Прием на работу дистанционного работника

972

Вопрос

Какие документы можно требовать от кандидата при оформлении трудового договора о дистанционной работе?

Ответ

Прием на работу дистанционного сотрудника должен быть оформлен надлежащим образом в соответствии с общими требованиями, установленными Трудовым кодексом РФ (далее – ТК РФ) в отношении всех категорий работников, но с учетом специфики дистанционного труда, предусмотренной главой 491 ТК РФ и Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон об электронной подписи) (ч. 3 ст. 3121 ТК РФ).

Взаимодействие сторон при поступлении на дистанционную работу, а также в процессе ее осуществления, может происходить с использованием как традиционного бумажного документооборота, так и электронного обмена документами. Именно с этим связаны основные особенности оформления трудового договора и всех сопутствующих кадровых документов.

Список документов при приеме на работу дистанционного работника

При приеме на работу дистанционный сотрудник должен представить традиционный пакет документов. Отличие в том, что дистанционный работник может представить их не только лично, но и в электронной форме (ст. 65, ч. 3 ст. 3121, ч. 3 ст. 3122 ТК РФ).

Алгоритм действий работодателя следующий.

Этап 1. Запрос у кандидата на дистанционную работу документов. 

При приеме на работу гражданин обязан представить следующие документы (ст. 65 ТК РФ):

1. Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (временное удостоверение личности гражданина РФ, выданное на период оформления паспорта, паспорт иностранного гражданина и т. д.).

2. Трудовую книжку – только в случае, если дистанционная работа является для сотрудника основной и он хочет, чтобы в книжке были сделаны соответствующие записи, т. е. если стороны письменно не договорились о том, что сведения о дистанционной работе в трудовую не вносятся (ч. 6, 7 ст. 3122 ТК РФ).

3. Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. Обратите внимание: даже если сотрудник поступает на работу впервые, но трудовой договор заключается путем обмена электронными документами, свидетельство он обязан получить сам (ч. 4 ст. 3122 ТК РФ). В то время как «обычным» сотрудникам, впервые поступающим на работу, такое свидетельство оформляет работодатель (ч. 4 ст. 65 ТК РФ).

4. Документы воинского учета (военный билет или иной документ) – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу.

5. Документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний, если они требуются для выполнения работы.

6. Справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении. 

Что такое дистанционная работа

Дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в т. ч. Интернета.

Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе. На таких работников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных ст. 491 ТК РФ. уголовного преследования, если без нее сотрудника нельзя принять на работу. 

Способы предоставления дистанционным работником документов

Все документы, перечисленные в ст. 65 ТК РФ, кандидат на дистанционную работу может предъявить работодателю (ч. 3 ст. 3122 ТК РФ) двумя равнозначными способами:

  • (либо) в бумажном виде – лично или по почте заказным письмом с уведомлением;
  • (либо) в форме электронного документа.

Некоторые документы стороны трудового договора о дистанционной работе должны направлять только в бумажном виде по почте заказным письмом с уведомлением (таблица). 

Получение документов от дистанционного работника в электронном виде

Этап 2. Подтверждение получения документов от кандидата при электронном документообороте. 

Если трудовой договор о дистанционной работе заключается путем обмена электронными документами и кандидат представил документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ, в электронном виде, работодатель должен подтвердить получение от работника необходимых электронных документов в срок, установленный в трудовом договоре о дистанционной работе.

Отправка документов по почте

Прием на работу дистанционного работника

Такое подтверждение должно быть подписано усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации (работодателя) (ч. 4 ст. 3121 ТК РФ). Это связано с тем, что информация в электронной форме, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе (ч. 1 ст. 5, ч. 1 ст. 6 Закона об электронной подписи).

На практике, однако, возникают проблемы, о которых надо заранее знать как работнику, так и работодателю.

Проблемы при оформлении дистанционного работника

Проблема 1. Ни один документ, необходимый для приема на работу и указанный в ст. 65 ТК РФ, в настоящее вре- мя не существует в форме электронного. Судя по всему, говоря об «электронном документе» законодатель имел в виду копии, заверенные усиленной квалифицированной электронной подписью.

Поэтому при заключении трудового договора о дистанционной работе путем обмена электронными документами кандидат должен прислать работодателю копии документов, перечисленных в ст. 65 ТК РФ, заверенные его усиленной квалифицированной электронной подписью, а не просто сканированные копии по электронной почте.

Проблема 2. При заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем (ч. 4 ст. 65 ТК РФ). Однако если дистанционный работник и работодатель заключают письменное соглашение о невнесении записей в трудовую книжку, ее оформление не требуется (ч. 6 ст. 3122 ТК РФ). В таком случае, если после увольнения с первого места работы, которая была дистанционной, сотрудник поступит на «обычную», новый работодатель по письменному заявлению, в котором будет указана дистанционная работа, оформит работнику первую трудовую книжку (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).

Проблема 3. Кандидат на дистанционную работу, проживающий в другом городе, может потребовать возмещения расходов на проезд в случае личной доставки документов, предусмотренных ст. 65 ТК РФ (в т. ч. если работодатель потребовал нотариально заверенные бумажные копии).

Работодатель вправе не компенсировать такие расходы, поскольку работнику не обязательно было ехать лично, чтобы передать документы. Это его инициатива. Он мог направить нотариально заверенные бумажные копии заказным письмом с уведомлением. Но даже в этом случае работодатель не обязан возмещать на этот раз почтовые расходы.

Проблема 4. Глава 491 ТК РФ устанавливает требование к отправке сторонами трудового договора о дистанционной работе оригиналов и копий документов по почте заказными письмами с уведомлением (ч. 7, 8 ст. 3121, ч. 2, 3, 7 ст. 3122, ч. 2 ст. 3125 ТК РФ). Использование услуг коммерческих курьерских служб экспресс-доставки законом не предусмотрено. Иными словами, обязательной является именно почтовая связь, а не служба курьерской доставки.

Услуги по доставке заказных писем с уведомлением оказывает ФГУП «Почта России» на основании абз. 17 п. 2, подп. «б» п. 12 Правил оказания услуг почтовой связи (далее – Правила № 221), утв. постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221. Для этого можно воспользоваться как обычными универсальными почтовыми услугами, так и экспресс-доставкой EMS «Почты России».

Бланк уведомления о вручении (ф. 119) установлен в приложении 2 к Порядку приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений, утв. приказом ФГУП «Почта Рос- сии» от 17.05.2012 № 114-п.

Почтовые отправления подразделяются на следующие категории: 

а) простые – принимаемые от отправителя без выдачи ему квитанции и доставляемые адресату без расписки в получении;

б) регистрируемые (заказные, с объявленной ценностью, обыкновенные) – принимаемые от отправителя с выдачей ему квитанции и вручаемые адресату с распиской в получении.

Регистрируемые почтовые отправления (далее – РПО) могут пересылаться с описью вложения, уведомлением о вручении и наложенным платежом.

Почтовое отправление с уведомлением о вручении – это отправление, при подаче которого отправитель поручает оператору почтовой связи сообщить ему или указанному им лицу, когда и кому вручено почтовое отправление.

Если работник воспользуется услугами коммерческих курьерских служб доставки, он не получит уведомления о вручении (ф. 119). А ненадлежащее извещение о юридически значимых действиях и событиях лишает участников потенциального трудового спора возможности защищать свои интересы. 

В пользу отправки документов через «Почту России» говорит еще и возможность отследить движение заказного письма с уведомлением о вручении, статус его обработки с помощью Единой системы учета и контроля (ОАСУ РПО) «Отслеживание почтовых отправлений», размещенной на сайте «Почты России».

Судами в качестве дополнительного доказательства вручения адресату почтового отправления принимаются сведения, полученные с использованием ОАСУ РПО «Отслеживание почтовых отправлений» с сайта «Почты России» (определения ВАС РФ от 08.02.2013 № ВАС-16994/11 по делу № А40-108901/10-95-503 «Б», от 18.04.2012 № ВАС-16676/10 по делу № А53-28415/09).

Проблема 5. Если стороны дистанционных отношений договорились об обмене электронными документами, подписывать их работодатель и работник будут с помощью сертификатов усиленной квалифицированной электронной подписи. А ее получение требует денег. Так, для использования усиленной квалифицированной электронной подписи необходимо:

  • сделать квалифицированный сертификат ключа (ограниченного срока действия – как правило, на год, что предполагает неоднократные затраты);
  • изготовить сертифицированный защищенный носитель с определенным объемом защищенной памяти;
  • получить консультации, техническую поддержку и т. д.

Для этого работнику придется заключить договор на предоставление услуг со специализированным удостоверяющим центром, имеющим лицензии ФСБ России. Все это обойдется в несколько тысяч рублей (в зависимости от региона).

Работодатель не обязан компенсировать работнику эти расходы или оформлять ему электронную подпись за свой счет. Но если вдруг он согласится, это нужно отразить в трудовом договоре (ч. 1 ст. 3123 ТК РФ), указав подробный перечень возмещаемых расходов на оформление усиленной квалифицированной электронной подписи, порядок и сроки выплаты компенсации.

При принятии такого решения перед работодателем встает вопрос о возможности признания компенсированных работнику расходов в целях налогообложения прибыли. Отметим, что позиция Минфина России и ФНС России по этому вопросу пока еще не выработана.

Резюме

Дистанционные сотрудники при приеме на работу предъявляют традиционный набор документов, но с учетом особенностей, установленных ст. 491 ТК РФ. По общему правилу работодатель не оформляет, не хранит и не заполняет трудовую книжку дистанционного сотрудника.

10 лучших материалов по мнению наших читателей


—  Трудовая книжка от А до Я

—  Ответственность за невыплату заработной платы

—  Отпуск работнику: сложные случаи

—  Как оформляются командировки в 2017 году

—  Как уволить работника без проблем

—  Совместительство и совмещение, в чем разница?

—  Все про дисциплинарные взыскания

—  Прием на работу: пошаговая инструкция

—  Работа в выходные дни: актуально на "майские"

—  Трудовой договор: нюансы оформления  
Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И продолжить чтение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль