Как правильно планировать расходы на обучение персонала? Как заранее учитывать экстренные, неплановые затраты и откуда брать средства на них?

3429

Вопрос

Как правильно планировать расходы на обучение персонала? Как заранее учитывать экстренные, неплановые затраты и откуда брать средства на них?

Ответ

Бюджет на обучение и развитие персонала состоит из двух частей: средства на обязательные образовательные программы и на корпоративные/индивидуальные обучающие и развивающие программы. Если в первом случае занятия проводятся сертифицированными учебными центрами (внешними), то во втором – обучение возможно как внешними преподавателями и консультантами, так и внутренними тренерами и наставниками.

Статья бюджета на обучение и развитие включает затраты на:

  • обучение работников, подлежащих обязательной подготовке в соответствии с действующим законодательством (например, инструктаж по технике безопасности, обучение водителей электропогрузчиков);
  • проведение инструктажей;
  • краткосрочные обучающие программы (курсы повышения квалификации, тренинги, семинары);
  • среднесрочные обучающие программы (переподготовка специалистов);
  • долгосрочные обучающие программы (дополнительное высшее образование сотрудников, МВА);
  • предсертификационные программы повышения квалификации;
  • внутрикорпоративные обучающие программы.

Бюджет формируется в два этапа, как и в случае с бюджетом на подбор и адаптацию персонала.

На первом – собираются заявки от руководителей структурных подразделений с указанием требуемых корпоративных и индивидуальных обучающих программ для работников. Специалисты службы персонала, отвечающие за обучение, готовят сводную заявку от всех подразделений.

На второмэтапепроводится сопоставление, проверка данных и формирование плана мероприятий для сотрудников, которым необходима обязательная сертификация или периодическое обучение (обычно эта функция возлагается на менеджера по обучению и развитию или, при его отсутствии, на отдел кадров).

Как правило, цена обязательных образовательных программ устанавливается государственными органами, отвечающими за обучение, аттестацию и сертификацию персонала. Стоимость таких мероприятий повышаются нечасто, и ее расчет на год не составляет особого труда. Но при формировании сводного бюджета на обучение и развитие необходимо учитывать и новых, принимаемых на работу специалистов, а для этого надо сопоставить данные перспективной потребности в персонале и внести в бюджет обучения соответствующую сумму.

Отдельная часть бюджета обучения связана с корпоративными образовательными мероприятиями. Она может быть сокращена при изменении общей экономической ситуации в компании, трансформации стратегии развития, уменьшении численности работников и при других обстоятельствах, когда необходимость в обучении отпадает или отсутствует ее экономическое обоснование.

Отвечая на вопрос о планировании средств на экстренные расходы, сразу оговорюсь, что их, на мой взгляд, следует делить на две группы:

  •  условно внеплановые;
  •  непредвиденные.

К первой группе относится оплата участия работников компании в различных краткосрочных мероприятиях, посвященных актуальным проблемам (семинары, конференции, мастер-классы). Их сложно спланировать, но можно заранее учесть расходы в бюджете. Сумму на следующий период определяю по аналогичному прошедшему. Естественно, с поправкой на рост стоимости участия в подобных мероприятиях.

Например, если в первом полугодии прошлого года было оплачено участие в семинарах или конференциях 10-и работников, и средняя стоимость на одного человека составляла 12 тыс. руб., то на будущее полугодие нужно запланировать аналогичное число участников, но с возросшей примерно до 14 тыс. руб. средней стоимостью. Если же в компании за это время образовались новые подразделения или открылись новые направления, то следует учитывать и их возможные потребности. Иными словами, эти затраты, по-моему, лучше планировать на основе аналогичных прошлых, увеличивая их пропорционально с учетом роста цен, количества направлений и численности персонала.

Ко второй группе экстренных расходов относится оплата разного рода «озарений» сиятельных умов компании. Подобные случаи сложнее прогнозировать. Расходы на это дело планирую в процентном соотношении от общего бюджета на обучение. Размер этой доли зависит от целого ряда факторов:

  • оборота компании;
  • частоты возникновения экстренных ситуаций;
  • бюджетной культуры компании.

Иными словами, стоит закладывать определенный процент на форс-мажор.

Елена Рудавина, директор по персоналу, ОАО «Издательство «Просвещение», г. Москва

В целом затраты на обучение зависят от стратегии компании: нужно знать, чего она собирается достичь, какие знания, навыки, компетенции сотрудников для этого нужны, какие из них уже есть и каких – не хватает, а также сроки и сумму, которую организация готова за это заплатить.

На практике применяется два подхода: бюджет на обучение формируется как процент к годовому фонду оплаты труда, как правило, от 2% до 6%, или составляется план обучения с разбивкой – в каком месяце сколько сотрудников и чему нужно обучить, и примерную стоимость без НДС. Тогда при утверждении бюджета комитету понятно, на что необходимо потратить деньги и почему.

Если план обучения пока неясен, лучше заложить средства как процент от ФОТа, причем на зарабатывающие подразделения обычно выделяется больше.

На вопрос об учете экстренных затрат отвечу так: «Чудес не бывает!» При внеплановых расходах пересматриваются приоритеты в обучении или подыскиваются подрядчики с более дешевыми программами, чтобы уложиться в бюджет. Альтернативой может быть проведение обучения своими силами или путем заказа тренинга совместно с другой компанией. Можно также направить на внешний тренинг меньшее количество сотрудников, чтобы те, в свою очередь, обучили остальных.

Ольга Бодрова, директор по персоналу, Группа компаний «Effortel Russia», г. Москва

10 лучших материалов по мнению наших читателей


—  Трудовая книжка от А до Я

—  Ответственность за невыплату заработной платы

—  Отпуск работнику: сложные случаи

—  Как оформляются командировки в 2017 году

—  Как уволить работника без проблем

—  Совместительство и совмещение, в чем разница?

—  Все про дисциплинарные взыскания

—  Прием на работу: пошаговая инструкция

—  Работа в выходные дни: актуально на "майские"

—  Трудовой договор: нюансы оформления  
Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И продолжить чтение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль