Портал о кадровом деле и делопроизводстве, управлении персоналом

Электронные трудовые книжки с 2020 года

5 ноября 2019
642
Средний балл: 0 из 5

Кадровый документооборот становится цифровым, и подготовительные процессы уже идут полным ходом. Когда же стартует введение электронных трудовых книжек? Как это будет происходить? Почему цифровой учет лучше? Разберем одну из самых горячих для кадровиков тем подробно.

Когда введут электронные трудовые книжки

Процесс ввода цифровых трудкнижек постепенный, он стартует с 1 января 2020 года. Кадровики должны будут передавать в ПФР данные о рабочей деятельности застрахованных граждан. Так будет формироваться единая база, где каждая запись — аналог трудкнижки. Одновременно надо выполнять все стандартные процедуры с бумажными документами.

Да, это двойная работа. Но это позволит провести замену трудовых книжек на электронные максимально спокойно, без потрясений для трудящихся и кадровиков.

Скачать документы из статьи
Образец заявления о сохранении бумажной ТКПодготовлен экспертами сайта

Да, это двойная работа. Но это позволит провести замену трудовых книжек на электронные максимально спокойно, без потрясений для трудящихся и кадровиков.

Электронная трудкнижка — это не физический объект. Фактически, это запись в глобальной базе данных, которую формирует Пенсионный фонд. Сведения надежно защищены от утраты, несанкционированных изменений и взлома.

Суть перехода в том, чтобы работодатели передавали сведения об этапах работы граждан напрямую в ПФР, минуя бумажный вариант. Это поможет сделать учет стажа более удобным и уйти от основных проблем, связанных с классическими трудовыми:

  • Люди их теряют или портят так, что приходится оформлять дубликат. Сейчас это долгий и трудоемкий процесс.
  • Бумажные трудкнижки могут подделывать. На средства защиты и борьбу с фальсификациями уходит немало государственных денег.

Как правильно перейти на электронный формат? Прочитайте ответы на вопросы коллег, которые подготовила редакция журнала "Справочник кадровика". Разберетесь в сути изменений, подготовите к ним руководителя и сотрудников. Скачайте пошаговую инструкцию и памятку для работников.

Закон о переходе на электронные трудовые книжки

О предстоящей замене трудовых книжек на электронные стало известно еще летом 2018-го: Дмитрий Медведев говорил об этом на заседании кабмина. В 2019-м у электронных трудовых книжек появилась законодательная база: Госдума получила на рассмотрение законопроект №748744-7 о внесении изменений в закон о персонифицированном учете граждан (ФЗ №27 от 01.04.1996).

Согласно этому проекту, с 1 января 2021 года:

  • Сотрудникам, которые впервые устраиваются на работу, перестанут заводить бумажные трудкнижки.
  • Вести трудовые обычным способом будут только тем, кто за 2020-й год подаст соответствующее заявление. Остальным выдадут на руки их экземпляры.

Также подготовлены законопроекты о внесении изменений в Трудовой кодекс и КоАП. Итак, последние новости об электронных трудовых книжках таковы:

  • Законопроект №748744-7 одобрен Госдумой в первом чтении 17.09.2019.
  • На рассмотрении находятся законопроекты №№ 748684-7 и 748758-7.
  • С 1 января 2020 года работодатели-страхователи обязаны передавать в ПФР данные о рабочей деятельности своих застрахованных сотрудников. Эти сведения попадают в новый раздел персонального лицевого счета «Сведения о ТД».

Админнаказания и штрафы за ошибки при передаче данных в ПФР уже предусмотрены. Отнеситесь внимательно к новому отчету СЗВ-ТД. Первый раз его надо сдать 17 февраля — за январь 2020-го.

Электронные трудовые книжки — как их будут внедрять в кадровую практику

Шаг 1. Подготовка

Этот этап практически завершен. В 2019 году для перехода на электронные трудовые книжки подготовлены и рассмотрены законопроекты, подготовлена документальная база, разработаны технические средства сбора, хранения и защиты информации.

Практические советы. Внесите изменения в ЛНА, дополните их пунктами об электронном учете. Проинформируйте работников о предстоящем переходе. Законопроектом №748684 предусмотрено, что это надо сделать письменно. Этот пункт, скорее всего, останется, ведь первое чтение позади. Можете заранее разработать свои шаблоны или воспользоваться нашими.

Электронные трудовые книжки с 2020 года

Рекомендуем не ограничиваться сухим информированием, а объяснить, что новый учет будет надежным и удобным. Так переход пройдет спокойнее.

Шаг 2. Учет в двух форматах

В 2020 году вы должны вести бумажные трудкнижки как обычно. Заводить новые тем, у кого первое трудоустройство, — тоже. Одновременно надо ежемесячно отчитываться о вехах деятельности застрахованных работников в ПФР.

Практические советы. При трудоустройстве напоминайте людям о введении нового формата, информируйте о возможности написать заявление на бумажное ведение в 2021 году. Помните: чем меньше людей напишет заявление, тем меньше двойной работы будет у вас в будущем. Поэтому изучите сами и разъясните работникам своей компании особенности ведения электронных трудовых книжек. Объясните, почему цифровой формат лучше. При увольнении выдавайте форму СЗИ-ТД.

Шаг 3. Ведение трудовых книжек в электронном виде

Этот этап стартует в 2021 году. С этого момента дублировать учет на бумаге нужно только для тех, кто написал заявление в 2020-м. Заводить новичкам бумажные экземпляры не надо. При этом сообщать о событиях ТД в ПФР нужно будет не раз в месяц, а на следующий день.

Практические советы. При трудоустройстве принимайте у новичков бумажные трудкнижки или выписки от прежнего работодателя по форме СЗИ-ТД.

Вот что нужно сделать уже сейчас, до начала цифровой кадровой эры:

  • Подготовьте приказ о назначении ответственного за электронный учет труддеятельности. Это может быть тот же кадровик, который ведет бумажные документы.
  • Убедитесь, что компания имеет техническую базу для передачи электронных данных в ПФР. Если нет — запланируйте и проведите мероприятия по оснащению.
  • Определите механизм приема заявлений от работников (подготовьте электронную почту, шаблоны заявлений и оповещений). Если нужно — назначьте ответственного за обработку этих заявлений.
  • Дополните коллективный договор и ЛНА пунктами об учете ТД в цифровом виде.

Когда вы думаете, что договорились с работником, но на самом деле нажили себе проблем>>>

Как вести электронные трудовые книжки

Поскольку цифровая трудкнижка — это запись базы данных, как-то специально ее вести не нужно. Главное — вовремя сдавать в ПФР отчет о трудовой деятельности работников по новой форме СЗВ-ТД.

В отчет пенсионному фонду надо включать не только тех, с кем оформлен трудовой договор, а и тех, кто оказал услуги по гражданско-правовому соглашению.

При увольнении вы должны выдать работнику справку СЗИ-ТД со сведениями о его трудовой деятельности в вашей компании.

Во время обучения по программе профессиональной переподготовки "Организация работы с персоналом" вы узнаете, как оформлять кадровую документацию по новым правилам, как оценивать кандидатов и принять на работу нового сотрудника, как внедрять профстандарты и что делать, если квалификация работников не соответствует их требованиям, и многое другое. После завершения учебного курса вас ждет официальный диплом.

Перечень сведений, которые будут содержаться

В цифровом виде трудкнижки будут содержать почти те же сведения, что и бумажные. По каждому месту работы:

  • Название организации.
  • Дата трудоустройства.
  • Должность и специальность.
  • Данные о переводах, изменениях квалификации. С датами и основаниями.
  • Дата увольнения и основание для расторжения трудового договора.

Если в вашей компании меньше 25 застрахованных работников, можете подавать отчет в ПФР на бумаге. Но лучше, все-таки, привыкать к цифровому документообороту.

Как без последствий и незаметно исправить любую ошибку в кадровых документах>>>

Преимущества электронной трудовой книжки

Сейчас может показаться, что впереди у кадровиков — море двойной работы и волнений. Это не так.

Период работы в двух форматах продлится всего год, а после его завершения работать с данными по ТД станет намного проще. Совсем как в старом мультфильме: «Лучше день потерять, потом за пять минут долететь». Обработка информации будет занимать меньше времени, а об ужасах мероприятий по восстановлению записей в трудкнижке можно будет совсем забыть.

Вот лишь ключевые достоинства цифрового учета:

  • Вы или ваши сотрудники не сможете потерять трудовую книжку. За хранение цифровых данных отвечает ПФР.
  • Гражданам больше не придется тратить время на сбор документов от прежних работодателей, чтобы подтвердить стаж.
  • Как кадровый специалист, вы будете свободны от обязательств по получению, учету, решению вопросов оплаты и другой строгой отчетности за бланки трудовых.
  • Спорных вопросов о невыдаче трудовой при увольнении станет намного меньше.
  • Исчезнут штрафы за неправильное оформление трудкнижек.

Оформить подписку
logo
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
×
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.