Кадровое делопроизводство и документы

Кадровое делопроизводство реализуется во всех структурных подразделениях организации. Особое внимание уделяется организации работы с документами по личному составу, ведь любой кадровый документ имеет юридическую ценность.

Кадровые документы содержат очень важную информацию, поэтому вести кадровое делопроизводство в организации просто необходимо. С помощью кадровых документов работодатель может доказать свою позицию в суде.

Все кадровые документы должны по своему составу, правилам составления, оформления, хранения соответствовать правилам, нормативам, рекомендациям, установленным законом.

В этой рубрике вы найдете подробные инструкции по ведению и организации кадрового делопроизводства и примеры заполнения кадровых документов. 

Кадровое делопроизводство - это один из видов деятельности, который ведется в любой организации. Как понятно из названия, речь идет о создании и ведении различных документов, связанных с наемным персоналом – кадрами. Различные аспекты кадрового учета, движения персонала и управления им, а также учет отработанного времени, традиционно входит в сферу кадрового делопроизводства. Для тех, кому предстоит организовать кадровое делопроизводство с нуля, в этой статье предложены пошаговые инструкции.

Образец внесения в трудовую книжку записей о приеме на работу

Образец внесения в трудовую книжку записей о приеме на работу

Значение кадровых документов

Кадровые документы  - это документы не просто фиксирующие движение персонала в организации. Каждый из них имеет определенную юридическую силу. И прежде всего, определяет и фиксирует права и обязанности сотрудников. При возникновении различных спорных ситуаций кадровые документы будут служить доказательством правоты работодателя. Например, правила рабочего распорядка позволят обосновать  применение дисциплинарного взыскания за допущенное сотрудником нарушение. А при отказе не подходящему кандидату в приеме на работу будет полезно сослаться на существующую должностную инструкцию.

Но одним только подтверждением или опровержением определенных юридических фактов значение кадрового делопроизводства не ограничивается. Своевременное и полное ведение всей необходимой документации по работникам дает возможность принимать обоснованные управленческие решения, что приводит к повышению эффективности работы, а значит и к увеличению прибыли компании. Выявить «слабые места», сформировать резерв управленцев, организовать обучение и аттестацию сотрудников – все это позволяет сделать кадровая документация, если она ведется по всем правилам.

В кадровых документах организации отражается отработанное сотрудниками время. Его учет  - прямая обязанность работодателя, установленная ч. 3 ст. 91 ТК РФ. Ведение табеля позволяет соблюсти права работников на оплату их труда. А также получить различные налоговые преференции работодателю. Кадровый документ в данном случае служит подтверждением обоснованности произведенных компанией расходов.

Образец штатного расписания

Образец штатного расписания

Правовые основы кадрового делопроизводства

Прежде чем браться за организацию кадрового делопроизводства, необходимо изучить ряд законодательных актов. Главным из них, безусловно, будет Трудовой кодекс. Именно в нем содержатся основные требования, касающиеся как номенклатуры нормативных кадровых документов, так и порядка принятия и оформления.

Кроме того, не лишним будет умение ориентироваться в следующих законах:

  • «О персональных данных» № 152-ФЗ от 27.07.2006 г.;
  • «О коммерческой тайне» № 98-ФЗ от 29.07.2004 г.;
  • «Об обязательном социальном страховании» № 255-ФЗ от 29.12.2006 и № 125-ФЗ от 24.07.1998 г.
  • «О пенсионном обеспечении» № 166-ФЗ от 15.12.2001 г.;
  • «Об архивном деле» № 125-ФЗ от 22.10.2004 г.

Ответственному за ведение кадрового делопроизводства сотруднику  потребуется знать стандарт оформления документации ГОСТ Р 6.30-2003 и Постановление Правительства «О трудовых книжках» № 225 от 16.04.2003, а также инструкции по их заполнению. Ну и, разумеется, такой работник должен иметь навыки работы с современными правовыми справочными системами, чтобы при необходимости найти там нужный нормативный акт или форму документа.

Приказ о приеме на работу: образец заполнения

Приказ о приеме на работу: образец заполнения

Обязательные документы по кадровому делопроизводству

Весь перечень документов кадрового делопроизводства можно разделить на обязательные и рекомендуемые. Для большей части обязательных документов существуют их унифицированные формы. Это, по сути, шаблоны, в которые предстоит заполнить сотруднику, отвечающему за кадровый учет. Формы эти разработаны и утверждены Госкомстатом РФ (ныне – Росстат), применяются во всех организациях, независимо от их формы. Так что даже начинающим кадровикам не придется «изобретать велосипед».

К обязательным документам кадрового делопроизводства относятся:

  • штатное расписание (форма Т-3);
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение о защите персональных данных;
  • трудовые договоры;
  • личные карточки (форма Т-2);
  • приказы о приеме, переводе, увольнении, отпуске (формы Т-1, Т-5, Т-6, Т-8);
  • график отпусков (форма Т-7);
  • табель учета времени (форма Т-13);
  • трудовые книжки;
  • должностные инструкции;
  • локальные документы по охране труда (ими может заниматься не кадровая служба, а особый сотрудник или подразделение).       

Это кадровые документы, которые должны быть в организации в 2017 г. для запуска кадрового делопроизводства с нуля. В дальнейшем потребуется лишь правильно и своевременно заполнять необходимые документы, вносить в них исправления и дополнения и организовать хранение и уничтожение.

На деле,  этот перечень минимально необходимой документации окажется несколько больше. Добавятся, например, договоры о полной материальной ответственности, график смен, журналы учета и движения трудовых книжек и т.д. На каждого работника потребуется вести личное дело. Но это уже после того, как будут созданы и утверждены документы из обязательного перечня.

Личная карточка работника: образец заполнения

Личная карточка работника: образец заполнения

Кадровое делопроизводство с нуля

Для того, чтобы организовать кадровое делопроизводство с нуля в 2017 г. потребуется последовательно выполнить ряд организационных этапов.

Шаг 1. Подготовка необходимого. Для того, чтобы работа по организации делопроизводства не стопорилась из-за пустяков, нужно заранее позаботится о достаточном количестве шкафов, столов, оргтехники и канцелярских принадлежностей, бумаги, бланков и пр. учитывая, что большая часть делопроизводства сейчас ведется в электронном виде, стоит заранее побеспокоиться о приобретении кадровых программ, а также одной из справочных правовых систем. Это позволит кадровику быть в курсе последних изменений трудового законодательства, а также облегчит доступ ко всей кадровой документации, ведущейся в электронном виде. Выбор необходимого программного обеспечения сегодня достаточно широк. Потребуется также сейф, где закон обязывает хранить трудовые книжки сотрудников и чистые бланки.

Шаг 2. Оформление директора. От имени работодателя на любом предприятии или в организации выступает директор. Именно он подписывает все документы, включая кадровые. Чтобы у него появились такие полномочия, необходимо принять его на работу. Для этого заключается трудовой договор и издается приказ, которым он сам себя назначает.

Шаг 3. Определить ответственного за  кадровое делопроизводство и все документы. На первых порах или в маленькой компании эту работу может выполнять и сам руководитель. Если же для этого принимается отдельный сотрудник, то с ним заключается трудовой договор, служащий основанием для приказа о приеме на работу. Если такие обязанности поручаются уже принятому сотруднику, то с ним заключается дополнительное соглашение, а поручение оформляется приказом.

Шаг 4.  Составление локальных документов.  Первое, что потребуется любой компании, это штатное расписание, где отражена структура будущей организации, должности и количество сотрудников, их занимающих. Следующим необходимым документом будут ПВТР – внутренние правила компании. Третьим в списке будет Положение о защите персональных данных. Четвертый документ – табель учета рабочего времени. Все эти документы утверждаются приказом руководителя. Оригиналы документов и приказов с подписью директора хранятся затем в специальной папке. На этом же этапе можно составить и должностные инструкции.

Шаг 5. Оформление приема сотрудников. Лучше всего для каждого работника завести отдельную папку, куда будут подшиваться все документы, касающиеся его трудовой деятельности. Первым из них будет трудовой договор. Требования к его форме и содержанию содержат ст. 56 и 67 ТК РФ. Договор служит основанием для приказа (ст. 68 ТК РФ), с которым работник знакомится под роспись. Приказы по личному составу хранятся в отдельной папке. Далее на каждого сотрудника заводится личная карточка (форма Т-2). Их бланки можно купить в магазине канцтоваров. Для регистрации трудовых договоров и приказов по личному составу заводятся специальные журналы.

Шаг 6. Оформление трудовых книжек. В этот документ каждому работнику потребуется внести запись о приеме на работы, а затем о переводах, поощрениях, повышении квалификации и т.д. На сотрудников, которые трудоустраиваются в первый раз, трудовые книжки заводит работодатель. Для этого необходим запас чистых бланков. Купить их, а также журнал выдачи книжек и вкладышей к ним можно в магазинах канцтоваров. Трудовые книжки и журнал обязательно убираются в сейф.

Сроки хранения документов согласно Приказу

Сроки хранения документов согласно Приказу

Кадровые документы для ООО

Для ООО кадровые документы являются обязательными даже в том случае, если у общества единственный учредитель и он же директор. Как минимум, потребуется приказ о приеме его на работу, а также штатное расписание. В такой ситуации ООО выступает работодателем для единственного работника. Но трудовой договор директор сам с собой не заключает.

Если же работников больше, то все необходимые кадровые документы для ООО будут теми же, что и в приведенном выше общем списке. Ведение их осуществляется в установленном законом порядке с использованием унифицированных форм.

Кадровые документы: сроки хранения

Одним из направлений кадрового делопроизводства в 2017 г., как и ранее, будет организация хранения документов. Сроки, в течение которых документы хранятся у работодателя, определяются такими нормами, как ст. 22.1 Закона «Об архивном деле» и утвержденный Приказом Минкультуры Перечень (от 25.08.2010 г.). Сроки, обозначенные в этих нормативных документах, применяются всеми организациями. Однако имеется определенная специфика.

Все государственные или муниципальные организации сдают свою документацию, включая кадровую, на хранение в архив. Также поступают и крупные частные компании, которые заключают с госархивами соответствующий договор. Все же прочие организации организуют хранение сами. В том числе и постоянное. Но срок хранения для них будет определяться так: 10 лет обязательно, а дальше в зависимости от требований закона и практической надобности.

Для кадровых документов сроки хранения могут быть определены в годах или в формулировке «до минования надобности». Исчисляться время хранения будет с 1 января года, который следует за годом принятия документа. То есть, если документ создан в 2016 году и должен храниться 1 год, то уничтожить его можно не ранее 1.01.2018 г. Но лучше всего хранить все отмененные документы не менее 3 лет. Это срок давности по трудовым спорам. Если кто-то из сотрудников обратится в суд, могут потребоваться предыдущие версии кадровых документов.

Бухгалтер: ответственность за достоверность данных

Не секрет, что некоторые компании (и не только в нашей стране – во всем мире) прибегают к заключению мнимых и притворных сделок для достижения определенных экономических выгод, личного обогащения топ-менеджмента.27

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции

При работе того или иного предприятия успех зависит от правильно подобранного квалифицированного персонала. При верной организации кадрового делопроизводства, руководитель сможет правильно расставить работников на соответствующие не только их профессиональным, но и личностным качествам должности, с целью наиболее эффективной работы организации.292

Трудовая книжка дистанционного работника

Кандидат на дистанционную работу, заключая трудовой договор, может не предъявлять трудовую книжку, но в этом случае в нее не будут внесены записи о периодах работы в данной организации. Нормативные акты, регламентирующие работу с трудовыми, не были дополнены правилами хранения и заполнения книжек, принадлежащих дистанционным работникам. Наша статья снимает главные вопросы по этой теме.84

Кадровые документы для ИП

Индивидуальные предприниматели (ИП) рассматриваются трудовым законодательством в качестве работодателей (ст. 20 ТК РФ). И если кадровые документы для ИП без сотрудников не требуются, то документировать трудовые отношения с наемными работниками, то есть вести кадровый учет, уже обязательно.122

Исправление даты рождения в трудовой книжке

Трудовая книжка - важнейший документ, подтверждающий ваш стаж. На его основании рассчитывается размер пенсии работника в будущем. Поэтому относится к ней необходимо внимательно, особенно при заполнении титульника. Но каждый может совершить ошибку по невнимательности. Что тогда делать?309

Приказ о дисциплинарной ответственности: выговор

Каждый сотрудник должен соблюдать трудовой распорядок, принятый работодателем. За несоблюдение трудовой дисциплины законодательством предусмотрены наказания.135

Приказ о дисциплинарной ответственности

Когда работник не исполняет свои должностные обязанности либо выполняет недобросовестно, то согласно ст. 192 ТК, руководитель организации имеет право наложить дисциплинарное взыскание.1133

Приказ об утверждении коллективного договора в ДОУ

Коллективное соглашение – гарантия, что интересы сторон трудовых отношений не будут нарушаться. Чтобы все оговоренные работодателем и сотрудниками положения вступили в силу, нужно пройти определенную процедуру.130

Трудовая книжка дистанционного работника

Кандидат на дистанционную работу, заключая трудовой договор, может не предъявлять трудовую книжку, но в этом случае в нее не будут внесены записи о периодах работы в данной организации. Нормативные акты, регламентирующие работу с трудовыми, не были дополнены правилами хранения и заполнения книжек, принадлежащих дистанционным работникам. Наша статья снимает главные вопросы по этой теме.84

Исправление даты рождения в трудовой книжке

Трудовая книжка - важнейший документ, подтверждающий ваш стаж. На его основании рассчитывается размер пенсии работника в будущем. Поэтому относится к ней необходимо внимательно, особенно при заполнении титульника. Но каждый может совершить ошибку по невнимательности. Что тогда делать?309

Акт передачи трудовой книжки

Учет и сохранность документов – обязанность работодателя, закрепленная законом. Реорганизация, увольнение ответственного работника, отбытие в отпуск – причин передать документы на хранение другому лицу много.481

Я знаю, как правильно оформить кадровые документы в связи с изменением фамилии работника

Работала у нас в компании девушка. Милая, тихая, вроде бы ничем не примечательная, но однажды потрясла всех. Еще вчера была Юля Иванова, а наутро на работу пришла Юкио Иулитта! Нет, замуж не вышла, просто «так она теперь себя ощущает»... Ну, что тут скажешь... В принципе это личное дело каждого. Вот только не стоит забывать, что любые изменения в имени, фамилии или отчестве работника не должны остаться не замеченными кадровой службой. Нет, любопытство тут ни при чем. Дело в том, что при изменении фамилии, имени или отчества, т.е. персональных данных работника, возникает необходимость менять или переоформлять многие кадровые документы. В какие документы и как вносить изменения? Поучимся у того, кто точно знает, как это сделать правильно.134987

Совмещение должностей

Если девиз вашей компании «Один за всех и все за одного», можно смело утверждать, что различные формы совмещения и заместительства у вас активно практикуются. Как же не подменить заболевшего коллегу и почему бы не поработать за двоих, если есть возможность? Тем более что такой самоотверженный труд вознаграждается не только морально, но и материально. Конечно, в том случае, если все правильно оформлено...201479

Сотрудник работает на 0,5 ставки. Как в отразить в договоре условие об оплате труда?

В штатном расписании нашей компании предусмотрена ставка экономиста с окладом 16 000 руб. Мы же хотим взять на эту работу студента-пятикурсника. А так как ему придется совмещать работу с окончанием вуза, то планируется, что у нас работать он будет на 0,5 ставки. Что надо прописать в трудовом договоре в разделе «рабочее время» и «оплата труда»? Надо писать «…оплата труда работника 0,5 ставки от оклада 16 000 руб.» или «оплата труда работника 8000 руб.»? И как соблюсти принцип «в соответствии со штатным расписанием»? Не вполне понятно, что в такой ситуации указать и в приказе о приеме работника на работу – «0,5 ставки от 16 000» или все-таки «8000»? Или вообще нужно менять штатное расписание? Помогите разобраться.126472

Особенности регулирования труда «заемных» работников

Особенности регулирования труда работников, направляемых временно работодателем к другим физическим или юридическим лицам по договору о предоставлении труда работников (персонала), регламентированы главой 53 Трудового кодекса РФ, состоящей из пяти статей.30

Изменение условий трудового договора по инициативе работодателя

Бывают ситуации, когда в связи с изменением тех или иных условий труда определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены. Тогда работодатель может их изменить (исключение – трудовая функция работника). В этой статье мы остановимся на особенностях порядка изменения определенных сторонами условий трудового договора по инициативе работодателя при наличии согласия работника (ст. 74 ТК РФ).70162

В трудовом договоре не указаны дни выплаты зарплаты. Что делать?

В трудовых договорах наших сотрудников дни выплаты заработной платы не определены. Как-то даже и не задумывались об этом: в ст. 57 Трудового кодекса РФ такого обязательного условия трудового договора нет, вот мы и не указываем. Даты выплаты зарплаты предусмотрены у нас Правилами внутреннего трудового распорядка и соответствующим приказом, с которыми мы знакомим каждого новичка при приеме на работу. К тому же приказ с днями выплаты зарплаты висит на видном месте, поэтому работники всегда в курсе, в какие числа месяца можно получить свои «кровные». Задержек, кстати, у нас никогда не было. Однако одна из коллег из дружественной компании недавно мне рассказала, что у них тоже такие дни не были определены в трудовых договорах. А когда проходила проверка ГИТ, инспектор отметила это как нарушение трудового законодательства. Правильно ли это, и, если да, что нам теперь делать? Неужели придется вносить изменения в трудовые договоры всех наших сотрудников? Это же больше полутора тысяч человек!!!52339

Должностные инструкции и положение об организации работы с кадровыми документами

Первым шагом в упорядочении работы с кадровой документацией могут стать сортировка документов и создание графика документооборота, а также установление основных правил работы с документами в компании, например политики чистого стола.172

Наводим и поддерживаем порядок в кадровых документах

Признайтесь, что в вашем «хозяйстве» – во всех этих запирающихся шкафах и несгораемых сейфах, хранящих документы с персональными данными сотрудников, – до идеального порядка далеко. И понятно почему.686

Заверение копий документов: правила и рекомендации

Заверить копии документов может либо нотариус, либо организация, в том числе ее кадровая служба. Вопрос в том, как правильно заверить копию?323

Порядок введения в штатное расписание новой должности

Во многих компаниях на сотрудников возлагают дополнительные обязанности, не предусмотренные должностными инструкциями. Происходить это может как по причине нехватки сотрудников, так и в связи с увеличением объемов работы. Страдает от такой ситуации не только персонал, но и качество труда и, как следствие, эффективность и репутация компании. Если работников объективно не хватает, оптимальное решение - ввести новую или дополнительную штатную единицу. Но как доказать это руководству и в случае положительного решения грамотно оформить? Ответ в нашей пошаговой инструкции.6135

Архив организации: задачи, функции, требования

Хранение документов - одна из функций любого юридического лица, будь оно государственным предприятием или коммерческой фирмой. Казалось бы, чего проще - выделить помещение, ввести штатную единицу для работы с архивом и передать туда все документы! Но на деле возникает масса вопросов: начиная с того, как правильно оборудовать помещение для документов, и заканчивая тем, где их следует хранить, если организовать собственный архив затруднительно. Создание архива, его функционирование, использование архивных документов - все это подразумевает комплекс организационных мероприятий, некоторые финансовые затраты и, само собой разумеется, наличие квалифицированных кадров. Сегодня мы поговорим о том, как оборудовать собственный архив, а также о том, как обеспечить сохранность архивных документов (в т. ч. документов по личному составу) в случае невозможности создания собственного архива.55353

Я знаю как правильно … перевести работника из филиала в филиал

«Я работаю инспектором отдела кадров в одном из филиалов крупной организации. Согласно Положению о филиале наш директор подбирает персонал, заключает трудовые договоры с новыми работниками, подписывает приказы по личному составу, увольняет сотрудников - в общем, решает все кадровые вопросы в филиале. Проблем с оформлением кадровых документов у меня никогда не возникало. А тут такая задача: одна наша сотрудница переезжает с семьей в другой регион, где у нашей организации тоже открыт филиал. Сейчас она просит перевести ее в этот филиал на вакантную должность. Директор нашего филиала не возражает. Но как все оформить? Уволить ее в порядке перевода в другой филиал или издать приказ о переводе на другую постоянную работу? И самое главное, кто должен издавать приказ о переводе: директор нашего филиала или директор того филиала, в который сотрудница просит ее перевести? Помогите, пожалуйста, разобраться». О том, как же оформить перевод работника из одного филиала в другой, мы спросили того, кто на 100% знает, как...29494

Табель учета рабочего времени в 1с

Максимально оптимизируя делопроизводство, учет рабочего времени ведется в 1 С.248

Табель рабочего времени Т-12

По итогам прошедшего месяца уполномоченное лицо обязано заполнить форму Т-12 “Табель учета рабочего времени”. Обычно эта задача доверяется службе персонала, а в отсутствии таковой на бухгалтерию.117

Табель рабочего времени: обозначения

Трудовой кодекс прямо обязывает работодателя вести учет времени, отработанного сотрудниками (ст. 91 ТК РФ). Удобнее всего это делать при помощи специального документа – табеля.120

Штатное расписание школы

Каждое образовательное учреждение должно иметь четкую структуру организации, уровни подчиненности. Поэтому законодательно утверждена необходимость разрабатывать штатное расписание школы на учебный год.114

Штатное расписание в организации

Штатное расписание является важной частью кадровой документации, в которой отображены данные относительно численности наемных рабочих в компании, а также их окладов и установленных надбавок. Данный документ предусмотрен Трудовым кодексом, и должен присутствовать во всех организациях бюджетного направления.158

Утверждение штатного расписания

Порядок введения и использования штатного расписания не прописан ни в одном законодательном акте. Однако это один из основных документов, который требуют контролирующие органы при проверке соблюдения трудового законодательства, исчисления налогов, трудовых спорах с работниками.167


Опрос

Выберите, какая тема для вас наиболее интересна

  • Какие документы вправе потребовать инспектор ГИТ при проверке 45.6%
  • Какие документы НЕ вправе потребовать инспектор ГИТ при проверке 45.6%
  • Меня тема проверок ГИТ не интересует 8.8%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Регистрация бесплатна

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль