Трудовая книжка потерялась по вине работодателя. Что предпринять?

1184

Вопрос

Бывший сотрудник дал согласие на отправку трудовой книжки по почте на его домашний адрес. Передали оформленный документ секретарю для отправки и были уверены, что все свои обязательства перед работником исполнили. Однако через какое-то время он позвонил в отдел кадров и сообщил, что до сих пор не получил трудовую книжку, в связи с чем не может устроиться на работу. Начали разбираться и выяснили, что секретарь отправила трудовую книжку обычным письмом, а дальше оно затерялось на почте. Там разбираться, конечно, бесполезно. Что делать? В личном деле уволенного сотрудника есть копия трудовой книжки со всеми записями, сделанными до поступления на наше предприятие. Может, это как-то поможет?

Ответ

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать уволенному сотруднику трудовую книжку. Такое условие предусмотрено ст. 84.1 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) и п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее – Правила), утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».

Правила выдачи трудовой книжки при увольнении

Согласно п. 36 Правил при определенных обстоятельствах допускается пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу, но только с его согласия.

В рассматриваемой ситуации согласие было получено, но письмо до адресата не дошло. Сразу скажем, что в случившемся есть вина работодателя, а именно сотрудника, ответственного за ведение и хранение трудовых книжек. Непонятно, почему документ, содержащий персональные данные сотрудника и имеющий, скажем так, особый режим хранения, попал в руки секретаря – работника, который не несет ответственности за его сохранность. Неудивительно, что секретарь допустил ошибку при оформлении почтового отправления, а к чему это привело, вы и сами знаете...

Но, как говорится, слезами горю не поможешь, ситуацию надо исправлять. Единственный вариант – восстановить потерянную трудовую книжку, выдав сотруднику дубликат. В рассматриваемой ситуации трудовая книжка утрачена по вине работодателя.

Правила предусматривают, что лицо, утратившее трудовую книжку, обязано незамедлительно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель не позднее 15 дней со дня подачи заявления должен выдать работнику дубликат (п. 31 Правил).

Но у нас ситуация иная, и порядок действий нормативными актами не определен. Полагаем, вы можете приступить к оформлению дубликата трудовой книжки, как только стало известно, что она не была доставлена владельцу по почте, не дожидаясь письменного заявления бывшего сотрудника.

Оформление дубликата трудовой книжки

При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся (п. 32 Правил):

  1. Сведения об общем стаже работы сотрудника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами.
  2. Сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Для оформления дубликата необходимы достоверные, документально подтвержденные сведения из всех организаций, в которых работал ваш бывший сотрудник. Обеспечить получение таких документов в рассматриваемой ситуации должен последний работодатель. 

Дубликат трудовой книжки оформляется, если трудовая книжка:

  • утеряна ее владельцем (п. 31 Правил);
  • пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. д.) (п. 33 Правил);
  • утрачена работодателем (п. 34 Правил).

Кроме того, работник имеет право потребовать оформления дубликата трудовой, если в нее внесена запись, признанная впоследствии недействительной. Это могут быть:

  • неправильные записи об увольнении или переводе на другую работу (п. 33 Правил);
  • записи, внесенные в трудовые книжки лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью участия в совершении преступления (п. 22 Правил).

Обратите внимание: копия трудовой книжки, которая хранится в личном деле уволенного сотрудника, не является документом, на основании которого оформляется дубликат трудовой. Однако на указанные там сведения можно ориентироваться при сборе информации и направлении запросов бывшим работодателям сотрудника.

И, конечно, помните: при направлении письменных запросов предыдущим работодателям следует соблюдать законодательство о защите персональных данных.

После того как необходимые документы будут собраны, можно приступать к оформлению дубликата, который заполняется в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек (далее – Инструкция), утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, в следующем порядке.

Порядок оформления дубликата трудовой книжки

Этап 1. Получить бланк трудовой книжки в бухгалтерии. 

Этап 2. Оформить титульный лист Титульный лист дубликата оформляется аналогично титульному листу оригинала. Сведения вносятся в соответствии с данными о работнике на момент оформления дубликата. Это должна быть актуальная информация, а не прежние данные (фамилия, уровень образования), которые вносились в оригинал трудовой книжки. Дополнительной информацией на титульном листе является надпись «Дубликат», которая ставится в правом углу верхнего поля.

Этап 3. Внести запись о стаже. Если бывший сотрудник до поступления в вашу организацию уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в раздел «Сведения о работе» в графу 3 вносится запись об общем трудовом стаже сотрудника до поступления к последнему работодателю. Общий стаж записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев и дней работы без уточнения работодателей, периодов работы и должностей сотрудника (п. 32 Правил). 

Этап 4. Внести записи об отдельных периодах работы. Общий трудовой стаж следует разделить на отдельные периоды работы у предыдущих работодателей в следующем порядке:

  • в графе 1 ставится порядковый номер записи;
  • в графе 2 указывается дата приема на работу;
  • в графе 3 пишется наименование компании, в которой работал сотрудник (в виде заголовка, как это делается в оригинале трудовой книжки, наименование работодателя не выносится), структурное подразделение и должность, на которую был принят сотрудник;
  • также в графе 3 указываются сведения о переводах сотрудника на другую работу (если такие сведения имеются);
  • в графе 2 ставится дата увольнения;
  • в графе 3 указывается причина увольнения (если такие сведения имеются);
  • в графу 4 вписывают наименование, дату и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи.

Этап 5. Внести сведения о последнем месте работы. Сведения с последнего места указываются по общему правилу с выделением наименования организации в графе 3. После внесения всех записей нужно проставить удостоверяющие реквизиты: должность, подпись, расшифровка подписи, печать работодателя.

Этап 6. Зарегистрировать дубликат трудовой книжки. Оформленный дубликат регистрируется в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, форма которой утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Этап 7. Выдать дубликат трудовой книжки владельцу. Далее оформленный дубликат выдается владельцу под роспись либо по его письменному заявлению направляется по указанному им адресу. Надеемся, что при направлении дубликата трудовой книжки по почте вы не допустите ту же ошибку.

При направлении письменных запросов предыдущим работодателям сотрудника следует соблюдать законодательство о защите персональных данных. 

Потерянную при почтовой пересылке трудовую книжку нужно восстановить, оформив дубликат по последнему месту работы.

10 лучших материалов по мнению наших читателей


—  Трудовая книжка от А до Я

—  Ответственность за невыплату заработной платы

—  Отпуск работнику: сложные случаи

—  Как оформляются командировки в 2017 году

—  Как уволить работника без проблем

—  Совместительство и совмещение, в чем разница?

—  Все про дисциплинарные взыскания

—  Прием на работу: пошаговая инструкция

—  Работа в выходные дни: актуально на "майские"

—  Трудовой договор: нюансы оформления  
Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И продолжить чтение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль