Трудовая книжка утеряна по вине работодателя

263

Вопрос

Как быть, если трудовая книжка работника была утеряна при пересылке по почте? Можно ли восстановить документ на основании его копии с записями, внесенными до момента трудоустройства на наше предприятие?

Ответ

Если работодатель предполагает, что трудовая книжка была потеряна организацией почтовой связи, то нужно будет оформлять ее дубликат.

Дубликат документа – это повторный экземпляр подлинника документа (ГОСТ Р 7.0.8-2013). Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее – Правила) утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 "О трудовых книжках".

Дубликат трудовой книжки необходимо оформить в следующих случаях:

  • когда трудовая книжка утрачена ее владельцем (п. 31 Правил);

  • когда трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.) (п. 33 Правил);

  • когда трудовая книжка работника утрачена работодателем (п. 34Правил).

В описанной ситуации трудовая книжка считается утраченной по вине работодателя, в связи с чем обязанность по оформлению дубликата возлагается на руководителя, возглавляющего последнее место работы владельца документа.

Правила предусматривают, что лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления (п. 31 Правил). Однако в рассматриваемой ситуации обстоятельства сложились несколько иначе, и порядок действий в ней нормативными актами не определен. Посему полагаем,что работодатель можете приступить к оформлению дубликата трудовой книжки, не дожидаясь заявления своего экс-сотрудника.

Также следует предпринять попытки для розыска своего отправления в организации почтовой связи. Нелишним будет письменно уведомить бывшего работника о том, что трудовая книжка была направлена ему по почте, но так как есть повод сомневаться в сохранности этого письма, экс-работодатель готов надлежащим образом оформить дубликат документа.

При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся (п. 32Правил):

  1. сведения об общем стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;

  2. сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Обратите внимание: копия трудовой книжки не является документом, на основании которого может быть оформлен ее дубликат. Необходимы сведения с каждого места работы, на котором лицо трудилось до поступления на последнее место работы. Причем, так как трудовая книжка утеряна по вине экс-работодателя, обеспечить получение таких документов с прежних мест работы входит в его обязанности. На сведения, указанные в копии трудовой книжки, можно лишь ориентироваться при сборе таких документов.

В нормативных документах о правилах ведения трудовой книжки ничего не сказано о том, каким образом работодатель, утративший трудовую книжку работникам (бывшего работника), будет собирать сведения о предыдущих местах работника. Вероятнее всего он обратиться с письменными запросами ко всем предыдущим работодателям. Вот только здесь требуется соблюдать законодательство о защите персональных данных. А значит, необходимо получить письменное согласие бывшего работника на получение сведений о нем от третьих лиц.

После того, как надлежащие документы будут получены, следует приступить к оформлению дубликата.

Что касается ответственности за задержку трудовой книжки. В соответствии с требованиями трудового законодательства трудовая книжка должна быть выдана работнику в день увольнения. Эта обязанность считается выполненной с момента:

  • передачи трудовой книжки работнику;

  • направления трудовой книжки по указанному работником адресу;

  • направления работнику уведомления о необходимости получить трудовую книжку или дать согласие на отправление ее по почте.

В рассматриваемой ситуации трудовая книжка была направлена экс-сотруднику по указанному им адресу. Посему полагаем, что работодатель должен быть освобожден от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Однако в случае спора подтвердить документально факт отправки простого письма по почте будет очень непросто, если не сказать невозможно. Полагаем, что письменное уведомление работника о том, что трудовая книжка была ему направлена по почте, но, по всей вероятности, утеряна организацией почтовой связи и в настоящее время планируется начать оформление дубликата, может служить косвенным доказательством того факта, что экс-работодатель выполнил обязанность, предусмотренную законом, и направил работнику трудовую книжку в день увольнения.

10 лучших материалов по мнению наших читателей


—  Трудовая книжка от А до Я

—  Ответственность за невыплату заработной платы

—  Отпуск работнику: сложные случаи

—  Как оформляются командировки в 2017 году

—  Как уволить работника без проблем

—  Совместительство и совмещение, в чем разница?

—  Все про дисциплинарные взыскания

—  Прием на работу: пошаговая инструкция

—  Работа в выходные дни: актуально на "майские"

—  Трудовой договор: нюансы оформления  
Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И продолжить чтение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль