• Главная страница
  • » Ответы на вопросы
  • » Можно ли заполнять личную карточку работника на компьютере и вести ее в электронном виде? Обязательно ли бланк личной карточки, которая заполняется вручную, должен быть картонным?

Можно ли заполнять личную карточку работника на компьютере и вести ее в электронном виде? Обязательно ли бланк личной карточки, которая заполняется вручную, должен быть картонным?

10133

Вопрос

Можно ли заполнять личную карточку работника на компьютере и вести ее в электронном виде? Обязательно ли бланк личной карточки, которая заполняется вручную, должен быть картонным?

Ответ

Унифицированная форма личной карточки работника утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее - Постановление). Вести личную карточку на каждого сотрудника должны все организации (п. 2 Постановления).

Пункт 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, указано, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Личные подписи работника кадровой службы и работника, на которого ведется личная карточка, предусмотрены также разделом II формы N Т-2. Так как некоторые записи в личной карточке подтверждаются подписью работника, вести ее в электронном виде нельзя. При этом работодатель не ограничен в праве дублировать записи в личной карточке, которая ведется на бумажном носителе, записями в личной карточке, которая ведется в электронном виде.

Личная карточка может быть заполнена вручную, либо с помощью компьютера. Однако раздел II личной карточки заполняется только вручную - аккуратно, без помарок и неустановленных сокращений, четким и разборчивым почерком; записи производятся чернилами, шариковыми, гелиевыми и другими ручками черного и синего цветов, а отметки о проведении сверки с документами воинского учета военных комиссариатов (органов местного самоуправления) - простым карандашом (п. 2 Порядка заполнения раздела II «Сведения о воинском учете» личных карточек форм N Т-2 и N Т-2 ГС на граждан, пребывающих в запасе и граждан, подлежащих призыву на военную службу, утв. Инструкций Генерального штаба Вооруженных Сил РФ по ведению воинского учета в организациях). Инструкцией Генерального штаба Вооруженных Сил РФ предусмотрены и другие правила, которые не позволяют вести карточку в электронном виде (помещение карточек в отдельные картотеки, изъятие карточек из картотеки и сдача их в архив). Отметим, что внесение в карточку записей с помощью ЭВМ после заполнения некоторых ее разделов вручную и проставления подписей работника кадровой службы и работника, на которого ведется карточка, весьма затруднительно.

В силу п. 658 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, личные карточки работников должны храниться 75 лет. Поэтому обычно рекомендуется использовать обложечную бумагу (тонкий картон), поскольку в противном случае личная карточка довольно скоро приходит в негодность. Но, поскольку никакие нормативные правовые акты не содержат указаний на то, что личная карточка может оформляться исключительно на картоне, работодатель вправе вести ее на простой бумаге. Только при этом все вопросы по восстановлению личных карточек, пришедших в негодность, будет лежать на плечах кадровика.


10 лучших материалов по мнению наших читателей


—  Трудовая книжка от А до Я

—  Ответственность за невыплату заработной платы

—  Отпуск работнику: сложные случаи

—  Как оформляются командировки в 2017 году

—  Как уволить работника без проблем

—  Совместительство и совмещение, в чем разница?

—  Все про дисциплинарные взыскания

—  Прием на работу: пошаговая инструкция

—  Работа в выходные дни: актуально на "майские"

—  Трудовой договор: нюансы оформления  
Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И продолжить чтение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль