Кадровое делопроизводство при открытие филиалов в других городах

50

Вопрос

Как правильно построить кадровое делопроизводство, если планируется открытие фиалов в других городах? Можно ли хранить трудовые книжки сотрудников в филиалах? Кто может помимо генерального директора подписывать кадровые документы?

Ответ

Начнем с возможности делегирования руководителем организации полномочий по подписанию кадровых документов. В принципе, если иное не предусмотрено в учредительных документах, руководитель организации может делегировать выполнение части своих функций любому работнику, например, своему заместителю или начальнику отдела кадров. Однако такая передача полномочий должна быть оформлена надлежащим образом.

Во-первых, такие полномочия должны быть предусмотрены должностной инструкцией или трудовым договором (в случае, когда обязанности прописываются непосредственно в тексте трудового договора), либо дополнительным соглашением, если указанные полномочия вменяются работнику уже после заключении трудового договора.

Во-вторых, необходимо издать приказ (распоряжение), в котором следует указать уполномоченное лицо и определить круг его прав и обязанностей. Унифицированной формы такого приказа (распоряжения) не существует. Поэтому оформлять его можно в произвольной форме. Например, начальник отдела кадров может быть наделен правом заключать и подписывать трудовые договоры с работниками организации, а также договоры о полной индивидуальной материальной ответственности; издавать и подписывать в отношении работников приказы по личному составу, в том числе о приеме на работу, о переводе на другую работу (должность) и т.д.

Что же касается руководителя обособленного структурного подразделения, то его полномочия должны быть закреплены в Положении о соответствующем обособленном структурном подразделении, трудовом договоре руководителя структурного подразделения и в доверенности. Именно доверенность, следуя положениям ГК РФ, является основным документом, в котором указываются полномочия руководителя структурного подразделения совершать от имени юридического лица сделки, представлять интересы организации в суде, а также быть представителем работодателя в отношениях с сотрудниками, работающими в "его" обособленном структурном подразделении. Не лишним будет также издать приказ, но, как нам кажется, в отношении руководителя этот документ не обязателен.

Относительно построения кадрового делопроизводства в организациях, имеющих в своей структуре обособленные подразделения, следует отметить следующее. На практике сложились три варианта организации кадрового делопроизводства в таких организациях:

Вариант 1. Централизованное делопроизводство – вся обработка кадровых документов сосредотачивается (централизуется) в кадровой службе головной организации.

Вариант 2. Децентрализованное делопроизводство – ведение кадрового делопроизводства распределяется между головной организацией и обособленными структурными объединениями. При этом кадровая служба головной организации может оформлять кадровые документы на всех сотрудников организации, включая и работников обособленных подразделений, а в обособленных подразделениях хранятся и оформляются документы только сотрудников этих подразделений.

Вариант 3. "Смешанное" делопроизводство – предполагает как централизованное оформление кадровых документов, так и децентрализованное. Деление обычно производится по различным кадровым функциям – часть принадлежит головной организации, часть передается в обособленное подразделение.

Какой вариант является наиболее оптимальным, работодатель решает самостоятельно. Хранение трудовых книжек работников филиала непосредственно на местах возможно, если организация выберет децентрализованный и смешанный вариант ведения делопроизводства.

10 лучших материалов по мнению наших читателей


—  Трудовая книжка от А до Я

—  Ответственность за невыплату заработной платы

—  Отпуск работнику: сложные случаи

—  Как оформляются командировки в 2017 году

—  Как уволить работника без проблем

—  Совместительство и совмещение, в чем разница?

—  Все про дисциплинарные взыскания

—  Прием на работу: пошаговая инструкция

—  Работа в выходные дни: актуально на "майские"

—  Трудовой договор: нюансы оформления  


Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Статья для специалистов отдела кадров!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение статьи, и Вы сможете:

- прочитать 5600 статей по кадровому делопроизводству

- узнать 3200 ответов на вопросы

- посмотреть 44 видеолекции по трудовому законодательству

- скачать любой документ из бесплатной правовой базы

- найти 4800 готовых образцов кадровых документов

Подарок дня: NEW! Справочник должностных инструкций, которые учитывают требования профстандартов

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль