Передаем HR-функции на аутсорсинг

3797
Служба персонала в компании - пережиток прошлого. Не согласны? Мы тоже. Вот только почему все чаще и чаще ее функции стараются передать на аутсорсинг? Удобно? Выгодно? Безопасно? Давайте разберемся.

В условиях финансового кризиса компании все чаще принимают решение о сокращении штата HR-служб. При этом они нередко обходятся лишь «косметическими» мерами, оптимизируя недостаточно занятый персонал. Однако порой реструктуризация данного подразделения принимает крайние формы: компания возвращается к уровню кадровых отделов советского периода, когда функционал подразделения сводится исключительно к ведению документооборота.

В ряде случаев руководство передает часть функций по управлению персоналом (адаптацию, развитие, организацию обучения и т. п.) линейным менеджерам, обычно встречая при этом резкое сопротивление последних. Руководители среднего звена нередко игнорируют переданные им функции. Причин этому может быть много: от простого «не хочу» или «у меня и так много работы» - до непонимания сути того, что же конкретно требуется для успешного исполнения новых обязанностей. Как показывает практика, нередко это заканчивается тем, что HR-система постепенно вообще перестает действовать.

Предварительно главе компании необходимо провести серьезную разъяснительную работу с линейными менеджерами, а также организовать специальное обучение, несмотря на неизбежные дополнительные затраты. Отметим, что это должен взять на себя HR-директор, заручившись поддержкой первого лица. Нужно учесть, что на начальном этапе подобная схема безотказно действовать не будет, поскольку для освоения линейным персоналом новых функций порой необходимо продолжительное время.

На практике передача HR-работы руководителям подразделений нередко приводит к экономическому ущербу для предприятия, который выражается в дополнительных расходах на обучение, потерях времени на него, убытках от неправильного и некачественного исполнения HR-функций и т. д. Безусловно, в ряде случаев этот ущерб косвенный и его трудно оценить в финансовом эквиваленте, однако не стоит забывать, что он всегда сопровождается и определенными денежными потерями. Таким образом, сложно расценивать делегирование HR-обязанностей линейным менеджерам как актуальное антикризисное мероприятие. Во всяком случае оно не даст ощутимого положительного экономического эффекта в короткие сроки.

В качестве более действенной меры в сегодняшних условиях может выступать передача на аутсорсинг всей службы персонала. К плюсам такого решения относится то, что ее функции будут по-прежнему выполняться специалистами. Вместе с тем существует риск увеличения затрат на содержание отдела вместо ожидаемой выгоды. С учетом этого, прежде чем передавать указанные функции на аутсорсинг, необходимо оценить экономический эффект от данного мероприятия, а далее на этой основе разработать конкретные управленческие решения.

ПЕРЕДАЧА HR-СЛУЖБ НА АУТСОРСИНГ КАК АНТИКРИЗИСНАЯ МЕРА

В настоящее время вывод на аутсорсинг HR-фун-кций - наиболее действенный и эффективный антикризисный механизм. Тем не менее руководство группы компаний «ЗернО» решило предварительно оценить экономическую выгоду от данного мероприятия. Дело в том, что первые лица осознавали возможные негативные последствия сокращения штата HR-службы и передачи ее функций линейным менеджерам. В то же время руководители знали, что аутсорсинг позволяет не только уменьшать затраты, но и расширять собственный бизнес путем оказания услуг кадрового консалтинга сторонним организациям.

Чтобы детальнее представить процесс передачи на аутсорсинг HR-функций в указанной организации, рассмотрим ее специфику. Группа компаний «ЗернО» представлена тремя небольшими агропромышленными предприятиями: ОАО «Зер-ноПереработка» (ЗП), ОАО «ЗерноРемонт» (ЗР) и ОАО «ЗерноТранспорт» (ЗТ). Численность персонала каждой организации составляет 90-100 человек, и во всех трех до начала данного мероприятия были HR-отделы.

Прежде чем приступать к передаче функционала данных подразделений на аутсорсинг, нужно было определить, во сколько обходится компании их содержание. Такую оценку провел экономический отдел предприятия. С этой целью был составлен перечень статей затрат на содержание HR-службы: поиск персонала; его обучение и развитие; командировочные расходы; проведение соревнований.

В ходе оценки затраты были разделены на две категории: контролируемые службой персонала (подбор кадров, их обучение и т. д.) и собственные нужды HR-подразделения (оплата труда, единый социальный налог, расходы на канцелярские товары, связь, обучение специалистов и т. д.).

ЗАТРАТЫ, КОНТРОЛИРУЕМЫЕ HR-СЛУЖБОЙ

Рассмотрим, как определялись расходы по статьям, попадающим в зону ответственности отделов персонала предприятий холдинга.

Подбор персонала осуществлялся посредством трех источников, и в связи с этим расходы делились на три категории.
• Затраты на поиск персонала через кадровые агентства рассчитывались на основе перспективного плана подбора на следующий год, уровня оплаты труда работников и тарифа кадрового агентства за подбор одного сотрудника.
• Подбор через интернет-источники заключался в том, что руководители каждого предприятия заключили договоры с рекрутинговой компанией о предоставлении годового доступа к базам по всем регионам страны.
• Чтобы осуществлять поиск персонала через средства массовой информации (телевидение, журналы, газеты и пр.), предприятия заключили договор с телевизионной компанией на размещение в эфире один раз в месяц бегущей строки. Кроме того, было оформлено соглашение с газетой «Работа для вас».

Расходы на обучение и развитие персонала также складывались из трех составляющих:1. Затраты на курсы и тренинги.2. Командировочные расходы на поездки специалистов по обучению в целях обмена опытом. Рассчитаны на основе плана командировок, связанных с бенчмаркингом (обменом опытом) и обучением персонала.3. Затраты на проведение соревнований на звание «Лучший по профессии» - в этой статье заложены средства на ежегодный внутрикорпоративный конкурс и подарки победителям.

НЕПОСРЕДСТВЕННЫЕ ЗАТРАТЫ СЛУЖБЫ ПЕРСОНАЛА

Перейдем к рассмотрению затрат непосредственно HR-подразделения. Этот показатель складывается из целого ряда составляющих, которые необходимо учесть, чтобы оценить рентабельность того или иного решения.

К таким затратам относятся следующие:

1. Оплата труда работников службы персонала. Эта величина получается путем суммирования зарплат и премий всех специалистов кадровых подразделений.

2. Затраты на единый социальный налог. Данные отчисления в прошедшем периоде тоже приходилось учитывать.

3. Расходы на бумагу и другие канцелярские товары.

Для вычислений использовался бухгалтерский отчет предыдущего года.

4. Амортизация оборудования (столов и оргтехники).

При определении затрат по данной статье рекомендуем использовать бухгалтерскую ведомость начисления амортизации по основным средствам, числящимся за отделом персонала. В данном случае мы умышленно не принимаем во внимание амортизацию помещения, в котором располагается служба. Логика проста: если ликвидировать отдел, амортизационные отчисления на данное помещение административного корпуса все равно будут производиться.

5. Затраты на обучение персонала и командировочные расходы.

При расчете использовался подход, аналогичный рассмотренному выше. Расходы на обучение рассчитывались на основании «Перспективного плана обучения сотрудников», составленного службой персонала, а командировочные закладывались в «Плане командировок сотрудников».

6. Затраты на телефонную связь и Интернет.

Расчет также не вызвал особых трудностей: количество аппаратов и тарифы известны, а среднее время переговоров определялось на основании отчетов за прошлый год.

Путем суммирования полученных данных была выявлена сумма годовых затрат на содержание отделов персонала на каждом из предприятий компании.

ВОЗМОЖНЫЕ ПУТИ СНИЖЕНИЯ ИЗДЕРЖЕК

Далее экономисты ГК «ЗернО» провели анализ, направленный на выявление способов снижения затрат на содержание HR-служб. В результате в качестве предпочтительного варианта оптимизации расходов была выбрана передача данной функции на аутсорсинг. Впоследствии проект был осуществлен путем выделения сотрудников всех трех служб персонала в отдельную организацию - ООО «ЗернО HR». Финансовая выгода этого шага была достигнута благодаря:
• оптимизации численности работников HR-от-делов с соответствующей экономией на ФОТ и ЕСН;
• экономии на ЕСН за счет налогообложения новообразованной структуры по упрощенной системе - как малого предприятия;
• прибыли от оказания услуг сторонним организациям по подбору персонала, обучению, а также консультационных услуг.

Кроме того, снизились затраты на получение доступа к информационной рекрутинговой системе, ведь ранее к базе были подключены три юридических лица, а после реформирования - только одно.

Таким образом, мероприятия по выведению HR-службы на аутсорсинг позволили руководству холдинга получить экономический эффект. Кроме того, удалось освоить дополнительный объем работ (консалтинговые услуги), что дало возможность существенно увеличить доход. Можно с уверенностью утверждать, что антикризисные меры, принятые в ГК «ЗернО», полностью оправдали себя с экономической точки зрения.

Среди возможных минусов при выводе служб персонала за штат предприятия отметим: у генерального руководства может возникнуть проблема -нежелание HR-специалистов своевременно и качественно обслуживать материнскую компанию. Это связано с тем, что основную прибыль фирме, выведенной на аутсорсинг, приносит работа со сторонними заказами. Это происходит в том случае, когда зарплата сотрудников зависит от количества проектов, реализованных «на стороне», и, учитывая, что материнской компании услуги оказываются безвозмездно или в лучшем случае их цена равна себестоимости, складывается ситуация, при которой персонал не заинтересован в выполнении внутренних заказов. Наиболее эффективный метод преодоления данного негативного явления - построение системы как материальной, так и нематериальной мотивации персонала, направленной на стимулирование выполнения HR-специалистами заказов головного предприятия.

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Продолжите чтение после бесплатной регистрации

      Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 500 полезным статьям по управлению персоналом, важным документам и ценным советам от экспертов HR отрасли.

      Читайте после регистрации:

      • Примеры составления KPI
      • Выявляем мотивы для повышения эффективности работы подразделения
      • Оценка результатов труда персонала
      • Анкета для проведения структурированного интервью
      • и другие полезные статьи

      В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций!

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль