Книга учета движения трудовых книжек

30460
 Андреева Валентина Ивановна
Кандидат исторических наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской Академии Правосудия.
Не для кого не секрет, что трудовые книжки являются очень важными и ценными документами как для работодателя, так и для сотрудника. Все время, пока человек трудится на благо предприятия, трудовая находится в отделе кадров работодателя. И он несет ответственность за ее сохранность. Для контроля наличия и движения бланков существует такой инструмент, как “Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них”. О ней сейчас и пойдет речь.

Трудовые книжки персонала, вкладыши в них, а также запасные бланки подлежат обязательной регистрации и контролю в соответствии с требованиями п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225 (далее - Правила).

Книга, как форма регистрации трудовых книжек

Учет трудовых книжек осуществляется путем их регистрации в специальной форме. Под регистрацией документов понимается запись данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Это установлено п. 4.1.1 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Минкультуры России от 08.11.05 № 536 и зарегистрированной в Минюсте России 27.01.06 № 7418.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (п. 4.1.2 Типовой инструкции). В процессе регистрации документу присваивается регистрационный номер, и он включается в информационно-поисковую систему компании.

Таким образом, само понятие регистрации документов, юридическое значение этой процедуры и ее роль в делопроизводстве говорят о том, что кадровая служба организации должна вести большое количество регистрационных журналов.

Следует отметить, что, как правило, эти журналы не имеют строго определенной обязательной формы. Однако из этого правила есть исключение, связанное с регистрацией трудовых.

Бланки книжек и вкладышей в них учитываются в соответствующей приходно-расходной книге, ведущейся в бухгалтерии. А заполненные бланки – в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Данный журнал оформляется кадровой службой или ответственным за ведение кадрового делопроизводства (в небольших компаниях).

Форма книги учета трудовых книжекv

Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, включающая 13 граф, была утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69.

До введения в действие новой формы применялась книга, имевшая 14 граф (утверждена в 1974 г.).

Когда следовало начинать применение новой формы – сразу после начала действия новой формы или после окончания ведения старой книги, т. е. после ее полного заполнения?

Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти согласно Указу Президента РФ от 23.05.96 № 763 вступают в силу по истечении десяти дней после дня их официального опубликования. Постановление от 10.10.03 № 69 было официально опубликовано 19.11.03

Этот вопрос до сих пор интересует работников кадровых служб. Чтобы ответить на него, необходимо принять во внимание два следующих фактора.

  • Во-первых, различие между старой и новой формами очень незначительно: вместо двух столбцов (11 и 12) в прежней книге, отражавших в рублях и копейках сумму, полученную с сотрудника за бланк документа при оформлении ее впервые или за бланк вкладыша, в новой книге осталась один столбец(11) – “сумма в рублях”.
  • Во-вторых, рассматриваемая книга имеет существенную особенность, отличающую ее от многих других учетных форм. Книга заполняется не в пределах календарного года, что характерно для большинства регистрационных журналов, а до полного использования всех ее страниц, т. е. обычно ведется на протяжении нескольких лет.

В связи с этим книгу движения ранее утвержденной формы, по нашему мнению, допустимо было не заменять сразу новой, а продолжать ее заполнение до последней страницы.

Посмотрите видео по теме:

Использование книги учета трудовых книжек не установленного образца

Иначе решается вопрос о замене одной формы журнала на другую в том случае, когда в компании велась книга произвольной формы, не соответствующей официально установленной. Такую журнал необходимо “закрыть”, пояснив после последней записи причину прекращения ее ведения. После также указав общее количество зарегистрированных в нем бланков работающих.

Затем следует начать регистрацию трудовых по установленной форме. При этом книга “неправильной” формы ни в коем случае не подлежит уничтожению. Она содержит не только сведения о трудовых ранее принятых сотрудников, но и отметки о получении бланков уволившимися сотрудниками.

В журнал учета движения вносятся:

  • трудовые книжки, переданные в кадровую службу персоналом при оформлении приема на работу;
  • книжки, впервые оформленные работникам в данной организации;
  • вкладыши в трудовые, выданные сотрудникам в период работы в данной компании.

При получении от сотрудника бланка с вкладышем, оформленным на другом предприятии, регистрации подлежит только книжка (т. е. вкладыш отдельной строкой в журнал регистрации не вносится).

Прочитайте полезные статьи по теме:

Заполнение граф книги учета трудовых книжек

При заполнении граф в журнале учета движения трудовых необходимо соблюдать следующие правила.

Дата и номер записи в книге учета движения трудовых книжек

В первую графу журнала вносятся в валовом порядке регистрационные номера, присваиваемые трудовым книжкам и вкладышам (книжки и вкладыши регистрируются подряд).

Во втором, третьем и четвертом столбцах ставится дата (число, месяц, год) приема на работу, заполнения трудовой или вкладыша в нее. Следует заметить, что фактически здесь упомянуты две даты, чаще всего несовпадающие, это объясняется следующим:

  • в ст. 66 ТК РФ говорится о ведении трудовых на сотрудников, проработавших в компании свыше пяти дней;
  • в п. 8 Правил указывается, что оформление трудовой сотруднику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии сотрудника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Таким образом, даты приема на работу и заполнения бланка могут не совпадать. В этом случае представляется более целесообразным вписывать в журнал регистрации дату приема на работу, а не дату заполнения.

Дата обозначается по общему правилу написания дат в служебных документах и регистрационных формах: число и месяц – двумя арабскими цифрами, год – четырьмя (ГОСТ Р 6.30–2003, п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Данные о сотруднике и номер трудовой книжки в журнале учета

В пятую колонку журнала записывается фамилия владельца, а также полностью его имя и отчество (не инициалы).

Серия и номер трудовой или вкладыша заносятся в шестую колонку. При ее заполнении необходимо учитывать особенности бланков трудовых книжек, предъявляемых при оформлении приема на работу или выдаваемых впервые.

Сотрудники старшего возраста могут предъявить трудовые образца 1938 г., в бланках которых нет серии и номера. В таком случае в шестой графе лучше сделать прочерк, чтобы показать отсутствие серии и номера. Пробел в графе может восприниматься как небрежное заполнение журнала регистрации (пропуск информации).

В бланках трудовых книжек и вкладышей в них образца 1974 г. серия обозначалась буквами АТ и римскими цифрами (например, АТ-IV), номер был семизначным. В современных бланках образца 2003 г. серия обозначается только буквами (в книжках – ТК, во вкладышах – ВК) без цифр, номер семизначный. Серия и номер входят также в состав бланков трудовых книжек колхозников.

Следует помнить о том, что при оформлении книжки впервые ее бланк должен быть получен кадровой службой в бухгалтерии организации.

Используемый бланк должен быть оприходован (зарегистрирован) в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее с указанием его серии и номера (п. 42 Правил). Недопустимо использование не оприходованных бухгалтерией бланков, серии и номера которых не значатся в приходно-расходной книге.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Должностная функция в книге учета трудовых книжек

В седьмую графу вносится должность (профессия, специальность) сотрудника. Она должна соответствовать штатному расписанию компании. Сначала указывается в в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ). А затем в трудовой книжке и во всех первичных учетных документах по учету труда и его оплаты:

  • в приказе о приеме на работу,
  • в табеле учета рабочего времени,
  • в личной карточке работника Т-2.

Вместо должности (профессии, специальности) может быть указана конкретная трудовая функция (ст. 57 ТК РФ).

Наименование структурного подразделения предприятия, в которое принят сотрудник, вносится в восьмую колонку. Если организация имеет сложную структуру указывается и вышестоящее подразделение, в состав которого оно входит данный отдел. Например: отдел маркетинга, сектор рекламы.

В девятую графу вписывается дата и номер распорядительного документа (приказа, распоряжения) или иного решения нанимателя на основании которого произведен прием работника. Например, протокола общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью.

Необходимо отметить, что девятая колонка заполняется только при регистрации бланков (как предъявленных персоналом, так и оформляемых впервые). При регистрации вкладышей никаких ссылок на приказы (распоряжения) быть не может, поэтому в данном случае в девятой колонке можно поставить прочерк.

Порядок возложения на работника ответственности за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек – см. “Справочник кадровика” № 5, 2004

Подпись ответственного лица в книге учета движения трудовых книжек

В десятой колонке ставится личная подпись (собственноручная роспись) специалиста кадровой службы, принявшего у сотрудника трудовую или оформившего ее впервые. Напомним, что в соответствии с п. 45 Правил ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

При регистрации вкладыша в 10-й графе ставится личная подпись сотрудника кадровой службы (несмотря на то, что в наименовании колонки говорится только о расписке ответственного лица, принявшего заполнившего трудовую книжку).

Содержание одиннадцатой графы показывает, какая сумма (в руб.) была уплачена работником за бланк. В Правилах эта сумма не установлена, однако в п. 47 Правил указано, что при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется расходами на ее (или его) приобретение.

Таким образом, данная колонка заполняется только при регистрации книжек, оформленных впервые, или при регистрации выданных персоналу вкладышей. Представляется целесообразным в остальных случаях, т. е. при регистрации предъявляемых работниками трудовых, ставить в этой колонке прочерк, показывая, что деньги с таких сотрудников не взимались.

Если компания считает возможным выдавать своим работникам бланки трудовых книжек и вкладышей в них безвозмездно, закрепив это положение в Правилах внутреннего трудового распорядка, то в одиннадцатой графе также можно поставить прочерк, свидетельствующий о том, что в данной организации эта графа не заполняется.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Данные в книге учета движения трудовых книжек при увольнении

Двенадцатая и тринадцатая графы заполняются при увольнении работника. В двенадцатой он ставит дату выдачи ему трудовой, т. е. дату увольнения (последнего дня работы), а в тринадцатой – расписывается в ее получении.

Если в день увольнения выдать трудовую книжку невозможно по причине отсутствия работника или его отказа от получения книжки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по почте (ст. 62 ТК РФ). В названных случаях в двенадцатой и тринадцатой колонках журнала учета соответственно указываются:

  • дата и номер уведомления (телеграммы или заказного письма), направленного сотруднику;
  • дата отправки с согласия работника трудовой книжки по почте.

Дополнительно можно указать номера почтовых квитанций, которые подшиваются в дело в кадровой службе вместе с копиями отправленных работникам уведомлений или сопроводительных писем к высланным трудовым книжкам.

Если в период работы в организации работнику оформлялся вкладыш, то при увольнении он должен расписаться не только за полученную трудовую книжку, но и за выданный ему вкладыш, т. к. он регистрируется в книге учета отдельной строкой в момент его заведения.

Порядок исправления записей в книге учета трудовых книжек

Журнал ведется в рукописном виде. Естественно, работник кадровой службы, вносящий в нее записи, может допустить ошибку, которую необходимо будет исправить. Однако порядок исправления ошибок нигде не оговорен.

Одним из способов исправления ошибок в рукописных документах и регистрационных формах является зачеркивание одной тонкой чертой прежней информации и внесение новой с пометкой “Исправленному верить” (или “Исправлено в графе № ...”, “Исправлено наименование должности” и т. п.).

Такая запись сопровождается подписью и должна быть датирована работником кадровой службы, внесшим исправление.

Однако, такой способ мало подходит для рассматриваемого документа, т. к. он требует специально отведенного места для пояснительной надписи, правильной записи и даты, не предусмотренного в нем.

В связи с этим можно взять за основу правила исправления ошибок, применяемые для содержательной части трудовой книжки. Ниже ошибочной записи в той же графе сделать пояснение “Запись недействительна” и внести правильную запись (без зачеркивания первичной информации).

Примеры заполнения Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них: рекомендации по ведению

Увеличить изображение

Прочитайте полезные статьи по теме:

Требования к книге учета трудовых книжек

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна отвечать определенным требованиям:

  • желательно переплести в твердую обложку (с прошивкой страниц нитками), т. к. она находится в работе несколько лет, а потом долго хранится в архиве;
  • все страницы должны быть заранее, до начала ее заполнения, пронумерованы;
  • должна быть прошнурована, концы шнура приклеены небольшим листком бумаги к внутренней стороне обложки;
  • книга должна быть опечатана сургучной печатью или опломбирована (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Сургучная печать должна захватывать часть листа бумаги, выступающие из-под него концы шнура и обложку. Если вместо сургучной печати используется пломба, то она ставится на выступающие из-под бумаги концы шнура.
    Обращаем ваше внимание на то, что, к сожалению, Правила не предполагают использование в данной книге оттисков печатей организации или отдела кадров. На это есть указания при проверках инспектора Государственной инспекции труда;
  • должна иметь заверительную надпись с указанием цифрами и прописью количества пронумерованных прошнурованных в ней страниц. В соответствии с п. 41 Правил заверяется подписью руководителя организации (а не работника кадровой службы или другого уполномоченного лица).

Пример заверительной надписи:

Пример заверительной надписи

Увеличить изображение

После полного заполнения начинается ведение новой книги с очередного порядкового номера. Законченный журнал остается на рабочем месте кадровика и не сдается в архив, т. к. используется при увольнении работников, расписывающихся за полученные ими трудовые.

В дальнейшем книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в общем порядке (по описи) передается на хранение в архив организации. Срок хранения установлен п. “е” ст. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 02.06.00), и составляет 50 лет.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль