Портал о кадровом деле и делопроизводстве, управлении персоналом

Текстовая трансляция вебинара "Новые разъяснения Роструда и инструкция, как без последствий исправить ошибки в документах"

21 сентября 2019
23813
Средний балл: 4.6 из 5

Эксперты журнала "Справочник кадровика" расскажут, как исправить ошибки в кадровых документах, чтобы не придрался инспектор ГИТ и не отменил суд.

Начало трансляции 18 сентября в 11.00

Вопросы, которые будут рассматриваться на вебинаре:

1. Как безопасно решить семь вечных проблем кадровиков

2. Как без последствий и незаметно исправить любую ошибку в кадровых документах

3. Увольнение по собственному, которое не отменят ни работник, ни суд

4. Как обсуждать работника с посторонними, чтобы избежать неприятностей

[11:05] Дарья Романова, эксперт издания «Справочник кадровика». Добрый день, приветствую всех участников вебинара. И поздравляю с днем HR-менеджера. У всех участников есть возможность оформить подписку на журнал на льготных условиях, а также записаться на следующую конференцию.

[11:06] Наш первый вопрос: Как правильно уволить сотрудника? Во-первых, что делать с пропавшими сотрудниками. Многие кадровики думают, что можно уволить за прогулы. Но это не так. Пока нет объяснений причин от человека, увольнять за прогулы нельзя.

[11:08] Например, человек находится в больнице и выйти на связь не может. Если уволите, а потом выяснится, что у работника были объективные причины, будет много проблем и затрат.

[11:08] Уволить по инициативе работодателя не получится. Кроме вариантов, что предприятие ликвидируется или у него заканчивается срочный договор. А как можно? Первым делом, если дело стоит, надо ввести в штатное расписание аналогичную единицу и брать на нее человека. Затрат лишних нет, потому что пропавшему за это время не платить. 

[11:10] Если не хотите потом думать, как увольнять нового работника, примите его по срочному договору. Только внесите соответствующие пометки в ПВТР.

[11:11] А если все же оформили увольнение, а человек пришел и объяснил причины. Что делать? Не ждите, пока работник расстроится и пойдет в суд. Лучше решите мирно, восстановите на работе и компенсируйте средний заработок.

[11:12] Что делать, если на одной должности получилось несколько декретниц. Это не редкость: одна еще в декрете, вторая пришла на ее место и тоже ушла в декрет. Выходит, на это место надо брать третьего человека. Если так случается, обязательно укажите это в трудовом договоре. Обязательно отметьте, что это замещение основного работника. Это условие договора. Потом такого временного работника можно законно уволить.

Текстовая трансляция вебинара "Новые разъяснения Роструда и инструкция, как без последствий исправить ошибки в документах"

[11:14] Возможно осложнение: новый уволенный сотрудник может пойти жаловаться. Вряд ли он выиграет, но нервы потреплет.

[11:15] Допустим, вторая уже в декрете, третий работает, а первая выходит из декрета. В этом случае можно увольнять вторую на основании, что истек срочный договор. Это не инициатива работодателя. Важно: если она в отпуске по БиР, но еще не родила, увольнять нельзя. Надо сначала предлагать варианты перевода, если она никуда не согласится идти, ее можно увольнять. Если переведете, надо дождаться, пока родит и потом расторгать договор.

[11:16] В какой день увольнять, чтобы не было в один день двух работников? Помните, что увольнять накануне нельзя. 

[11:17] А если работники не идут в отпуск? Не оформлять отпуск нельзя. Это закон. Также нельзя оформлять на выходные. Это уловки получить больше зарплаты, но для вас это риск получить штраф от ГИТ.

Текстовая трансляция вебинара "Новые разъяснения Роструда и инструкция, как без последствий исправить ошибки в документах"
[11:19] Что делать? У вас есть план отпусков. Сотрудника надо предупредить, что скоро отпуск, и если он отказывается, предупредите, что будет заблокирован пропуск, другие рабочие допуски.

[11:20] Зафиксируйте в ПВТР обязательность отпусков. Пример такого распорядка есть в наших материалах.

[11:21] Узнать больше о сегодняшних вопросах можно будет в “Справочнике кадровика”

[11:22] Вторая тема: Как исправить ошибку в документах.

[11:23] Все варианты рассмотреть не успеем, поговорим о том, как исправить ошибку в приказе.

Первый способ самый простой и безопасный. Первым делом сделайте проект приказа об отмене приказа и введении в силу нового.
[11:24] Второй способ более рискованный. Зачеркнуть неверный текст, сверху написать верный. Дописать “исправленному верить”, заверить печатью и подписью руководителя. Предупреждаем: контролирующие органы с недоверием относятся к зачеркиваниям.
Текстовая трансляция вебинара "Новые разъяснения Роструда и инструкция, как без последствий исправить ошибки в документах"

[11:25] Если ошибка в трудовом договоре. Допустим, он уже подписан. Заменить лист с ошибкой нельзя, подлог легко обнаружат, ведь у работника есть свой экземпляр.

[11:26] Первый способ: заключить допсоглашение. Это универсальный способ. Подпишите оба экземпляра, один отдайте под подпись работнику.

[11:27] Если человек отказывается подписать, составьте акт об этом.

[11:28] Второй способ: внести исправления в договор на лицевой стороне, ниже подписи сторон. Это можно лишь если забыли обязательные условия.  Учтите, что исправления надо вносить в оба экземпляра. Поэтому надо договариваться с работником.

[11:29] Еще один документ: книга учета трудовых книжек.
Книга учета — не первичный документ, поэтому у проверяющих могут быть вопросы, если будет зачеркивание.

[11:30] Второй способ предложил Минтруд. Заключается в признании записи недействительной. Этот способ сложнее, потому что трудно оперативно учесть все упоминания записи.
Текстовая трансляция вебинара "Новые разъяснения Роструда и инструкция, как без последствий исправить ошибки в документах"

[11:30] Передаю слово моей коллеге, эксперту “Справочника кадровика”, Зульфие Бурнашевой

[11:31] Зульфия Бурнашева. Здравствуйте.

[11:32] Рассмотрим важный вопрос: как уволить работника, чтобы потом не было мучительно больно. Есть случаи, когда восстанавливать приходилось даже тех, кто сам написал заявление.

Текстовая трансляция вебинара "Новые разъяснения Роструда и инструкция, как без последствий исправить ошибки в документах"

[11:33] Иногда работник приходит с заявлением уволить по соглашению сторон. Это нетипичное желание, кадровики могут это не заметить, увольняют по собственному желанию и выходит несоответствие оснований.

[11:34] Второй важный момент: подпись заявителя. Иногда работники присылают телеграммы или электронные письма. И что делать? Суды признают действительными только цифровые письма, где есть электронная подпись. То же самое с телеграммами. В ней должна быть отметка сотрудника почты, что он заверяет подпись отправителя. Без этой отметки основания для увольнения нет. Есть немало судебных решений, которые подтверждают эти запреты.

[11:35] Также исходите из последующего поведения работника. Например: прислал телеграмму, не выходит на работу, шлет повторные телеграммы, присылает своих представителей за трудовой или шлет запросы о выдаче трудовой. Это явно подтверждает намерения увольнения, суды это признают. Поэтому постарайтесь связаться с человеком, попросите заверить заявление. Но в общем, если намерения уволиться явные, надо увольнять.

[11:37] Если заявление подписано представителем по доверенности? Мы не рекомендуем принимать это как основание. Суды тоже признают такое увольнение неправомерным.

[11:38] Иногда работники жалуются, что написали заявление по принуждению. Крайне не рекомендуем использовать любые приемы, которые можно расценить как принуждение. 

[11:39] Но даже если давления не было, бывает, что человек пишет заявление, его увольняют, а потом он начинает жалеть о своем решении, идет в суд и говорит, что его вынудили. Суды идут таким заявителям навстречу. Это надо учитывать. Особенно, если речь о беременных. 

[11:40] Как считать так называемый срок отработки? Правильно — это срок предупреждения. Обычно это 2 недели, но бывает и меньше. А от директоров — минимум за месяц. Вот, например, приходит работник, хочет уволиться, но не указывает дату. Считайте сами: сегодня пришел, с завтрашнего дня отсчитывайте 14 календарных дней, это будет датой увольнения.

Текстовая трансляция вебинара "Новые разъяснения Роструда и инструкция, как без последствий исправить ошибки в документах"
[11:42] Уволите раньше — суд может восстановить.

[11:43] А если сам посчитал дату? Написал второго, чтобы его уволили с двадцатого? Это нормально. Получится больше 14 дней, это его желание, можете действовать как просит.

[11:44] А если просит уволить раньше 14-ти дней? Нежелательно, есть очень редкие исключения. Например, из-за переезда, по болезни и т.д. Проверки обычно принимают такие причины, как уважительные.Можете запросить подтверждающие документы, но закон этого не требует.

[11:45] Примеры резолюций. Если нет уважительной причины, но работодатель согласен, можно увольнять. Если нет, то резолюция — «Отказать» и попросить переписать заявление с 14 днями.

[11:46] А если передумал и отзывает заявление? Можно ли отказать в отзыве?

Текстовая трансляция вебинара "Новые разъяснения Роструда и инструкция, как без последствий исправить ошибки в документах"

[11:47] Если успел отозвать до последнего рабочего дня, и документы еще не оформлены, то делать ничего не нужно: это его право. Но тут нюанс: если человек в этот день не работал (в отпуске или болел), то в этот день он может отозвать заявление не до конца рабочего, а до окончания календарного дня. 

[11:48] Если отозвано после последнего рабочего дня, учитывайте обстоятельства. Например, ситуация: решил уволиться, вы оформили все документы, он получил расчет, а потом неожиданно высылает вам заявление об отзыве. Это не фантастика: случаев много. Тут важно понять, почему это произошло. Если явных предпосылок нет, это злоупотребление с его стороны. Но бывает, что буквально жизнь заставила. В таких случаях лучше идти работнику навстречу и отменять увольнение. Отказать в отзыве можно, если вы на освободившееся место уже пригласили нового человека, и он уже уволился с прежнего места работы.

Важно: если приглашенный еще не уволился от прежнего работодателя, это не служит основанием для отказа.

[11:51] В материалах вебинара есть образец приказа об отмене увольнения.

[11:52] Совет: не торопитесь с оформлением документов, если в последний день работы человека нет на месте. Подготовить их можно, но подписывать и вносить записи в трудовую не стоит. 

[11:53] Как правильно оформить увольнение?
Первое: издать приказ. Тут важны формулировки. Некоторые по своим стандартам пишут “уволить с”. Суды трактуют этот предлог “с” по-разному. Чтобы не было сложностей, не используйте его.
Текстовая трансляция вебинара "Новые разъяснения Роструда и инструкция, как без последствий исправить ошибки в документах"
[11:54] Ознакомьте с приказом увольняемого. Если отказывается — составляйте акт.

[11:55] Сделайте полный расчет. Если человека нет на месте, он может обратиться за расчетом позже.

[11:56] Важный вопрос о трудовых. Некоторые не отдают, потому что у сотрудника есть перед организацией задолженностей. Это обидно, но так делать нельзя. Отдайте книжку и взыскивайте задолженности через суд. Так будет меньше проблем.

[11:57] Если человека нет на месте, ему надо отправить уведомление, что трудовая готова к выдаче. Тут важный момент. Иногда пишут только “можете явиться за трудовой”. А человек, например, сам прийти не может. Суды к таким вещам придирчивы: надо указать еще и способ получения трудовой по почте.

[11:58] Сделайте выписку СЗВМ-3,справку о зарплате. Если работник не на месте, действуйте так же как и с трудовой: пишите уведомление. Вообще это можно все указать в одном уведомлении.

[11:59] Очень деликатный вопрос: как обсуждать работника с посторонними, чтобы не нарушить закон? Тут речь о сохранении персональных данных.

Текстовая трансляция вебинара "Новые разъяснения Роструда и инструкция, как без последствий исправить ошибки в документах"

[12:00] Если надо проверить сведения о кандидате, используйте открытые источники: сайты ФНС, Рособрнадзора, управления миграции. Не забывайте о соцсетях: люди сами открывают много информации. Для всего этого получать согласие работника не надо.

[12:01] Минус в том, что информация в официальных базах иногда запаздывает.

[12:02] А когда можно получать данные только с согласия кандидата/работника? Во всех остальных случаях. Уведомьте человека, что вы собираетесь получать данные о нем, объясните, зачем. Например, вам надо получить подтверждение квалификации.

[12:03] Согласие надо оформить письменно. Мы даем вам пример такого оформления. У согласия должен быть срок. 

[12:04] Когда согласие есть, приложите заверенную копию этого документа к своему запросу данных. Например, в образовательное заведение. Иначе вам могут отказать в предоставлении данных.

[12:05] А если работник не соглашается? Можно попытаться обойти, запросив, например, сведения по номеру диплома. Вы не подтвердите персонификацию документа, но проверите факт его существования.

[12:06] А если за информацией обращаются к вам?

Текстовая трансляция вебинара "Новые разъяснения Роструда и инструкция, как без последствий исправить ошибки в документах"

[12:07] Согласие не нужно при обращениях госорганов: военкомата, налоговой, судебных приставов и т.д

Также не нужно, если в итоге сотрудник получит выгоду (например, при страховании)

[12:08] Исключена передача данных по телефону. Пресекайте такие обращения!

[12:09] При письменных запросах: уведомьте человека, что о нем запрошены данные. Получите его согласие на передачу. Если он откажется, в ответе на запрос сообщите, что человек не дал согласие на передачу сведений. Храните копию согласия/не согласия.

[12:10] Иногда человек сам просит передать о нем информацию. На устные такие просьбы тоже не соглашайтесь. Просите письменное согласие.

[12:11] Больше полезной информации: в «Справочнике кадровика».

В сентябре подписка на справочник с двойной выгодой: со скидкой и продлением подписки. До 30 сентября это можно оформить.

21-22 ноября в Москве пройдет кадровая конференция, в которой вы тоже можете участвовать на льготных условиях. Будем говорить о важном. Например, об электронных трудовых книжках.

[12:12] На этом все, всего вам доброго, желаю всем успехов.

Справочник кадровика

Ваш идеальный документ

Скачайте пакет важнейших документов для работы отдела кадров

Оформить подписку
logo
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
×
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Пройдите простую регистрацию за одну минуту и получите бесплатный доступ к прочтению статьи прямо сейчас!!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.