Учет рабочего времени

Глава организации обязан не только выплачивать своему сотруднику зарплату, гарантировать ему отпуск и приемлемые условия, но и осуществлять учет рабочего времени работника. Требуется это для обеспечения трудовой дисциплины и  корректного начисления всех гарантированных выплат.

Режим труда в конкретной структуре допустимо выбирать и устанавливать индивидуально, учитывая специфику предприятия. Выбранный способ вычисления рабочего времени должен отражать нюансы  графика – сокращенное время работы, длительность трудовой недели, а также сменность. Именно табель учета отработки (бланк) даст возможность безошибочно фиксировать и количество рабочих дней, и все выходные и праздничные дни.

Наверх

Что необходимо для установления «нужного» режима?

Учет рабочего времени (методика) должен отражать выбранный на предприятии трудовой порядок. Его можно установить только документально, зафиксировав данные, касающиеся условий труда, количества фактически отработанных часов всего структурного подразделения или всей организации. Какие документы разрабатывать:

  • Правила трудового распорядка – он создается на основе коллективного контракта либо другого соглашения, отображающего условия труда.
  • Договор между сотрудником и работодателем – станет основанием для специфического оформления рабочего времени сотрудника, только притом, что его условия труда не такие же, как у всех, то есть не соответствуют общепринятому графику.

Что регулируют документы:

  • Содержат информацию обо всех гражданах, которых можно привлечь к ненормированному рабочему дню. Сведения о полагающейся компенсации.
  • Нормальная продолжительность недели.
  • Длительность рабочего процесса или конкретной смены.
  • Время начала и конца дня или смены.
  • Перерыв.
  • При сменном графике – количество таковых за каждые сутки.

Также документы должны отражать введено ли для персонала рабочее время по гибкому графику, есть ли чередование нерабочих дней с дополнительными выходными и т.д.

Наверх

Режимы рабочего времени

Компания имеет право (принять локальный акт) устанавливать обычный (так называемый односменный) график для персонала. Организация учета рабочего времени возможна понедельно, каждый день или суммарно отработанные часы (квартал, месяц или год). Например, для ежедневно трудящегося персонала вводится пятидневная неделя с обязательными двумя днями на отдых. Время работы и время отдыха организовано так – 6 трудовых и 1 выходной день. Допускается введение недели трудовой со скользящими (в любой из дней) выходными.

Читайте по теме в электронном журнале "Справочник кадровика":

Важно помнить, если организация практикует  ежедневный подсчет отработанных часов– вся деятельность выше законной нормы признается как сверхурочная. Она должна компенсироваться в денежном эквиваленте.

Подсчет суммированного времени труда– вид учета, который учитывает не отработанное время за сутки или неделю. За «основу» берется более длительный отрезок времени – от 1 месяца до 1 календарного года. Такой тип подсчета часов необходим, если трудно отследить общую сумму отработанных часов за «контрольные» сутки. К примеру, ваш сотрудник исполняет обязанности, выезжая на вахту. При этом общее количество часов  не должно превысить установленной нормы в эквиваленте 40 часов за всю отчетную неделю.

НАША СПРАВКА

Суммированный учет рабочего времени (рассчитывается по образцу) не ограничивает работодателя в установке продолжительности смены. Обычно она составляет от 8 до 12 часов на каждую смену.

График рабочего времени

График рабочего времени

Наверх

Ненормированный рабочий день

Специфический режим на предприятии, при котором рабочий привлекается к исполнению обязанностей (только функциональных) по причине производственной необходимости. Установить подобный режим можно, издав приказ, где указаны причины подобной меры. Тогда рабочее время и время отдыха для конкретных категорий граждан обязательно отражаются в коллективном контракте, закрепляется соглашениями с сотрудником или отражается в правилах трудового распорядка. После издания приказа о рабочем времени (ненормированном) к обязанностям привлекают:

  • Администрацию, управленческий персонал, работников, исполняющих техническую и хозяйственную работу.
  • Рабочих, для которых нельзя ввести «норму» часов – речь идет о сменном графике и т.д.
  • Трудящихся, которые с согласия руководства, самостоятельно распределяют время.
  • Сотрудников, которые из-за специфики работ вынуждены раздробить рабочее время на разные отрезки неопределенной длительности. Продолжительность рабочего времени может меняться с учетом  надобности выполнить свои функциональные обязанности.

Помните, независимо от того, как вы ведете подсчет рабих часов, в случае необходимости установить для персонала ненормированный день, получать его обязательное согласие не придется. Это положение уже должно быть зафиксировано в локальных актах.

Читайте по теме в электронном журнале "Справочник кадровика":

Ненормированный рабочий день, как правило, приводит к переработкам. Поэтому законодатель требует зафиксировать их в графике рабочего времени и предоставить трудящимся отпуск продолжительностью до 3 дней ежегодно (дополнительный). Если это условие не выполняется – придется компенсировать переработку.

Приказ о ненормированном рабочем дне

Приказ о ненормированом рабочем дне

Наверх

Режим гибкого рабочего времени

Такой тир организации трудового процесса допускает, что для трудящегося будет сдвинуто время начала и завершения дня, а также откорректирована его длительность. Тогда учет рабочего времени происходит исходя из количества часов за неделю, месяц, квартал или год, которые отработаны. Целесообразно устанавливать скользящий график рабочего времени, при этом норма продолжительности рабочего времени не может быть меньше или превысить  40 часов  (отчетная неделя).

Применять режим гибкого рабочего времени  допускается как при 5-ти, так и шестидневной неделе. Форма учета рабочего времени в таком случае внедряется суммированная. В зависимости от того, какой выбран период для исчисления рабочего времени,  применяют различные режимы «плавающего» графика:

  • Каждый день, за который отработано время.
  • Рабочая неделя, когда будут отработаны обязательные часы.

Можно вести расчет учета рабочего времени, взяв за отчетный  период  месяц, декаду, год.

Читайте по теме в электронном журнале "Справочник кадровика":

Помните, что гибкий режим допустимо устанавливать, если в  организации или подразделении гарантированно учитываются все часы. К примеру, внедрена программа подсчитывания рабочего времени или ежедневно ведется табель в каждой структурной единице предприятия.

Согласие на привлечение к сверхурочной работе

Согласие на привлечение к сверхурочной работе

Наверх

Режим сменной работы           

Вид организации трудового процесса и учета рабочего времени предполагает, что персонал будет выходить на работу в различные отрезки времени – смены, а отработанные часы необходимо  суммировать за определенный период. На предприятии часто устанавливают 2, 3 или 4 смены, каждая продолжается не больше 8 часов.

Читайте по теме в электронном журнале "Справочник кадровика":

Важно помнить, что работник не может всегда трудиться исключительно в ночную или дневную смену – постоянно корректируйте график рабочего времени, изменяя сменность.

Составляя график смен, обязательно учтите, что человеку положено предоставить непрерывный отдых в течение трудовой недели до 42 часа.

В форме табеля исчисления рабочего времени при такой ситуации нужно отображать, что рабочему предоставляется отдых кратный двойному размеру отработанной смены. К примеру,  если он трудился 8 часов, то отдыхать будет 16 часов.

Составленный график рабочего времени нужно предоставить для ознакомления работникам не позднее месяца до его внедрения в организацию.

Наверх

Вахтовый режим работы

Форма организации труда, когда работодатель не имеет возможности обеспечить работнику ежедневное возвращение домой. Для корректного учета рабочего времени и времени отдыха (по трудовому контракту) законодатель определил длительность работы на вахте.

Читайте по теме в электронном журнале "Справочник кадровика":

Под понятием вахта подразумевается общий период пребывания вне предприятия. В это время нужно включить:

  • Непосредственно выполнение обязанностей – применять суммированный подсчет отработки.
  • Время, отведенное на  междусменный отдых.

Нормальная смена для трудящегося не должна длиться больше 12 часов подряд. Максимальная длительность вахты – 1 месяц. Если есть производственная необходимость, а выборный орган, представляющий интересы работника, согласен на увеличение срока вахты – допустимо увеличить ее срок до 3 месяцев.

График отработанных часов на  вахте должен утвердить глава предприятия, но обязательно учитывая мотивированное мнение выборного органа. Помните, что учет времени работы и времени отдыха трудящегося осуществляется как по месяцам, так и за конкретный учетный период – отработанный год.

Наверх

Режим раздробленного рабочего дня

Работник получает право разбить день на определенные промежутки с обязательным отдыхом. Введение специфического режима обуславливается характером работ или предоставлением услуг населению. Учет рабочего времени в такой ситуации выполняется путем подсчета всех часов в конкретный рабочий день.

Законодатель не определил, насколько частей необходимо разбить день. На практике это 2 части трудового дня с перерывом на отдых не больше 2 часов. По желанию работодатель может установить и другое «дробление» дня, добавив дополнительные перерывы в рабочем дне.

Приказ о неполном рабочем времени

Читайте по теме в электронном журнале "Справочник кадровика":

Приказ о неполном рабочем времени

Наверх

Норма продолжительности рабочего времени

Нормальная (обычная) продолжительность рабочего времени –  40 часов за отчетную неделю. При учете рабочего времени (за год или другой период) стоит помнить, что необходимо обеспечить сокращенную продолжительность дня для граждан:

  • 16 лет – суммированное количество отработанных дней не превышает 24 часов за всю неделю.
  • 18 лет – отработанный часы составляют 35.
  • Инвалиды (1 и 2 группа) – норма 35 часов за учетный период (неделя).
  • Вредные условия труда  – неделя  рабочая длится не более 36 часов.

К примеру, для расчета труда преподавателей в расчет берется 36 часов за период отчетный (неделя). А для педагогов (отражается в учете рабочего времени) за норму считаем 18 часов за 5 дней или 6 дней.

Стоит помнить, что допустимо для вышеперечисленных категорий увеличить длительность недели. Но перед этим разрабатывается дополнительное соглашение, работник подтверждает свое согласие. При учете рабочего времени (можно оформить в Уxcel) нельзя увеличивать количество отработанных часов более, чем до 40 часов.

Читайте по теме в электронном журнале "Справочник кадровика":

Если возникла производственная необходимость – работодатель может выступить с инициативой о введении неполного рабочего дня для сотрудника. Нужно получить письменное согласие на новый график рабочего времени. Неполное время может быть применено как к рабочему дню, так и к трудовой неделе. Глава предприятия обязуется ввести неполное время для:

  • Женщин, которые подтвердили свою беременность медицинскими документами.
  • Работающих людей, имеющих статус опекунов.
  • Граждан, ухаживающих за больными людьми (родственниками).

Учет рабочего времени тогда нужно  производить ежедневно или при окончании недели, количество отработанных часов отмечается в табеле рабочего времени.

Наверх

Какова продолжительность работы каждый день для персонала?

Законодатель запрещает увеличивать длительность каждодневной работы для трудящихся до 16 лет больше 5 часов. При достижении 16, но до 18 лет  – более 7 часов. Если ваш работник учится, учитывать часы отработанного времени следует, придерживаясь правил:

  • Возраст 14 до 16 лет –  отработанные часы за день не превышают 2,5 ч.
  • 16 до 18 – не больше 4 часов.
  • Инвалидам – руководствуясь рекомендациями докторов.

Если персонал исполняет обязанности на вредном производстве или на рабочем месте, которое считается опасным или с наличием вредных условий труда, его день длится не более 8 часов (при введении 36 часовой недели). Установлена 30 часовая рабочая неделя – не больше 6 часов.

При получении от сотрудника согласия на увеличение рабочего дня (подписывается соглашение, или информация отраженна в локальных актах предприятия) – это допустимо.

Читайте по теме в электронном журнале "Справочник кадровика":

Помните, что день накануне установленных законодателем праздников укорачивается на 1 час.

Работодатель может привлечь своих сотрудников и к сверхурочной работе. Правда, нужно получить их письменное согласие. В этом случае вычисление должно отображать переработку, с указанием общего количества часов, необходимых для исполнения работ  в сверхурочном режиме.

Приказ о привлечении к сверхурочной работе

Приказ о привлечении к сверхурочной работе

Наверх

Виды учета рабочего времени по ТК РФ

Неважно, какой режим работы на предприятии внедрен, законодатель требует учитывать каждый отработанный час. Для удобства работодателя допускаются следующие способы учета рабочего времени:

  • Поденный –  способ оправдан, когда есть возможность точно определить, сколько часов трудящийся отработал за «отчетный» день. Это удобно, когда рабочий день нормальный (к примеру, 8 часов). Важно помнить, что при таком режиме недопустим взаимозачет переработок или недоработок в течение дня в другие смены или дни.
  • Недельный вычисление – применим, когда в  организации установлена нормальная продолжительность времени для работы в пределах одной недели. В такой ситуации допустимо отработать больше часов в один из дней, а в другой – меньше.
  • Суммированный –  метод подсчета отработанных часов допустим, если в организации (характер деятельности) невозможно установить еженедельный или поденный учет. Тогда не нужно в табеле рабочего времени отмечать количество часов реально отработанных, а суммировать их только в конце отчетного периода – например, месяца, квартала, года (как установлено на предприятии).

Чтобы закрепить режим учета отработанного времени, издается приказ о рабочем времени на предприятии, где указывается, для какой категории трудящихся вводится оптимальный учет труда.

Журнал учета рабочего времени

Журнал учета рабочего времени

Наверх

Как учитывать рабочее время

Законодатель разработал специальный документ, который позволит в полной мере отображать сведения об отработанном времени – табель учета рабочего времени (заполняется по образцу). В нем при помощи специальных обозначений фиксируются данные, касающиеся работника – количество часов, пребывание в отпуске, командировке, выходные и праздничные дни.

Это главный документ на предприятии, где отражаются все сведения об отработанных часах трудящихся и фиксируются их отсутствия по различным причинам. В нем систематизируются данные по каждому работнику, на его основании производится начисление заработной платы.

Оформление отработанного времени в Еxcel позволит быстро вносить данные и делать необходимые отметки в автоматическом режиме.

Также для контроля отработанного времени активно внедряются биометрические системы, которые исключают несанкционированное оставление рабочего места. Нововведение не позволит скрыть опозданий и отсутствия на работе. Для этого устанавливаются специальные системы учета рабочего времени по отпечатку пальца или система учета рабочего времени по картам.

Приказ о рабочем времени

Если на предприятии возникла производственная необходимость изменить график работ для отдельного сотрудника или целого подразделения – издается приказ о рабочем времени. Документ может отражать инициативу руководителя сдвинуть начало и конец рабочего дня, время на законный перерыв. Могут быть и другие предпосылки для изменения рабочего времени. Документ должен содержать основные разделы, которые помогут в дальнейшем правильно вести учет рабочего времени:

  • Данные об отмене старого рабочего режима.
  • Причины и полное обоснование нововведения – обязательно указать было ли достигнуто соглашение двух сторон.
  • Подробное описание нового рабочего времени (с указанием типа учета рабочего времени для сотрудников).
  • Срок, на который вводится новый режим работы.

В приказе должна содержаться информация о возложении на ответственное лицо обязанности уведомить о нововведение всех работников.

Читайте по теме в электронном журнале "Справочник кадровика":

Важно помнить, что уведомить работников о новом режиме нужно не позже 2 месяце до его введения.

Наверх

Приказ о рабочем времени на предприятии в режиме неполного рабочего дня

Если работодатель выступает с инициативой ввести неполное рабочее время сотруднику, он имеет право отразить эту информацию в процессе заключения трудового договора в соответствующем разделе. Тогда в приказе о приеме на работу, нужно обязательно сделать ссылку на конкретный пункт соглашения, где указан режим работы. В таком случае учет рабочего времени осуществляется в табеле с соответствующей ссылкой на документ.

Если необходимость возникла уже в процессе работы – издается приказ об учете рабочего времени сотрудников за неполное рабочее время. В нем обязательно отражается:

  • Срок, на который устанавливается неполное время.
  • Причины.

Законодатель не дает унифицированной формы документа, поэтому его можно составлять в свободной форме, указав:

  • Личные данные сотрудника.
  • Должность.
  • Причину установления неполного времени – соглашение сторон.
  • Дата, с которой новый режим вступает в силу и окончание периода (если он предусмотрен) – станет расчетным для подсчитывания отработки.

Если работнику предоставили приказ о новом рабочем времени, а он отказывается с ним «знакомиться» – нужно составить соответствующий акт.

При введении неполного рабочего времени следует вносить соответствующие пометки и в табель учета рабочего времени (по образцу). Например, заполняя Т-13, в верхней строке (графа 4) нужно отметить напротив фамилии трудящегося, что для него установлено неполное рабочее время (инициатива руководителя). Шифруется это кодом НС или цифровым обозначением 25. В нижних строках указываем общую продолжительность его работы в новом режиме. Все остальные дни (дополнительные) стоит отмечать как выходные.

Читайте по теме в электронном журнале "Справочник кадровика":

Акт о нарушении дисциплины

Акт о нарушении дисциплины

Наверх

Учет сверхурочной работы – нужен приказ?

Чтобы правильно рассчитать количество отработанных часов и привлечь на законных основаниях сотрудника к такой работе, обязательно разрабатывается приказ. Он содержит личные данные работника, причины привлечения к исполнению обязанностей сверх установленной нормы и размер доплаты. запись осуществляется в табеле по такому принципу:

  • Верхнюю строчку (графа 4) шифруем буквенным обозначением «С» или цифровым кодом 04.
  • Нижняя строчка – продолжительность рабочего времени с переработкой.

Обратите внимание, что если приказ издан, работник с ним ознакомлен (оставил подпись), но он не приступил к исполнению обязанностей – к нему может быть применено дисциплинарное взыскание.

Наверх

Учет рабочего времени в ночной смене

В бланке рабочего времени (например, табель Т-13) нужно заполнить верхнюю строку (4 графа), где напротив фамилии проставить буквенное обозначение Н или код 02. Нижняя строчка заполняется с учетом реально отработанных часов или минут. Обратите внимание, вы имеете право добавить в таблицу учета рабочего времени дополнительные строки. Например, когда работник трудится и в ночное, и в дневное время (посменно) можно добавлять строчку (напротив фамилии), где указать:

  • Отработанное время в течение дня – шифруем «Я» или 01.
  • Ночная смена – «Н» либо 02.

В конце отчетного периода время суммируется и оплачивается, согласно установленному окладу с доплатой за ночные смены.

Читайте по теме в электронном журнале "Справочник кадровика":

Учет рабочего времени – это обязательство работодателя, которое позволяет ему не только правильно начислить зарплату, но и оценить дисциплину работника, при необходимости уволить за нарушение таковой. Неважно, как вы учитываете рабочее время – у вас система учета рабочего времени по отпечатку пальца либо ручным методом, все данные должны тщательно проверяться и вноситься в строгом соответствии с требованиями законодателя в табель.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Учет рабочего времени медицинских работников

Французова Л.В.

юрист по трудовому праву ООО "Кадровый холдинг "Бета Пресс"

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

Учету подлежит все время работы: дневные, вечерние, ночные часы работы, часы работы в выходные, праздничные дни, сверхурочные часы работы и т.д. Сведения об использовании рабочего времени отражаются в табеле учета рабочего времени. После 1 января 2013 г. работодатели (за исключением организаций государственного сектора) должны разработать и утвердить свои формы табеля учета рабочего времени. Также возможно утверждение применяемых ранее унифицированных форм № Т-12 и № Т-13, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" в неизменном виде или после их переработки в соответствии с потребностями работодателя.

При учете рабочего времени медицинского персонала учреждений здравоохранения можно руководствоваться письмом Минздрава РСФСР от 18.05.1971 № 32т-669 "Об упорядочении рабочего времени рабочего персонала учреждений здравоохранения", в части не противоречащей положениям Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ).

Внимание

В месячную норму рабочего времени медицинских работников включается: основная работа, дежурства, вызовы для оказания помощи на дому и др.

Так в указанном письме Минздрава РСФССР график рекомендовано составлять ежемесячно до наступления данного месяца и вывешивается на видном месте не позднее чем за 2 дня до начала нового месяца. В каждом отделении (структурном подразделении) составляется единый график на всех работников за подписью заведующего отделением. График утверждаемся главным врачом или его заместителем. В графике работы указывается время начала и окончания работы на каждый день отдельно по основной и совмещаемой должностям. На дежурства врачей составляется отдельный график, число рабочих часов в котором соответствует основному графику. Время на обеденный перерыв включается в график.

Правило

Месячная норма часов определяется путем умножения установленной для данного работника ежедневной продолжительности рабочего дня, предусмотренной действующим законодательством для шестидневной рабочей недели, на количество рабочих дней в данном месяце по календарю.

Из общего количества рабочих часов вычитается время, выделяемое на рабочую субботу, на дежурства в стационаре, и оставшиеся часы делятся на количество рабочих дней по графику. Таким образом, определяется ежедневная продолжительность смены работника.

Для работающих по совместительству подсчет месячной нормы, а также продолжительности смены производится отдельно по основной работе и работе по совместительству.

Внимание

Дежурство медицинских работников сверх месячной нормы рабочего времени по графику не является совместительством (постановление Минтруда России от 30.06.2003 № 41 "Об особенностях работы по совместительству педагогических, медицинских, фармацевтических работников и работников культуры").

А при учете времени, фактически отработанного медицинским работником медицинской организации, время дежурства на дому учитывается в размере одной второй часа рабочего времени за каждый час дежурства на дому. Общая продолжительность рабочего времени медицинского работника медицинской организации с учетом времени дежурства на дому не должна превышать норму рабочего времени медицинского работника медицинской организации за соответствующий период (ст. 350 ТК РФ).

Автоматизированный учет рабочего времени сотрудников – основные преимущества

Автоматическая система учета рабочего времени фиксирует время прихода сотрудника на место выполнения трудовых обязанностей и уходом с него. Программа учитывает отработанные персоналом часы, количество выходных дней, время пребывания в отпуске, командировке или отсутствия на работе по болезни.

По каждому параметру системой выгружаются отчетные данные, составляется автоматический табель учета рабочего времени, что позволяет начислять сотрудникам вознаграждение за труд, а также оценивать их уровень дисциплины.

Автоматизированный табель учета рабочего времени – инструмент, который точно отследит факт нахождения сотрудника на рабочем месте. Ручное заполнение табеля отличается трудоемкостью, а человеческий фактор не исключает наличие ошибок и неточностей. При внедрении автоматизированного учета несоответствие фактическим данным практически невозможно.

Как показывает практика, использование автоматизированного учета рабочего времени сотрудников значительно сокращает количество опозданий и повышает общий уровень дисциплинированности персонала. Информационные системы такого типа включают в себя контроль за временем перекуров сотрудников и занятия посторонними делами, не связанными с трудовыми.  

Посмотрите видео по теме:

Оперативное выявление нарушений правил трудового распорядка позволит начальникам подразделений своевременно принимать меры в отношении нерадивых сотрудников. Это повысит ответственность персонала и внимание к требованиям рабочего распорядка.

Преимущества, которые предоставляет система:

  • упрощение организационного планирования времени на работе и трудовых процессов, в связи с тем, что руководство будет иметь данные об активности сотрудников по всем направлениям;
  • сокращение количества переработок, так как трудовое время будет затрачено непосредственно на прямые должностные обязанности;
  • грамотное распределение временных затрат на труд на различные задачи компании;
  • улучшение уровня дисциплины, благодаря контролю и своевременно полученной отчетности (журнал учета рабочего времени автоматизированной информационной системы, табель и т.д.);
  • снижение активности сотрудников, не имеющей отношения к трудовым обязанностям;
  • снижение расходов на трудозатраты;
  • проводить оценку эффективности работы каждого сотрудника и подразделения.

Внедрение автоматизированной системы поможет грамотно распределить рабочее время персонала компании.

Внедрение автоматизированного учета рабочего времени сотрудников

Внедрение автоматического учета рабочего времени воспринимается сотрудниками достаточно болезненно с психологической точки зрения. Однако в скором времени персонал привыкнет к таким нововведениям и будет контролировать растрату времени в рабочие дни в пользу компании.

Алгоритм внедрения автоматического учета рабочего времени сотрудников включает несколько этапов:

Этап 1.Подготовительные мероприятия - определение пути планирования и проведение разъяснительных бесед с сотрудниками.

Необходимо донести до персонала, что новая система вводится не с целью тотального контроля над их передвижениями, а как инструмент управления, который способен увеличить эффективность и финансовую рентабельность деятельности всей организации. Непонимание сотрудниками цели внедрения приведет к искажению отчетных данных в дальнейшем.

Этап 2.Первоначальная отчетность.

Персоналу на первых этапах внедрения следует предложить наиболее упрощенные формы ведения отчета. Возможно это покажется излишним, но такое мероприятие позволит выявить недочеты и настроить справочники автоматизированной системы для дальнейшей эффективности контроля.

На последующих этапах система сбора отчетности будет максимально упрощаться до внедрения автоматизированных справочников.

Этап 3.Выборочное внедрение отчетности.

Отслеживание правильности всего объема отчетов – трудоемкое занятие. Если внедрить справочники и формы сразу, в последствии может возникнуть путаница и несоответствие данных действительности. Рекомендуется начальникам отделов еженедельно проводить сверку отчета по каждому сотруднику, а также давать разъяснения и оценку трудозатрат по каждому направлению.

После ознакомления необходимо, чтобы сотрудник зафиксировал этот факт личной подписью. В психологическом аспекте документы, которые подписываются, воспринимаются людьми с большей степенью серьезности.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Этап 4.Проведение анализа данных.

На этом этапе происходит выявление проблемных моментов в отчетности, а также процессов, которые не приносят эффективности. Следует обратить внимание на нецелесообразную растрату времени труда (например, частые и длительные совещания, большие временные затраты на ведение документооборота и т.д.). Таким образом, выявляются проблемы не только в системе учета, но и в организации рабочего процесса.

Этап 5.Контроль затрат времени на заполнение отчетности учета рабочего времени.

Если на первых этапах работники тратят по 40-50 минут на полное заполнение отчетных данных, то в дальнейшем временные затраты не должны превышать 60 минут в неделю. Когда времени затрачивается больше – система работает некорректно и требует доработок.

Этап 6.Внедрение автоматизации.

В настоящее время предлагается масса программ по учету рабочего времени. Руководству компании следует оценить возможности каждой в соответствии с требованиями и спецификой организации и выбрать наиболее оптимальный продукт для внедрения.

Автоматизированная система поможет выявить процессы, «пожирающие время» персонала, которые не приносят финансовой или организационной пользы для компании. Зачастую, даже если сотрудники не тратят рабочий день на решение вопросов личного характера, они тратят много времени на составление отчетности, которая в действительности не имеет практической ценности и не помогает отслеживанию рентабельности предприятия.

Следует внести изменения в правила внутреннего распорядка и зафиксировать ознакомление с нововведениями каждого сотрудника посредством личной росписи. При трудоустройстве в компанию нового работника, его также нужно ознакомить с правилами контроля рабочего времени с помощью автоматизированной системы.

В дальнейшем, для удобства расчета вознаграждений сотрудников данные учета рабочего времени можно автоматизировано переносить в программу вычисления размера заработной платы персонала.

Читайте также:

Расчет экономического эффекта от снижения потерь рабочего времени

Расчет производится по формуле:

Эф = Фрв х (П2 - П1) х Стч х К,

где

Фрв – общий полезный фонд рабочего времени работников,

П2 – процент потерь рабочего времени до нормирования труда,

П1 – процент потерь рабочего времени после нормирования труда,

Стч – средняя часовая тарифная ставка,

К – количество периодов.

Например:

Общий полезный фонд рабочего времени подразделения составляет 10000 часов в месяц.

Процент потерь рабочего времени до нормирования труда составлял 10%.

Процент потерь рабочего времени после нормирования труда составил 5%.

Средняя часовая тарифная ставка составляет 100 рублей.

Годовой экономический эффект составит:

10 000 х (10% - 5%) х 100 х 12 (мес.) = 600 000 рублей.

Светлана Сидоркина, канд. экон. наук, заместитель директора Департамента по кадровой работе и документационному обеспечению Дирекции по обеспечению банковской деятельности, Внешэкономбанк

Учет неполного рабочего времени женщины, находящейся в отпуске по уходу за ребенком

Вопрос

Бухгалтер нашей организации, находящаяся в отпуске по уходу за ребенком, захотела выйти на работу на условиях неполного рабочего времени. Сотрудница выйдет на работу 11 марта 2012 г. и будет работать три дня в неделю по 5 часов в день. Как учитывать ее рабочее время в табеле?

Ответ

Женщина, находящаяся в отпуске по уходу за ребенком, может одновременно работать на условиях неполного рабочего времени, что прямо предусмотрено ч. 3 ст. 256 ТК РФ.

Внимание

Часть 3 ст. 256 ТК РФ предусматривает исключительный случай, когда сотрудница может одновременно находиться в отпуске и работать.

Итак, работник может одновременно находиться в отпуске по уходу за ребенком и работать на условиях неполного рабочего времени. А значит, оба этих периода - отпуск по уходу за ребенком и время, фактически отработанное работником, - подлежат учету, т. к. работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

Табель учета рабочего времени имеет унифицированные формы (№ Т-12 и № Т-13), утв. Госкомстатом России (постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»).

Оформление первичных документов по учету рабочего времени применяется для:

  • учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником;
  • контроля соблюдения работниками установленного режима рабочего времени;
  • получения данных об отработанном времени;
  • расчета оплаты труда;
  • составления статистической отчетности по труду.

В графе 4 формы № Т-13, графах 4 и 6 формы № Т-12 верхняя строка предназначена для внесения условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя - для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. Условные обозначения, которые должны использоваться при ведении табеля, определены в постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (форма № Т-12).

Так, продолжительность работы в дневное время обозначается буквенным кодом «Я» или цифровым «01».

Правило

При заполнении граф 5 и 6 табеля в верхних строках проставляется количество отработанных дней, в нижних - количество часов, отработанных каждым работником за учетный период.

Полезный советВведите специальное обозначение в табель учета рабочего времени

При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (например, отпуск), в табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются незаполненными.

Рассмотрим варианты, как в одном документе можно учитывать два периода (отпуск по уходу за ребенком и рабочее время) для одного работника.

Вариант 1. Предусмотреть для такого работника в табеле рабочего времени вторую строку. Тогда в одной строке мы будем продолжать отражать отпуск по уходу за ребенком, а во второй, введенной с момента выхода на работу на условиях неполного рабочего времени, будем учитывать фактически отработанное время.

Вариант 2. Ввести особое обозначение для работы на условиях неполного рабочего времени работников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком. В этом случае станет возможным, используя специальное обозначение, вести учет обоих этих периодов в одной строке.

Полезный совет

Для учета неполного рабочего времени, отработанного сотрудником, находящимся в отпуске по уходу за ребенком, введите специальное обозначение в табель учета рабочего времени

Работодатель обязан вести учет рабочего времени, отработанного каждым работником. В абсолютном большинстве случаев проблем с учетом не возникает, так как обычно работник или работает, или отсутствует на работе по определенным причинам, для соответствующих отметок используются условные обозначения, введенные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Однако ситуация, предусмотренная ч. 3 ст. 256 ТК РФ, нестандартная - работник одновременно может находиться в отпуске по уходу за ребенком и работать

на условиях неполного рабочего времени или на дому. А значит, у работодателя появляется необходимость учитывать оба этих периода одновременно.

Как это сделать в табеле учета рабочего времени? Можно порекомендовать ввести специальное обозначение, которое будет использоваться при заполнении табеля работником, ответственным за ведение этого документа.

В соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20, в унифицированные формы первичной учетной документации, утв. Госкомстатом России, работодатель может вносить дополнительные реквизиты, которые должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации -приказом или распоряжением руководителя.

В этом случае вы сможете, используя специальное обозначение, вести учет обоих этих периодов в одной строке (пример).

Пример

Пример оформления табеля учета рабочего времени

Вопрос-ответ 32: Учет неполного рабочего времени женщины, находящейся в отпуске по уходу за ребенком

Классификация систем учета рабочего времени

Учета рабочего времени - необходимая составляющая деятельности любой компании. С помощью него можно контролировать явку сотрудников на работу, оптимизировать затраты на оплату труда, устранять непроизводительные потери времени и даже оценивать отношение работников к работе.

В соответствии с трудовым законодательством обязательным является ведение табеля на бумажной носителе. Однако организации вправе применять и другие системы. К ним можно отнести, например:

  • биллинговую систему учета рабочего времени;
  • электронную систему с различными вариациями.

Выбор формы контроля за временем работы зависит от многих факторов, в т. ч. от особенностей организации труда, численности сотрудников, размера производственных площадей и т.д. Также выбор необходимо делать в зависимости от цели, которую преследует работодатель.

Это может быть фиксация только времени входа и выхода сотрудников из организации или контроль за тем, сколько времени каждый работник выполняет порученную работу. Также системы могут предполагать скрытое наблюдение.

Например, установка камеры у каждого рабочего места сотрудника. Или организация может применять открытую систему учета, в которой участвует непосредственно каждый работник. Например, сотрудники сами составляют отчеты о занятости в течение трудового дня.

Читайте также:

При выборе системы нужно помнить и о финансовой составляющей. Современные и надежные системы стоят довольно дорого. Представляется, в обычной организации в управленческих целях нет смысла применять систему учета с биометрическими данными. В этом случае достаточно будет лишь обычного пропускного режима с турникетами.

Номер журнала в подарок!

СКАЧАТЬ НОМЕР

Главное, что нужно помнить при организации способа контроля: ведение табеля учета обязательно. А вот фактически помочь вести такой табель и до последней минуты учесть время, действительно отработанное каждым работникам, смогут электронная или биллинговая способы фиксации трудовой активности.


Читайте далее в статье: Электронная система учета рабочего времени

Табельная система учета рабочего времени

Несмотря на то, что данная система ортодоксальна и имеет некоторые недостатки, ведение табеля является обязанностью любой организации вне зависимости от формы собственности.

Работодатель обязан вести контроль за рабочим времени своих сотрудников путем составления табеля на бумажном носителе. Как правило, в фирме есть лицо, ответственное за заполнение данного документа в отношении всех сотрудников организации. Или табель может вести руководитель отдела в отношении своих подчиненных.

Читайте также:

Табель может представлять собой унифицированную форму или его форма может быть разработана в конкретной организации. Это правило касается и условных обозначений. Можно применять рекомендованные буквенные или цифровые значения. Или локальным актом организация вправе предусмотреть особые условные знаки. Однако государственные предприятия обязаны использовать утвержденную табельную форму.

Существует два принципиально разных способа заполнения табеля:

  1. Сплошной;
  2. Метод фиксации отклонений.

Сплошной способ предполагает, что в документе отражаются все явки и неявки работников. При фиксации отклонений в табеле проставляются лишь особые отметки.

Например, если 2 из 3 работников пришли на свое место, в первом случае у двоих будет стоять отметка о явки (например, код Я), а у третьего - проставится отметка об отсутствии (например, код Б - болезнь). При применении второго метода нужно будет отметить, только неявку заболевшего сотрудника.

Как правило, в крупных компаниях с большой численностью персонала используется метод фиксации отклонений.

Табельная форма учета имеет большое значение как для работников, так и для сотрудников. Прежде всего, на основе табеля выплачивается заработная плата. Также табель может служить доказательством совершения  сотрудником дисциплинарного проступка в виде прогула. Табель как важный кадровый и финансовый документ применяется во внимание и судебными органами при рассмотрении различных трудовых споров.

Читайте также:

Правильность составления и ведения табеля проверяется и контролирующими органами, в частности, территориальными подразделениями Роструда. В связи  с этим любому работодателю нужно правильно заполнять табель.


Читайте далее в статье: Особые возможности электронной системы учета рабочего времени

Электронная система учета рабочего времени

Обратите внимание!

Ведение табеля учета рабочего времени на бумажном носителе является обязательным

Работодатели - сторонники жесткого контроля рабочего времени внедряют электронные системы учета рабочего времени (ЭСУРВ). Они интегрируются с электронной системой контроля и управления доступом (ЭСКУД).

Такие системы могут устанавливаться как на внешнем входе/выходе из офиса, так и на внутреннем входе/выходе в различных частях офиса. Например, кабинеты, переговорная, коридоры, комнаты для приема пищи, для курения и т. д.). Конечно, для этого нужны и финансовые возможности.

В таком случае приход и уход сотрудников из самого офиса и из любой его части, где установлены электронные считыватели, отмечается в электронной программе путем регистрации бесконтактной прокс-карты либо электронного ключа с идентификационным кодом работника.

Паузы на кофе, перекуры и перерывы на обед учитываются в зависимости от правил внутреннего трудового распорядка в рамках корпоративной политики, установленной работодателем.

В компании вводится электронная система контроля за временем пребывания на работе и вместе с электронной системой контроля управления доступом. С помощью электронной системы руководство желает контролировать вход и выход работников из офиса, а также время, которое они используют не для работы, в частности перекуры. Есть ли возможность ограничить подобные паузы?

Читайте также:

Введение контроля времени перекуров обусловлено тем, что для некоторых работников частые и длительные перекуры превращаются в способ симуляции, и такие злоупотребления крайне убыточны для работодателя.

Поэтому, чтобы определить оправданную продолжительность перерыва в работе, работодатель может ввести фиксированное время перекуров. Для этого можно предусмотреть время перерывов для курения в локальном нормативном акте.

Например, вы можете установить в правилах внутреннего трудового распорядка пять перерывов для курения по 5 минут в конце каждого часа (10:55, 11:55, 14:55, 15:55, 16:55).

В целях фиксации времени, затрачиваемого работниками на курение, можно организовать и оборудовать курительную комнату, обозначенную специальным знаком «Место для курения», в соответствии с требованиями Правил пожарной безопасности в Российской Федерации (ППБ 01-03), утв. приказом МЧС России от 18.06.2003 № 313. На входе будут установлены электронные считыватели прокс-карт.

Пример электронной системы учета рабочего времени

Пример электронной системы учета рабочего времени

Системы учета рабочего времениУвеличить изображение >>>

Особые возможности электронной системы учета рабочего времени

Современные контроллеры учета рабочего времени ЭСУРВ в сочетании с ЭСКУД позволяют отслеживать практически любые ухищрения работников.

Довольно распространенная ситуация: сотрудник пришел на работу, включил компьютер (для видимости работы), подключенный к серверу корпоративных сообщений, и ушел «гулять» по офису. Т. е. какое-то время он фактически не занимается своими задачами. Построить систему контроля действительно отработанного времени сотрудниками можно и в этом случае.

Руководство организации приняло решение использовать настройку контроля работы клавиатуры и манипулятора (мышки). IT-специалист, активируя эту опцию, поставил временной интервал (15 минут), после которого начинается отсчет простоя компьютера. В результате ЭСУРВ будет считать сотрудника отсутствующим по прошествии 15 минут после сигнала с клавиатуры или мышки.

Читайте также:

Толковый словарь

ЭСУРВ – электронная система учета рабочего времени.

ЭСК УД – электронная система контроля управления доступом.

Прокс-карта (Prox Card) – используется в качестве пропуска в системе учета рабочего времени, системе контроля и управления доступом в помещение. Она

имеет такие же размеры, как стандартная кредитная карта, изготавливается из поливинилхлорида, содержит идентификационный код работника и в необходимых случаях – его фотографию.

Биллинг (от англ. bill – счет, список, документ, опись) – процесс определения стоимости предоставляемых услуг или выписка счета по предоставленным услугам.

В компаниях с повышенными требованиями к безопасности и секретности информации могут использоваться и другие, более технологически сложные и дорогостоящие решения. Например, на основе биометрических данных, уникальных для каждого человека.

Такие данные - отпечатки пальцев, геометрия ладони, рисунок радужной оболочки глаза, температурная карта лица - полностью исключают возможность регистрации другого сотрудника и гарантируют точность учета времени.

Оптовая фирма разместила биометрические терминалы, использующие в качестве объекта для идентификации геометрию ладони работников, на товарных складах и на центральном входе в административный офис.

Для прохода с помощью клавиатуры работник должен ввести код и положить ладонь на терминал - идентификация происходит мгновенно. Данные регистрации передаются с терминала бухгалтерской компьютерной программе для централизованного контроля, а также для обработки и составления платежных ведомостей.

Читайте также:

Установка биометрических терминалов вместо электронных считывателей прокс-карт была вызвана необходимостью предотвращения некоторых манипуляций работников в части непроизводительных потерь рабочего времени.

Например, один работник склада покрывает другого, работая вместо него. Фактически кладовщик оказывает услугу коллеге, работая в его рабочую смену или часть рабочего дня, в то время как тот устраивает себе «выходной». При этом во многих случаях «заместитель» не имеет должной квалификации и допуска к данной работе.

Или другая ситуация, когда сотрудник открывает прокс-картой дверь и пропускает опоздавших коллег.

ЭСКУД с использованием прокс-карт, электронных ключей и других подобных способов не гарантирует, что не будет зарегистрирован другой человек. Благодаря биометрическим параметрам исключается обман при фиксации отработанных часов  и тем самым перерасход заработной платы.

Решение руководителя оптовой фирмы о размещении биометрических терминалов предотвратило непроизводительные потери рабочего времени и позволило оплачивать труд только за действительно отработанное время.

Читайте также:

Таблица сравнительного анализа систем учета рабочего времени

Форма учета рабочего времени

Возможность

выбора

Преимущества

Недостатки

Табельная форма учета

Обязательна

Надежность.

Экономия средств.

Табель является важным документом при налоговых и трудовых спорах

Технически устарела. Трудоемкая.

Не всегда обеспечивает точный учет (из-за формального подхода к составлению табеля, а также «человеческого фактора» - можно договориться с лицом, заполняющим табель)

ЭСУРВ.

интегрированная

с ЭСКУЛ

На усмотрение работодателя, но наряду с табельной формой

Полная автоматизация. Современная и эффективная форма для жесткой системы контроля.

В ряде случаев программное обеспечение позволяет, помимо учета рабочего времени, планировать его и оптимизировать графики работы.

Обеспечивает более точный учет в случаях, когда ответственное за ведение табеля лицо не имеет возможности установить время прихода(ухода) на работу (на обед) работника

Т ребуе т дополнительных финансовых вложений (в ряде случаев существенных). Вероятность компьютерных сбоев в работе или при отключении электричества. Распечатки, отчеты, графики не являются доказательством при налоговых спорах. Необходимость параллельного ведения табельной формы учета

Биллинговая система учета

На усмотрение работодателя, но наряду с табельной формой

Эффективна только в определенных сферах бизнеса, причем исключительно в управленческих целях

Для большинства организаций - неработающий инструмент из-за отписок работников. Требует дополнительного времени работников на ежедневное заполнение отчетов. Отчеты не являются доказательством при налоговых спорах.

Необходимость параллельного ведения табельной формы учета

Приложение

Пример оформления детализированного учета рабочего времени

Пример оформления детализированного учета рабочего времени


Читайте далее в статье: Биллинговая система учета рабочего времени

Значение электронной системы учета рабочего времени

Любая из электронных способов фиксации времени труда позволяет ежедневно в течение дня вести учет продолжительности работы каждого сотрудник по самым различным параметрам:

  • опоздания,
  • переработки,
  • текущее местонахождение (перемещение) внутри офиса.

Эти данные можно получать в виде готовых отчетов и графиков электронной программы. Более того, поступление такой информации возможно даже в онлайн-режиме на монитор соответствующей службы.

Наличие электронной программы не освобождает работодателя от обязанности вести табель по унифицированной форме № Т-12 или № Т-13. Таким образом, внедряя электронную систему контроля за временем работы, работодатель должен наряду с ней вести и обязательную табельную форму такого контроля.

Программное обеспечение позволяет получать сводные отчеты и графики о фактически отработанном времени и отклонениях от заданных для каждой категории работников нормативов:

  • продолжительность рабочего дня, рабочей недели,
  • минимального перерыва между сменами,
  • перекуров,
  • кофе-пауз,
  • обедов,
  • выходов ранее графика и вне графика и т. п.

А в некоторых случаях - и с возможностью создания соответствующих комментариев к отчету.

Читайте также:

В нашей компании внедряется электронная система учета рабочего времени. В связи с этим все работники должны в этой системе зарегистрироваться. Можем ли мы обязать их пройти такую регистрацию? В Кодексе такая обязанность работника не предусмотрена.

Действительно, при введении электронной способа фиксации времени работы работник должен в ней зарегистрироваться. Однако из смысла ст. 91 ТК РФ не следует, что работодатель может возложить на работника такую обязанность, поскольку вести учет рабочего времени должен именно работодатель.

Между тем на практике такая обязанность работника может быть предусмотрена в трудовом договоре (ч. 4 ст. 57 ТК РФ) и (или) в локальном нормативном акте, например в правилах внутреннего трудового распорядка (ч. 4 ст. 189 ТК РФ). В этих документах могут быть закреплены дополнительные права и обязанности работников; главное - чтобы они не ухудшали их положение по сравнению с установленным трудовым законодательством.

Введение электронной способа исчисления времени работы в значительной мере способствует более точному его учету. Это происходит в тех случаях, когда лицо, ответственное за составление табеля, практически не имеет возможности установить время прихода (ухода) на работу (на обеденный перерыв), в случаях прогула, а также работы в условиях ненормированного рабочего дня и т. п.

Правовое положение работника при этом не ухудшается, поскольку такая обязанность не влечет для него расширения трудовой функции. Она лишь способствует и надлежащему исполнению обязанности работодателя по более объективному соблюдению в организации дисциплины труда.

Более того, вводимая в компании электронная система учета позволяет самому работнику защищать свои права и интересы в случае необоснованных претензий со стороны работодателя.

Читайте также:

Биллинговая система учета рабочего времени

Данный метод (способ формирования счетов) в ряде случаев применяется организациями, оказывающими услуги своим клиентам (аудиторские, консалтинговые, юридические, бухгалтерские и другие компании).

Например, если специалисты компании обслуживают не одну организацию, а оказывают консалтинговые услуги различным фирмам, руководителю компании стоит обратить внимание на биллинговую систему..

Биллинговая система работает следующим образом. В первую очередь разрабатывается и утверждается в одном из приложений к бухгалтерской учетной политике форма ежедневного отчета детализированного учета рабочего времени специалиста в соответствии с требованиями п. 2 ст. 9 Закона о бухучете.

Ежедневный отчет составляется как в электронном виде, так и на бумажном носителе. Он заполняется сотрудником не только на рабочем месте в офисе, но и за его пределами (в командировке, на проверке, на консультации в офисе клиента и т. п.). В отсутствие сотрудника (по болезни, в отпуске) заполнение отчета не производится.

В этом отчете специалист указывает, что он сделал в течение своего дня для каждого конкретного клиента и сколько времени заняла каждая работа (с указанием утвержденных кодов трудозатрат). На основании указанных данных и заранее введенных в электронную программу денежных параметров оценки труда система формирует счет, который главный бухгалтер распечатывает и отправляет клиенту для оплаты.

Читайте также:

Кроме того, электронная программа суммирует количество потраченных на работу часов, и исходя из этих данных можно установить занятость того или иного сотрудника, т. е. реальность трудозатрат на проведение, например, консультации или проверки.

А на основании выставленных им счетов - оценить вклад в бизнес компании. Кроме того, накопление данных об индивидуальных трудозатратах наиболее опытных специалистов позволит распространить их опыт на весь персонал компании с целью повысить результативность ее деятельности.

В конце рабочего дня отчетной недели накопленная в ежедневных отчетах информация переносится в табель учета рабочего времени соответствующего структурного подразделения компании. Табель проверяет непосредственный руководитель конкретного работника.

После проверки он передает табель (вместе с ежедневными отчетами) сотруднику, уполномоченному вести учет рабочего времени в компании. Сотрудник проводит анализ и обобщения показателей индивидуальных ежедневных отчетов специалистов и включает табель рабочего времени структурного подразделения в сводный табель компании в установленные сроки.

Пример ежедневного отчета детализированного учета рабочего времени старшего юриста юридической компании, используемого в биллинговой системе, приведен в приложении.

Наличие биллинговой системы учета рабочего времени также не освобождает работодателя от обязанности вести табель учета рабочего времени по унифицированной форме № Т-12 или № Т-13

Читайте также:

Применение биллинговой система учета рабочего в управленческих целях

Иногда биллинговую систему внедряют и другие фирмы (не только оказывающие услуги клиентам), причем исключительно в управленческих целях. На практике нет ни одного сотрудника, который не терял бы непроизводительно некоторое количество времени.

У кого-то больше, у кого-то меньше, но такие потери есть у всех. И здесь речь идет не об умышленном расслаблении, а о ручном труде, который вполне можно автоматизировать, о неполном знании возможностей используемой программы, о недостатках некоторых навыков и т. д.

Справедливости ради надо сказать, что именно в подобных ситуациях этот инструмент фиксации времени работы чаще всего является неработающим и не приносит ожидаемых результатов. Внедряя биллинговую систему, руководство зачастую не может разъяснить работникам, для чего она нужна. В результате получает откровенные отписки (а не реальную картину происходящего) и обвинения в отвлекании от основной работы.

В ООО «Лира» в целях устранения непроизводительных потерь рабочего времени наряду с табельным учетом внедрена биллинговая система учета времени работы, основанная на ежедневных отчетах учета рабочего времени (отчеты УРВ).

В результате анализа отчета УРВ секретаря-референта Орешкиной И.О. удалось установить непроизводительные потери ее времени из-за отсутствия отдельных навыков в использовании оргтехники.

Читайте также:

Орешкина должна была периодически распечатывать многостраничные документы в нескольких экземплярах и брошюровать их. Весь процесс отнимал много рабочего времени. На основании отчета УРВ секретаря-референта удалось выяснить, что она сначала посылала сразу несколько копий на печать, а потом вручную разбирала страницы по экземплярам.

Непосредственный руководитель, увидев значительные затраты в отчете УРВ, показал работнице возможность такой настройки печати (специальная «галочка»), чтобы сам принтер разбивал документы по копиям автоматически. Только одно это позволило секретарю экономить примерно 1 час в день. И если бы не отчет УРВ, вряд ли удалось бы заместить такие непроизводительные потери рабочего времени.

Читайте также:

Итак, мы рассмотрели основные формы учета рабочего времени. Сведения по использованию этих форм представлены в таблице.

Взвесив все «за» и «против», работодателю необходимо (с учетом специфики бизнеса, организационной структуры, управленческих задач) самостоятельно выбрать форму учета, принимая во внимание все вышеприведенные аргументы.

Читайте также:

Актуально


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение

Вы находитесь на первом профессиональном сайте для специалистов по кадрам. Для Вас актуальные новости и статьи по кадровому делопроизводству.

Ваш подарок при регистрации: набор плакатов по кадровому делу, которые можно распечатать и повесить в офисе!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль