Кадровое делопроизводство при открытие филиалов в других городах

64

Вопрос

Как правильно построить кадровое делопроизводство, если планируется открытие фиалов в других городах? Можно ли хранить трудовые книжки сотрудников в филиалах? Кто может помимо генерального директора подписывать кадровые документы?

Ответ

Начнем с возможности делегирования руководителем организации полномочий по подписанию кадровых документов. В принципе, если иное не предусмотрено в учредительных документах, руководитель организации может делегировать выполнение части своих функций любому работнику, например, своему заместителю или начальнику отдела кадров. Однако такая передача полномочий должна быть оформлена надлежащим образом.

Во-первых, такие полномочия должны быть предусмотрены должностной инструкцией или трудовым договором (в случае, когда обязанности прописываются непосредственно в тексте трудового договора), либо дополнительным соглашением, если указанные полномочия вменяются работнику уже после заключении трудового договора.

Во-вторых, необходимо издать приказ (распоряжение), в котором следует указать уполномоченное лицо и определить круг его прав и обязанностей. Унифицированной формы такого приказа (распоряжения) не существует. Поэтому оформлять его можно в произвольной форме. Например, начальник отдела кадров может быть наделен правом заключать и подписывать трудовые договоры с работниками организации, а также договоры о полной индивидуальной материальной ответственности; издавать и подписывать в отношении работников приказы по личному составу, в том числе о приеме на работу, о переводе на другую работу (должность) и т.д.

Что же касается руководителя обособленного структурного подразделения, то его полномочия должны быть закреплены в Положении о соответствующем обособленном структурном подразделении, трудовом договоре руководителя структурного подразделения и в доверенности. Именно доверенность, следуя положениям ГК РФ, является основным документом, в котором указываются полномочия руководителя структурного подразделения совершать от имени юридического лица сделки, представлять интересы организации в суде, а также быть представителем работодателя в отношениях с сотрудниками, работающими в "его" обособленном структурном подразделении. Не лишним будет также издать приказ, но, как нам кажется, в отношении руководителя этот документ не обязателен.

Относительно построения кадрового делопроизводства в организациях, имеющих в своей структуре обособленные подразделения, следует отметить следующее. На практике сложились три варианта организации кадрового делопроизводства в таких организациях:

Вариант 1. Централизованное делопроизводство – вся обработка кадровых документов сосредотачивается (централизуется) в кадровой службе головной организации.

Вариант 2. Децентрализованное делопроизводство – ведение кадрового делопроизводства распределяется между головной организацией и обособленными структурными объединениями. При этом кадровая служба головной организации может оформлять кадровые документы на всех сотрудников организации, включая и работников обособленных подразделений, а в обособленных подразделениях хранятся и оформляются документы только сотрудников этих подразделений.

Вариант 3. "Смешанное" делопроизводство – предполагает как централизованное оформление кадровых документов, так и децентрализованное. Деление обычно производится по различным кадровым функциям – часть принадлежит головной организации, часть передается в обособленное подразделение.

Какой вариант является наиболее оптимальным, работодатель решает самостоятельно. Хранение трудовых книжек работников филиала непосредственно на местах возможно, если организация выберет децентрализованный и смешанный вариант ведения делопроизводства.

10 лучших материалов по мнению наших читателей


—  Трудовая книжка от А до Я

—  Ответственность за невыплату заработной платы

—  Отпуск работнику: сложные случаи

—  Как оформляются командировки в 2017 году

—  Как уволить работника без проблем

—  Совместительство и совмещение, в чем разница?

—  Все про дисциплинарные взыскания

—  Прием на работу: пошаговая инструкция

—  Работа в выходные дни: актуально на "майские"

—  Трудовой договор: нюансы оформления  
Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И продолжить чтение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль