Документ: письмо

17977
 Андреева Валентина Ивановна
Кандидат исторических наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской Академии Правосудия.
Работа кадровой службы не ограничивается оформлением документов внутри организации. Нередко приходится направлять уведомления и извещения работникам по месту жительства, представлять необходимую информацию в различные государственные органы, вести переписку по кадровым вопросам с другими работодателями. Сегодня в рубрике «Заполняем без ошибок» мы рассмотрим случаи, когда создается такой документ, как письмо, и разберем правила оформления служебных писем.

Служебная переписка включает множество видов и разновидностей писем: запросы, предложения, извещения, напоминания, уведомления, сопроводительные и гарантийные письма, приглашения, заявки, претензии и др. Некоторые из этих документов создаются и в сфере трудовых отношений.

КОГДА ПИШЕМ ПИСЬМА

В ряде случаев кадровики в рамках своей деятельности вступают в переписку с работниками, различными организациями, государственными органами и т. д. Определим основные случаи, когда кадровая служба оформляет письма.

Основные разновидности писем, создаваемых кадровой службой, представлены в таблице 1. Во всех остальных случаях, когда кадровику требуется обратиться к гражданину или в организацию с письменной просьбой или дать письменный ответ на обращение, также создаются письма, оформляемые по правилам, на которых мы остановимся ниже.

Желательно, чтобы случаи создания и правила оформления писем, исходящих из кадровой службы, были зафиксированы работодателем на локальном уровне, например в Инструкции по кадровому делопроизводству (приложение 1).

ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ПИСЕМ

Независимо от разновидности служебного письма оно оформляется на бланке письма, в который вносятся реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (при необходимости), подпись, отметка об исполнителе.

Бланк письма

Бланк письма представляет собой стандартный лист бумаги с заранее нанесенными постоянными реквизитами и отведенными строками для переменных реквизитов.

Требования к бланкам документов, в т. ч. к бланкам, на которых воспроизведен Государственный герб Российской Федерации или гербы субъектов РФ, изложены в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В ГОСТе предусмотрено три вида служебных бланков: общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Таблица 1

Основные случаи создания писем кадровой службой

Документ: письмо

Бланк письма может быть изготовлен как типографским способом, так и на компьютере.

Бланк письма включает следующие реквизиты.

1. Наименование организации

Данный реквизит указывается в бланке письма в строгом соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. При наличии сокращенного наименования организации сначала указывается полное наименование, а затем, ниже или за ним, сокращенное (в скобках).

2. Справочные данные об организации

Обратите внимание!Реквизит «Справочные данные об организации» используется только в служебных письмах и не проставляется на внутренних документах

Эти данные необходимы для почтовой, телефонной, электронной связи с организацией, а также для выполнения расчетно-денежных операций в банке, счет которого указан на документе. Почтовый и телеграфный адреса оформляются в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утв. постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221.

В почтовых адресах не должно быть сокращенных названий, условных обозначений. При этом должен соблюдаться следующий порядок написания адреса:
• наименование юридического лица;
• название улицы, номер дома, номер квартиры;
• название населенного пункта (города, поселка и т. п.);
• название области, края, автономного округа (области), республики;
• страна (для международных почтовых отправлений);
• почтовый индекс.

Для оперативной связи используются номера телефона, телефакса, телетайпа, телекса, электронной почты.

Банковские реквизиты необходимы только на письмах по вопросам расчетно-денежных операций, например на гарантийных, т. е. в письмах, оформляемых кадровой службой, эти реквизиты могут отсутствовать.

3. Код организации

Проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код, который имеют все зарегистрированные юридические лица, включает восемь знаков, например: ОКПО 12345777.

В бланке письма обозначаются места расположения следующих переменных реквизитов: дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату документа.

4. ОГРН

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют на бланке в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Номер включает 13 знаков, например: ОГРН 1073654892746.

5. ИНН/КПП

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют на бланке в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. ИНН и КПП имеют соответственно 10 и 9 знаков, например: ИНН/КПП 7703628460/772001001.

6. Дата документа

Дата письма показывает время его подписания.

Дата подписания, а также даты, содержащиеся в тексте письма, оформляются цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год. Число и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год обозначается четырьмя цифрами, например: 15.03.2010.

 После написания даты цифровым способом не ставится буква «г» с точкой или просто точка, за исключением случая, когда датой заканчивается предложение.

Допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква «г» с точкой или слово «год», например: 15 марта 2010 г., 12 апреля 2010 года.

 Довольно распространенной является ошибка датирования писем таким образом, когда дату на документе печатают при его изготовлении.

Неправильно:

Документ: письмо

Нужно помнить, что дату на письме проставляет должностное лицо, когда подписывает документ.

Правильно:

Документ: письмо

7. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер (индекс) письма - это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое каждому исходящему (отправляемому) письму.

В зависимости от вида документа, типа действующей у работодателя системы делопроизводства, наличия классификаторов к порядковому номеру могут добавляться и другие составные части. В частности, при регистрации писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел, например: № 126/05-06.

8. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Этот реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Документ: письмо

В организации, имеющей в своем составе обособленные структурные подразделения, такие подразделения могут иметь собственные бланки писем (приложение 12).

Адресат

Документы адресуются организациям, конкретному должностному лицу или гражданину.

Наименование организации указывается в именительном падеже.

Документ: письмо

 Не допускается адресование иным способом, например: «В Центр занятости населения ЮАО г. Москвы» или «Центру занятости населения ЮАО г. Москвы».

Если документ адресован руководителю организации, то наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

Обратите внимание!При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией

Документ: письмо

Наш советАдресуйте документы конкретному должностному лицу: руководителю, его заместителю, руководителю структурного подразделения, специалистам. Это ускорит движение документов при их обработке в организации-получателе

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Адрес не проставляется на документах, направляемых в государственные органы и фонды и постоянным корреспондентам.

При адресовании документов в другие организации почтовый адрес указывается после наименования организации, должности, фамилии в порядке, указанном выше.

Документ: письмо

На документах, направляемых физическому лицу, обязательно проставляется адрес (после указания фамилии и инициалов получателя).

Документ: письмо

Заголовок к тексту

Для быстрого и точного восприятия сведений, включенных в документ, принято кратко формулировать его содержание в виде заголовка к тексту. В письмах заголовок обычно начинается с предлогов «о» или «об»: «Об отказе в заключении трудового договора», «О введении неполного рабочего времени».

Заголовок к тексту письма располагается в левом верхнем углу документа ниже реквизитов бланка и записывается при регистрации письма в регистрационные формы.

Текст письма

Текст, как правило, состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма (факты, события, ссылки на другие документы), а затем излагаются выводы, предложения, просьбы.

Должностные лица, уполномоченные подписывать письма, всегда выступают от имени организации, которая является автором письма, поэтому в переписке используются несколько форм изложения текста.

Кстати сказать

Общие требования к текстам служебных документов

Текст документа по структуре и принятым формулировкам непосредственно связан с видом и разновидностью документа. Вместе с тем можно выделить общие требования к текстам служебных документов:
• краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;
• объективность и достоверность информации;
• составление по возможности простых, т. е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;
• структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как введение, основная часть, заключение;
• использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся ситуаций.

Особое внимание следует уделить языку и стилю служебных документов, так как при составлении

текстов документов используется деловой стиль со специфическими признаками:
• нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения;
• точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т. д.);
• краткость текста, исключение повторов, излишних подробностей;
• употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний;
• ограниченная сочетаемость слов;
• использование отглагольных существительных;
• безличный характер изложения текста;
• употребление специальныхтерминов;
• использование сокращенных слов;
• использование универсальных слов с неопределенным значением;
• исключение из текста архаизмов;
исключение заимствованных слов, имеющих аналог в русском языке, и др.

Тексты большого объема принято делить на разделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрами с точками после них.

В документах разных организаций описываются часто повторяющиеся однотипные управленческие ситуации, поэтому специалисты-до-кументоведы предлагают использовать унифицированные тексты документов с единой формой языкового выражения, наиболее точно передающей содержание конкретных действий или ситуаций.

Выполнение одного из важнейших требований к тексту документа - точное изложение его сути - в значительной степени зависит от правильности употребления слов и словосочетаний с учетом их значения и формы. Составляя текст документа, необходимо учитывать нормы словообразования, управления и употребления предлогов.

Таблица 2

Формы изложения текста в письме

Документ: письмо

В современной деловой переписке принято обращаться к адресату по общепринятой форме («вежливое обращение») с учетом его должности, служебного положения, сферы деятельности. После обращения чаще всего ставят восклицательный знак, а само обращение печатают на отдельной строке, центрованно относительно текста письма, например:

Уважаемая Наталия Игоревна!

Содержательная часть письма чаще всего представлена связным текстом, а при необходимости может иметь форму таблицы (приложения 6 и 7).

Отметка о наличии приложения

Такая отметка может иметь несколько вариантов оформления в зависимости от конкретной ситуации.

Таблица 3

Варианты оформления отметки о наличии приложения

Документ: письмо

Подпись

Подпись представляет собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка.

Если письмо подписывают несколько должностных лиц, их подписи располагают одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям (приложение 8).

Подпись располагается после текста письма (на последней странице) или после отметки о наличии приложения.

Отметка об исполнителе

Данная отметка указывает, кто из специалистов составлял текст письма, подписанный в дальнейшем руководителем организации или иным уполномоченным должностным лицом.

Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию составителя документа без надписи «Исп.» и номер его служебного телефона без надписей «тел.» или «т.».

Документ: письмо

Кстати сказать

О почтовых отправлениях

Письмо - это почтовое отправление с письменным сообщением, а также иным вложением. Размеры и вес письма определяются Правилами оказания услуг почтовой связи, утв. постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221. Предельная масса - 100 г, предельные размеры: максимальный - 229 х 324 мм, минимальный - 110 х 220 мм или 114 х 162 мм.

Почтовое отправление с уведомлением о вручении - это такое отправление, при подаче которого отправитель поручает оператору почтовой связи сообщить ему или указанному им лицу, когда и кому вручено почтовое отправление.

В зависимости от способа обработки почтовые отправления подразделяются на следующие категории: 1) простые - принимаемые от отправителя без выдачи ему квитанции и доставляемые (вручаемые) адресату (или его законному представителю) без его расписки в получении; 2) регистрируемые (заказные, с объявленной ценностью, обыкновенные) - принимаемые от отправителя с выдачей ему квитанции и вручаемые адресату

(или его законному представителю) с его распиской в получении.

Регистрируемые почтовые отправления могут пересылаться с описью вложения, с уведомлением о вручении и с наложенным платежом.

Вручение регистрируемых почтовых отправлений осуществляется при предъявлении документов, удостоверяющих личность.

Почтовые отправления при невозможности их вручения адресатам (их законным представителям) хранятся в объектах почтовой связи в течение месяца. Не полученные адресатами (или их законными представителями) регистрируемые почтовые отправления возвращаются отправителям за их счет по обратному адресу.

При этом почтовое отправление возвращается по обратному адресу в т. ч.:
• при отказе адресата (его законного представителя) от его получения;
• при отсутствии адресата по указанному адресу;
• при невозможности прочтения адреса адресата.

Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа письма в левом нижнем углу.

ДВИЖЕНИЕ ДОКУМЕНТА

Обратите внимание!Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации

Для всех документов, требующих учета, исполнения и использования в справочных целях, обязательна регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28).

Письма регистрируются в день подписания. Обычно для этого используют журнал, предназначенный для регистрации исходящей документации. Регистрационная форма разрабатывается работодателем.

Документ: письмо

При регистрации исходящему документу присваивается регистрационный номер, о котором мы говорили выше.

Наш советОтправляйте письма почтовым отправлением с уведомлением о вручении. Это послужит доказательством, что отправленное письмо получено адресатом

После регистрации письмо отправляется адресату. Это можно сделать различными способами: по почте, по факсу, по электронной почте.

Почтовые отправления сортируют, упаковывают, оформляют и сдают в отделение связи. Перед упаковкой документов необходимо проверить правильность их оформления, наличие всех приложений. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается и датируется.

Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.

Приложение 1

Пример оформления Инструкции по кадровому делопроизводству

Документ: письмо

Приложение 2

Пример оформления уведомления работника о получении трудовой книжки

Документ: письмо

Приложение 3

Пример оформления уведомления работника о необходимости представить письменное объяснение

Документ: письмо

Приложение 4

Пример оформления отказа в заключении трудового договора

Документ: письмо

Приложение 5

Пример оформления письма об увольнении работника в порядке перевода

Документ: письмо

Приложение 6

Пример оформления уведомления органов службы занятости о сокращении численности работников организации

Документ: письмо

Приложение 7

Пример оформления уведомления органов службы занятости о введении неполного рабочего времени

Документ: письмо

Приложение 8

Пример оформления сведений, направляемых в военный комиссариат

Документ: письмо

Приложение 9

Пример оформления уведомления профсоюза о введении неполного рабочего времени

Документ: письмо

Приложение 10

Пример оформления уведомления профсоюза о досрочной отмене неполного рабочего времени

Документ: письмо

Приложение 11

Пример оформления уведомления об увольнении по п. 5 части первой ст. 81 тк РФ работника, являющегося членом профсоюза

Документ: письмо

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль