Портал о кадровом деле и делопроизводстве, управлении персоналом

Изменения в персональных данных. Работники не предоставляют информацию об изменении своих данных.

14 октября 2016
9674
Средний балл: 0 из 5

Вопрос

Из этой статьи вы узнаете: 

  • обязан ли работник сообщать об изменениях в персональных данных
  • в каких документах можно прописать обязанность работника о своевременной передачи новых сведений
  • какие последствия могут быть при несвоевременном уведомлении о смене персональных данных
  • вправе ли работодатель проверять достоверность сведений, указываемых работником

Отражено ли в каких нибудь законодательных документах (не учитывая внутренних локальных документов организации) обязанность работника сообщать непосредственно работодателю обновленные персональные данные, например: смена места постоянной регистрации, новый паспорт, смена фамилии, смена семейного положения и т.п.?
Спасибо.

Ответ

К сожалению, нигде это не отражено. Можно предусмотреть только во внутреннем локальном акте либо в трудовом договоре.
KOHEPA, почему Вам так интересно где прописан работник, смена семейного положения? Он вообще может Вам этого не говорить! И будет абсолютно прав при отказе.Его паспорт Вам нужен только 1 раз - при приеме на работу. А при смене фамилии все банально - не получит зарплату и сразу прибежит к Вам
По идее, сведения, содержащиеся в карточке Т-2, должны соответствовать истине. Иначе непонятно, для чего эта карточка существует. К сожалению, наши доблестные законодатели не предусмотрели обязанности работника сообщать об изменении своих персноальных данных. Хотя заинтересован в этом в первую очередь сам работник. А кадровика это в принципе не особо должно волновать, какие данные ему сообщили, тем он и оперирует, если потом расхождения будут, то вины кадровика нет, а пострадает сам работник. Например "письма счастья" Пенсионный фонд отправляет на тот адрес, который указан в отчете. Не получит работник письмо о пенсионных накоплениях - хуже будет работнику, а не кадровику.

Номер журнала в подарок!

СКАЧАТЬ НОМЕР

Или вот застраховали мы сотрудников по ДМС. Ну и естественно, есть такие личности, у которых адрес/паспортные данные не совпали с указанными в полисе. Но раз уж такие дела происходят по причине того, что им лень было сообщить в кадры об изменении этих данных, то и обвинять они могут только себя.
уведомление о получении трудовой книжки мы тоже отправляем сотруднику по указанному им адресу заказным письмом с уведомлением о вручении (если в день увольнения он не забирает свою трудовую книжку).

В работе столкнулась с ситуациями, к примеру, подготовка доп. соглашений к трудовым договорам, указываются реквизиты сторон, я указываю паспортные данные, которые есть в личном деле, а потом оказывается, что они не соответствуют действительности, сотрудник утерял старый паспорт и сделал новый, приходиться вновь все документы переделывать. При увольнении сотрудника узнаю, что он поменял фамилию 3 месяца назад, данные в бухгалтерию сотрудник дал, а вот отдел кадров обошел стороной, в последний момент приходиться вносить изменения в документы и трудовую книжку, чтобы оперативно уволить человека в срок. И подобных примеров множество.

Более подробное разъяснение смотрите в видео:

Следующий момент, я веду воинский учет в организации и согласно правилам ведения учет организациями осуществляется по личным карточкам работников, сотрудники отвечающие за воинский учет вносят в личные карточки сведения об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья граждан, состоящих на воинском учете, и в 2-недельный срок сообщают об указанных изменениях в военные комиссариаты.

А вышеуказанных данных сотрудники не предоставляют и не могу найти законодательного акта, что работник должен их предоставлять, помимо военкоматов, непосредственно работодателю.

Как быть? Что делать?


Цитата
KOHEPA пишет:
подготовка доп. соглашений к трудовый договорам, указываются реквизиты сторон, я указываю паспортные данные, которые есть в личном деле, а потом оказывается, что они не соответствуют действительности, сотрудник утерял старый паспорт и сделал новый, приходиться вновь все документы переделывать.
Я в таких случаях ничего не переделываю - если не удосужился вовремя сообщить в кадры, пусть подписывает в том виде, в каком есть, а мы внесем изменения и в будущем все будет правильно.
По военкомату - сообщаю только о смене должности. О семейном положении ЗАГС должен сообщать, а при смене прописки вообще явка в военкомат лично.
А вообще конечно, при трудоустройстве всех просим сообщать об изменениях, и половина так и делает, а остальные забывают, и в общем то не по злому умыслу, а из-за собственного раздолбайства. По крайней мере, возвращаясь к тем же допсоглашениям - никто из работников пока не отказывался подписать ДС со старыми данными, если эти данные там по его же вине.
По семейному положению проще - у нас на свадьбу и рождение детей выплачивается матпомощь + отпуск 3 дня - так что в этих случаях все бегут в кадры вприпрыжку.
По ТК РФ он должен предоставить документы при приеме. Дальше Вы можете их только мотивировать к этому. Например, если работнику нужна справка 2-НДФЛ, а он не предоставил вовремя новые паспортные данные, то справку он получит не сразу, а ровно через 3 дня с написанием письменного заявления.
С семейным положением все интереснее - тут можно заинтересовать только при получении социального вычета. В противном случае работник имеет полное право не сообщать эту информацию.
Я при устройстве на работу всех информирую, что в случае каких-либо изменений,сразу оповещать организацию.
А еще я при разработке положения о персональных данных предусмотрела такой пункт:"3.8. Работник обязан предоставлять работодателю достоверные сведения о себе и своевременно сообщать ему об изменении своих персональных данных. Работодатель имеет право проверять достоверность сведений, предоставленных работником, сверяя данные, предоставленные работником, с имеющимися у работника документами."
По материалам обсуждения посетителей сайта

Ответ на вопрос подготовлен и проверен экспертами журнала «Справочник Кадровика»

10 лучших материалов по мнению наших читателей


—  Трудовая книжка от А до Я

—  Ответственность за невыплату заработной платы

—  Отпуск работнику: сложные случаи

—  Как оформляются командировки в 2017 году

—  Как уволить работника без проблем

—  Совместительство и совмещение, в чем разница?

—  Все про дисциплинарные взыскания

—  Прием на работу: пошаговая инструкция

—  Работа в выходные дни: актуально на "майские"

—  Трудовой договор: нюансы оформления  

Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
×
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Пройдите простую регистрацию за одну минуту и получите бесплатный доступ к ответам на вопросы прямо сейчас

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Получить доступ
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.