Является ли нарушением законодательства о персональных данных указание в кадровых документах вновь принимаемого работника ФИО работника, на время отсутствия которого принимается новый работник

160

Вопрос

Является ли нарушением законодательства о персональных данных указание в приказе, трудовом договоре вновь принимаемого работника фамилии, имени и отчества работника, на время отсутствия которого (например, на период нахождения в отпуске по уходу за ребенком) принимается новый работник? Что нужно сделать, чтобы избежать указанное нарушение?

Ответ

В соответствии с трудовым законодательством в случае заключения срочного трудового договора в нем указывается срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием заключения срочного трудового договора. Одним из таких обстоятельств является исполнение обязанностей временно отсутствующего работника, за которым сохраняется место работы (ч. 1 ст. 59 Трудового кодекса РФ, далее - ТК РФ). Такая формулировка обусловила на практике указание в трудовых договорах, как конкретной причины отсутствия работника, так и фамилии, имени и отчества, отсутствующего работника и причины его отсутствия (отпуск по уходу за ребенком, по беременности и родам и т.д.). С точки зрения законодательства о персональных данных фамилия, имя, отчество, сведения о состоянии здоровья (беременность) являются персональными данными. Поэтому при включении в текст трудового договора персональных данных временно отсутствующего работника следует соблюдать требования по обработке персональных данных.

На практике возможно несколько вариантов решения данной проблемы.

Вариант 1. В отношении всех персональных данных в силу ст. 7Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных" (далее – Закон № 152-ФЗ) должна соблюдаться конфиденциальность, если иное не предусмотрено федеральным законом или если субъект персональных данных не дал согласия на их распространение. В рассматриваемой нами ситуации соответствующих федеральных законов нет, поэтому стоит рассмотреть возможность получения согласия временно отсутствующего работника. Это может быть согласие на общедоступность определенных видов персональных данных в пределах организации работодателя. В силу под.10 ч.1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ допускается обработка персональных данных, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен их субъектом или по его просьбе. То есть работник сделал такие персональные данные общедоступными, следовательно, не требуется обеспечения их конфиденциальности и возможно свободное указание в трудовом договоре другого работника. При этом получить от работника соответствующее разрешение следует еще при заключении трудового договора, так как позволит избежать множества проблем в процессе регулирования трудовых отношений. Кроме того, получить какие-либо документы у отсутствующего работника довольно сложно. Поэтому о таком разрешении (согласии) следует позаботиться заранее.

Вариант 2. В соответствии со ст. 88 ТК РФ при передаче персональных данных третьей стороне работодатель не вправе их сообщать без письменного согласия работника (шаблон). Во-первых, в данном случае необходимо получить письменное согласие временно отсутствующего работника на предоставление его персональных данных другому работнику. Во-вторых, требуется оформить отношения по получению персональных данных другого работника с работником, который принимается вместо временно отсутствующего работника. А именно, необходимо предупредить о том, что такие персональные данные могут быть использованы получающим их работником только в целях, ради которых они предоставлены. В рассматриваемой ситуации цель предоставления персональных данных – это осуществление обязанностей временно отсутствующего работника. Кроме того, следует предупредить о необходимости обеспечивать конфиденциальность полученных персональных данных. Для этого в трудовом договоре должно появиться условие об обеспечении работником режима конфиденциальности персональных данных другого работника, а также принятие работодателем мер по охране их конфиденциальности.

Однако следует отметить, что реальное соблюдение режима конфиденциальности фамилии, имени, отчества и сведений о причинах отсутствия временно отсутствующего работника невозможно. При выполнении обязанностей временно отсутствующего работника новый работник все равно получит соответствующую информацию от других работников, из документов с которыми он работает и т.д. Поэтому наиболее разумным представляется первый вариант поведения работодателя. Письменное указание работников на персональные данные, в отношении которых работодателем не требуется сохранения конфиденциальности, позволит избежать нарушения законодательства о защите персональных данных и избавит от оформления лишних документов, практическое значение которых несущественно. В числе общедоступных сведений в трудовых отношениях могут быть определены: фамилия, имя, отчество, пол, сведения о месте регистрации по месту жительства, образование, профессия, квалификация работника.

Если получение соответствующих согласий с временно отсутствующего работника на момент оформления срочного трудового договора с заменяющим его работником невозможно, то лучше не указывать персональные данные персональные данные первого работника в трудовом договоре второго. Однако в этом случае необходимо обеспечить дополнительные доказательства того, что срочный трудовой договор заключен именно для временного выполнения обязанностей данного работника. Такие доказательства могут понадобиться для подтверждения реального существования основания заключения срочного трудового договора в суде.

В заключении напомним, что в силу ст. 18.1, 19 Закона № 152-ФЗ работодатель обязан принимать меры, необходимые и достаточные для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных этим Федеральным законом и иными нормативными правовыми актами. В соответствии со ст. 24 данного закона и ст. 90 ТК РФ лица, виновные в нарушении требований законодательства об обработке и защите персональных данных несут юридическую ответственность.

10 лучших материалов по мнению наших читателей


—  Трудовая книжка от А до Я

—  Ответственность за невыплату заработной платы

—  Отпуск работнику: сложные случаи

—  Как оформляются командировки в 2017 году

—  Как уволить работника без проблем

—  Совместительство и совмещение, в чем разница?

—  Все про дисциплинарные взыскания

—  Прием на работу: пошаговая инструкция

—  Работа в выходные дни: актуально на "майские"

—  Трудовой договор: нюансы оформления  


Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Статья для специалистов отдела кадров!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение статьи, и Вы сможете:

- прочитать 5600 статей по кадровому делопроизводству

- узнать 3200 ответов на вопросы

- посмотреть 44 видеолекции по трудовому законодательству

- скачать любой документ из бесплатной правовой базы

- найти 4800 готовых образцов кадровых документов

Подарок дня: NEW! Справочник должностных инструкций, которые учитывают требования профстандартов

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль