Как правильно оформить и вести личное дело сотрудника

Обязательно ли вести личные дела работников

Личное дело – это подборка документов, содержащих сведения о трудовой деятельности сотрудника. Его ведут с целью систематизации имеющихся данных, обобщения информации в одном месте. Однако это не обязательно выполнять в отношении всех категорий персонала.

Обязательное ведение личных дел работников предусмотрено, например, на государственной гражданской службе в соответствии со ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В негосударственных компаниях обязательность и порядок ведения определяет сам работодатель.

На предприятиях личные дела целесообразно вести на следующие основные категории работников:

• руководители – глава предприятия, его заместители, помощники;
• руководители структурных подразделений и их заместители;
• главные (ведущие) специалисты;
• работники, на которых возложена полная материальная ответственность;
• работники, включенные в кадровый резерв для выдвижения на наиболее важные должности;
• работники, обеспечивающие функционирование аппарата управления деятельностью предприятия.

Однако во многих организациях такие подборки заводятся на весь персонал независимо от статуса и выполняемой работы (включая технический персонал), так как удобно иметь информацию о каждом сотруднике в одном месте.

Что должно быть в личном деле сотрудника в 2024 году

Перечня документов сотрудников, которые можно хранить в отделе кадров, закон не содержит. Он называет только трудовую книжку. Вести и хранить книжку — обязанность кадровика, пока сотрудник не выберет сведения о трудовой деятельности в электронной форме.

Закон о защите персональных данных требует, чтобы работодатель обрабатывал только такую информацию о сотруднике, которая обязательна для трудовых отношений. То есть сведения, которые нужны компании, чтобы:

• соблюдать законы и иные нормативные акты;
• содействовать работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе;
• обеспечивать личную безопасность работников и сохранность имущества;
• контролировать количество и качество работы.

Не храните в деле копии личных документов работника, которые он предоставил при приеме: паспорта, военного билета, документов о семейном положении, образовании и т.п. Если проверяющие из Роскомнадзора обнаружат их в личном деле, компанию оштрафуют на 100 тысяч рублей по ч. 1 ст. 13.11 КоАП, поскольку хранение выполняется уже после того, как достигнута цель обработки персданных. Без опасений допустимо хранить в отделе кадров те документы, которые работник заполнил сам, даже если они содержат биографические данные. Первыми документами в папке будут: анкета, согласие на обработку персональных данных, обязательство о неразглашении конфиденциальных сведений, лист ознакомления с локальными нормативными актами, трудовой договор и копия приказа о приеме на работу.

По каждому документу, который вы получили от сотрудника, задайте себе два вопроса. К копиям это тоже относится.

1. Зачем нам нужен этот документ? Можно ли обойтись без него, когда оформляем кадровую документацию, предоставляем сотруднику гарантии и компенсации? Может быть, эти сведения уже есть и их достаточно?

2. Как долго нам нужен этот документ? Может быть, мы все уже выполнили, предоставили сотруднику и больше он не требуется?

Если ответили «да» хотя бы на один из вопросов, верните сотруднику документ или уничтожьте его.

Новые штрафы за персональные данные. Что сделать кадровикам, чтобы компания не потеряла полмиллиона

Оформление личного дела

Документы собирают, как правило, в отдельной папке на каждого сотрудника. Это самая удобная форма систематизации персональных данных. Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу работника персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах.

Все бумаги поместите в скоросшиватель, на обложке которого проставьте присвоенный порядковый номер. Под этим номером личное дело зарегистрируйте в книге (журнале) учета. После увольнения оно изымается из скоросшивателя, оформляется для передачи в архив организации и сдается на хранение.

Титульный лист личного дела следует оформить по установленной форме (приложение 3). Он содержит обязательные реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс, архивный шифр, номер, заголовок. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома выносят общий заголовок и заголовок каждого тома. Подлинность документов в заголовке не оговаривается.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами, или при передаче в другую организацию (структурное подразделение) на обложке нужно дописать новое наименование, а прежнее заключить в скобки.

На титульном листе арабскими цифрами укажите крайние даты дела – обычно это даты подписания приказа о приеме и об увольнении работника. Если в состав вносят документы (приложения и т.п.), дата которых не совпадает с датой дела, то под ней с новой строки делается запись об этом: «В деле имеются документы за ... год (ы)».

Обязательные реквизиты обложки – количество листов, которое проставляют на основании листа-заверителя (заверительной надписи), а также срок хранения личного дела. В случае постоянного срока хранения укажите: «Хранить постоянно».

Ведение личных дел работников в 2024

В течение трудовой деятельности личное дело работника может дополняться следующими документами:

• экземплярами дополнительных соглашений к трудовому договору (или их копиями), уведомлениями об изменении условий трудового договора по инициативе работодателя;
• копиями приказов о переводе на другую работу, о поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий;
• копиями объяснительных и докладных записок, заявлений работника по различным вопросам;
• материалами аттестаций (если они проводятся);
• результатами обязательных периодических медицинских осмотров (обследований);
• послужившими основанием к изданию приказа о прекращении (расторжении) трудового договора, копией приказа о прекращении трудового договора;
• другими, связанными с работой.

Гид по кадровым документам: как оформлять и сколько хранить

Документы располагайте в хронологическом порядке. Помимо перечисленных, можно включать и некоторые другие, например, о прохождении конкурса на замещение вакантной должности, о награждении, присвоении почетных званий, вручении грамот и т.д.).

Кроме того, в личное дело помещается (но при этом не подшивается) фотография сотрудника установленного в организации формата (обычно 4 х 6 см). На обороте фотографии укажите фамилию, имя, отчество. Рекомендуется обновлять фотографии не реже одного раза в пять лет или же по достижении возраста 20 и 45 лет.

Все изменения следует отражать в отдельных, дополнительных листах. Обычно они имеют табличную форму и разрабатываются по усмотрению работодателя. Каждый раз после внесения очередного изменения сотрудник кадровой службы подписывает дополнение к личному листку по учету кадров.

Если на бланке не остается места для внесения последующих изменений, заполняют следующий аналогичный бланк. Обязательно ставьте отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел работников с датой и подписью.

• Срок хранения личных дел уволенных сотрудников

• Кадровое делопроизводство «с нуля»

Положение о ведении личных дел работников

При наличии в вашей организации Инструкции по кадровому делопроизводству отдельный ее раздел можно посвятить порядку ведения личных дел сотрудников. Такой раздел может быть включен и в состав других локальных актов, регламентирующих порядок оформления и хранения кадровой документации.

Некоторые работодатели предпочитают разработать отдельное Положение о ведении личных дел, учитывающее все нюансы. Независимо от выбранной формы следует уточнить:

• категории работников, на которых ведутся личные дела (будут это все сотрудники организации или, например, только менеджеры всех звеньев управления);
• способ формирования, состав, в том числе с указанием на то, какие документы подшиваются в оригиналах, а какие в копиях;
• перечень лиц, ответственных за ведение и хранение;
• порядок ведения;
• порядок ознакомления работников;
• порядок хранения после увольнения работника;
• другую информацию.

Срок хранения личного дела работника

Личные дела работающих сотрудников хранят в отделе кадров в металлических шкафах или сейфах, а уволившихся – передают в архив.

Срок хранения личных дел руководителей и работников составляет:

• 75 лет, если они закончены делопроизводством до 1 января 2003 года;
• 50 лет, если они закончены делопроизводством после 1 января 2003 года.

Личные дела сотрудников на госслужбе, которая не является государственной гражданской службой, следует хранить 75 лет, независимо от даты их создания (ст. 22.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, ст. 445 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Передача личного дела в архив

Прежде всего, со всех документов следует удалить скрепки, затем нужно подшить их на четыре прокола в твердую обложку или переплести. Важно сделать это так, чтобы можно было свободно прочитать текст и реквизиты. В начало личного дела подшейте бланк внутренней описи, а в конец – лист-заверитель дела.

На обложке личного дела укажите дату его окончания и количество листов. Учитывать нужно все листы, включая опись и лист-заверитель (п. 4.21 Правил, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526). Также на обложке отметьте срок хранения личного дела.

Читайте также:

• Будущее кадровой работы. Что изменить в компании, чтобы не отстать на десять лет
• Пункты трудового договора, о которых забывают. Когда маленькая ошибка обернется штрафом