Как правильно сдавать личные дела сотрудников в архив

109

Вопрос

Как правильно сдавать личные дела сотрудников в архив? Какие документы нужно для этого оформить - только опись или что-то еще?

Читайте также:

Ответ

Чтобы сдать личные дела в архив, их нужно специальным образом подготовить. Предархивная подготовка включает две процедуры: оформление и описание дела.

Оформление личного дела предусматривает совершение следующих действий.

Шаг 1. Подшивка личного дела в твердую обложку из картона на четыре прокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или переплет документов дела.

Шаг 2. Группировка документов личного дела.

При подготовке личных дел к их передаче на архивное хранение документы каждого дела следует систематизировать по хронологии их дат. Для личного листка по учету кадров и автобиографии это будет дата их заполнения. Эти документы располагают в начале дела. Далее идут документы, связанные с оформлением работника на работу.

Затем в хронологическом порядке следуют документы, создаваемые в течение трудовой деятельности сотрудника. Завершают личное дело документы, которыми оформлялось увольнение.

Шаг 3. Нумерация листов дела черным графитным карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами. При этом листы внутренней описи личного дела нумеруются отдельно.

Шаг 4. Составление заверительной надписи дела (листа-заверителя дела).

Заверительную надпись составляют на отдельном листе-заверителе. Она отражает особенности физического состояния личного дела (например, наличие повреждений, отсутствие документов и т.п.) и его формирования (например, замену по определенным причинам подлинников документов их заверенными копиями).

Шаг 5.Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Например, если сотрудник в период работы в организации изменил фамилию, его личное дело учитывают по последней фамилии, а прежнюю (прежние) заключают в скобки.

Личные дела уволенных работников учитывают двумя способами.

Способ 1.Каждое по отдельности.

Способ 2.По комплексам личных дел.

Под комплексом личных дел понимается объединение нескольких личных дел сотрудников по алфавиту фамилий, имен и отчеств внутри года их увольнения с учетом допустимого объема одного дела (не более 250 листов). С этой целью имеющийся объем личных дел сотрудников предприятия, уволенных в данном году, необходимо систематизировать по алфавиту фамилий, имен и отчеств сотрудников. При этом материалы, относящиеся к разным индивидуальным делам, отделяют чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества соответствующего уволенного сотрудника.

Затем – деление на тома в пределах существующего алфавита фамилий. При наличии нескольких томов комплексов личных дел заполняется реквизит "Том". Каждое объединенное дело (том) снабжают внутренней описью с перечислением фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены соответствующие документы (сведения).

Обложку дела по личному составу составляют и оформляют по установленной форме. На верхнем поле обложки указывают в именительном падеже наименование организации. Если у организации есть официальное сокращенное название, его пишут в скобках. После чего указывают наименование структурного подразделения. Если наименование организации или подразделения менялось в течение периода, который охватывает дело, на обложке приводят оба названия. Прежнее название указывают в скобках.

На обложке необходимо указать порядковый номер дела по описи (архивный шифр) и индекс дела по номенклатуре. Из номенклатуры также переносят на обложку дела срок хранения документов. На делах постоянного срока хранения пишут: "Хранить постоянно". Срок хранения дела указывают в правом нижнем углу обложки дела. Обязательно нужно отразить информацию о дате дела. Датой личного дела являются крайние даты документов дела.

Например, крайние даты личного дела – это даты подписания приказа о приеме и увольнении сотрудника.

Для передачи в архив личных дел требуется составить сдаточную опись. В идеале сдаточная опись за определенный календарный год включает все дела данной категории, которые отложились в процессе деятельности структурного подразделения в данном году. Сдаточная опись должна быть оформлена передающей и принимающей сторонами и утверждена руководителем структурного подразделения организации, являющейся источником комплектования архива.

10 лучших материалов по мнению наших читателей


—  Трудовая книжка от А до Я

—  Ответственность за невыплату заработной платы

—  Отпуск работнику: сложные случаи

—  Как оформляются командировки в 2017 году

—  Как уволить работника без проблем

—  Совместительство и совмещение, в чем разница?

—  Все про дисциплинарные взыскания

—  Прием на работу: пошаговая инструкция

—  Работа в выходные дни: актуально на "майские"

—  Трудовой договор: нюансы оформления  


Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Статья для специалистов отдела кадров!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение статьи, и Вы сможете:

- прочитать 5600 статей по кадровому делопроизводству

- узнать 3200 ответов на вопросы

- посмотреть 44 видеолекции по трудовому законодательству

- скачать любой документ из бесплатной правовой базы

- найти 4800 готовых образцов кадровых документов

Подарок дня: NEW! Справочник должностных инструкций, которые учитывают требования профстандартов

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль