Журнал учета трудовых книжек

31162
 Андреева Валентина Ивановна
Кандидат исторических наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской Академии Правосудия.
Журнал учета трудовых книжек является обязательным для всех работодателей. Работодатель несет полную ответственность за сохранность трудовых книжек. Для контроля наличия и движения бланков существует такой инструмент, как “Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей в них”. О ней сейчас и пойдет речь.

Трудовые книжки персонала, вкладыши в них, а также запасные бланки подлежат обязательной фиксации и контролю. Требования установлены п. 40 Правил ведения и хранения трудовых, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225 (далее - Правила).

Книга, как форма регистрации трудовых книжек

Учет книжек осуществляется путем их фиксации в специальной форме. Под фиксированием документов понимается запись данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Это установлено п. 4.1.1 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Она утв. приказом Минкультуры России от 08.11.05 № 536 и зарегистрированной в Минюсте России 27.01.06 № 7418.

Номер журнала в подарок!

СКАЧАТЬ НОМЕР

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (п. 4.1.2 Типовой инструкции). В процессе вписывания документу присваивается регистрационный номер, и он включается в информационно-поисковую систему компании.

Читайте также:

Само понятие регистрации документов, юридическое значение этой процедуры и ее роль в делопроизводстве говорят о том, что кадровая служба должна вести большое количество регистрационных журналов.

Следует отметить, что, как правило, эти журналы не имеют строго определенной обязательной формы. Однако из этого правила есть исключение, связанное с записью.

Бланки книжек и вкладышей в них учитываются в соответствующей приходно-расходной книге, ведущейся в бухгалтерии. А заполненные бланки – в журнале. Данная форма оформляется кадровой службой или ответственным за ведение кадрового делопроизводства (в небольших компаниях).

Форма книги регистрации трудовых книжек

Форма журнала учета движения, включающая 13 граф, был утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69.

До введения в действие новой формы применялся реестр, имевший 14 граф (утверждена в 1974 г.).

Когда следовало начинать применение новой формы – сразу после начала действия новой формы или после окончания ведения старого реестра, т. е. после ее полного заполнения?

Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти согласно Указу Президента РФ от 23.05.96 № 763 вступают в силу по истечении десяти дней после дня их официального опубликования. Постановление от 10.10.03 № 69 было официально опубликовано 19.11.03

Читайте также:

Этот вопрос до сих пор интересует работников кадровых служб. Чтобы ответить на него, необходимо принять во внимание два следующих фактора.

  • Во-первых, различие между старой и новой формами очень незначительно: вместо двух столбцов (11 и 12) в прежнем реестре, отражавших в рублях и копейках сумму, полученную с сотрудника за бланк документа при оформлении ее впервые или за бланк вкладыша, в новом реестре осталась один столбец(11) – “сумма в рублях”.
  • Во-вторых, рассматриваемый реестр имеет существенную особенность, отличающую ее от многих других учетных форм. Она заполняется не в пределах календарного года, что характерно для большинства регистрационных журналов, а до полного использования всех ее страниц. Т. е. обычно ведется на протяжении нескольких лет.

В связи с этим книгу движения ранее утвержденной формы, по нашему мнению, допустимо было не заменять сразу новой, а продолжать ее заполнение до последней страницы.

Посмотрите видео по теме:

Использование книги учета трудовых книжек не установленного образца

Иначе решается вопрос о замене одной формы журнала на другую. В том случае, когда в компании велся реестр произвольной формы, не соответствующей официально установленной. Такую необходимо “закрыть”, пояснив после последней записи причину прекращения ее ведения. После также указав общее количество зарегистрированных в нем бланков работающих.

Затем следует начать учет по установленной форме. При этом реестр “неправильной” формы ни в коем случае не подлежит уничтожению. Она содержит не только сведения о книжках ранее принятых сотрудников, но и отметки о получении бланков уволившимися сотрудниками.

В книгу движения вносятся:

  • трудовые книжки, переданные в кадровую службу персоналом при оформлении приема на работу;
  • книжки, впервые оформленные работникам в данной организации;
  • вкладыши в трудовые, выданные сотрудникам в период работы в данной компании.

При получении от сотрудника бланка с вкладышем, оформленным на другом предприятии, регистрации подлежит только книжка (т. е. вкладыш отдельной строкой не вносится).

Читайте также:

Заполнение граф книги учета трудовых книжек

При заполнении граф необходимо соблюдать следующие правила.

Дата и номер записи в книге учета движения трудовых книжек

В первую графу журнала вносятся в валовом порядке регистрационные номера, присваиваемые трудовым книжкам и вкладышам (книжки и вкладыши регистрируются подряд).

Во втором, третьем и четвертом столбцах ставится дата (число, месяц, год) приема на работу, заполнения бланка книжки или вкладыша в нее. Следует заметить, что фактически здесь упомянуты две даты, чаще всего несовпадающие, это объясняется следующим:

  • в ст. 66 ТК РФ говорится о ведении трудовых на сотрудников, проработавших в компании свыше пяти дней;
  • в п. 8 Правил указывается, что оформление сотруднику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии сотрудника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Таким образом, даты приема на работу и заполнения бланка могут не совпадать. В этом случае представляется более целесообразным вписывать в журнал регистрации дату приема на работу, а не дату заполнения.

Дата обозначается по общему правилу написания дат в служебных документах и регистрационных формах: число и месяц – двумя арабскими цифрами, год – четырьмя (ГОСТ Р 6.30–2003, п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Читайте также:

Данные о сотруднике и номер трудовой книжки в журнале учета

В пятую колонку журнала записывается фамилия владельца, а также полностью его имя и отчество (не инициалы).

Серия и номер заносятся в шестую колонку. При ее заполнении необходимо учитывать особенности бланков трудовых, предъявляемых при оформлении приема на работу или выдаваемых впервые.

Сотрудники старшего возраста могут предъявить трудовые формы 1938 г., в бланках которых нет серии и номера. В таком случае в шестой графе лучше сделать прочерк, чтобы показать отсутствие серии и номера. Пробел в графе может восприниматься как небрежное заполнение формы (пропуск информации).

В бланках 1974 г. серия обозначалась буквами АТ и римскими цифрами (например, АТ-IV), номер был семизначным. В современных бланках 2003 г. серия обозначается только буквами (в книжках – ТК, во вкладышах – ВК) без цифр, номер семизначный. Серия и номер входят также в состав бланков трудовых книжек колхозников.

Следует помнить о том, что при оформлении книжки впервые ее бланк должен быть получен кадровой службой в бухгалтерии организации.

Используемый бланк должен быть оприходован (зарегистрирован) в приходно-расходном документе по контролю бланков с указанием его серии и номера (п. 42 Правил). Недопустимо использование не оприходованных бухгалтерией бланков, серии и номера которых не значатся в приходно-расходной книге.

Читайте также:

Должностная функция в книге учета трудовых книжек

В седьмую графу вносится должность (профессия, специальность) сотрудника. Она должна соответствовать штатному расписанию компании. Сначала указывается в в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ). А затем в трудовой книжке и во всех первичных учетных документах по контролю труда и его оплаты:

  • в приказе о приеме на работу,
  • в табеле контроля рабочего времени,
  • в личной карточке работника Т-2.

Вместо должности (профессии, специальности) может быть указана конкретная рабочая функция (ст. 57 ТК РФ).

Наименование структурного подразделения предприятия, в которое принят сотрудник, вносится в восьмую колонку. Если организация имеет сложную структуру указывается и вышестоящее подразделение, в состав которого оно входит данный отдел. Например: отдел маркетинга, сектор рекламы.

В девятую графу вписывается дата и номер распорядительного документа (приказа, распоряжения) или иного решения нанимателя на основании которого произведен прием работника. Например, протокола общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью.

Необходимо отметить, что девятая колонка заполняется только при вписывании бланков (как предъявленных персоналом, так и оформляемых впервые). При фиксации вкладышей никаких ссылок на приказы (распоряжения) быть не может, поэтому в данном случае в девятой колонке можно поставить прочерк.

Порядок возложения на работника ответственности за ведение, хранение, учет и выдачу этих документов – см. “Справочник кадровика” № 5, 2004

Читайте также:

Подпись ответственного лица в книге учета движения трудовых книжек

В десятой колонке ставится личная подпись (собственноручная роспись) специалиста кадровой службы, принявшего у сотрудника трудовую или оформившего ее впервые. Напомним, что в соответствии с п. 45 Правил ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом работодателя.

В 10-й графе ставится личная подпись сотрудника кадровой службы (несмотря на то, что в наименовании колонки говорится только о расписке ответственного лица, принявшего заполнившего трудовую книжку).

Содержание одиннадцатой графы показывает, какая сумма (в руб.) была уплачена работником за бланк. В Правилах эта сумма не установлена. Однако в п. 47 Правил указано, что при выдаче работнику книжки в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется расходами на ее (или его) приобретение.

Таким образом, данная колонка заполняется только при вписывании бланков, оформленных впервые, или при фиксации выданных персоналу вкладышей. Представляется целесообразным в остальных случаях, т. е. при занесении предъявляемых работниками трудовых в реестр, ставить в этой колонке прочерк, показывая, что деньги с таких сотрудников не взимались.

Компания может выдавать своим работникам бланки безвозмездно, закрепив это положение в Правилах внутреннего трудового распорядка. При этом в одиннадцатой графе также можно поставить прочерк, свидетельствующий о том, что в данной организации эта графа не заполняется.

Внесение данных в реестр трудовых при увольнении

Двенадцатая и тринадцатая графы заполняются при увольнении работника. В двенадцатой он ставит дату ее выдачи ему, т. е. дату увольнения (последнего дня работы), а в тринадцатой – расписывается в ее получении.

Если в день увольнения выдать трудовую книжку невозможно, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за книжкой. Или можно взять с него согласие на отправление ее по почте (ст. 62 ТК РФ). В названных случаях в двенадцатой и тринадцатой колонках соответственно указываются:

  • дата и номер уведомления (телеграммы или заказного письма), направленного сотруднику;
  • дата отправки с согласия работника по почте.

Дополнительно можно указать номера почтовых квитанций. Они подшиваются в дело в кадровой службе вместе с копиями отправленных работникам уведомлений или сопроводительных писем к высланным трудовым книжкам.

Если в период работы в организации работнику оформлялся вкладыш, то при увольнении он должен расписаться не только за полученную трудовую книжку. Но и за выданный ему вкладыш, т. к. он регистрируется в реестре учета отдельной строкой в момент его заведения.

Читайте также:

Порядок исправления записей в журнале учета трудовых книжек

Журнал ведется в рукописном виде. Естественно, работник кадровой службы, вносящий в нее записи, может допустить ошибку, которую необходимо будет исправить. Однако порядок исправления ошибок нигде не оговорен.

Одним из способов исправления ошибок является зачеркивание одной тонкой чертой прежней информации и внесение новой с пометкой “Исправленному верить” (или “Исправлено в графе № ...”, “Исправлено наименование должности” и т. п.).

Такая запись сопровождается подписью и должна быть датирована работником кадровой службы, внесшим исправление.

Однако, такой способ мало подходит для рассматриваемого документа. Т. к. он требует специально отведенного места для пояснительной надписи, правильной записи и даты, не предусмотренного в нем.

В связи с этим можно взять за основу правила исправления ошибок, применяемые для содержательной части. Ниже ошибочной записи в той же графе сделать пояснение “Запись недействительна” и внести правильную запись (без зачеркивания первичной информации).

Примеры заполнения Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Читайте также:

Требования к книге учета трудовых книжек

Журнал должен отвечать определенным требованиям:

  • желательно переплести в твердую обложку (с прошивкой страниц нитками), т. к. она находится в работе несколько лет, а потом долго хранится в архиве;
  • все страницы должны быть заранее, до начала ее заполнения, пронумерованы;
  • должна быть прошнурована, концы шнура приклеены небольшим листком бумаги к внутренней стороне обложки;
  • журнал должен быть опечатан сургучной печатью или опломбирован (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Сургучная печать должна захватывать часть листа бумаги, выступающие из-под него концы шнура и обложку. Если вместо сургучной печати используется пломба, то она ставится на выступающие из-под бумаги концы шнура.
  • Обращаем ваше внимание на то, что, к сожалению, Правила не предполагают использование в данной книге оттисков печатей организации или отдела кадров. На это есть указания при проверках инспектора Государственной инспекции труда;
  • должна иметь заверительную надпись с указанием цифрами и прописью количества пронумерованных прошнурованных в ней страниц. В соответствии с п. 41 Правил заверяется подписью руководителя организации (а не работника кадровой службы или другого уполномоченного лица).

Пример заверительной надписи:

После полного заполнения начинается ведение нового реестра с очередного порядкового номера. Законченный журнал остается на рабочем месте кадровика и не сдается в архив, т. к. используется при увольнении работников, расписывающихся за полученные ими бланки.

В дальнейшем журнал в общем порядке (по описи) передается на хранение в архив организации. Срок хранения установлен п. “е” ст. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 02.06.00), и составляет 50 лет.

Читайте также:

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль