Правила ведения и хранения трудовых книжек

С получения трудовой книжки от работника начинается ее движение внутри организации. Существуют четко регламентированные процедуры оформления новой трудовой книжки и порядка ведения трудовых книжек уже по работавших сотрудников. В нашей статье мы подробно остановимся на всех этапах работы с трудовыми и расскажем о возможных подводных камнях. 

Трудовая книжка является важным документом, в котором указываются все места трудоустройства человека. В этом документе указываются ФИО гражданина, дата рождения, а также специальность. При трудоустройстве организация вносит в его трудовую соответствующие данные.

В случае же увольнения работник получает этот документ обратно. Особое внимание стоит обратить на последовательность внесения данных, а также исправление допущенных ошибок. При внесении информации необходимо тщательно придерживаться законодательных норм.

Должен ли работодатель оформить трудовую книжку основного сотрудника, который проработал в организации ровно одну неделю?

  • А. Да, должен, если сотрудник попросит об этом;
  • Б. Нет, не должен;
  • В. Да, должен.

Не уверены в ответе? Читайте объяснение ниже

Оформление трудовой книжки

Основными нормативными документами, регламентирующими действия по их заполнению, помимо Трудового кодекса РФ, являются:

  • Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 "О трудовых книжках" (далее - Правила).
  • Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней. Когда занятость у данного руководителя является для сотрудника основной (ст. 66 ТК РФ). Таким образом, получается, что, если по каким-либо причинам специалист проработал в организации менее пяти дней, записывать не нужно.

Совет при оформлении трудовой книжки

Однако не рекомендуем трактовать данную норму закона о сроках внесения пунктов в столь принципиально. Ведь договор о сотрудничестве уже заключен. Работник, хоть и три дня, но отработал, соответственно имеет право на отражение данной информации в своем основном документе о рабочей деятельности.

Поэтому, по нашему мнению, при наличии желания на то работника, необходимо внести ему данные о занятости, даже если он отработал менее пяти дней.

На сотрудника, поступающего на должность впервые, книжку нужно оформить не позднее недельного срока со дня приема специалиста в фирму (п. 8 Правил). Обязанность возлагается на всех работодателей (за исключением руководителей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями), а именно:

  • на организации;
  • на индивидуальных предпринимателей.

При заключении трудового договора кандидат обязано предъявить директору трудовую (ст. 65 ТК РФ). Однако есть исключения:

  • работник заключает соглашение впервые (т.е. он нигде раньше не работал по такому договору).
  • работник устраивается на условиях совместительства (в этом случае она ведется по основному месту (ст. 66 ТК РФ));
  • трудовая сотрудника отсутствует в связи с утратой, повреждением или по иной причине (в этом случае руководитель должен оформить работнику новую на основании его письменной просьбы с указанием причины отсутствия книжки).

Данные о трудоустройстве в книжку могут не вносится, а сам документ может не оформляться при выходе работника на дистанционное место. Если на то есть соглашение сторон трудового договора (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ).

Основанием для заведения лицу, поступающему на работу, новой трудовой книжки, в связи с утратой прежней, будет?

  • А. Устная просьба кандидата;
  • Б. Письменное заявление кандидата с указанием причины ее отсутствия;
  • В. Письменное распоряжение работодателя о заведении работнику трудовой.

Не уверены в ответе? Читайте объяснение ниже

Особенности оформления трудовой книжки впервые

Трудовое законодательство не обязывает работника подтверждать письменно, что данный документ у него действительно отсутствует. А также писать какие-либо заявления об этом, в случае если он устраивается впервые. Данный документ предусмотрено в ст. 65 ТК РФ лишь в случае отсутствия у трудоустройстве трудовой в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине.

При заполнении должны быть внесены:

  1. Фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) — на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
  2. Образование, профессия, специальность — на основании документов об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на место, требующее специальных знаний или специальной подготовки).

Информация о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовых, заполняются в соответствии с требованиями п. 2.1 Инструкции.

Запись на первой странице (титульном листе) о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании:

  • студенческого билета,
  • зачетной книжки,
  • справки образовательной организации и т. п.

После окончания работником учебного заведения на основании соответствующего документа о его окончании в трудовую работника следует внести изменения. Этого требует п. 2.4 Инструкции. Согласно этому пункту изменение на первой странице (титульном листе) о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляются путем дополнения имеющихся сведений. При этом следует отметить, что внесенная информация об образовании не зачеркиваются.

Очень часто применительно к рассматриваемой ситуации можно встретить данные о том, что до поступления работник стажа не имел. Между тем, законодательство не предусматривает внесение в документ такого рода формулировок.

Где работодатель ведет учет бланков трудовой книжки и вкладышей в нее?

  • А. В приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки;
  • Б. В приходно-кассовой книге по учету бланков трудовой книжки;
  • В. В приходно-расходной смете по учету бланков трудовой книжки.

Не уверены в ответе? Читайте объяснение ниже

Бланки трудовой книжки и вкладыш

Также необходимо учитывать, что в соответствии с режимом обеспечения работодателей бланками трудовой и вкладыша, утв. приказом Минфина России от 22.12.2003 № 117н. Изготовление бланков осуществляется Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков — Объединением "Гознак". Работодатель может приобретать их у распространителей, отвечающих требованиям Объединения "Гознак".

Доставка работодателям бланков осуществляется службами доставки защищенной полиграфической продукции. Либо осуществляется работодателем самостоятельно со склада Объединения "Гознак" или распространителя, либо иным способом по соглашению сторон в соответствии с законодательством РФ.

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков и вести их учет в приходно-расходной книге. В этой книге отражаются только данные по новым бланкам. Бланк книги имеет графу, в которой необходимо указать, от кого получен бланк;

Исправить ошибочную или неточную запись в трудовой книжке может?

  • А. Как работодатель, сделавший ошибочную или неточную формулировку, так и работодатель по новому месту;
  • Б. Только работодатель, сделавший ошибочную или неточную формулировку;
  • В. Только работодатель по новому месту.

Не уверены в ответе? Читайте объяснение ниже

Титульный лист трудовой книжки

Трудовая книжка – личный документ работника. А вот оформляют его и вносят важнейшую информацию на первую страницу совершенно посторонние люди. И хорошо, если сотрудник отдела кадров за свою жизнь уже сотню таких документов завел… Впрочем, ошибаются даже опытные и ответственные работники.

Последствия таких ошибок очень серьезные. При любом несовпадении в имени, отчестве, фамилии, дате рождения с паспортными данными у работника возникнут проблемы с назначением пенсии. Фотографии же в бланке нет!

Исправляем ошибку на титульном листе трудовой книжки

Записи на титульном листе книжки часто приводит к ошибкам. Поэтому сотрудники службы кадров, работающие с книжками, довольно часто находят там недочеты. Да и сами не застрахованы от ошибок на титульном листе. Но, к сожалению, не всегда неточные данные можно дополнить и внести изменения в титульный лист.

Кстати, многие кадровики не видят проблемы в исправлениях на титульном листе книжки. Они ссылаются на то, что порядок исправления подробно прописан в нормативных актах и нужно только точно им следовать. Что ж, давайте вспомним, об исправлении каких ошибок говорится в нормативных актах.

Основной документ, которым руководствуются коллеги при заполнении трудовых, – Правила. В случае выявления в этом документе неправильной или неточной информации ее необходимо исправить. Причем внести исправления может как работодатель, внесший неправильный или неточный пункт, так и работодатель по новому месту.

Вроде бы все просто. Обнаружили ошибку на титульном листе при трудоустройстве – исправили сами или отправили специалиста в организацию, в которой кадровик таким невнимательным оказался. Но на самом деле на титульном листе трудовой исправления не предполагаются. Изменять ошибочные можно только в разделах, содержащих информацию о занятости или о награждении.

Более подробное объяснение смотрите в видео:

Сведения об образовании, профессии и специальности в трудовой?

  • А. Изменяются;
  • Б. Дополняются;
  • В. Не указываются.

Не уверены в ответе? Читайте объяснение ниже

Исправление ошибок на первой странице трудовой книжки

Многие кадровики исправляют ошибки в сведениях о работнике следующим образом: зачеркивают неправильно написанные фамилию, имя, отчество, дату рождения. Далее вписывают верный вариант и на обложке делают отметку, что исправления внесены на основании паспорта работника. Однако подобные исправления не допускаются. В указанном пункте говорится об изменении данных.

Правила (п. 27) содержат нормы об исправлении неправильных пунктов на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. А не на основании паспорта, свидетельства о рождении и других личных документов граждан. Т. е. речь идет об исправлении пунктов в содержательной части документа. Аналогично в п. 1.2 Инструкции, говорится о признании недействительными и исправлении только в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении».

Работодатель по последнему месту может только изменить данные о фамилии, имени, отчестве и дате рождения. Такие изменения делаются на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Данные об образовании, профессии и специальности не изменяют, а дополняют на основании документов об образовании.

Какие сведения о работнике не вносятся в трудовую книжку?

  • А. Дата рождения;
  • Б. Пол;
  • В. Образование.

Не уверены в ответе? Читайте объяснение ниже

Правила заполнения титульного листа трудовой книжки

Первичное заполнение бланка трудовой начинается с внесения данных титульного листа, куда вписываются данные о работнике (п. 9 Правил, п. 2.1–2.4 Инструкции):

  • фамилия, имя, отчество;
  • дата рождения;
  • образование;
  • профессия, специальность.

Фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами.

Дата рождения записывается полностью: число, месяц, год.

Даты записываются арабскими цифрами (по две для обозначения числа и месяца, четыре для года), например: дата рождения – 09.04.1983.

Фамилия, имя, отчество и дата рождения специалиста указываются на основании паспорта.

Указать данные об образовании можно на основании имеющихся у работника документов, подтверждающих факт прохождения государственной (итоговой) аттестации. В строке титульного листа «Профессия, специальность» служат документы об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на должность, требующую специальных знаний или подготовки).

Квалификация в титульном листе трудовой книжки

Например, вместо специальности «бухгалтерский учет, анализ и аудит» на титульном листе трудовой записывают квалификацию «экономист». В некоторых ситуациях это происходит не столько от отсутствия знаний у кадровиков, сколько из-за невозможности выполнить все требования Инструкции. Заполнения должны производиться «без каких-либо сокращений», а наименование специальности занимает много места.

На титульном листе этого места явно недостаточно, поэтому произвести верную (точную) не всегда возможно. Так что в некоторых случаях указание квалификации вместо специальности в титульном листе объясняется нестыковкой между требованиями Инструкции, размерами бланка и наименованиями, содержащимися в Общероссийском классификаторе специальностей по образованию (ОКСО).

Такая вынужденная неточность при внесении информации не влечет негативных последствий для работника. По нашему мнению, не должна она иметь последствий и для кадровика.

Однако на практике инспекторы ГИТ указывают на эти ошибки и вносят их в документы, составляемые по результатам проверки:

  • акты,
  • предписания,
  • протоколы об административном правонарушении.

В подобной ситуации предлагаем вам поинтересоваться у инспектора, как разместить на титульном листе трудовой полное наименование специальности, если оно очень длинное.

Далее нужно указать дату заполнения бланка. Обратите внимание: она может не совпадать с датой начала. В этом нет ошибки, так как работодатель обязан оформить такой документ на каждого проработавшего свыше пяти дней.

Кстати, несмотря на указание во всех разделах записывать даты цифрами для «даты заполнения» оставлена строка: «     »  20      г.», явно требующая смешанного, буквенно-цифрового обозначения.

Внесенная в титульный лист информация о работнике заверяются подписью работника.

Роспись в трудовой книжке

Прежде чем поставить подпись в бланке, работник должен проверить правильность внесенных данных. Всегда обращайте внимание владельца документа на этот момент. В том числе и потому, что исправление ошибок в этой части документа невозможно.

Последний реквизит, который должен быть оформлен на титульном листе, – это ваша подпись.

Последний реквизит, который должен быть оформлен на титульном листе трудовой книжки, – это ваша подпись.

Совет при оформлении реквизита на титульном листе трудовой книжки

При заполнении реквизита «Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек» вместо подписи разборчиво пишите фамилию.

Читайте также:

На титульном листе указано, что подпись должна быть проставлена «разборчиво». Однако, по определению ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», подпись – это «собственноручная роспись», которая по определению не может быть разборчивой.

В трудовых можно увидеть, насколько по-разному понимают кадровики наказ о «разборчивой подписи»:

  • ставят неразборчивую личную подпись;
  • ставят подпись и ее расшифровку;
  • не ставят подпись, а пишут фамилию.

В связи с этим мы рекомендуем вместо личной подписи разборчиво писать свою фамилию. И кстати, указывать расшифровку подписи в этой строке не требуется.

Приведем пример верно оформленной первой страницы трудовой книжки

Наименование должности работника в трудовой

У практиков часто возникают вопросы:

  • должны ли наименования должностей работников соответствовать тем наименованиям, которые включены в Общероссийский классификатор профессий, должностей и тарифных разрядов (ОКПДТР) и Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих?
  • можно ли зафиксировать в трудовой наименование должности, введенное самой организацией (нередко являющееся русскоязычной "калькой" зарубежных аналогов – супервайзер, офис-менеджер, мерчендайзер и т. п.)?

Ответы на эти вопросы содержатся в ст. 57 ТК РФ: должность указывается в соответствии со штатным расписанием организации. А содержание штатного, в свою очередь, разрабатывается по усмотрению самой организации.

И только в случаях, когда с выполнением задач по определенным должностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей должны соответствовать квалификационным справочникам или соответствующим положениям профессиональных стандартов.

В пункте 10 Правил содержится требование о точном соответствии тексту приказа по личному составу. Это требование нередко воспринимается практиками не совсем верно: дословно переписывается весь текст приказа, за исключением данных об оплате.

В результате в книжке содержится информация:

  • о сроке заключенного соглашения; об установлении работнику испытания при трудоустройстве (иногда и с указанием срока испытания);
  • о причине отсутствия работника, для замещения которого временно принят на должность владелец данного документа (отпуск по беременности и родам, болезнь, длительная командировка);
  • о продолжительности труда (неполный рабочий день, неполная рабочая неделя);
  • о характере труда (подвижной, разъездной, в пути) и т. п.

Внесение подобной информации в данные о трудоустройстве не предусмотрено п. 3.1 Инструкции.

Названная ошибка, очевидно, происходит от того, что не все работники верно понимают, что именно должно точно соответствовать приказу. Для устранения этой ошибки надо уяснить, что в соответствии с п. 3.1 Инструкции данные о трудоустройстве фактически является краткой выпиской из приказа. В ней надо указать, в какое структурное подразделение и на какую должность (по какой специальности, профессии) принят работник к данному работодателю.

Именно эта информация должна точно соответствовать приказу. Другие данные из приказа по личному составу не переносятся в трудовую работника.

5. В графу 4 заносятся дата и номер приказа или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на должность.

6. Данные о выполняемой должности вносятся не позднее недельного срока со дня трудоустройства.

Довольно распространенной ошибкой, особенно у индивидуальных предпринимателей является удостоверение пункта о трудоустройстве подписью и печатью. Это прямое нарушение п. 3.1 Инструкции, т. к. реквизиты, удостоверяющие записи (подписи и оттиск печати), проставляются только при увольнении работника.

Пример неправильного первичного внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу

Пример правильного первичного внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу

Пример правильного первичного внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу

Пример первичного внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу работника, прошедшего военную службу

Обязательна ли печать на титульном листе трудовой книжки?

Титульный лист заверяется печатью работодателя, который впервые ее оформил работнику.

Как быть, если на титульном листе нет печати? Недавно произошли изменения гражданского законодательства. Ранее все компании должны были иметь круглую печать, на которой указывалось наименование организации и адрес. С 7 апреля 2015 г. Федеральным законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ печати признаны необязательным элементом делового оборота.

Мнение 1. От использования печатей отказываться не стоит. Хотя бы потому, что она необходима при заполнении документа.

Мнение 2. Порядок заполнения документов, в т. ч. бланков трудовых, не должен влиять на решение руководства компании, использовать или нет печать. Требования федерального закона имеют преимущество перед нормами, установленными Правительством РФ.

Наша точка зрения. Полагаем, что, если печати в компании нет это не должно повлечь негативных последствий. В т. ч. признания недействительными всех документов, оформленных без печати (если требования к наличию оттиска печати не установлены федеральным законом).

Читайте также:

Организация действует в рамках, предусмотренных законодательством, и это не может быть признано незаконным. Решение в любом случае остается за вашей компанией.

Но это все теория, а на практике ошибки все-таки случаются. Что же делать?

Трудовая книжка оформляется при заключении работником трудового договора впервые (ч. 4 ст. 65 Трудового кодекса РФ). Кроме того, в случае отсутствия у лица, поступающего на должность, трудовой в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан оформить новую книжку (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).

Таким образом, ТК РФ при трудоустройстве предусмотрены две ситуации. Давайте разберем верные варианты исправления ошибок в каждой из них.

  • У работника нет трудовой, и ее необходимо оформить.
  • У работника она есть, которую нужно проверить, зарегистрировать и дополнить пунктом о выходе на новое место.

Ошибка на титульном листе допущена вами

Ситуация 1. Вы допустили ошибку на титульном листе.

Любая ошибка, допущенная при заполнении первой страницы, означает, что бланк испорчен. И единственный верный вариант, предусмотренный нормативными актами, – это уничтожить его.

Работодатель обязан оплатить испорченный бланк в случае неправильного первичного заполнения.

Шаг 1. Приемка у бухгалтерии нового бланка

Приобретенные работодателем бланки и вкладыши учитываются и хранятся не у кадровика, а в бухгалтерии. В этом же подразделении ведется приходно-расходная книга по учету бланков.

Шаг 2.  Получение в бухгалтерии нового бланка трудовой книжки

Приобретенные работодателем бланки и вкладыши учитываются и хранятся не у сотрудника, отвечающего за ведение трудовых книжек, а в бухгалтерии. В этом же подразделении ведется приходно-расходная книга по учету бланков (п. 41 Правил).

Читайте также:

Так как бланки являются документами строгой отчетности, определен в т. ч. и последовательность их выдачи лицу, ответственному за заполнение книжек (п. 42 Правил). Бланки выдаются по заявлению ответственного лица при возникновении необходимости, в нашей ситуации – для заполнения бланка взамен испорченного при трудоустройстве лица, не имеющего трудовой.

Шаг 3. Включение информации об испорченном бланке в отчет

В конце каждого месяца вы обязаны представлять в бухгалтерию отчет о наличии бланков книжки и вкладыша в нее (п. 42 Правил). Бланк такого отчета устанавливается работодателем по своему усмотрению.

Ошибка на титульном листе допущена иным работодателем

Ситуация 2. Вы обнаружили ошибку на титульном листе.

Как мы уже выяснили, исправить такую ошибку невозможно. Предполагается, что подобная ситуация не может возникнуть в принципе, раз испорченный бланк должен быть уничтожен.

Но в жизни работники нередко предъявляют давно оформленные трудовые с ошибкой в титульном листе. Посмотрим, что в этих случаях делают на практике.

По понятным причинам идеального варианта действий, к сожалению, не существует. Общий недостаток любого из предложенных способов – отсутствие правового регулирования, а порой и намеренное нарушение (хоть и в интересах работника) предписаний нормативных актов.

Читайте также:

Вариант 1. Исправить ошибки тем же способом, который предусмотрен для изменения информации.

Для этого одной чертой зачеркивается прежняя и вносятся новые данные. Ссылку на соответствующий документ работника (паспорт) с указанием серии, номера и даты выдачи дают на внутренней стороне обложки, заверяя личной подписью и печатью (при ее наличии).

Но еще раз отметим: такая последовательность исправления не предусмотрена нормативными актами, и в этом случае кадровики действуют на свой страх и риск.

Вариант 2. Оформить дубликат.

Дубликат оформляется по последнему месту. Если сотрудник согласится обратиться за дубликатом к предыдущему работодателю, то сделать это нужно до того, как вы примете от него бланк. Работнику придется сказать, что он ее, например, потерял. И произвести процедуру выдачи дубликата при утере.

Пример оформления дубликата трудовой книжки лицу, утратившему трудовую книжку

Если ошибка в титульном листе была обнаружена уже в процессе труда сотрудника в вашей компании или вы готовы возложить на себя ответственность, то можете оформить дубликат. Иногда ведь трудовые «приходят в негодность»…

Недостатки этого способа очевидны: реальных оснований для выписывания дубликата нет. В действительности она не утеряна, не испорчена. Но, возможно, цель оправдывает средства. Преимущества, впрочем, тоже налицо: сотрудник получает надлежащим образом оформленный дубликат документа – без ошибок в титульном листе.

Вариант 3. Оформить работнику новый бланк.

Иногда стаж, который можно подтвердить книжкой, настолько незначителен, что ее владелец соглашается и на такой вариант – написать заявление, что трудовая книжка утеряна. И кадровик оформляет ему новый документ, без ошибок.

Вариант 4. Ничего не исправлять, но предупредить работника о возможных проблемах при назначении пенсии.

Выбрав этот вариант, вы ничего не исправляете в титульном листе, не предпринимаете других прямо не предусмотренных законом действий, но объясняете работнику, что в будущем у него могут возникнуть проблемы с назначением пенсии.

Самое важное, что, на наш взгляд, вам следует помнить.

При выписывании документа особенно внимательно заполняйте информацию на первой (титульной) странице. Убедитесь, что работник, прежде чем поставить подпись, их внимательно проверил.

Если вы допустили ошибку при заполнении титульного листа, уничтожайте испорченный бланк.

При обнаружении чужих недочетов обратите внимание работника на ошибки, которые могут помешать подтверждению трудового стажа. Вопрос о принадлежности книжки нередко может быть решен только судом.

В какой срок работодатель должен внести в трудовую книжку сотрудника запись о выполняемой работе?

  • А. В день приема;
  • Б. Не позднее пяти дней с момента выхода;
  • В. Не позднее недельного срока со дня выхода.

Не уверены в ответе? Читайте объяснение ниже

Запись при приеме на работу

Внося данные о выходе на место, надо учесть: она заполняется впервые или продолжается после поступления владельца на новое место.

При заполнении раздела "Сведения о работе" впервые необходимо обратить внимание на следующие замечания:

  1. если до поступления на должность впервые работник проходил военную службу, а также службу в органах внутренних дел, в Государственной противопожарной службе МЧС России, в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах, то при первичном заполнении раздела книжки "Сведения о работе" сначала вносятся данные о службе, а затем о трудоустройстве (подпункт "а" п. 21 Правил);
  2.  не следует вносить часто встречающуюся в практике, но не предусмотренную ни Правилами, ни Инструкцией фразу "Стажа до поступления на работу не имел".

Данные о выходе вносятся с соблюдением следующих пунктов.

Правила заполнения трудовой при приеме на работу

Отдельной строкой в виде заголовка в графе 3 раздела "Сведения о работе"должен быть назван работодатель, с которым работник заключил договор о сотрудничестве.

1. Если работодатель – юридическое лицо, то указывается наименование организации (предприятия). Требования к реквизиту документов "Наименование организации"содержатся в ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"(п. 3.8). Представляется целесообразным руководствоваться этими требованиями при внесении данного реквизита в трудовую книжку:

  • наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах;
  • наименование организации должно быть указано полностью;
  • при наличии в учредительных документах организации сокращенного наименования оно приводится в скобках ниже полного наименования или за ним.

Если работодатель является физическим лицом – индивидуальным предпринимателем, то указываются его фамилия, имя и отчество.

2. Под заголовком – наименованием работодателя (без пропуска строки) в графе 1 ставится порядковый номер вносимой информации (без добавления 0 для номеров с 1 по 9).

3. В графу 2 вносится дата выхода т. е. дата первого дня, а не дата внесения информации о труде в бланк. Следует заметить, что многих начинающих кадровиков "смущает" несоответствие дат на титульном листе. Там ставится дата ее первичного заполнения (не позднее недельного срока со дня выхода), и в содержательной части, необходимо показать дату начала, чтобы в дальнейшем использовать эту дату, а также дату увольнения для подсчета трудового стажа.

Вполне естественно, что эти даты не совпадают: дата на титульном листе является более поздней по сравнению с датой в содержательной части.

4. В графе 3 делается отметка о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации. Если условие о занятости в конкретном структурном подразделении включено в договор.

Внесение записи в трудовую о приеме на работу в обособленные подразделения организаций

Не содержится указаний в законодательстве о последовательности внесения о выходе работников в обособленные подразделения организаций (филиалы, представительства). При наличии в организации обособленных подразделений кадровое делопроизводство может быть как централизованным, так и децентрализованным.

При централизованном виде кадрового делопроизводства все документы, включая трудовые книжки, оформляются и хранятся по месту нахождения головной организации. Децентрализованный вид делопроизводства предусматривает оформление документации в обособленных подразделениях. Применение ее возможно в том случае, когда руководитель обособленного подразделения на основании доверенности осуществляет права и обязанности работодателя.

Независимо от вида делопроизводства, при внесении в трудовые пунктов о трудоустройстве в обособленное подразделение в графе 3 раздела "Сведения о работе" должно быть указано наименование этого подразделения (либо в самого пункта, либо при указании наименования организации).

Внесенные данные дублируется в личной карточке работника.

Пример внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу

Ответственность за хранение трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на

  • А. Работника;
  • Б. Работодателя;
  • В. Председателя профсоюзной организации.

Не уверены в ответе? Читайте объяснение ниже

Заполнение трудовых 

Как оформить назначение ответственного за ведение трудовых книжек?

Оформление назначения ответственного за заполнение трудовых книжек

Согласно п. 45 Правил, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей ответственность за организацию заполнения, хранения, учета и выдаче книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Таким образом, работодатель (руководитель организации или индивидуальный предприниматель) должен организовать верное и своевременное ведение книжек. А ответственность за заполнение, сохранность, учет и выдачу несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом работодателя.

Индивидуальные предприниматели сами ведут трудовые книжки работников. В организациях и на предприятиях эти обязанности поручают кому-либо из сотрудников. Кадровикам - при наличии в организации кадровой службы или другим работникам – секретарям, бухгалтерам, менеджерам и т.д., если организация небольшая и не имеет кадровой службы.

В связи с этим действия с трудовыми книжками в организациях должна начинаться с назначения ответственного за ведение, хранение, учет и их выдачу.

При наличии в организации кадровой службы обязанности по заполнению трудовых выполняет один или несколько работников этой службы (в зависимости от объема занятости). При этом учитывается необходимость замены временно отсутствующего работника, отвечающего за трудовые (отпуск, болезнь, командировка и т.п.).

Кадровики нередко меняются. А также временно отсутствуют на рабочем месте по болезни или в отпуске. Представляется нежелательным указывать в тексте приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками фамилии работающих в настоящий момент сотрудников. Рациональнее ограничиться только названиями должностей.

Иначе каждый раз при увольнении назначенного на эту должность специалиста придется переиздавать приказ с указанием нового работника. А приказ, не содержащий конкретных фамилий, будет действовать много лет, не требуя периодической замены.

Проект приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками подготавливается кадровой службой. После согласовывается с заинтересованными должностными лицами и после подписания руководителем организации регистрируется в канцелярии (секретариате). Т.к. относится к приказам по основной деятельности, а не по личному составу.

Издание данного приказа обязательно, несмотря на то, что обязанности по работе с трудовыми книжками всегда включаются в должностную инструкцию работника, ведущего этот документ.

Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки

Пример приказа о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

Можно ли сделать запись о незаконченном образовании?

  • А. Да, можно;
  • Б. Нет, нельзя;
  • В. Да, можно, только если этого требует инспектор ГИТ.

Не уверены в ответе? Читайте объяснение ниже

Запись в трудовой об образовании

5 правил внесения сведений об образовании работника в трудовую книжку

Действительно, нужно ли вносить о незаконченном (или неполном?) высшем образовании на титульный лист, а после окончания им вуза добавлять о полученном высшем образовании? Или с данными об образовании студента, поступающего на должность, стоит повременить?

Давайте вспомним, что о внесении сведений об образовании говорят документы, регламентирующие их заполнение. В частности – когда вообще требуется указать информацию об образовании в трудовой работника?

В п. 9 Правил, изготовления бланков книжки и обеспечения ими работодателей содержится норма. Она гласит, что в трудовую записываются данные об образовании, профессии, специальности только при поступлении на место, требующее специальных знаний или специальной подготовки.

Аналогичное требование содержит п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек. Причем этим документом предлагаются следующие варианты внесения данных об образовании:

  • основное общее,
  • среднее общее,
  • начальное профессиональное,
  • среднее профессиональное,
  • высшее профессиональное,
  • послевузовское профессиональное образование.

Получается, что Инструкция требует внести в трудовую работника, поступающего в компанию, требующую специальных знаний или специальной подготовки, только о "законченных" этапах образования. Оставляя за скобками те моменты, когда он продолжает обучение на соответствующем уровне.

Работнику, который сразу после школы поступил в институт и пока еще его не окончил, следует внести информацию о том образовании, которое им уже получено, т. е. о среднем общем… Но верно ли это? К ответу на этот вопрос вернемся чуть позже.

А пока для себя отметим, что вносить данные об образовании только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т. п.).

Далее, п. 2.1 Инструкции предоставляет возможность внести в трудовую книжку работника информацию о незаконченном образовании соответствующего уровня. Она может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т. п.).

Итак, Инструкция содержит норму об обязательном указании законченного образования. И предоставляет возможность внести студенту данные о незаконченном образовании. Теперь посмотрим, как обстоят дела на практике.

Отметка об образовании до ВУЗа в трудовой

Сначала определимся с тем образованием, которое работник получил до поступления в высшее учебное заведение. Тут возможно несколько вариантов.

Вариант 1. Работник до поступления в высшее учебное заведение получил начальное или среднее профессиональное образование. В этом случае при поступлении в компанию, требующую специальных знаний, следует внести данные о полученном работником образовании. Т. к. при таком варианте развития событий можно говорить о том, что работник обладает теми знаниями, которые пригодятся в его будущей занятости.

После того как работник окончит высшее учебное заведение, информация об образовании будет дополнена на основании полученного диплома.

Для дополнения раздела об образовании предусмотрены специальный порядок. Изменение (дополнение) на первой странице трудовой информации о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся данных (если они уже имеются). Или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных.

Вариант 2. Работник начинает трудиться по своей будущей специальности, и из законченных этапов образования у него за плечами только школа. Если буквально следовать тексту Инструкции, как мы уже говорили, то именно об этом образовании (на основании аттестата) и следует записать на титульном листе…

Но давайте рассуждать шире. Те самые "специальные знания или специальная подготовка", которые требуются от вашего молодого специалиста в его будущем, вряд ли были получены им в среднем общеобразовательном учреждении. Поэтому, на наш взгляд, при этом варианте не стоит вносить данные об уже полученном работником образовании.

Образование в трудовой книжке бакалавра (образец)

Образование в трудовой книжке бакалавр: образец

Как отметить "Незаконченное высшее" в трудовой книжке

Теперь остановимся на незаконченном высшем образовании и тех ситуациях, когда информация о нем может быть внесена.

Читайте также:

Вряд ли инициатива внесения будет исходить от работодателя. Скорее всего, именно студент, поступающий в компанию по своей будущей специальности, может потребовать, чтобы в его трудовую была внесена информация о незаконченном высшем образовании. Она вносится на основании справки учебного заведения, зачетной книжки, студенческого билета.

В будущем, когда работник окончит высшее учебное заведение, строка об образовании необходимо будет дополнить, руководствуясь изложенными выше нормами.

Но мы не советуем идти на поводу у работника в этой ситуации. Стоит ли вносить информацию о незаконченном высшем образовании, если работник продолжает учиться (и тому есть соответствующие подтверждения), а окончание вуза "не за горами"? Уверены, что со строкой об образовании в этой ситуации можно повременить, и вот почему.

Причина 1. Инструкция не содержит обязанности работодателя вносить информацию о незаконченном высшем образовании, а только лишь предоставляет возможность внести такую строку на основании соответствующих документов.

Причина 2. Работник может получить не одно образование, а вот соответствующая строка на титульном листе всего одна… И после внесения незаконченного высшего образовании в этой строке элементарно не хватит места, чтобы ее дополнить.

Причина 3. Наконец, законом не предусмотрена ответственность работодателя в том случае, если строка об образовании будет заполнена не при ее первичном заполнении.

Трудовая книжка – личный документ работника. Нередко на практике бывают такие ситуации, когда работник начинает настаивать на внесении каких-либо данных без которых действительно можно обойтись. Для того чтобы убедить работника подождать, может быть, будет достаточно показать ему, что собой представляет титульный лист и сколько места предусмотрено для написания информации об образовании.

  • Информация об образовании работника указываются только при поступлении на должность, требующую специальных знаний или специальной подготовки.
  • Информация об образовании работника записываются только на основании надлежаще заверенных документов.
  • Записываются данные о завершенном образовании.
  • Могут быть внесены данные о незаконченном образовании соответствующего уровня.
  • При получении работником нового образования изменение (дополнение) осуществляется путем дополнения имеющихся пунктов или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных.

Пропущенная запись в трудовую книжку:

  • А. Не вносится;
  • Б. Вносится только по желанию работника;
  • В. Вносится сразу же после обнаружения ошибки.

Не уверены в ответе? Читайте объяснение ниже

Как исправить запись в трудовой книжке

Как исправить ошибку в наименовании организации?

Путь исправления наименования организации не закреплен в нормативных актах.

Читайте также:

После последнего пункта в разделе «Сведения о работе» проставляются последующий порядковый номер, дата внесения, в графе 3 указывается: «Запись за номером таким-то недействительна». Затем производится корректная.

В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» до внесения данных о выходе на работу и награждении указываются наименование организации (п. 3.1, 4 Инструкции). Нумерация не предусмотрена. Поэтому соблюсти общую последовательность внесения исправления в трудовую книжку невозможно.

В то же время п. 30 Правил и п. 1.2 Инструкции предусмотрено внесение изменений и исправлений в бланк в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» ошибочных или неточных пунктов. Данная процедура производится путем признания их недействительными и внесения верных.

Ошибку в наименовании организации в трудовой можно исправить так:

  1. В строке ниже неправильной наименования организации в графу 3 «Сведения о работе» внести - «Запись о наименовании организации недействительна».
  2. На следующей строке (ниже) в той же графе 3 указываются в виде заголовков полное и сокращенное (при его наличии) наименования организации.
  3. После внесения исправлений в наименование организации делается пометка о выходе на работу в соответствии с разделом 3 Инструкции.

Образец исправления записи в трудовой книжке о наименовании организации (вариант 1)

Образец исправления записи в трудовой книжке о наименовании организации (вариант 2)

Возможна ли отмена в трудовой книжке предшествующих записей для внесения пропущенной

Любой кадровик в своей практике может столкнуться с ситуацией, когда ему необходимо внести изменения в книжку при ошибке. Например, пропущенную. Например, пропущенной может быть запись о переводе работника на другую работу, о его квалификации или о награждении, произведенном работодателем.

Все пункты  о выполняемых задачах, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, записываются на основании соответствующего приказа. Произвести такие записи необходимо не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Читайте также:

К тому же лицо, уполномоченное приказом (распоряжением) работодателя, за нарушение установленного порядка несет ответственность, в соответствии с законодательством РФ. Поэтому ответственному сотруднику необходимо внести пропущенную сразу после обнаружения данной ошибки.

Внесение пропущенной записи в трудовую книжку

Многие кадровики считают, для того чтобы внести пропущенную, необходимо сначала отменить предыдущие. А затем уже внести пропущенную и все пункты, которые должны следовать за ней. Объясняют это тем что необходимо соблюдать последовательность дат. Это неверно, так как для отмены, внесенных без ошибок или неточностей, нет никаких оснований.

Кроме того, признать недействительной можно только неправильную или неточную запись.

Внесение пропущенного пункта осуществляется следующим образом:

  • в графе 1 необходимо поставить порядковый номер вносимой записи,
  • в графе 2 указать дату внесения пропущенной,
  • в графу 3 внести пропущенную (без каких-либо дополнений), указав дату "пропущенного" события,
  • в графе 4 – дату и номер приказа.

Образец внесения пропущенной записи в трудовую книжку (о переводе работника на другую постоянную работу)

Заверять пропущенную запись подписью и печатью организации не нужно. При увольнении работника проставляется печать организации, подписи кадрового работника и самого работника будут являться заверением всех данных, которые были внесены за время работы в данной организации.

Срок хранение трудовой книжки, неполученной работником при увольнении:

  • А. До востребования;
  • Б. 5 лет;
  • В. 25 лет.

Не уверены в ответе? Читайте объяснение ниже

Обеспечение сохранности трудовых сотрудников

Правила, а также учет бланков, изготовления бланков трудовой и обеспечения ими работодателей утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Правила устанавливают систему учета, ведения и хранения, в том числе и срок, а также порядок изготовления бланков и обеспечения ими работодателей.

Трудовые книжки и дубликаты, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя.

Ответственность за организацию заполнения, хранения, учета и выдачи трудовых и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Ответственность за заполнение, сохранность, учет и выдачу несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом работодателя.

За нарушение Правил должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

В целях обеспечения социального страхования работодатель обязан выдать сотруднику трудовую книжку:

  • А. В день письменного обращения;
  • Б. Не позднее трех рабочих дней с момента письменного обращения;
  • В. Не позднее пяти рабочих дней с момента письменного обращения.

Не уверены в ответе? Читайте объяснение ниже

Выдача трудовой книжки

Долгие годы работники Пенсионного фонда РФ требовали оригинал трудовой для назначения пенсии. А сотрудники отдела кадров компании не имели правовых оснований для выдачи этого документа и не могли избавить компанию от ответственности за его ненадлежащее сохранение.

Чего только кадровики не придумывали, пытаясь найти выход из этой ситуации! Выдавали по запросу на свой страх и риск под расписки будущих пенсионеров, ездили с трудовыми в отделения Пенсионного фонда лично, только чтобы не выпускать их из рук.

А уж сколько книжек не вернулось из этого путешествия за назначением пенсии — то ли по вине нерадивых владельцев, то ли из-за ошибок работников фонда — и не сосчитать… И вот наконец законодательное решение этой проблем найдено. Теперь работодатель не только может, но и обязан выдать работнику трудовую для назначения пенсии. Каков порядок выдачи книжки? В нормативных правовых актах эти вопросы не решены, подскажем вариант.

Без преувеличения долгожданные изменения были внесены в статью 62 Трудового кодекса РФ Федеральным законом от 21.07.2014 № 216-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с принятием федеральных законов „О страховых пенсиях“ и „О накопительной пенсии“».

С 1 января 2015 г. по письменному запросу сотрудника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней выдать ему:

  • копии документов, связанных с занятостью;
  • трудовую книжку в целях обязательного социального страхования (обеспечения).

Как выдать трудовую книжку для обязательного социального страхования

Нас интересует второй пункт — обязанность выдать книжку в целях обязательного социального страхования, что ранее было запрещено. Поступая на работу, сотрудник сдавал книжку работодателю и мог получить ее обратно только при увольнении. Другого нормативные правовые акты не предполагали.

В связи с нововведениями обязанности появились и у работника. Так, статья 62 ТК РФ дополнена частью 4. В соответствии с которой сотрудник обязан не позднее трех рабочих дней со дня вручения трудовой в органе вернуть ее работодателю.

Обратите внимание

С 1 января 2015 г. для подтверждения страхового стажа работник должен предъявлять подлинник документа, подтверждающего периоды труда по трудовому договору (п. 11 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления страховой пенсии, утв. пост. Правительства РФ от 02.10.2014№ 1015)

И хотя ТК РФ не перечисляет виды обязательного социального страхования, в целях которых выдается этот документ, понятно, что речь идет прежде всего об обязательном пенсионном страховании. Можно предположить, что соответствующие изменения будут внесены также в административные регламенты по назначению выплат в связи с обязательным социальным страхованием.

И во всех случаях, когда для оформления потребуется оригинал, сотрудник должен будет написать соответствующую бумагу. А работодатель не позднее трех рабочих дней (а лучше, конечно, как можно раньше) — выдать ему трудовую.

Пример оформления заявления о выдаче трудовой книжки

Основная проблема, которую должны решить сейчас специалисты, ответственные за сбережение и заполнение книжек, — это как корректно оформить ее выдачу сотруднику, а затем возврат в организацию. По-прежнему предусмотрен единственный случай выдачи работнику трудовой — при его увольнении (прекращении трудового договора).

Как выдать трудовую книжку для оформления пенсии

Нужно ли составлять акт выдачи?

Но для этих документов предусмотрена обязательная регистрация, причем вид регистрационной книги предусмотрен нормативными актами. Так, до 1 января 2015 г. данный документ выдавался лицом, ответственным за их учет и выдачу. Только при увольнении и только под подпись в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее — Книга учета), бланк которой утвержден пост. Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Однако он не предусматривает выдачи с возвратом в отдел кадров.

Конечно, можно и сейчас при выдаче книжки в графе 12 Книги учета произвести, например, отметку о цели выдачи документа. А после его возвращения заново зарегистрировать прием. Но мы думаем, что это не совсем верный вариант в рассматриваемой ситуации.

Книга учета предназначена для регистрации приема и выдачи бланков в момент приема на работу и увольнения. Полагаем, что для этих целей она и должна использоваться впредь. Тогда в одной строке, оформленной при получении от работника трудовой, будет содержаться вся необходимая информация, включая дату выдачи при увольнении и личную подпись владельца.

Пример оформления книги регистрации временной выдачи трудовых книжек и вкладышей в них

А вот для целей временной выдачи мы рекомендуем выделить отдельную регистрационную форму и фиксировать в ней причины и даты выдачи, а также числа, когда они были возвращены работодателю.

Пример оформления книги учета движения трудовых и вкладышей в них

Такой учетный бланк, кстати, позволит отслеживать, где находится та или иная книжка и когда приблизительно стоит ожидать ее возвращения. Кстати, если за время занятости в компании сотруднику был оформлен вкладыш, выдачи книжки с вкладышем также специально отражаются в обеих Книгах, что мы и показали в приложениях 2 и 3.

Запись о переводе в трудовой книжке работника признана недействительной, в связи с чем он попросил оформить дубликат документа. Кто в этом случае несет расходы на приобретение бланка?

  • А. Работник;
  • Б. Работодатель;
  • В. Руководитель кадровой службы.

Не уверены в ответе? Читайте объяснение ниже

Дубликат трудовой книжки

Предусмотрено несколько случаев выдачи дубликата:

  • выдача дубликата при утере;
  • внесение пунктов, признанных в установленном порядке недействительными;
  • трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, изорвана, испачкана);
  • утеря документа работодателем, в том числе, массовая утрата трудовых работодателем.

Первая страница дубликата (титульный лист) оформляется по общим нормам, предусмотренным для заполнения документа, при этом в правом верхнем углу делается надпись "Дубликат".

Все пункты, внесенные в дубликат, заверяются подписью, печатью работодателя и подписью работника. На титульной странице трудовой делается надпись "Взамен выдан дубликат", после чего возвращается ее владельцу.

Выдача дубликата старой трудовой

Выписка дубликата в каждом конкретном случае имеет ряд особенностей. В случае потери трудовой работником он обязан немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту. Не позднее 15 дней со дня подачи такого документа работодатель должен выдать работнику ее дубликат.

Образец заполнения дубликата при утере включает:

  1. Информация об общем стаже работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;
  2. Информация о работе и награждении (поощрении), которые вносились в книжку по последнему месту.

Как следует из п. 7.1 Инструкции по заполнению дубликат заполняется в соответствии с разделами 1 – 6 Инструкции.

Общий стаж записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней без уточнения организации, периодов и должностей работника.

Если документы, на основании которых они вносились, не содержат полных данных о занятости в прошлом, то в при заполнении дубликата трудовой при утере записываются только имеющиеся в них данные.

После этого общий стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам:

  • в графе 2 указывается дата трудоустройства;
  • в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), а также структурное подразделение и должность, специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную место в той же организации, то об этом также делается соответствующая пометка.

  • в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
  • в графе 3 отражается причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные;
  • в графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Читайте также:

Оригиналы документов, подтверждающих стаж, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу.

Внимание

Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж, предшествующий трудоустройству к данному работодателю.

При выписке дубликата бывший работник должен:

  • расписаться на титульном листе дубликата;
  • заверить личной подписью данные в содержательной части документа, подтверждая правильность, внесенных в дубликат;
  • расписаться в Книге учета движения.

При наличии пункта об увольнении или переводе на другую должность, признанной недействительной, работнику по его письменному запросу выдается дубликат. Расходы на приобретение бланка в этом случае несет работодатель.

В связи с тем, что в бланке имеется запись, признанная недействительной, при выписке дубликата в него переносятся все записи из оригинала (из всех разделов), за исключением записи, признанной незаконной.

Также выдается дубликат, если если этот документ пришел в негодность (обгорела, изорвана, испачкана и т. п.).

Массовая утрата трудовых работодателем

При массовой утрате работодателем трудовых работников в результате чрезвычайных ситуаций трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа. Такая комиссия создается органами исполнительной власти субъектов РФ. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Читайте также:

Комиссия принимает решение на основании документов, имеющихся у работника (справки, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т. п.). В случае отсутствия таких документов понадобятся показания двух и более свидетелей, знающих работника по совместной деятельности у одного работодателя.

В случае если до выхода к данному работодателю работник уже работал, комиссия принимает меры к истребованию документов, подтверждающих этот факт.

Если документы не сохранились, стаж, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

После проведенной работы комиссия составляет акт, в котором указываются периоды, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа. На основании акта комиссии работодатель осуществляет выдачу работнику дубликата трудовой книжки.

Что касается оплаты бланка для дубликата, то при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату за исключением следующих случаев:

  1. Массовая утрата работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций;
  2. Неправильное первичное заполнение;
  3. Порча бланка не по вине работника.

В течение какого срока после письменного обращения сотрудника работодатель обязан выдать ему заверенную копию трудовой?

  • А. В день обращения;
  • Б. Не позднее двух рабочих дней со дня подачи запроса;
  • В. Не позднее трех рабочих дней со дня подачи запроса.

Не уверены в ответе? Читайте объяснение ниже

Копия трудовой книжки

Кем заверяется копия трудовой книжки

Как верно заверить копию трудовой? Чем копия отличается от выписки?

Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.

Выписка обязательно должна включать в себя копию первой страницы, с указанием название документа, фамилия, имя, отчество владельца, год рождения, образование и профессия и т. д. Далее делаются копии тех выборочных страниц, которые нужны.

Копия и выписка отличаются по объему – копия содержит образ всех заполненных страниц, а выписка только выборочную информацию. Копия или заверенная выписка из нее могут быть изготовлены как рукописным способом, так и с применением технических средств (ксерокопирование). Независимо от способа изготовления копия или выписка (рукописная или ксерокопия) должны быть заверены для придания им юридической силы.

Читайте также:

Реквизит документа "Отметка о заверении копии" описан в ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (п. 3.26). Данная отметка включает: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

В связи с тем, что копия трудовой книжки или выписка из нее выдаются работнику, как правило, для предъявления в другие организации, копию документа или выписку из него заверяют печатью.

Кто может выдать копию трудовой книжки

Реквизит документа "Отметка о заверении копии" описан в ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (п. 3.26). Данная отметка включает: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

В связи с тем, что копия трудовой книжки или выписка из нее выдаются работнику для предъявления в другие организации, копию документа или выписку из него заверяют печатью.

Кто может выдать копию трудовой книжки

Выдавать работнику копию, заверенную руководителем, или выписку из нее имеют право работодатель или лицо ответственное за ведение, сохранность, учет и выдачу трудовых книжек.

Если копия или выписка из нее располагаются на нескольких страницах, то отметка о заверении копии при необходимости может помещаться в конце каждой страницы.

Также если документ содержит несколько страниц, их нумеруют (нумерация должна быть сквозная), прошивают и скрепляют печатью на прошивке и подписью лица, заверившего документ. В этом случае можно и не заверять каждый лист, достаточно будет проставить необходимые реквизиты на обороте последней страницы документа, т. е. там же, где документ скреплен.

Сейчас многие банки при выдаче кредита требуют у клиента заверенную копию трудовой книжки (причем должна быть заверена каждая страница). А на последней странице, кроме того, обязательна содержалась: "Работает по настоящее время. Должность, Ф.И.О., дата, подпись". Поэтому, заверяя копию, по просьбе работника следует внести такие записи.

Вкладыш в трудовую книжку

В каком случае оформляется вкладыш? Каковы правила внесения записей во вкладыш в трудовую?

Изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, вкладыш оформляется в том случае, если все страницы одного из разделов закончились.

По форме он повторяет трудовую, но не имеет обложки. На его титульном листе содержится наименование "Вкладыш в трудовую книжку (без трудовой книжки недействителен)". Вкладыш вшивается в трудовую. Заполнение вкладыша происходит в том же порядке, что и трудовой.

При выписывании вкладыша ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш", указываются его серия и номер. При каждой последующей выдаче вкладыша делаются новые записи такого же содержания.

Замена трудовой книжки

Можно ли обойтись без замены трудовой книжки (выдачи дубликата), если фамилия владельца читается двояко?

В данном случае просто нет оснований для выдачи дубликата. Согласно пп. 31, 33, 34 Правил дубликат выдается только в случаях:

  • утраты документа работником;
  • при наличии признанной недействительной записи об увольнении или переводе на другую должность;
  • если она пришла в негодность (порвана, обгорела и т. п.);
  • если они были утрачены работодателем в результате чрезвычайной ситуации.

Коррективы, связанные с изменением фамилии, имени, отчества, вносятся работодателем по последнему месту на основании:

  • паспорта,
  • свидетельства о рождении,
  • о браке,
  • о расторжении брака,
  • об изменении фамилии.

При необходимости данные о работнике на первой странице (титульном листе) могут быть изменены. Пунктами 2.3, 2.4 разд. 2 Инструкции по заполнению трудовых книжек предусмотрена последовательность внесения изменений на первой странице документа. «Устаревшие» фамилия, имя, отчество зачеркиваются одной чертой, далее вписываются новые. Реквизиты документов, послуживших основанием для внесения изменений, указываются на внутренней стороне ее обложки и заверяются подписью и печатью работодателя (либо печатью кадровой службы).

Записи в трудовой книжке при увольнении

В соответствии с ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ в трудовую об основании прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ. Также должна присутствовать ссылка на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи Трудового кодекса РФ или иного федерального закона.

В силу ч. 2 указанной статьи, днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника. За исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним, в соответствии с Трудовым кодексом РФ или иным федеральным законом, сохранялось место работы (должность).

Особенности заполнения документа при увольнении определяются п.п. 5.1-5.6 Инструкции по заполнению трудовых книжек.

В частности, при прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 ТК РФ  вносится пометка об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.

Пример внесения в трудовую книжку записи о прекращении трудового договора по соглашению сторон (вариант 1)

Пример внесения в трудовую книжку записи о прекращении трудового договора по соглашению сторон (вариант 2)

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя вносится пометка об увольнении со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 ТК РФ. Или же на иные основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренные законодательством.

Запись в трудовой при увольнении по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон

При прекращении трудового договора обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, вносятся данные об основаниях прекращения сотрудничества со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 ТК РФ.

При прекращении трудового договора по дополнительным основаниям в трудовую вносятся записи об увольнении со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ.

Читайте также:

При расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится с указанием этих причин.

При увольнении работника все записи за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за заполнение трудовых, печатью работодателя и подписью самого работника.

Читайте также:

Актуально





PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль