Опись дел по личному составу: оформляем без ошибок

57240
Приходилось ли вам когда-нибудь составлять опись на дела по личному составу? Скорее всего, приходилось, и не один раз. Получалось ли у вас сразу составить ее так, чтобы не появлялись лишние вопросы? Может быть, и получалось, но все ли было правильно? Возможно, кто-то и не придает этой работе особого значения: считает, что главное - составить, а что будет потом - неважно. Это ошибочное мнение многих кадровиков, поскольку переданные в архив документы могут потребоваться в любое время при наступлении тех или иных обстоятельств - как у работника, так и у работодателя. Надеемся, наши рекомендации помогут вам правильно составить опись на дела по личному составу и оформить все так, чтобы в будущем не возникло никаких проблем.

Некоторое время назад в одном из номеров «Справочника кадровика» мы разбирались с вопросами подготовки дел кадровой службы к передаче на хранение в архив. Составление описей дел и уничтожение дел, сроки хранения которых истекли, - это завершающие этапы работы с документами в делопроизводстве, после которых дела, подлежащие хранению, передаются в архив организации. В данной статье мы рассмотрим порядок подготовки описей дел по личному составу, выясним, какие требования предъявляются при составлении описи, каковы ее порядок и оформление.

В процессе делопроизводства в организации создаются дела с различными сроками хранения. Напомним, что с точки зрения сроков хранения в текущем делопроизводстве формируются комплексы документов:
• временных (до 10 лет включительно);
• временных (свыше 10 лет), в т. ч. по личному составу;
• постоянного.

В архив организации передаются только документы временных (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения, поэтому описи составляются только на эти категории дел.

Как хранятся в организации дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно)?

Словарь кадровика
Опись дел структурного подразделения (сдаточная опись) - систематизированный перечень заголовков дел, отобранных для передачи в архив организации, содержащий учетные и справочные данные о делах (индекс дела, заголовок дела, крайние даты документов дела, количество листов и др.)

На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются - учет этих дел ведется по номенклатуре дел за соответствующий год. В этом случае в графе «Примечание» номенклатуры дел указывается фамилия работника, у которого находится дело и который отвечает за его сохранность.

Описи дел составляются в структурных подразделениях организации, поэтому их называют описями дел структурных подразделений, а поскольку по ним дела передаются в архив, их еще называют сдаточными описями.

Опись дел структурного подразделения (сдаточная опись) выполняет учетную функцию и одновременно обеспечивает поиск документов.

В структурных подразделениях организации составляются отдельные описи на дела:
• постоянного хранения;
• временного (свыше 10 лет) хранения, в т. ч. по личному составу;
• дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и др.).

В данной статье мы будем говорить о составлении и оформлении описей дел на документы по личному составу.

Внедрение профессиональных стандартов и система независимой оценки квалификации

ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ ОПИСЕЙ

Обратите внимание!
Описи дел структурных подразделений представляются в архив федерального органа не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве

Правила составления описей структурных подразделений изложены в Основных правилах работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) и в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (далее - Методические рекомендации), утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией. Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой их систематизации, т. е. на основе номенклатуры дел.

Каким образом составляется опись, если в организации нет номенклатуры дел?

Если в организации по каким-либо причинам нет номенклатуры дел, опись составляется непосредственно на основе дел, подготовленных и оформленных для передачи на архивное хранение. В этом случае информация для включения в опись берется непосредственно с обложки дела.

Графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

Я работаю в отделе кадров уже несколько лет, но впервые при мне готовится опись на документы по личному составу для передачи в архив. Документы у нас за разные годы, т. е. опись не проводилась несколько лет… Можно ли, например, включить в одну опись документы сразу нескольких временных периодов или следует производить опись по каждому году? И еще: могут ли быть выделены в отдельные описи, скажем, личные дела работников?

Как правило, в опись включаются документы одного года. Однако в случае, если в организации в течение ряда лет не проводилась работа по подготовке документов и дел к архивному хранению, то допускается включать в опись документы за несколько лет.

Документы по личному составу - в зависимости от их объема, видового состава, особенностей использования - включаются в одну или в несколько описей. В отдельные описи могут выделяться личные дела, личные карточки уволенных работников, приказы по личному составу или иные документы (при их большом количестве), а также невостребованные трудовые книжки. Таким образом, нет каких-либо запретов на выделение или соединение в одной описи нескольких видов документов. Все остается на усмотрение работодателя и работников кадровой службы.

Заголовок дела, внесенный в опись, со всей относящейся к нему информацией в соответствующих графах описи называется описательной статьей описи.

Описательная статья описи дел содержит следующие элементы:
• порядковый номер дела (тома, части) по описи;
• индекс дела (тома, части);
• заголовок дела (тома, части);
• дата дела (тома, части);
• количество листов в деле (томе, части);
• срок хранения дела;
• примечания.

Впервые оформляю опись дел по личному составу. В типовой форме описи есть графа «Примечание». Что нужно писать в этой графе?

Графа «Примечание» описи используется для занесения сведений о приеме дел, особенностях их внешнего состояния, об изъятии дел или передаче другим структурным подразделениям со ссылкой на акт, о наличии копий, особенностях их физического состояния, а также о других действиях, производимых с описываемыми документами.

Каждое дело (том, часть, если дело состоит из нескольких томов или частей, в т. ч. сформированное в отдельный том приложение к делу) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером.

Перед внесением заголовков дел в опись необходимо проверить качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел их следует устранить.

Мы подготовили дела по личному составу к передаче в архив еще в прошлом году. Через некоторое время стали составлять описи и обнаружили, что не хватает одной папки. Дело числится по номенклатуре дел, точно помним, что проверяли, как оно сформировано, и откладывали на отдельную полку для последующей передачи в архив... Но вот как сквозь землю провалилось! Что же теперь делать?

Если при подготовке дел к архивному хранению и при составлении описей выявляется отсутствие числящихся по номенклатуре дел, структурное подразделение совместно с экспертной комиссией организации принимает меры по их розыску.

Если розыск не дал результатов, составляется акт (справка) об отсутствии дела, который подписывается руководителем подразделения и вместе с описью передается в архив организации.

Обратите внимание!
Перед внесением заголовков дел в опись необходимо проверять качество формирования и оформления дел

Итак, для того чтобы правильно составить опись дел по личному составу, необходимо соблюдать следующие правила.

Правило 1. Систематизируйте дела в описи таким же образом, как в номенклатуре дел.

Правило 2. Вносите каждое дело (том, часть) в опись под самостоятельным номером.

Правило 3. Заполняйте графы описи в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела.

Правило 4. Используйте графу «Примечание» для отметок о передаче дел в другое структурное подразделение, об особенностях формирования дел, о наличии копий, физическом состоянии документов и т. д.

Правило 5. При внесении подряд дел с одинаковыми заголовками заголовок первого дела пишите полностью; все остальные однородные дела обозначайте словами «То же». Дополнительные сведения о деле пишите полностью; заголовок воспроизводите в начале каждого нового листа описи также полностью.

ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ОПИСИ

Описи дел по личному составу составляются по форме, установленной для описей дел структурных подразделений (приложение 1). Опись составляется в двух экземплярах: один передается вместе с делами в архив организации, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

При наличии в структурном подразделении экспертной комиссии опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в экспертную комиссию для рассмотрения и согласования.

В форме описи дел по личному составу есть строка «Согласовано с ЭК структурного подразделения». А что делать, если экспертная комиссия не создана? И вообще - нужно ли ее создавать? У нас организация небольшая, работает всего 40 сотрудников.

Подготовка документов к передаче в архив включает экспертизу их научной и практической ценности, оформление дел, составление описи.

Экспертиза ценности документов - это определение их ценности в целях отбора на хранение и установления сроков хранения. Такую экспертизу в организации осуществляет постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

Экспертная комиссия назначается приказом руководителя организации. В состав ЭК включают не менее трех сотрудников. Секретарем ЭК назначают, как правило, секретаря организации.

Самостоятельные экспертные комиссии создаются в подразделениях, имеющих сложную структуру, большую численность и соответственно большой объем документов и дел. При наличии экспертных комиссий в структурных подразделениях в организации создается центральная экспертная комиссия.

В рассматриваемой ситуации утверждать экспертную комиссию, на наш взгляд, нет необходимости, поскольку численность организации составляет всего 40 человек.

В описи указывается полное официальное наименование организации, а также сокращенное наименование, если оно было предусмотрено уставом (положением) организации в тот период, за который документы включаются в опись. Если в течение периода, за который в опись включаются документы, организация меняла название, указывается ее последнее наименование на тот период.

Например, ОАО «Энергосбыт» в 2011 г. готовит к передаче на хранение документы по личному составу. В опись дел включаются документы за 2007-2009 гг., однако в этот период организация называлась ОАО «Электросеть» и была переименована в ОАО «Энергосбыт» в конце 2010 г. В этом случае необходимо указать наименование организации ОАО «Электросеть».

Под наименованием организации указывается наименование структурного подразделения, документы которого включаются в опись.

Заголовки дел, включаемых в опись, определенным образом систематизируются.

Если на документы, подготовленные для передачи в архив, составляется одна опись, в каком порядке включать в нее дела?

Если на документы, подготовленные для передачи в архив, составляется одна опись, то дела включаются в опись в следующем порядке:
• приказы (распоряжения) по личному составу;
• списки работников (по годам);
• личные карточки (по годам, в пределах года - по алфавиту);
• личные дела уволенных работников;
• трудовые договоры с работниками, не вошедшие в состав личных дел;
• регистрационно-учетные книги (журналы);
• протоколы конкурсных, квалификационных, аттестационных и иных комиссий (по годам);
• невостребованные трудовые книжки.

Внутри каждой совокупности дела систематизируются по хронологии (периодам, датам). Для таких категорий документов, как личные дела, личные карточки работников, невостребованные трудовые книжки, внутри периода принят алфавитный принцип систематизации документов (по алфавиту фамилий работников).

Лицевые счета работников включаются в опись дел бухгалтерии, а акты о несчастных случаях на производстве, как правило, - в опись дел отдела охраны труда. Если же в организации нет такого подразделения и данная документация ведется службой кадров, акты о несчастных случаях на производстве включаются в опись дел по личному составу; заголовки этих дел обычно помещаются в конце описи.

В графе описи «№ п/п» проставляется валовой порядковый номер записи (заголовка дела). В графе «Индекс дела» указывается учетный номер дела по номенклатуре дел, вынесенный также на обложку дела.

Заголовки дел, содержащих личные дела (личные карточки) работников, включаются в опись по году увольнения работника. При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью).

Обратите внимание!
В опись допускается включать заголовки дополнительно обнаруженных дел

Графы описи (2-6) заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

Многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами «То же». Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после его номера добавляется слово «последний» (приложение 2).

В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.

Совет
Если в архив передаются личные дела, каждое из которых оформлено как отдельное дело, составьте на них отдельную опись

Допускается включать в опись заголовки дополнительно обнаруженных дел, не включенных в номенклатуру. Их заголовки включаются в опись под литерными номерами в соответствии с принятой схемой систематизации или в конец описи.

Личные дела уволенных работников для передачи на архивное хранение могут формироваться как комплекты, когда в одно дело включается несколько личных дел (приложение 3), но могут составлять и отдельные дела.

Если каждое из личных дел работников при подготовке к передаче в архив оформляется как отдельное, целесообразнее составить на них отдельную опись. В заголовке дела в описи указывается фамилия, имя, отчество работника (приложение 4). Если фамилии работников совпадают, личные дела систематизируются по алфавиту имен и отчеств.

Таким же образом вносятся сведения о невостребованных персональных документах (трудовых книжках, дипломах, аттестатах и др.) (приложение 5).

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, где указываются (цифрами и прописью): количество дел, внесенных в опись, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Кстати сказать

По ранее действовавшему Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000, срок хранения невостребованных личных документов составлял 50 лет.

В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, невостребованные трудовые книжки хранятся 75 лет (ст. 664 (1)).

Данный срок хранения применяется с 2011 г. ко всем документам, которые передаются на архивное хранение, независимо от года, в котором завершилась работа с документами в делопроизводстве.

В каких случаях в итоговой записи будут указываться литерные номера?

Литерные номера возникают в описи в том случае, если заголовок дела включается в опись уже после того, как была проведена нумерация описательных статей описи, или если по ошибке два или более дел были обозначены одним номером. Пропущенные номера тоже свидетельствуют об ошибке при нумерации.

Например, статьи описи пронумерованы следующим образом: «... 17, 18, 20 ...». Это означает, что в данном случае «19» - пропущенный номер.

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности (опись дел по личному составу подписывает руководитель службы кадров), согласовывается с руководителем службы делопроизводства и утверждается руководителем структурного подразделения. Составляют опись в двух экземплярах: один остается в структурном подразделении, второй вместе с делами передают в архив организации.

Напомним, что при наличии в структурном подразделении собственной экспертной комиссии опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК подразделения.

ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ

При приеме-передаче дел в архив организации сотрудник архива в присутствии работника структурного подразделения проставляет отметки о наличии каждого дела в двух экземплярах описи. В конце каждого экземпляра указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи, а также подписи сотрудника архива и лица, передавшего дела.

Номера описям структурных подразделений присваивает архив организации. По согласованию с архивом на обложках дел мягким черным графитным карандашом проставляют номера дел (томов, частей) по описи.

Каждой описи присваивается свой номер (например, опись № 1 л/с, опись № 2 л/с), дополняемый заголовком к описи, который раскрывает состав и содержание дел, включенных в опись.

Например, Опись № 3л/с дел по личному составу (личные карточки) за 2003-2005 годы.

В архиве на основании описей дел структурных подразделений (т. е. сдаточных описей) составляются архивные описи, которые являются архивными справочниками и содержат систематизированные списки единиц хранения архивного фонда, предназначенные для учета дел и раскрытия их содержания.

Как и опись дел структурного подразделения, архивная опись выполняет учетную функцию и одновременно обеспечивает поиск документов. Архивные описи являются основным видом научно-справочного аппарата к документам фонда (коллекции).

Приложение 1

Форма описи дел по личному составу

Опись дел по личному составу: оформляем без ошибок

Увеличить изображение

Приложение 2

Пример оформления описи с несколькими томами дела

Опись дел по личному составу: оформляем без ошибок

Увеличить изображение

Приложение 3

Пример оформления описи дел по личному составу, когда в одно дело включается несколько личных дел

Опись дел по личному составу: оформляем без ошибок

Увеличить изображение

Приложение 4

Пример оформления описи дел по личному составу, когда личные дела сформированы в отдельные дела

Опись дел по личному составу: оформляем без ошибок

Увеличить изображение

Приложение 5

Пример оформления описи дел по личному составу, содержащей невостребованные подлинные личные документы

Опись дел по личному составу: оформляем без ошибок

Увеличить изображение



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль