Как хранить дела, если в организации нет номенклатуры дел и не создан архив?

393

Вопрос

Как хранить дела, если в организации нет номенклатуры дел и не создан архив?

Ответ

В соответствии со ст. 13 Закона об архивном деле организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности. Из этой нормы не следует обязанность организации создать архив для хранения документов.

Однако, ст. 17 этого же Закона гласит, что организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации. Обеспечить же сохранность документов по личному составу без ведения работы в организации по их оперативному и архивному хранению невозможно.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Необходимо в первую очередь систематизировать документы для последующего хранения и использования в справочных целях. Документы формируются в дела (документы, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку). Для правильного формирования документов в дела и должна разрабатываться номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с учетом сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

В случае, когда в организации отсутствует номенклатура дел, необходимо провести работу по ее разработке и начать формировать документы в дела в соответствии с номенклатурой. Если в организации для хранения не выделено специальное помещение (не создан архив), то следует обеспечить хотя бы нормальные условия для оперативного хранения документов в структурных подразделениях. У негосударственных организаций есть возможность работы на договорной основе с государственными и муниципальными архивами. Так, организация может сократить срок хранения документов в своем архиве до передачи их на государственное хранение в случае прекращения деятельности, нестабильной деятельности, отсутствия условий для хранения документов и т. д.

10 лучших материалов по мнению наших читателей


—  Трудовая книжка от А до Я

—  Ответственность за невыплату заработной платы

—  Отпуск работнику: сложные случаи

—  Как оформляются командировки в 2017 году

—  Как уволить работника без проблем

—  Совместительство и совмещение, в чем разница?

—  Все про дисциплинарные взыскания

—  Прием на работу: пошаговая инструкция

—  Работа в выходные дни: актуально на "майские"

—  Трудовой договор: нюансы оформления  
Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>
    Ваша персональная подборка

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить вас качественными и актуальными материалами по кадровой тематике и одновременно защитить авторские права наших экспертов, мы закрыли доступ к статьям для незарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ответ станет доступен после регистрации
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль