text
PRO-персонал

Трудовая книжка в 2018 году

Когда ведется трудовая книжка и что в ней отражается

Трудовая книжка - это документ, оформляемый работодателем, содержащий сведения о рабочей жизни сотрудника. Трудовая является бланком строгой отчетности и заполнять ее необходимо по правилам. Они определены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

У людей, первый раз поступающих на работу, часто возникает вопрос: “Как сделать трудовую книжку?”. Многие покупают бланк в ближайшем киоске и приносят его нанимателю. Но кадровик такой бланк у нового сотрудника принять не может - обязанность по выдаче, ведению, хранению и выдаче лежит полностью на компании.

Обратите внимание

Закупка чистых бланков производится централизованно у аккредитованного юридического лица (поставщика) или напрямую у производителя. Покупка бланка у частных лиц или прием принесенных работником - это не только нарушение законодательства, но и риск приобрести фальсифицированные книжки.

Поэтому начинающему рабочую жизнь человеку трудовая книжка выдается бесплатно, первым нанимателем. И лишь если кандидат на должность уже работал, он предоставляет бланк, заполненный в предыдущей компании.

Важно

Трудовая книга выдается один раз и на всю жизнь. Однако, ее страниц вряд ли хватит на всю жизнь. Для того, чтобы продолжить заносить сведения о работе, заполняют вкладыш. О том, как внести в книгу учета запись о вкладыше, читайте в статье журнала “Справочник кадровика”

Трудовая книжка содержит сведения о:

  • работнике (его ФИО, дата рождения, образование, специальность);
  • лице выдавшем бланк;
  • приеме, переводе, увольнении;
  • награждениях и поощрениях;
  • выдаче дубликата или вкладыша.

Не вносятся сведения о:

  • дисциплинарных взысканиях;
  • временных переводах;
  • возложении обязанностей без смены должности;
  • временном характере трудоустройства.

Попробуйте бесплатно, курс повышения квалификации

Документационное обеспечение работы с персоналом

  • Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом»
  • За прохождение — удостоверение о повышении квалификации
  • Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов 
  • Доступны готовые шаблоны документов, которые можно скачать и оставить себе для работы

Действующие формы трудовых книжек

На данный момент в обращении три бланка трудовых - 2003-го, 1938-го и 1973 годов, все они законны и обязаны приниматься любым работодателем, отличаются лишь внешним оформлением. Бланков 1973 года еще достаточно много, их общая масса может достигать до 50% от общего числа. Тогда как книжки 1938 года встречаются очень редко, их обладатели уже достигли преклонных годов и находятся на пенсии.

Обратите внимание

В 2018 году в России прошла пенсионная реформа. О том, что случилось с пенсионным возрастом и к чему готовиться людям, читайте в новой статье журнала "Справочник кадровика". Из 18 полезных карточек вы узнаете, в чем суть пенсионной реформы, как она отразится на вашей работе, чего боятся ваши коллеги и как справиться с этими страхами. А еще - какие ходят слухи и нужно ли им верить, как правильно отвечать на три "больных" вопроса работников о пенсии.

Трудовая книжка старого образца

Форма 1938-го года с фиолетовой обложкой не предполагает степеней защиты. На титульном листе отсутствует дата рождения гражданина, а также необходимость в простановке печати. В те годы печати в трудовой не ставились. Дата прописывается в формате ГГГГ.ММ.ДД.

Бланк 1973 года уже предполагает несколько степеней защиты от подделки (серийный номер, водяные знаки), но его все равно часто фальсифицируют. Данные на титульном листе отражены те же, что и в новом образце, обложка зеленая

40-страничный бланк выпускался в 2-х форматах:

  • стандартный;
  • книжка колхозника.

Трудовая книжка нового образца

Новая форма книжек введена в действие с 1 января 2004 года (бланк выпущен в 2003) и действует по сей день, серая обложка. По сравнению с предыдущей формой размер несколько уменьшился, но были добавлены дополнительные страницы. Листы также защищены водяными знаками, есть уникальный номер, который можно проверить, в комплекте идет набор голограмм. Листы сшиты особым образом, что исключает возможность их замены.

Правила ведения трудовых книжек на 2018 год

Заполнение нового бланка для молодого специалиста или внесение данных в трудовую более опытного работника производится кадровиком на пятый день после трудоустройства.

Какой ручкой заполнять трудовую книжку? Все вносимые записи должны вноситься:

  • аккуратно (записи должны быть читаемы);
  • шариковой, перьевой или гелевой ручкой с черными или синими чернилами;
  • без сокращений.

Даты записываются арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ. Исправления, зачеркивания, выбеливания, затирания, выскребания не допускаются. Единственный раздел, где допускаются исправления - титульный лист. Измененная или неверная информация зачеркивается одной чертой и рядом вносятся верные сведения, а также дается ссылка на документ, на основе которого внесено исправление.

Исправление ошибочных сведений в других разделах трудовой производится путем признания записи недействительной.

Записи об увольнении сотрудников заверяются печатью организации и подписью ответственного лица. Печать также ставится на титульном листе трудовой при ее выдаче.

Учет и хранение трудовых книжек в организации

Правила учета и хранения трудовых регламентируется разделом 6 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от 25.03.2013) "О трудовых книжках".

Учет и хранение трудовых книжек является ответственностью работодателя. При принятии или выдаче бланка кадровик вносит эти сведения в книгу учета. Причем вносятся данные не только основного бланка, но и вкладышей, при их наличии. Сведения вносятся в табличной форме:

  • номер по порядку;
  • дата трудоустройства;
  • ФИО сотрудника;
  • серия и номер трудовой и вкладыша в нее;
  • должность;
  • структурное подразделение;
  • номер и дата приказа о приеме на работу;
  • подпись ответственного лица;
  • дата выдачи на руки;
  • подпись сотрудника о факте получения.

Хранение должно осуществляться в металлических несгораемых шкафах в помещении с ограниченным доступом. Подобные меры вызваны очень большими сложностями для работника при утере бланка.

Трудовые умерших сотрудников продолжают храниться в организации и выдаются ближайшим родственникам. Невостребованные бланки хранятся 75 лет.

Когда сомневаетесь, что дальше делать с трудовой книжкой: пять ситуаций с готовыми решениями

Выдача трудовой книжки работнику при увольнении

Факт выдачи трудовой книжки в день увольнения работника фиксируется в Книге учета подписью сотрудника, после этого работодатель уже не несет за нее ответственности. При отсутствии увольняемого в день расторжения договора в его адрес необходимо направить письмо с просьбой ее забрать.

Новый комплект документов при увольнении. Кто что выдает

Если закончилась трудовая книжка, как правильно продолжить запись об увольнении? Надо выписать сотруднику вкладыш и уже в нем сделать соответствующую запись. Нумерация записей должна переноситься из основной книжки

Нужна ли подпись работника в трудовой книжке при увольнении в 2018 году?

Проставление подписи сотрудника при увольнении является подтверждением факта ознакомления с внесенными в нее записями. В законодательстве закреплена обязанность работодателя доносить до сведения сотрудника данные, внесенные в трудовую. Поэтому и подтверждающая подпись обязательна.

Можно ли забрать трудовую книжку раньше дня увольнения?

Ранее оговоренной даты увольнения получить трудовую работнику не удастся. Так как ответственность за ее хранение все еще находится на организации. Да и многие компании опасаются недобросовестных работников, которые могут после этого просте не прийти на работу.

Возможна ли выдача трудовой книжки на руки работнику, продолжающему работать

Можно ли выдавать на руки трудовую книжку работнику? Такую просьбу часто предъявляют сотрудники перед оформлением пенсии. Так как Пенсионный Фонд запрашивает обязательно оригинал и даже заверенная копия в этом случае не подходит.

Во всех случаях, когда для оформления потребуется оригинал, сотрудник должен будет написать соответствующее заявление. А работодатель выдать его не позднее трех рабочих дней (а лучше раньше).

Основная проблема кадровика - как корректно оформить выдачу книжки сотруднику, а затем возврат в организацию.

Обратите внимание

Книга учета движения трудовых книжек предназначена для регистрации приема и выдачи бланков в момент приема на работу и увольнения. Для целей временной выдачи мы рекомендуем выделить отдельную регистрационную книгу и фиксировать в ней причины и даты выдачи, а также числа, когда они были возвращены работодателю. Такой учетный бланк позволит отслеживать, где находится та или иная книжка и когда приблизительно стоит ожидать ее возвращения.

Пройдите простую регистрацию за одну минуту и получите бесплатный доступ к прочтению статьи прямо сейчас

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Статья станет доступна после регистрации
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.