Можно ли вести журналы регистрации кадровых документов в электронном виде

78

Вопрос

Можно ли вести журналы регистрации кадровых документов в электронном виде, распечатывать в конце года, нумеровать, прошивать или нужно вести только вручную?

Ответ

В электронном виде в течение года можно вести только такие регистрационные (учетные) формы, которые не предполагают наличия собственноручных подписей сотрудников или исполнителей.

Например, Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек") обязательно должна быть на бумажном носителе, поскольку содержит графу 10 "Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку" и графу 13 "Расписка работника в получении трудовой книжки". К тому же требования к форме и порядку ведения указанной регистрационной формы установлены нормативными актами.

А вот журнал регистрации трудовых договоров и изменений к ним (шаблон) вполне можно вести в электронном виде с помощью компьютера.

На практике многие работодатели "подстраховываются" на тот случай, если в ходе контрольного мероприятия проверяющий (инспектор ГИТ, налоговой инспекции и т. п.) попросит предъявить традиционные регистрационные формы с подписями сотрудников и, возможно, скептически отнесется к тому, что большинство регистрационных форм ведется в электронном виде. Но если в нормативных актах отсутствуют положения об обязательности ведения журнала на бумажном носителе, с особыми правилами оформления (прошнурован, пронумерован, заверен печатью), его можно вести в электронном виде. Если регистрационная форма предусматривает личные подписи работников, то обязательно ее ведение в бумажном виде. Если же такой графы в форме не предусмотрено, то возможна электронная регистрация документов в течение года с последующей распечаткой и подготовкой к хранению на бумажном носителе.

10 лучших материалов по мнению наших читателей


—  Трудовая книжка от А до Я

—  Ответственность за невыплату заработной платы

—  Отпуск работнику: сложные случаи

—  Как оформляются командировки в 2017 году

—  Как уволить работника без проблем

—  Совместительство и совмещение, в чем разница?

—  Все про дисциплинарные взыскания

—  Прием на работу: пошаговая инструкция

—  Работа в выходные дни: актуально на "майские"

—  Трудовой договор: нюансы оформления  
Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И продолжить чтение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль