Акт приема-передачи трудовых книжек, как правило, требуется при смене ответственного сотрудника за их ведение. Такая процедура исключает потери части бланков при передаче. Как его составить, и в каких еще случаях он может пригодиться, расскажем далее.
В каких случаях потребуется
Работодатель должен обеспечивать сохранность вверенных ему на хранение трудовых книжек. В том числе когда бланки передаются от работника к работнику.
При трудоустройстве работник передает свою трудкнижку специалисту отдела кадров. Полученный бланк регистрируется в соответствующем журнале. Принявший ее специалист делает запись о приеме и ставит подпись.
В случае, если новый работник беспокоится и хочет получить подтверждение о получении, возможно составить акт приема передачи трудовой книжки от работника. Такая же процедура может быть произведена, если необходимо выдать её на руки сотруднику (например, для предоставления в Социальный фонд).
Таким образом, акт приема передачи трудовых книжек составляется в следующих случаях:
- передачи бланков ответственному лицу;
- от ответственного сотрудника новому специалисту;
- по просьбе нового сотрудника при оформлении трудовой;
- при выдаче работнику в процессе работы;
- при реорганизации.
Обратите внимание, что при трудоустройстве и увольнение заполнение акта не обязательно, так как движение трудкнижек отражается в Книге учета.
Образцы главных кадровых документов в 2023
Скачайте бесплатно и используйте в работе
Нужен ли при переходе на ЭТК
С 2020 года начался постепенный переход на электронный формат. Все сведения о движении персонала передаются работодателем в СФР. Если сотрудник перешел на электронный формат, то на руки ему при увольнении выдается только справка. Заполнять бумажные бланки нужно только тем сотрудникам, которые напишут заявление.
Сотрудникам, которые перешли на электронный формат, необходимо выдать бланки на руки. При этом в Книге учета движения должны проставляться соответствующие отметки. Никакой необходимости в составлении отдельного акта для каждого работника нет. Факт получения фиксируется подписью владельца в Книге.
Как составить: содержание
Какой-либо унифицированной формы акта приема-передачи трудовых книжек и вкладышей в них нет. Образец работодатель может разработать самостоятельно и включить в него требуемую информацию. Удобнее утвердить единую форму и использовать ее на практике, чем каждый раз составлять ее заново.
В такой документ необходимо включить следующие данные:
- сведения о компании;
- лиц, участвующие в передаче;
- сам перечень трудкнижек.
При большой численности персонала такой документ может содержать несколько листов. Их все необходимо прошить и пронумеровать, скрепить подписями сторон и печатью организации.
Как оформить
Акт может составляться на стандартном листе печатной бумаги А4 как в машинописном, так и в рукописном виде. В конце документа обязательно должны быть проставлены подписи передающей и принимающей стороны. Также не лишней будет и подпись руководителя. А вот ставить печать на него вовсе не обязательно, поскольку документ является внутренним.
Он должен храниться в быстром доступе до окончания процедуры. После его направляют в архив компании.
