text
PRO-персонал

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении в 2019 году

  • 8 ноября 2018
  • 84519

Работник использовал отпуск авансом и увольняется. Отпускные выплачены, а сам отпуск, получается, не отработан. Как быть? Есть ли у работодателя возможность вернуть средства, на которые работник фактически не имел права? И если да, то как рассчитать отработанную и неотработанную часть отпуска? Давайте разберемся.

В каких случаях появляются неотработанные отпускные

По общему правилу, работник, отработавший на новом месте работы шесть месяцев, получает право на использование ежегодного оплачиваемого отпуска. При этом работодатель обязан предоставить ему отпуск полной продолжительности, т. е. 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). По соглашению сторон отпуск может быть использован работником и до истечения шести месяцев работы (т. е. предоставлен авансом).

Справочник кадровика

Ваш идеальный документ

Скачайте пакет важнейших документов для работы отдела кадров

Причем трудовое законодательство не содержит норм, которые позволяли бы предоставлять работнику ежегодный отпуск пропорционально отработанному им времени и иным периодам, включаемым в стаж работы, дающий право на отпуск в соответствии с ч. 1 ст. 121 ТК РФ (Письмо Роструда от 23.06.2006 № 947-6). За второй и последующие годы работы отпуск может предоставляться работнику в любое время рабочего года в соответствии с графиком отпусков, утвержденным на очередной календарный год (ст. 122 ТК РФ).

Например, работник был принят на работу 22 декабря 2018 г. Его рабочим годом для предоставления отпуска является отрезок времени с 22 декабря 2018 г. по 21 декабря 2019 г. включительно. Право на использование отпуска продолжительностью 28 календарных дней у работника возникнет c 22 июня 2019 г.

В том случае, когда работник увольняется до окончания того рабочего года, за который ему уже был предоставлен отпуск, у работодателя появляется право (но не обязанность) удержать часть оплаты этого отпуска, соответствующую неотработанным дням, за исключением случаев, когда удержание запрещено (абз. 5 ч. 2 ст. 137 ТК РФ).

Три правила идеального расчета при увольнении и один совет, который поможет вернуть деньги

Если нарушения при расчете увольнения обнаружит ГИТ, штраф составит 50 тыс. рублей, ч. 6 ст. 5.27 КоАП. Чтобы уход сотрудника не обернулся проблемой, соблюдайте три правила идеального расчета и один совет от экспертов журнала “Справочник кадровика”. Правила уберегут от ошибок и претензий сотрудника. Совет поможет защитить компанию от досадных финансовых потерь. Он рискованный, но может сработать.

Когда удержать отпускные нельзя

Удержание излишне выплаченных сумм за отпуск может быть произведено работодателем в случае увольнения работника по любым основаниям, предусмотренным трудовым законодательством, за исключением увольнения в случае:

  • отказа работника от перевода на другую работу, необходимую ему в соответствии с медицинским заключением, либо отсутствия у работодателя соответствующей работы (п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ);
  • ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ); • сокращения численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
  • смены собственника имущества организации - в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера (п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
  • призыва работника на военную службу или направления его на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу (п. 1 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
  • восстановления на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда (п. 2 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
  • признания работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением (п. 5 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
  • смерти работника либо работодателя - физического лица, а также признания судом работника либо работодателя - физического лица умершим или безвестно отсутствующим (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
  • наступления чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (военные действия, катастрофа, стихийное бедствие, крупная авария, эпидемия и другие чрезвычайные обстоятельства), если данное обстоятельство признано решением Правительства РФ или органа государственной власти субъекта РФ (п. 7 ч. 1 ст. 83 ТК РФ).

Таким образом, в случае если работник, которому в текущем рабочем году был предоставлен отпуск, увольняется по любым иным основаниям, например по собственному желанию, работодатель вправе удержать у него часть оплаты отпуска, соответствующую неотработанному времени.

Неиспользованные отпуска сгорают. Или нет?..

При увольнении работник должен получить компенсацию за отпуск за все время работы, даже если это несколько лет. Компенсировать неиспользованный отпуск деньгами, пока сотрудник работает, нельзя - запрещает закон.Чтобы вы правильно составили и не запланировали лишнего в графике отпусков - 2019, ситуацию со сгорающими отпусками для журнала “Справочник кадровика” пояснила Ирина Костян, профессор кафедры трудового права МГУ им. М. В. Ломоносова, доктор юридических наук, судья в отставке.

Как произвести удержание отпускных за неотработанные дни

Право работодателя произвести удержание за неотработанные дни отпуска не ограничено ни месячным сроком, ни отсутствием оспаривания со стороны работника (ч. 3 ст. 137 ТК РФ). Удержание за неотработанные дни отпуска производится при увольнении из причитающейся работнику денежной суммы:

  • в день увольнения;
  • не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете, если в день увольнения работник не работал (ст. 140 ТК РФ).

Удержать при увольнении работника выплаченные ему деньги за неотработанные дни отпуска можно только в случае их наличия в составе сумм, причитающихся к выплате. При этом сумма удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении не может составлять более 20% заработной платы работника, причитающейся ему к выплате при увольнении (ст. 138 ТК РФ).

Как рассчитать компенсацию за отпуск при увольнении: 3 этапа и 7 формул

Согласие работника на это не требуется. Необходимо также иметь в виду, что нормы ч. 4 ст. 137 ТК РФ запрещают взыскивать с работника излишне выплаченную ему заработную плату, за исключением трех случаев: счетной ошибки; установления судом или комиссией по трудовым спорам вины работника в невыполнении норм труда или при простое (ч. 3 ст. 155 ТК РФ, ч. 3 ст. 157 ТК РФ); выплаты зарплаты в результате неправомерных действий работника, установленных судом.

Неотработанные отпускные не подпадают ни под один из перечисленных случаев. Поэтому вернуть сумму задолженности за неотработанные дни отпуска, превышающую 20% заработной платы, возможно только двумя путями:

  • добровольный возврат денег работником;
  • в судебном порядке.

В аналогичном порядке можно также вернуть суммы, выплаченные работнику за неотработанные дни отпуска, в случае отсутствия денежных средств, причитающихся к выплате.

Как выплатить работнику при увольнении компенсацию за отпуск

Как рассчитать удержание за отпуск при увольнении

Удержание из заработной платы может производиться за дни отпуска, не отработанные в течение того рабочего года, в счет которого работник уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск. Каждому дню отпуска соответствует определенное количество дней рабочего года работника, которые он должен отработать.

Положения об определении соотношения дней отпуска и времени, отрабатываемого работником за эти дни, содержатся и в Правилах об очередных и дополнительных отпусках, утв. постановлением НКТ СССР от 30.04.1930 № 169 (далее - Правила об отпусках). Указанные Правила действуют в части, не противоречащей Кодексу (ст. 423 ТК РФ).

Чтобы определить, сколько дней нужно отработать за каждый день ежегодного оплачиваемого отпуска, необходимо количество дней такого отпуска разделить на 12 (количество месяцев в году).

Следовательно, при ежегодном оплачиваемом отпуске продолжительностью 28 календарных дней за каждый отработанный месяц работнику полагается 2,3 дня отпуска (28 : 12 = 2,3).

Таким образом, чтобы узнать, в каком размере произвести удержание из заработной платы увольняемого работника за неотработанные дни отпуска, необходимо сделать следующее.

1. Определить продолжительность рабочего времени (в месяцах), оставшуюся до окончания того рабочего года, за который получен отпуск, -количество месяцев, которые работник должен отработать (абз. 5 п. 2 Правил об отпусках).

Работник использовал отпуск (28 календарных дней). Часть его была предоставлена авансом. Сразу после выхода на работу он написал заявление об увольнении. При расчете суммы отпускных, подлежащей удержанию, получилось, что число месяцев (неотработанных) рабочего года нецелое - 3,8 месяца. Как быть в этом случае? Как считаются нецелые месяцы рабочего года, которые работник должен отработать, при определении размера удержания отпускных?

Нужно ли при увольнении платить компенсацию за неиспользованные донорские дни

Действующее законодательство не содержит положений, непосредственно устанавливающих порядок подсчета таких месяцев. По нашему мнению, в данном случае следует руководствоваться нормой, изложенной в п. 35 Правил об отпусках: указанные месяцы следует округлять до целых или отбрасывать. Данная норма регулирует исчисление периодов работы, дающих право на пропорциональный дополнительный отпуск или компенсацию за отпуск при увольнении, исключая из подсчета излишки, составляющие менее половины месяца и округляя до полного месяца излишки, составляющие не менее половины месяца.

В рассматриваемом случае получается, что работник «недоработал» в своем рабочем году 4 месяца.

Попробуйте бесплатно, курс повышения квалификации

Документационное обеспечение работы с персоналом

  • Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом»
  • За прохождение — удостоверение о повышении квалификации
  • Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов 
  • Доступны готовые шаблоны документов, которые можно скачать и оставить себе для работы

2. Умножить количество дней отпуска, приходящихся на один отработанный работником месяц, на число месяцев, которые работник должен отработать (абз. 5 п. 2 Правил об отпусках). В результате получается продолжительность (в днях) неотработанного отпуска.

При расчете количества неотработанных дней отпуска получилось нецелое число: 2,3 календарных дня х 4 месяца = 9,2 календарных дня. Как следует производить подсчет в таком случае?

Законодательство не содержит указания на округление количества календарных дней неиспользованного отпуска, если при подсчете образовались нецелые дни. На наш взгляд, можно использовать по аналогии рекомендации, данные Минздравсоцразвития России в письме от 07.12.2005 № 4334-17. Там указано: если в организации принимается решение об округлении до целого числа количества календарных дней неиспользованного отпуска, подлежащих оплате при расчете компенсации за неиспользованный отпуск, то это надо делать не по правилам арифметики, а в пользу работника.

Таким образом, если при подсчете неотработанных дней отпуска получилось 9,2 календарных дня, то число дней необходимо округлить до 9.

Нарушили порядок увольнения: работника восстановят или нет

Если нарушить процедуру увольнения, суд признает его незаконным и восстановит сотрудника на работе. Мнение распространенное, но… неверное. За какие ошибки при расставании с работником можно не волноваться и когда 100% придется восстанавливать его на работе?

1. Продолжительность неотработанного отпуска (в днях) умножить на средний дневной заработок, исчисленный при оплате отпуска. В результате получается сумма, подлежащая удержанию с работника. Напоминаем, что удержание производится исходя из среднего дневного заработка, определяемого в соответствии с нормами ст. 139 ТК РФ и Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

Рабочий год работника начался 1 декабря 2017 г., а закончится 30 ноября 2018 г. В текущем рабочем году ему был предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Средний дневной заработок при оплате отпуска составил 250 руб.

Работник увольняется 30 июня 2018 г., не отработав 5 месяцев. Определим неотработанную часть отпуска: 28 дней : 12 месяцев = 2,3 дня; 2,3 дня х 5 мес. = 11 дней (округленно). Работодатель имеет право удержать 2 750 руб. (11 дней х 250 руб.)

Налоговые последствия

Удержание отпускных за неотработанные дни отпуска влечет за собой следующие налоговые последствия. Сумма отпускных, которая была удержана из заработной платы работника либо внесена им в кассу организации - работодателя добровольно в качестве погашения долга, включается во внереализационные доходы организации в целях исчисления налога на прибыль на основании п. 3 ст. 250 НК РФ.

Удержав из заработной платы отпускные за неотработанные дни отпуска, на их сумму организация должна уменьшить доход работника, облагаемый налогом на доходы физических лиц. В месяце увольнения сотрудника работодатель рассчитывает этот налог, удерживает его и перечисляет в бюджет по общим правилам, установленным в ст. 226 НК РФ.

Если работодатель не смог удержать с увольняющегося работника излишне выплаченные отпускные, то эту сумму организация не вправе признать в целях налогообложения как не соответствующую требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ (письмо УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 № 20-12/061148). Это связано с тем, что при расчете налога на прибыль признаются лишь обоснованные и документально подтвержденные затраты налогоплательщика при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Оформить подписку

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Пройдите простую регистрацию за одну минуту и получите бесплатный доступ к прочтению статьи прямо сейчас

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Статья станет доступна после регистрации
Зарегистрироваться
Пройдите простую регистрацию за одну минуту и получите бесплатный доступ к прочтению статьи прямо сейчас

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Статья станет доступна после регистрации
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.