Нужно ли назначать ответственного за трудовые книжки?

Поскольку дочерние организации являются самостоятельными юридическими лицами, а следовательно, работодателями, головная компания не вправе издавать какие-либо приказы, распространяющиеся на работников дочерней организации.

И так как вся ответственность за ведение, учет и хранение кадровой документации возлагается на руководителя организации, то, пока не будет назначено иное ответственное за это лицо, при обнаружении каких-либо нарушений санкции будут наложены именно на директора. Тот факт, что данные функции переданы работодателем другой компании по договору аутсорсинга, значения не имеет.

Поэтому рекомендуем каждой дочерней организации издать приказ, которым назначить из числа ее работников ответственного за ведение, учет и хранение кадровой документации и на время его отсутствия (по болезни, в период отпуска и т. д.) – заместителя.

Прочитайте полезные статьи по теме:

• Семь грубых ошибок в работе с трудовыми книжками, которые не пропустит инспектор

С указанными работниками необходимо будет заключить дополнительные соглашения к трудовым договорам и четко определить их обязанности в должностных инструкциях. Договор аутсорсинга никоим образом не отменит их обязанности – именно поэтому никакие доверенности работникам дочерней организации не требуются.

Обратите внимание: оказывать услуги по договору аутсорсинга возможно только до 1 января 2016 г. – такие отношения подпадают под понятие «заемный труд» (труд, осуществляемый работником по распоряжению работодателя в интересах, под управлением и контролем физического или юридического лица, не являющегося работодателем данного работника), который с указанной даты будет запрещен.