Как быть новому кадровику, если до него в организации в течение нескольких лет не велись многие кадровые документы

152

Вопрос

Как быть новому кадровику, если до него в организации в течение нескольких лет не велись многие кадровые документы? В нашей организации до моего прихода кадровую работу вела главный бухгалтер, причем в очень упрощенном виде. Как выяснилось в ходе проведения внутреннего аудита, многие обязательные кадровые документы отсутствуют и, самое главное, не ведется Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а прошло уже четыре года с момента образования организации. Восстановить Книгу практически невозможно. Как мне поступить в данной ситуации, и что говорить инспектору ГИТ в случае проверки?

Ответ

Отсутствие Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей является нарушением трудового законодательства. В Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила), дается прямое указание на то, что у работодателя ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40) по установленной форме (шаблон).

В пункте 41 Правил, сказано, что Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.

Таким образом, наличие Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них обязательно для любого работодателя.

В данной ситуации вы не сможете ее восстановить, т.к. наверняка за время существования организации работники принимались на работу, увольнялись, и вам не известны номера и серии трудовых книжек уволенных работников. Вы также не сможете собрать все подписи уволенных работников. В этой ситуации самым правильным, на наш взгляд, будет завести Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них на момент начала вашей работы в должности инспектора по кадрам.

Нелишним в этой ситуации будет известить руководителя организации об имеющемся факте нарушения в письменной форме, например, составив докладную записку. Скорее всего, по результатам ее рассмотрения, руководитель организации издаст приказ об устранении недостатков в ведении кадрового делопроизводства, в частности, будет дано указание надлежащим образом оформить и вести Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Если вы, как инспектор по кадрам, назначены ответственным за ведение и хранение трудовых книжек, то ответственность за оформление Книги будет возложена именно на вас. В Книгу необходимо будет внести сведения обо всех трудовых книжках работников, которые в настоящее время трудятся в организации.

Таким образом, вы предпримете все необходимые действия для того, чтобы исправить нарушения правил хранения трудовых книжек, допущенные вашим предшественником. Сам факт нарушения вам скрыть не удастся, не стоит даже пытаться это делать. В случае проверки, вы сможете объяснить инспектору ГИТ, как все обстоит на самом деле. В данной ситуации важную роль играет тот факт, что руководитель сам (без участия ГИТ) вовремя обнаружил нарушение и сам принял соответствующие меры в пределах своих полномочий. На наш взгляд, это поможет избежать административного наказания за нарушение законодательства о труде, в связи с отсутствием состава правонарушения (отсутствие вины).

10 лучших материалов по мнению наших читателей


—  Трудовая книжка от А до Я

—  Ответственность за невыплату заработной платы

—  Отпуск работнику: сложные случаи

—  Как оформляются командировки в 2017 году

—  Как уволить работника без проблем

—  Совместительство и совмещение, в чем разница?

—  Все про дисциплинарные взыскания

—  Прием на работу: пошаговая инструкция

—  Работа в выходные дни: актуально на "майские"

—  Трудовой договор: нюансы оформления  
Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И продолжить чтение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль