно рассмотрим, как составить и правильно заполнить, а также скачать приказ в 2017 году.1489

В любой функционирующей организации присутствует большое количество документов разного рода. В связи с этим они подлежат хранению и уничтожению в установленном порядке. В статье детально рассмотрена процедура уничтожения дел с истекшими сроками хранения. Данное мероприятие должно проводиться специально обученными сотрудниками в точном соблюдении норм права во избежании нарушения законодательства.55358

Как составить приказ о совмещении должностей на предприятии, есть ли для этого унифицированная форма? Кто составляет приказ, что служит основанием для их составления, приведем подробный образец заполнения. Совмещение должностей – это выполнение сотрудником организации дополнительных обязанностей в рамках обычного рабочего времени. Совмещать можно как разные, так и одинаковые должности. Приказ на совмещение должностей относится к приказам по личному составу. Разберем, как его оформить в разных случаях.210411

Как сделать дубликат трудовой книжки? Это является частым запросом в поисковиках. Часто необходимо выдать дубликат трудовой книжки при увольнении. Такая обязанность может возникнуть у организации, если суд признал увольнение сотрудника незаконным, а сам работник требует не просто изменить уже внесенную формулировку увольнения. В настоящей статье подробно рассмотрим алгоритм действий работодателя в подобных ситуациях.57242

Как занести в трудовую книжку сведения об изменении личных данных, в том числе фамилии? Приведем в статье образец изменения фамилии в трудовой книжке в 2017 году. Пошаговая инструкция изменения документа.2188

Калькулятор стажа работы по трудовой книжке онлайн – возможность быстро и безошибочно рассчитать свой действительный страховой стаж, куда помимо осуществления трудовой деятельности включаются иные периоды, определенные законодательством. Как им пользоваться и какие особенности подсчета следует учитывать, чтобы получить достоверные сведения?17508

Как составить приказ о совмещении должностей на предприятии, есть ли для этого унифицированная форма? Кто составляет приказ, что служит основанием для их составления, приведем подробный образец заполнения. Совмещение должностей – это выполнение сотрудником организации дополнительных обязанностей в рамках обычного рабочего времени. Совмещать можно как разные, так и одинаковые должности. Приказ на совмещение должностей относится к приказам по личному составу. Разберем, как его оформить в разных случаях.210411

В идеале трудовая деятельность должна осуществляться днем, когда организм человека находится на пике активности. Но в современных условиях ограничиться только дневной работой невозможно. В последнее время очень многие работодатели привлекают своих сотрудников к работе в ночное время. Здесь необходимо помнить, что ночная работа оплачивается в повышенном размере. Кроме того, есть категории сотрудников, которые вправе отказаться от работы ночью. О правилах этого режима работы, а также о порядке его оплаты, читайте в нашей статье.21910

Одной из причин ограничения срока трудового договора закон признает необходимость выполнения временных работ. Что такое временная работа? Есть ли специальные правила заключения и расторжения трудового договора на выполнение временных работ? Каковы особенности трудовых отношений с временными работниками? Об этом - в нашей статье.27215

Как составить приказ о совмещении должностей на предприятии, есть ли для этого унифицированная форма? Кто составляет приказ, что служит основанием для их составления, приведем подробный образец заполнения. Совмещение должностей – это выполнение сотрудником организации дополнительных обязанностей в рамках обычного рабочего времени. Совмещать можно как разные, так и одинаковые должности. Приказ на совмещение должностей относится к приказам по личному составу. Разберем, как его оформить в разных случаях.210411

В каких случаях составляется дополнительное соглашение о совмещении должностей? Как выглядит образец этого документа? Когда не обязательно составлять дополнение к трудовому договору? Как составить допсоглашение об отмене совмещения?859

В статье 57 Трудового кодекса РФ отсутствует требование указывать в тексте трудового договора сроков выплаты заработной платы. Однако из анализа других норм трудового законодательства следует обязательность закрепления конкретных сроков выплаты заработной платы именно в трудовом соглашении. В настоящей статье рассмотрено нормативное обоснование обязанности работодателя указать конкретный срок выплаты зарплаты в трудовом контракте. Также даны рекомендации по исправлению ошибок.62508

Четыре ошибки в реквизитах, из-за которых кадровый документ признают недействительным, и чем это грозит? Три вопроса инспектору, которые помогут избежать штрафа. Четыре идеальные формулировки места работы в трудовом договоре. Семь ответов на вопросы об отпуске за свой счет, которые не найдете в ТК.592

В любой функционирующей организации присутствует большое количество документов разного рода. В связи с этим они подлежат хранению и уничтожению в установленном порядке. В статье детально рассмотрена процедура уничтожения дел с истекшими сроками хранения. Данное мероприятие должно проводиться специально обученными сотрудниками в точном соблюдении норм права во избежании нарушения законодательства.55358

В Трудовой кодекс внесли принципиальные изменения. Некоторые из них упростили вам работу, другие добавили проблем. Не переживайте, редакция подготовила рекомендации, которые помогут избежать неприятностей и извлечь пользу. С образцами документов вы без ошибок внедрите изменения.  Читайте в наших статьях: можно ли уволить сотрудника, который воспитывает ребенка-инвалида? Какие три типичные ошибки при охране труда офисных работников допускают компании? В каких документах кадровики чаще всего допускают ошибки? Что делать, если умер военнообязанный сотрудник? Можно ли уволить сотрудника только за то, что он хамит на работе?826

В любой функционирующей организации присутствует большое количество документов разного рода. В связи с этим они подлежат хранению и уничтожению в установленном порядке. В статье детально рассмотрена процедура уничтожения дел с истекшими сроками хранения. Данное мероприятие должно проводиться специально обученными сотрудниками в точном соблюдении норм права во избежании нарушения законодательства.55358

С вопросами, связанными с заполнение трудовой книжки, кадровик сталкивается практически ежедневно. И множество ситуаций довольно стандартны, каждый специалист знает, как оформить новую трудовую книжку или внести запись о приеме на работу или увольнении. Но встречаются неординарные случаи, которые прямо не урегулированы нормативными актами. Поэтому для того, чтобы вы смогли на практике сразу решать сложные ситуации, мы приводим образец заполнения книжки для различных сложных случаев.21396

Когда сотрудник внезапно нарушает трудовой распорядок, руководитель в гневе отдает приказ о немедленном наказании работника. Однако дисциплинарное взыскание зачастую бывает незаслуженным, поскольку специалист мог нарушить распорядок по непредвиденным причинам. В связи с этим перед тем, как наказывать человека следует разобраться в том, когда можно применять дисциплинарное взыскание, сколько оно должно длиться, а также возможна ли досрочная отмена такого вида наказания? Наличие знаний в этой сфере поможет работодателям самим не допускать ошибок.43252

Какие формы утверждены для ведения учета рабочего времени? Как правильно заполнять простой бланк учета рабочего времени? В этой статье мы расскажем о том, как правильно заполнять бланки документа. На нашем сайте вы также сможете скачать простой бланк табеля учета рабочего времени.1061

Изменение трудового времени начинается с приказа об изменении режима рабочего времени. Образец документа мы рассмотрим в статье. Также расскажем, как быть, если работники отказываются от нововведений и можно ли изменить время труда по инициативе работника.9614

Что представляет собой журнал учета рабочего времени, нужен ли он на предприятии, является ли обязательным его ведение? Расскажем способы оформления данного документа по правилам делопроизводства, а также как вести журнал учета рабочего времени сотрудников в организации.2420

Должности в штатном расписании формируются с учетом профессиональной деятельности работников. В трудовом законодательстве закреплено, какие должности как писать, возможные их варианты. Если в документе под сложными формулировками скрываются простые должности, требуется произвести переименование, опираясь на основные требования закона.66

Выписка из штатного расписания может потребоваться как сотруднику, так и самой организации. В статье рассказывается о том, как правильно оформить документ в 2017 году.394

Штатное расписание – документ, которым устанавливается состав и численность персонала компании с учетом ее организационной структуры. Порядок его разработки и частоту составления работодатель вправе регламентировать своими внутренними нормативными актами. При этом он должен знать как составить штатное расписание, чтобы он имел законную силу.4331

Как составить, заполнить и утвердить график отпусков на 2018 год? Какие данные нужно вносить в этот документ? В какой форме составлять? Чье мнение нужно учитывать при заполнении графика? Где можно скачать форму графика отпусков и образец его заполнения 2018 года?7785

Когда утверждается график отпусков на предприятии? В соответствии с законом график должен быть утвержден работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Сам процесс составление документа и учет мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии) занимают определенное время. Поэтому к подготовке этого документа необходимо приступить заранее. Остановимся на процедуре разработки и подписании подробнее.46419

Внесение изменений в график отпусков может происходить на протяжении всего периода действия. Приказ об изменении графика отпусков при этом не будет являться обязательным. Трудовое законодательство не содержит такой нормы. На каком же основании могут вноситься изменения, и в каких случаях сотруднику даже не потребуется согласование с руководителем, расскажем в нашей статье.894

Актуально





PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×