Портал о кадровом деле и делопроизводстве, управлении персоналом

Кадровое делопроизводство и документы

Кадровое делопроизводство реализуется во всех структурных подразделениях организации. Особое внимание уделяется организации работы с документами по личному составу, ведь любой кадровый документ имеет юридическую ценность.

Кадровые документы содержат очень важную информацию, поэтому вести кадровое делопроизводство в организации просто необходимо. С помощью кадровых документов работодатель может доказать свою позицию в суде.

Все кадровые документы должны по своему составу, правилам составления, оформления, хранения соответствовать правилам, нормативам, рекомендациям, установленным законом.

В этой рубрике вы найдете подробные инструкции по ведению и организации кадрового делопроизводства и примеры заполнения кадровых документов. 

Кадровое делопроизводство - это один из видов деятельности, который ведется в любой организации. Как понятно из названия, речь идет о создании и ведении различных документов, связанных с наемным персоналом – кадрами. Различные аспекты кадрового учета, движения персонала и управления им, а также учет отработанного времени, традиционно входит в сферу кадрового делопроизводства. Для тех, кому предстоит организовать кадровое делопроизводство с нуля, в этой статье предложены пошаговые инструкции.

Образец внесения в трудовую книжку записей о приеме на работу

Кадровое делопроизводство и документы, заполнение трудовой книжки

Значение кадровых документов

Кадровые документы  - это документы не просто фиксирующие движение персонала в организации. Каждый из них имеет определенную юридическую силу. И прежде всего, определяет и фиксирует права и обязанности сотрудников. При возникновении различных спорных ситуаций кадровые документы будут служить доказательством правоты работодателя. Например, правила рабочего распорядка позволят обосновать  применение дисциплинарного взыскания за допущенное сотрудником нарушение. А при отказе не подходящему кандидату в приеме на работу будет полезно сослаться на существующую должностную инструкцию.

Читайте также:

Но одним только подтверждением или опровержением определенных юридических фактов значение кадрового делопроизводства не ограничивается. Своевременное и полное ведение всей необходимой документации по работникам дает возможность принимать обоснованные управленческие решения, что приводит к повышению эффективности работы, а значит и к увеличению прибыли компании. Выявить «слабые места», сформировать резерв управленцев, организовать обучение и аттестацию сотрудников – все это позволяет сделать кадровая документация, если она ведется по всем правилам.

В кадровых документах организации отражается отработанное сотрудниками время. Его учет  - прямая обязанность работодателя, установленная ч. 3 ст. 91 ТК РФ. Ведение табеля позволяет соблюсти права работников на оплату их труда. А также получить различные налоговые преференции работодателю. Кадровый документ в данном случае служит подтверждением обоснованности произведенных компанией расходов.

Образец штатного расписания

Кадровое делопроизводство и документы, образец штатного расписания

Правовые основы кадрового делопроизводства

Прежде чем браться за организацию кадрового делопроизводства, необходимо изучить ряд законодательных актов. Главным из них, безусловно, будет Трудовой кодекс. Именно в нем содержатся основные требования, касающиеся как номенклатуры нормативных кадровых документов, так и порядка принятия и оформления.

Кроме того, не лишним будет умение ориентироваться в следующих законах:

  • «О персональных данных» № 152-ФЗ от 27.07.2006 г.;
  • «О коммерческой тайне» № 98-ФЗ от 29.07.2004 г.;
  • «Об обязательном социальном страховании» № 255-ФЗ от 29.12.2006 и № 125-ФЗ от 24.07.1998 г.
  • «О пенсионном обеспечении» № 166-ФЗ от 15.12.2001 г.;
  • «Об архивном деле» № 125-ФЗ от 22.10.2004 г.

Ответственному за ведение кадрового делопроизводства сотруднику  потребуется знать стандарт оформления документации ГОСТ Р 6.30-2003 и Постановление Правительства «О трудовых книжках» № 225 от 16.04.2003, а также инструкции по их заполнению. Ну и, разумеется, такой работник должен иметь навыки работы с современными правовыми справочными системами, чтобы при необходимости найти там нужный нормативный акт или форму документа.

Приказ о приеме на работу: образец заполнения

Кадровое делопроизводство и документы, приказ о приеме на работу.

Обязательные документы по кадровому делопроизводству

Весь перечень документов кадрового делопроизводства можно разделить на обязательные и рекомендуемые. Для большей части обязательных документов существуют их унифицированные формы. Это, по сути, шаблоны, в которые предстоит заполнить сотруднику, отвечающему за кадровый учет. Формы эти разработаны и утверждены Госкомстатом РФ (ныне – Росстат), применяются во всех организациях, независимо от их формы. Так что даже начинающим кадровикам не придется «изобретать велосипед».

К обязательным документам кадрового делопроизводства относятся:

  • штатное расписание (форма Т-3);
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение о защите персональных данных;
  • трудовые договоры;
  • личные карточки (форма Т-2);
  • приказы о приеме, переводе, увольнении, отпуске (формы Т-1, Т-5, Т-6, Т-8);
  • график отпусков (форма Т-7);
  • табель учета времени (форма Т-13);
  • трудовые книжки;
  • должностные инструкции;
  • локальные документы по охране труда (ими может заниматься не кадровая служба, а особый сотрудник или подразделение).       

Это кадровые документы, которые должны быть в организации в 2017 г. для запуска кадрового делопроизводства с нуля. В дальнейшем потребуется лишь правильно и своевременно заполнять необходимые документы, вносить в них исправления и дополнения и организовать хранение и уничтожение.

Обратите внимание!

На деле,  этот перечень минимально необходимой документации окажется несколько больше. Добавятся, например, договоры о полной материальной ответственности, график смен, журналы учета и движения трудовых книжек и т.д. На каждого работника потребуется вести личное дело. Но это уже после того, как будут созданы и утверждены документы из обязательного перечня.

Личная карточка работника: образец заполнения

Кадровое делопроизводство и документы, личная карточка работника

Кадровое делопроизводство с нуля

Для того, чтобы организовать кадровое делопроизводство с нуля в 2017 г. потребуется последовательно выполнить ряд организационных этапов.

Шаг 1. Подготовка необходимого. Для того, чтобы работа по организации делопроизводства не стопорилась из-за пустяков, нужно заранее позаботится о достаточном количестве шкафов, столов, оргтехники и канцелярских принадлежностей, бумаги, бланков и пр. учитывая, что большая часть делопроизводства сейчас ведется в электронном виде, стоит заранее побеспокоиться о приобретении кадровых программ, а также одной из справочных правовых систем. Это позволит кадровику быть в курсе последних изменений трудового законодательства, а также облегчит доступ ко всей кадровой документации, ведущейся в электронном виде. Выбор необходимого программного обеспечения сегодня достаточно широк. Потребуется также сейф, где закон обязывает хранить трудовые книжки сотрудников и чистые бланки.

Шаг 2. Оформление директора. От имени работодателя на любом предприятии или в организации выступает директор. Именно он подписывает все документы, включая кадровые. Чтобы у него появились такие полномочия, необходимо принять его на работу. Для этого заключается трудовой договор и издается приказ, которым он сам себя назначает.

Шаг 3. Определить ответственного за  кадровое делопроизводство и все документы. На первых порах или в маленькой компании эту работу может выполнять и сам руководитель. Если же для этого принимается отдельный сотрудник, то с ним заключается трудовой договор, служащий основанием для приказа о приеме на работу. Если такие обязанности поручаются уже принятому сотруднику, то с ним заключается дополнительное соглашение, а поручение оформляется приказом.

Шаг 4.  Составление локальных документов.  Первое, что потребуется любой компании, это штатное расписание, где отражена структура будущей организации, должности и количество сотрудников, их занимающих. Следующим необходимым документом будут ПВТР – внутренние правила компании. Третьим в списке будет Положение о защите персональных данных. Четвертый документ – табель учета рабочего времени. Все эти документы утверждаются приказом руководителя. Оригиналы документов и приказов с подписью директора хранятся затем в специальной папке. На этом же этапе можно составить и должностные инструкции.

Шаг 5. Оформление приема сотрудников. Лучше всего для каждого работника завести отдельную папку, куда будут подшиваться все документы, касающиеся его трудовой деятельности. Первым из них будет трудовой договор. Требования к его форме и содержанию содержат ст. 56 и 67 ТК РФ. Договор служит основанием для приказа (ст. 68 ТК РФ), с которым работник знакомится под роспись. Приказы по личному составу хранятся в отдельной папке. Далее на каждого сотрудника заводится личная карточка (форма Т-2). Их бланки можно купить в магазине канцтоваров. Для регистрации трудовых договоров и приказов по личному составу заводятся специальные журналы.

Шаг 6. Оформление трудовых книжек. В этот документ каждому работнику потребуется внести запись о приеме на работы, а затем о переводах, поощрениях, повышении квалификации и т.д. На сотрудников, которые трудоустраиваются в первый раз, трудовые книжки заводит работодатель. Для этого необходим запас чистых бланков. Купить их, а также журнал выдачи книжек и вкладышей к ним можно в магазинах канцтоваров. Трудовые книжки и журнал обязательно убираются в сейф.

Сроки хранения документов согласно Приказу

Кадровое делопроизводство и документы. Перечень документов

Кадровые документы для ООО

Для ООО кадровые документы являются обязательными даже в том случае, если у общества единственный учредитель и он же директор. Как минимум, потребуется приказ о приеме его на работу, а также штатное расписание. В такой ситуации ООО выступает работодателем для единственного работника. Но трудовой договор директор сам с собой не заключает.

Если же работников больше, то все необходимые кадровые документы для ООО будут теми же, что и в приведенном выше общем списке. Ведение их осуществляется в установленном законом порядке с использованием унифицированных форм.

Кадровые документы: сроки хранения

Одним из направлений кадрового делопроизводства в 2017 г., как и ранее, будет организация хранения документов. Сроки, в течение которых документы хранятся у работодателя, определяются такими нормами, как ст. 22.1 Закона «Об архивном деле» и утвержденный Приказом Минкультуры Перечень (от 25.08.2010 г.). Сроки, обозначенные в этих нормативных документах, применяются всеми организациями. Однако имеется определенная специфика.

Все государственные или муниципальные организации сдают свою документацию, включая кадровую, на хранение в архив. Также поступают и крупные частные компании, которые заключают с госархивами соответствующий договор. Все же прочие организации организуют хранение сами. В том числе и постоянное. Но срок хранения для них будет определяться так: 10 лет обязательно, а дальше в зависимости от требований закона и практической надобности.

Для кадровых документов сроки хранения могут быть определены в годах или в формулировке «до минования надобности». Исчисляться время хранения будет с 1 января года, который следует за годом принятия документа. То есть, если документ создан в 2016 году и должен храниться 1 год, то уничтожить его можно не ранее 1.01.2018 г. Но лучше всего хранить все отмененные документы не менее 3 лет. Это срок давности по трудовым спорам. Если кто-то из сотрудников обратится в суд, могут потребоваться предыдущие версии кадровых документов.

15 ноября 2019
Ведение документов воинского учета должно соответствовать требованиям законодательства. В статье найдете всю необходимую информацию – полный перечень для организаций, как оформить. Скачайте образцы. 6645
13 ноября 2019
Личная карточка Т-2 – один из основных документов кадрового делопроизводства, к которому возникает больше всего вопросов у ГИТ. Читайте, как заполнить эту форму правильно, скачайте образец. 27479
8 ноября 2019
Производственная характеристика – документ, описывающий деловые качества и личность человека, работающего в компании. Узнайте, в каких случаях она требуется, скачайте образцы для разных ситуаций, в том числе для МСЭ и для ВТЭК. 4159
5 ноября 2019
Все работодатели обязаны подавать сведения в военные комиссариаты о принятых на работу военнообязанных гражданах. Однако многие неверно заполняют унифицированные формы и попадают на штрафы. Далее мы расскажем о правилах заполнения формы 6 воинского учета в 2019 году. 1735
Как правильно заполнить трудовую книжку, чтобы избежать штрафов от проверяющих органов? Читайте в нашей статье, скачайте образцы заполнения 13295
Как в 2019 году составить приказ об изменении оклада? В статье вы найдете образец заполнения и сможете скачать готовый бланк документа. 12509
Для работы организации нередко необходимо, чтобы подписывать документы мог не только руководитель. Узнайте, в каких случаях лучше составить приказ о наделении правом подписи, а в каких - доверенность, скачайте образцы документов. 7493
Как составить приказ о доплате за увеличение объема работы, в каких случаях он требуется и как его хранить? Читайте в статье, скачайте образец документа. 4790
Как правильно заполнить трудовую книжку, чтобы избежать штрафов от проверяющих органов? Читайте в нашей статье, скачайте образцы заполнения 13295
Трудовые книжки - основной документ, который подтверждает факт трудоустройства, награждения и фиксирует причину увольнения. Подробно рассказываем о том, как их вести и хранить, чтобы избежать штрафов ГИТ. Предлагаем скачать образцы необходимых документов 407
В процедуре увольнения есть несколько обязательных пунктов. Один из них — своевременная выдача трудовой книжки. Но иногда уволенный покидает компанию без своего «рабочего паспорта». Что делать в этом случае работнику? Чего опасаться работодателю, если он не отдаст документ вовремя? В этой статье рассмотрим ситуацию подробно и со всех сторон. 197
Типовой трудовой договор разработан и утвержден для облегчения делопроизводства и стандартизации трудовых отношений. Скачайте стандартный бланк и образцы для всех рабочих ситуаций 24951
Одной из причин ограничения срока трудового договора закон признает необходимость выполнения временных работ. Что такое временная работа? Есть ли специальные правила заключения и расторжения трудового договора на выполнение временных работ? Каковы особенности трудовых отношений с временными работниками? Об этом - в нашей статье. 31449
Один из сложнейших документов для кадрового специалиста – правильно составленный трудовой договор с главным бухгалтером. Расскажем, что необходимо учесть в его содержании. 10191
Чтобы изменить оплату труда работника, необходимо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении оклада, скачать образец этого документа вы можете в статье. Узнайте, как правильно его подготовить. 1456
Чтобы изменить оплату труда работника, необходимо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении оклада, скачать образец этого документа вы можете в статье. Узнайте, как правильно его подготовить. 10898
Не часто, но в экстренных случаях руководители прибегают к такой возможности, как отзыв сотрудника из отпуска. Трудовое законодательство не запрещает такие действия, однако следует помнить правила такого отзыва и грамотно оформить всю процедуру. Так как явление это все же редкое, то не каждый кадровик сталкивался с особенностями его оформления. В процессе как правило, возникает множество вопросов. На них то Вы и найдете ответы в нашей статье. 57834
Как известно, кадровая служба выполняет работу по подготовке проектов, согласованию и изданию большого количества организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, их регистрации, учету и хранению. Бумаг накапливается очень много, и в конце года их надо привести в порядок. 1113
В Трудовой кодекс внесли принципиальные изменения. Некоторые из них упростили вам работу, другие добавили проблем. Не переживайте, редакция подготовила рекомендации, которые помогут избежать неприятностей и извлечь пользу. С образцами документов вы без ошибок внедрите изменения.  Читайте в наших статьях: можно ли уволить сотрудника, который воспитывает ребенка-инвалида? Какие три типичные ошибки при охране труда офисных работников допускают компании? В каких документах кадровики чаще всего допускают ошибки? Что делать, если умер военнообязанный сотрудник? Можно ли уволить сотрудника только за то, что он хамит на работе? 874
Акт об отсутствии работника на рабочем месте позволяет применить реальное наказание к прогульщику. Узнайте о том, как его правильно составить, скачайте образец. 1634
С вопросами, связанными с заполнение трудовой книжки, кадровик сталкивается практически ежедневно. И множество ситуаций довольно стандартны, каждый специалист знает, как оформить новую трудовую книжку или внести запись о приеме на работу или увольнении. Но встречаются неординарные случаи, которые прямо не урегулированы нормативными актами. Поэтому для того, чтобы вы смогли на практике сразу решать сложные ситуации, мы приводим образец заполнения книжки для различных сложных случаев. 22664
Две недели назад один из наших работников подал заявление об увольнении по собственному желанию. В день увольнения (в свой последний рабочий день) он не вышел на работу и, соответственно, не подписал приказ об увольнении, не получил свою трудовую книжку. С работником пробовали связаться, но на телефонные звонки он не отвечает, по адресу фактического проживания, указанному в личной карточке в настоящее время не находится - скорее всего уехал в другой регион (там его семья). Что теперь делать с его трудовой книжкой? Отправлять по месту его постоянного жительства? Но ведь для этого нужно получить его согласие... 5214
В статье представлена таблица условных обозначений табеля учета рабочего времени с буквенными и цифровыми кодами. Разберем сложные ситуации для разных режимов работы. 47625
Не часто, но в экстренных случаях руководители прибегают к такой возможности, как отзыв сотрудника из отпуска. Трудовое законодательство не запрещает такие действия, однако следует помнить правила такого отзыва и грамотно оформить всю процедуру. Так как явление это все же редкое, то не каждый кадровик сталкивался с особенностями его оформления. В процессе как правило, возникает множество вопросов. На них то Вы и найдете ответы в нашей статье. 57834
Выписка из штатного расписания в 2019 году может потребоваться как сотруднику, так и самой организации. В статье расскажем, в каких случаях она необходима, как правильно ее оформить. Скачайте образец. 9839
Отсутствие детальной законодательной регламентации приводит к определенным сложностям при составлении штатного расписания. В настоящей статье пошагово расписана вся процедура разработки и принятия данного документа. Также уделено внимание важным нюансам и спорным ситуациям. Штатное расписание с примерами заполнения позволит кадровику правильно составить данный документ. 87663
Прямого указания на обязательность наличия штатного расписания у работодателя в Трудовом кодексе нет, но упоминание о нем содержатся в нескольких статьях. Соответственно ответственность за отсутствие штатного расписания не предусмотрена. 5779
Приказ об утверждении графика отпусков важно оформить правильно. В статье вы найдете правила составления, образец заполнения и сможете скачать бланк для использования в своей организации. 15529
Кадровики ежегодно должны составлять график отпусков. На 2020 год его надо составлять по новым правилам. Образец документа можно скачать в нашем материале. 11431
Когда утверждается график отпусков на предприятии? В соответствии с законом график должен быть утвержден работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Сам процесс составление документа и учет мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии) занимают определенное время. Поэтому к подготовке этого документа необходимо приступить заранее. Остановимся на процедуре разработки и подписании подробнее. 50890
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Зарегистрируйтесь на сайте и смотрите вебинар!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.