Нумерация листов делаОформление обложки
Подготовка дел по личному составу к передаче в архив организации, как правило, осуществляется работниками кадровой службы. Ведение подобных обязанностей закрепляется в их должностных инструкциях. При этом служба документационного обеспечения и архив данной организации оказывают им методическую помощь в проведении этой работы.
В том случае, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, в качестве консультантов могут привлекаться работники соответствующего архивного учреждения. Если организация не является источником комплектования архивного учреждения, то эта услуга может быть оказана им на платной основе. При этом заключается договор о сотрудничестве в области архивного дела и делопроизводства. Предметом договора, как правило, является взаимодействие сторон по подготовке дел к архивному хранению, а также по организации хранения, учета и использования архивных документов.
Не допускается приклеивать непрошитые листы документов дела, т. к. клей разрушающе действует на бумажную основу, что может привести к невосполнимой утрате текста документа
Нужно иметь в виду, что, если в ходе переплета, подшивки дела какая-то часть листов или хотя бы один лист не был захвачен переплетом, дело расшивается и переплетается заново.
Металлические скрепления документов (булавки, скрепки) из дел необходимо изъять.
Нумерация листов дела
Одним из видов работ, связанных с оформлением дел, является нумерация листов в делах. Проведение этой работы требует соблюдения определенных требований, установленных Основными правилами работы архивов организаций от 06.02.02. Нумерация листов в делах проводится в целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело. Все листы дела, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в валовом порядке. Номера листов проставляются черным графическим карандашом в правом верхнем углу листа на свободном от текста месте. Применение авторучек и цветных карандашей не допускается. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов дела.
Листы дел, состоящих из нескольких томов, имеют свою собственную нумерацию, т. е. нумеруются по каждому тому отдельно.
Сложенные листы (например, формата А3 или формата А2) разворачиваются и нумеруются в правом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется конверт, а затем каждое вложение в нем.
При наличии большого количества ошибок, допущенных при нумерации листов дела, необходимо провести перенумерацию листов заново. При этом старый номер зачеркивается, а рядом проставляется новый. Запрещается исправлять старый номер на новый.
Если имеются незначительные ошибки в нумерации листов, допускается проставление литерных номеров. Например: 25, 25а, 25б, 26, 27 и т. д. Допускается также пропускать номера листов в деле. Например: 25, 27, 28, 29 и т. д.
Все эти особенности нумерации листов дела (наличие литерных и пропущенных номеров) указываются в листе – заверителе дела.
Например, последний номер листа дела 122, но при этом в деле имеется два литерных номера: 25а, 25б и один пропущенный номер – 26. В этом случае заверительная надпись дела будет выглядеть следующим образом: “В деле подшито и пронумеровано 123 (сто двадцать три) листа, в т. ч. литерные номера листов – 25а, 25б; пропущенный номер листа – 26…”
Оформление обложки
После того как проведена нумерация листов, можно приступать к оформлению обложки дела (приложение 1).
В соответствии с правилами работы архивов организаций обязательными элементами описания обложки дела являются:
– наименование организации;
– наименование структурного подразделения;
– индекс дела (в соответствии с номенклатурой дел);
– заголовок дела;
– дата дела;
– количество листов в деле;
– срок хранения дела;
– архивный шифр дела.
На обложке дела указывается полное наименование организации в соответствии с его учредительными документами, а в скобках – принятое сокращенное наименование.
? Как быть, если упорядочение документов по личному составу проводится спустя несколько лет после завершения их делопроизводством и за этот период произошли изменения в наименовании организации?
В таком случае на обложку дела выносится то наименование, которое имела организация в период создания документов данного дела.
То же самое относится и к наименованию структурного подразделения, в деятельности которого образовались документы дела.
Что касается индекса дела, он переносится на обложку из номенклатуры дел.
Одним из важнейших реквизитов обложки дела является заголовок дела. От того, насколько правильно он составлен, зависит оперативный поиск информации, содержащейся в документах. Заголовок должен точно и в обобщенной форме отражать содержание и основной состав документов дела. Лучше избегать неконкретных формулировок, вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Заголовки дел должны содержать следующие элементы, располагаемые в определенной последовательности:
– название вида дела (журнал, книга, штатная расстановка и т. п.) или разновидности документов (протоколы, приказы, акты и т. п.);
– название организации или структурного подразделения, в деятельности которого образовались документы дела (автор документов);
– краткое содержание документов дела;
– даты (период), к которым относятся документы дела.
Состав элементов заголовка дела определяется характером включенных документов. В необходимых случаях он может также дополняться и другими элементами:
– название местности (территории), с которой связано содержание документов;
– ссылка на копийность документов дела.
К распорядительным документам и протоколам проставляются их номера.
Например, заголовок дела может выглядеть следующим образом:“Приказы с № 1 по № 236 генерального директора Общества о приеме, перемещении и увольнении работников”;“Карточки по учету личного состава работников Тверского отделения Сбербанка России по алфавиту фамилий с буквы “А” по “В” за 2000 год”.Формулировка “Приказы о приеме, перемещении и увольнении” не может служить заголовком, т. к. не является полной.
В заголовках личных дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин “дело”. Например: “Личное дело уволенного Демидова Сергея Олеговича в 2000 году”. Имя и отчество работника необходимо указывать полностью.
Возможно также применение термина “документы”. Он используется в заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства. В этом случае после слова “документы” в скобках указываются основные разновидности документов, включенных в дело. Например: “Документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников Комитета к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению почетных званий, присуждению премий”.
! Работникам кадровых служб следует обратить особое внимание на оформление обложек дел, содержащих лицевые счета (расчетные ведомости) по заработной плате. При составлении заголовка дела необходимо указывать полностью название структурного подразделения, работникам которого была начислена заработная плата. Не допускается применение таких аббревиатур, как: ОГМ, ОМ, ОРП, ОПО и т. д., поскольку в дальнейшем это затрудняет поиск необходимых сведений, содержащихся в документах.
Например, не рекомендуется формулировать заголовок дела следующим образом: “Лицевые счета по заработной плате сотрудников ОПО”. Правильно: “Лицевые счета по заработной плате сотрудников организационно-правового отдела”.
Если на предприятии имеются вредные условия труда, то на длительное хранение (75 лет) отбираются табели и наряды работников вредных профессий. При этом в заголовке дела необходимо указать цех (подразделение), в котором они работали.
X На практике нередко можно встретить такие заголовки дел на обложках: “Зарплата”, “Травматизм”, “Аттестация” и т. п. Подобные определения никакого отношения к заголовку дела не имеют. Нет такого вида дела или разновидностей документов. Применение таких формулировок является грубейшим нарушением правил описания документов, подлежащих долговременному хранению.
Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается
В заголовках дел, содержащих копии документов, дается ссылка на их копийность. Например: “Приказы № 1–130 управляющего банком о премировании работников. Копии”.
Обязательным реквизитом обложки является дата документов дела – год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
К распорядительным и информационно-справочным документам проставляются крайние даты заведения и окончания дел.
Крайними являются даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Если дело является книгой (журналом) регистрации приказов или распоряжений по личному составу, то его датами будут точные календарные даты первой и последней записи в книге (журнале).
К распорядительным документам, в т. ч. по личному составу, относятся приказы и распоряжения;
к информационно-справочным – протоколы, акты, книги (журналы)
Датой дела, содержащего протоколы заседаний (например, аттестационной или квалификационной комиссии), являются даты составления первого и последнего протокола, составляющих дело.
Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.
При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Например: 5 июня 2003 г. Допускается также сокращенное цифровое написание даты документа. Например: 05.06.2003.
Следующий реквизит оформления обложки дела – количество листов в деле, которое переносится из листа-заверителя.
Срок хранения дела проставляется в соответствии со статьей Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00, или номенклатурой дел организации, после сверки его по типовому перечню документов с указанием сроков хранения.
Архивный шифр дела включает в себя: № фонда, № описи, № дела, № связки (коробки).
Список фондов является основным учетным документом архива организации. Он ведется в архиве организации, хранящем документы двух или более фондов
Номер фонда присваивается соответствующим государственным или муниципальным архивом, источником комплектования которого является организация. Если же организация не является источником комплектования архивного учреждения, то номер фонда присваивается по списку фондов. Если архив организации хранит только один архивный фонд, то его номер будет “1”.
Номер описи присваивается в архиве организации по листу фонда (который также является основным учетным документом архива).
Номер дела соответствует номеру дела по описи, которая составляется после завершения работ по оформлению дел.
Номер коробки присваивается при формировании связок, коробок в валовом порядке после проведения всех работ по упорядочению документов по личному составу, согласования и утверждения описей на документы по личному составу.
Архивные шифры на обложках дел проставляются тушью (чернилами) после включения дел в годовые разделы сводных описей дел по личному составу, одобренных экспертной комиссией организации и утвержденных руководителем организации. До этого архивный шифр проставляется карандашом.
Обложки дел оформляются светостойкими чернилами, четким разборчивым почерком. Исправления реквизитов обложки дел не допускаются. Если допущена ошибка – запись пересоставляется заново. Желательно при оформлении обложки дел применять черную тушь, т. к. она более устойчива к воздействиям внешней окружающей среды и дольше сохраняет свои свойства. Надписи наносятся непосредственно на твердую обложку (картон) дела.
Приложение 1
В следующих номерах журнала мы расскажем о том, как составлять сдаточную опись на дела, подготовленные к архивному хранению