Порядок доступа к архивным документам по личному составу и их использование

Одной из важнейших задач деятельности архивов организаций является использование содержащейся в архивных документах информации для обеспечения законных прав и интересов граждан.

Пользование архивными документами

В соответствии с ч. 3 ст. 26 Федерального закона от 22.10.04 № 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” (далее – Закон об архивном деле) государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством РФ.

Согласно ст. 24 Закона об архивном деле доступ к архивным документам, в т. ч. и по личному составу, обеспечивается путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств, а также подлинников и (или) копий необходимых ему документов.

При этом следует помнить, что документы по личному составу содержат конфиденциальную информацию, т. е. информацию строго ограниченного и регламентированного доступа. Ведь в них содержатся персональные данные работников: биографические сведения, образование, специальность, занимаемая должность, наличие судимости, адрес места жительства, домашний телефон, состав семьи, место работы или учебы членов семьи и родственников, характер взаимоотношений в семье, размер заработной платы, содержание трудового договора, содержание декларации, подаваемой в налоговую инспекцию, и т. д.

В соответствии со ст. 11 Федерального закона от 20.02.95 № 24-ФЗ “Об информации, информатизации и защите информации” не допускается использование и распространение информации, содержащей персональные данные физического лица, без его согласия, кроме как на основании судебного решения. Юридические и физические лица, владеющие информацией о гражданах и использующие ее, несут ответственность за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации.

К пользователям архивными документами, содержащими персональные данные, принадлежат физические и юридические лица, которые на законных основаниях обращаются за информацией. К физическим лицам относятся бывшие работники организации, а также обращающиеся по их просьбе родственники или доверенные лица. К юридическим лицам – пенсионные, правоохранительные органы, органы статистики государственной власти, местного самоуправления, налоговые инспекции, страховые агентства, туристические и гостиничные фирмы и другие организации, которым законодательством предоставлено право получать подобную информацию.

Изъятие подлинника

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций допускается изъятие архивных дел и выдача владельцам или их родственникам подлинных личных документов: трудовых книжек, свидетельств об окончании учебных заведений, аттестатов об образовании, удостоверений и т. п. Подлинные личные документы выдаются заявителям по их письменным запросам с разрешения руководителя организации под расписку. При этом заявитель обязан предъявить паспорт или иной документ, подтверждающий его личность. В случае обращения за документами родственного лица оно также обязано представить документы, подтверждающие степень родства. Доверенному лицу выдаются на руки подлинные документы на основании нотариально заверенной доверенности.

На место изъятого документа в дело помещается справка о его выдаче, копия выданного документа, а в учетных документах (описи) делаются отметки об изъятии, указываются номер, дата и название документа – основания для изъятия (заявление, запрос), а также расписка получателя документа.

Получатель подлинного личного документа должен расписаться на обороте копии личного документа, остающейся в архиве организации. При этом в расписке указываются его паспортные данные.

В соответствии с законодательством РФ органами правопорядка из архива также могут быть изъяты подлинные архивные документы.

В этом случае на место изъятого документа в дело помещается справка о выдаче и снятая с него копия. В учетных архивных документах делается отметка об изъятии, указываются номер, дата и название документа – основания для изъятия, а также расписка получателя документа (при личной передаче). В дальнейшем работники архива обеспечивают контроль возврата изъятых документов.

В соответствии со ст. 12 Закона об архивном деле изъятие архивных документов, не предусмотренных федеральными законами, запрещается.

Выдача архивных справок, копий и выписок

Архивные справки, выписки и копии выдаются на основании письменных запросов соответствующих организаций (как правило, связанных с пенсионным обеспечением граждан), а также граждан – бывших сотрудников данной организации. В запросе излагаются: суть запроса; полностью фамилия, имя, отчество обращающегося; его адрес, контактные телефоны, а также проставляется дата запроса и личная подпись обратившегося.

В запросе о подтверждении трудового стажа необходимо указать полное наименование организации и структурного подразделения, где работал заявитель, занимаемую должность, а также период его деятельности в данной организации. Если необходимо получить сведения о заработной плате, то требуется указать, за какой период. Если заявитель в период, за который запрашиваются сведения, носил другую фамилию, то это тоже необходимо отразить в запросе.

Если запрос или заявление содержит не все данные, необходимые для наведения справки, в адрес заявителя направляется письмо с просьбой сообщить те или иные дополнительные сведения.

Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по архивным документам не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением заявителя.

Архивные справки составляются на общих бланках организаций с обозначением названия вида документа – “Архивная справка”.

Архивные справки составляются на основе подлинных документов или их заверенных копий (в случае отсутствия подлинников). В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения из этих документов в хронологической последовательности событий. Выдержки из документов заключаются в кавычки, названия организаций, подразделений при первом упоминании приводятся полностью.

Несовпадения, расхождения, неточности, в т. ч. биографического характера, включаются в архивную справку в том виде, в каком они значатся в документах и оговариваются словами в скобках (“Так в документе”).

В случае возникновения сомнений в достоверности отдельных сведений подлинного документа, например в тексте встречаются исправления, подчистки, в скобках также необходимо привести примечание (“В тексте неразборчиво”).

В тексте архивной справки не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию использованных документов.

После текста справки помещается основание, которое включает в себя архивные шифры использованных документов: номер описи, номер дела и номера листов.

Архивная справка подписывается ответственным за архив и руководителем организации и заверяется гербовой печатью. При составлении справки на нескольких листах должен быть заверен каждый лист. Первый экземпляр архивной справки выдается на руки заявителю, второй – хранится в делах архива в соответствии с номенклатурой дел. Пример оформления архивной справки дан в приложении 1.

Помимо архивных справок по запросам граждан и учреждений выдаются архивные копии и архивные выписки из документов.

Машинописные, электрографические архивные копии и выписки изготавливаются на бланке письма организации с указанием названия документа: “Архивная копия”, “Архивная выписка”. При изготовлении ксерокопий документов бланк организации не используется.

На архивных копиях, изготовленных электрографическим методом, поисковые данные проставляются сразу же после окончания текста документа или (в случае отсутствия свободного места) на обороте каждого листа на расстоянии не более 1 см от его верхнего поля. Если копия или выписка занимают более одного листа, архивный шифр проставляется на обороте каждого листа. Все листы архивной копии или выписки должны быть скреплены (прошиты), пронумерованы и на месте скрепления заверены печатью. Заверенная гербовой печатью подпись руководителя организации может проставляться как на каждом листе копии, выписки, так и на последнем листе копии, выписки – на месте скрепления листов.

Архивные выписки делаются, как правило, в том случае, если необходимые сведения содержатся в объемном документе и только часть его относится к содержанию запроса. В этом случае делаются извлечения из этого документа.

В архивной выписке (приложение 2) необходимо указать название документа, его номер и дату. Начало и конец каждого извлечения из документа, а также пропуски в тексте документа отдельных слов обозначаются многоточием. Если в отдельных частях текста документа имеются неразборчиво написанные слова, исправления автором, а также места, неподдающиеся прочтению вследствие физического или химического повреждения документа, то в скобках делаются соответствующие оговорки, например: “Так в тексте оригинала”, “Так в документе”, “Далее неразборчиво” и т. п.

Архивные копии и архивные выписки выдаются пользователям архивными документами вместе с сопроводительным письмом, подписанным руководителем организации.

При отсутствии в архиве документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке организации составляется ответ с изложением причин отсутствия документов, содержащих запрашиваемые сведения, и даются необходимые рекомендации.

В случае утраты документов, содержащих запрашиваемые сведения, организация выдает справку о причинах их утраты. Текст письма должен быть заверен печатью организации.

Архивные справки, выписки и копии, а также подлинные документы выдаются заявителям или их родственникам, доверенным лицам на руки под расписку по предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность. Доверенные лица при получении подлинного личного документа должны предъявить заверенную доверенность.

Получатель архивной справки или подлинного личного документа должен расписаться на копии справки или на обороте копии личного документа, остающейся в архиве, с указанием в расписке своих паспортных данных.

Архивные справки, архивные выписки и копии могут доставляться заявителю по почте простым или заказным письмом, подлинные личные документы – ценным письмом.

Выданные архивные справки, копии и выписки из документов регистрируются в журнале по форме, данной в приложении 3.