text
PRO-персонал

Командировка 2018

Что считается командировкой по ТК РФ

Статья 166 ТК РФ говорит, что командировка – это поездка сотрудника компании, который в определенный руководством срок должен выполнить некие рабочие задания на объекте, расположенном вне основного места работы командированного.

Объект, куда отправляется человек, может быть расположен в том же населенном пункте, что и основное место работы, или в другом, или за границей. Так, например, к командировкам относят поездки:

  • в обособленное подразделение (представительство, филиал) командирующей компании, которое находится вне места постоянной работы сотрудника;
  • из обособленного подразделения, в котором работает человек, в головную организацию;
  • дистанционных сотрудников и надомников в головную организацию.

 Командировка или вахта? Как сэкономить на выплатах

Следует различать командировку и служебную поездку – в поездку отправляются сотрудники, должности которых подразумевают разъездной характер работы или работу в пути (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). При этом расстояние до посещаемого объекта не имеет в таком различии определяющего значения. Опираться стоит только на должностные обязанности людей.

В отличие от служебной поездки командировка оформляется в особом порядке, он определен постановлением Правительства России от 13.10.2008 № 749. Чтобы отправить сотрудника в командировку, компании нужно:

  • издать приказ;
  • перечислить командированному аванс на расходы и суточные;
  • получить от вернувшегося сотрудника авансовый отчет и, если это предусмотрено внутренними актами, служебное задание и отчет о командировке.

В командировку можно отправить только штатного сотрудника, если в поездку отправляется человек, оформленный по гражданско-правовому договору, это не будет считаться служебной командировкой.

 Как направить сотрудника в командировку: три новые рекомендации Минтруда и Минфина

Служебная командировка может быть плановой, спланированной заранее и внеплановой, длительной и краткосрочной. В поездку может отправиться один человек или несколько сотрудников сразу.

Справочник кадровика

Справочник кадровика в подарок!

Скачать журнал в PDF

Как оформить командировку в 2018 году

Шаг 1. Издать приказ.

Приказ о направлении в командировку можно составить по форме № Т-9 и Т- 9а или использовать шаблон, разработанный самостоятельно. В документе сообщаются ФИО и должность сотрудника, место назначения, срок командировки, использование личного или служебного автотранспорта (если человек едет на машине).

До 2015 года созданию приказа обязательно предшествовало служебное задание, которое потом вписывалось в отдельную графу как основание для составления приказа. Теперь компания может сделать такой документ, если внутренними документами предусмотрено его создание. Может указать в качестве основания распоряжение руководства, служебную записку, какой-то иной документ или вовсе оставить поле пустым.

 Как уволить бездельника: три формулировки для ПВТР

Сотрудник, отправляемый в командировку, должен ознакомиться с приказом и поставить роспись и дату.

Шаг 2. Выдать денежные средства.

Денежный аванс на проезд, проживание и незапланированные расходы, а заодно и суточные за каждый день служебной командировки нужно выдать человеку заранее. Деньги можно выдать из кассы по расходному ордеру или перечислить на зарплатную карту. Размер командировочных расходов и суточных каждая компания устанавливает сама и фиксирует локальным актом.

Основанием для начисления денег будет приказ о направлении в командировку. При этом сотрудник может сам составить служебную записку с расчетом предполагаемых затрат и завизировать ее у руководства.

Выдача денег должна производиться с учетом пункта назначения:

  • на поездку внутри страны выдаются рубли;
  • на поездку за границу может быть выдана валюта страны, куда отправляется сотрудник, или рубли по курсу ЦБ (если часть командировки будет проходить на территории России, суточные за эти дни начисляются в рублях).

Шаг 3. Оформить и выдать командировочное удостоверение (если предусмотрено нормами компании).

 Командировочные расходы. Экономим на налогах

Несмотря на закрепленные законом изменения, позволяющие отказаться от командировочного удостоверения и журнала учета командировок, некоторые компании продолжают использовать их в делопроизводстве.

Шаг 4. Заполнить табель рабочего времени.

Командировки отмечаются в табеле учета рабочего времени. Дни, проведенные сотрудником в поездке, отмечаются кодом “06” или буквенным обозначением “К”.

Шаг 5. Оформить и сдать авансовый отчет.

После возвращения из поездки сотрудник в течение трех дней должен заполнить и сдать в бухгалтерию авансовый отчет. Для этого используется форма АО-1. Если в локальных актах компании предусмотрен отчет о проделанной работе, его сдают вместе с авансовым отчетом. Его можно написать в вольной форме или заполнить графу 12 бланка служебного задания по форме Т-10а.

Шаг 6. Если остались неиспользованные деньги, вернуть их в кассу.

Если не все деньги в поездке были потрачены, остаток нужно вернуть в кассу не позднее 3 дней с момента сдачи отчета. После истечения трехдневного срока компания в течение месяца может удержать эту сумму из зарплаты. Если месячный срок пропущен, то руководству придется обращаться в суд.

 Суточные при командировке на один день

Сотрудник может сам согласиться на выплату долга из зарплаты. Для этого он должен написать заявление, которое станет основанием для приказа на удержание (он не может быть больше 20% от начисленной зарплаты).

Шаг 7. Если случился перерасход, компенсировать.

Изредка командированные вынуждены тратить больше, чем им выделила компания. Если это были обоснованные траты, руководству следует на основании расходного кассового ордера компенсировать человеку перерасход. Чтобы определиться с обоснованием, смотрят:

  • действительно ли деньги тратились на неотложные нужды;
  • есть ли подтверждающие документы и насколько правильно они оформлены;
  • верно ли составлен авансовый отчет.

У организации есть три дня с момента сдачи человеком отчета, чтобы выдать ему излишне потраченные средства. Если руководство не перечислит деньги, у сотрудника есть право требовать выплату через суд, причем к сумме задолженности он может добавить проценты.

Компания и сотрудник могут договориться и заключить соглашение, если у работодателя нет возможности заплатить всю сумму единовременно. В соглашении надо прописать сроки возврата долга.

Главная новость Изменения в зарплате, призыве-2018 и проверочных листах

Тема номера 14 блиц-подсказок, как решить проблемы в сезон отпусков

Есть 14 проблем, с которыми в сезон отпусков сталкивается каждый второй кадровик. Редакция к каждой проблеме подготовила блиц-подсказку, а чтобы вы получали только нужную именно вам информацию, научила статью подстраиваться под вашу ситуацию.

Длительность и продление командировки

Законодатель не установил минимальную или максимальную длительность, поэтому командировки могут быть однодневными и годовые. Период поездки каждая организация определяет сама и отражает в приказе. Но, определяя этот срок, следует учитывать определение командировки и отличать ее от выполнения человеком обязанностей при разъездном характере работы и от перевода в другую местность.

Если есть необходимость продлить командировку, правильнее всего издать соответствующий приказ. Он пишется в произвольной форме, в нем следует указать причину продления и новый день завершения. Аналогичные исправления надо внести во все документы, относящиеся к этой командировке.

 Изменился срок командировки: как оформить документы

Также следует рассчитать суточные за дни продления, расходы на проживание и прочие нужды и перечислить эту сумму сотруднику. Если меняются только даты отбытия и прибытия, а не продолжительность поездки, делать перерасчет не нужно.

Командировочные документы: до и после

Если в оформление поездки включено составление удостоверения, в него следует вписать задание на командировку, отчет сотрудника о выполненном задании, рассчитать суточные и прочее – в зависимости от используемой формы.

Когда проставляется цель командировки в командировочном удостоверении, можно указать:

  • участие в совещании;
  • проверка работы филиала;
  • переговоры о сделке с контрагентом и пр.

Командированные могут проставить в удостоверении печати о прибытии и убытии в месте поездки, но если отметок не будет, это не станет нарушением.

 Может ли компания признать корпоратив командировкой

Если в поездке используется личный или служебный транспорт, выписывается путевой (маршрутный) лист, в котором есть:

  • дата отъезда;
  • дата возвращения;
  • название компании;
  • номер документа;
  • ФИО сотрудника, штамп о медицинском осмотре;
  • должность командированного;
  • марка и госномер транспортного средства;
  • цель поездки;
  • маршрут (конечный пункт прибытия).

Важно

При отсутствии документов, подтверждающих расходы, сотруднику следует составить служебную записку, в которой организация, куда он был командирован, ставит отметку о времени его прибытия и отбытия.

После окончания поездки сотрудник отчитывается о потраченных деньгах. Он должен заполнить авансовый отчет, прикрепить к нему чеки, квитанции на оплату жилья, проезда, питания и прочих расходов.

В авансовый отчет вписывают:

  • сумму полученного аванса;
  • номер документа;
  • дату выдачи денег;
  • ФИО и должность человека, получившего аванс;
  • сумму потраченных средств;
  • остаток денег (если есть);
  • список квитанций, подтверждающих расходы.

 Компания использует имущество работника: где установить компенсацию и как рассчитать ее размер

К документам, подтверждающим совершенные расходы, относятся:

  • квитанция или счет гостиницы (с написанным сроком проживания и стоимостью одного дня) или договор о найме жилого помещения – фиксируют проживание;
  • билеты, посадочные талоны, чеки и квитанции такси – подтверждают расходы на проезд;
  • служебная записка на компенсацию расходов, если сотрудник ездил на своей или служебной машине (к ней прикрепляется путевой лист и чеки с заправок);
  • если нет документов на проживание и/или проезд, служебная записка, поясняющая эти расходы;
  • документы, свидетельствующие о прочих согласованных расходах (услуги связи, интернет, копирование и пр.).

Бухгалтерия, получив авансовый отчет, делает отметку в отрывной части, которую возвращает сотруднику.

Как вести учет командировок

Учет командировок ведут в специальном журнале (если локальными актами компании он по-прежнему предусмотрен).

Если в компании решили продолжать вести журнал, нужно установить его форму локальным актом. Чаще всего включают такие графы:

  • данные на командированного сотрудника (ФИО, должность);
  • название организации, куда человек едет;
  • населенный пункт, куда отправляется командированный;
  • даты поездки;
  • отметка о написании отчета.

К документам, учитывающим командировки, можно также отнести табель учета рабочего времени, в котором поставляется кодировка, показывающая, что сотрудник находится в отъезде по поручению руководства. Если на время поездки выпадут выходные или нерабочие праздничные дни, во время которых человек вынужден будет работать, их тоже надо отметить. Для этого есть дополнительный код «РВ» или «03».

Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Извините, что прерываем ваше чтение

Чтобы обеспечить вас качественными и актуальными материалами по кадровой тематике и одновременно защитить авторские права наших экспертов, мы закрыли доступ к статьям для незарегистрированных пользователей.
Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
Статья станет доступна после регистрации
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.