Штатное расписание

83117
Отсутствие детальной законодательной регламентации приводит к определенным сложностям при составлении штатного расписания. В настоящей статье пошагово расписана вся процедура разработки и принятия данного документа. Также уделено внимание важным нюансам и спорным ситуациям. Штатное расписание с примерами заполнения позволит кадровику правильно составить данный документ.

Вы пользуетесь профессиональной информацией!

Статья предназначена только для специалистов по кадрам и управлению персоналом.

Зарегистрируйтесь, чтобы читать материал бесплатно.

Штатное расписание - это локальный нормативный акт, который применяется для оформления структуры, состава и численности организации. Оно содержит перечень структурных подразделений и должностей, сведения о количестве штатных единиц и размерах должностных окладов и надбавок, установленных у работодателя. 

Данный документ подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер, а значит, работники кадровой службы и бухгалтерии несут ответственность за его составление и оформление. Следует заметить, что с точки зрения содержания это прежде всего экономический документ, и его составление требует наличия определенных знаний в области экономики.

Составление штатного расписания

Разработку данного акта работодатель организует на свое усмотрение. Желательно, чтобы процедура, сроки составления и лица, ответственные за подготовку этого документа, были определены на локальном уровне, например в Инструкции по делопроизводству. Здесь же обычно закрепляется процедура внесения изменений в этот документ.

Таким образом, в Инструкции по делопроизводству мы рекомендуем определить:

  1. сроки разработки (внесения в него изменений) и приказа об утверждении (приказа о внесении изменений);
  2. состав нормативных правовых актов и локальных нормативных актов работодателя, на основании которых разрабатывается данный документ;
  3. работников, ответственных за составление и оформление штатного расписания и приказа о его утверждении (за внесение в него изменений и составление и оформление приказа о внесении изменений);
  4. работников, с которыми необходимо согласовывать проект этого локального нормативного акта (вносимые изменения).

Следует иметь в виду, что согласование именно проекта не является обязательным. Для придания этому документу юридической силы оно не требуется, но для совершенствования его содержания и приведения в соответствие с нормами действующего законодательства эта процедура желательна.

Координировать работу по подготовке штатного расписания может отдельный работник, например заместитель руководителя организации, ответственный за персонал, или иное уполномоченное должностное лицо.

Составление проекта штатного расписания

Для оформления структуры, состава и численности организации применяется унифицированная форма № Т-3, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37, составление штатного расписания - это обязанность экономиста по труду, который является работником отдела организации и оплаты труда. Однако в организации может не быть таких структурных подразделений и специалистов, и чаще всего на практике разработка штатного расписания поручается специалистам бухгалтерских, кадровых и юридических служб.

Читайте также:

Штатное расписание составляется в форме таблицы, включающей десять граф.

Содержание штатного расписания

Заполнение граф штатного расписания

Увеличить изображение

Регистрация штатного расписания

Унифицированная форма № Т-3 содержит графу «Номер документа».

Графа «Номер документа» в штатном расписании

Увеличить изображение

Оформление унифицированной формы

При составлении штатного расписания оформляются следующие реквизиты:

1. Наименование организации.

Указывается в соответствующей строке унифицированной формы № Т-3 в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. При наличии сокращенного наименования сначала указывается полное наименование, а затем, ниже или за ним, сокращенное (в скобках).

Наименование организации в штатном расписании

Увеличить изображение

Читайте также:

2. Код организации.

Код, включающий восемь знаков, проставляется в зоне кодирования унифицированной формы № Т-3 по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Графа Код организации в штатном расписании

Увеличить изображение

3. Дата составления.

Оформляется цифровым способом в соответствующей графе. Элементы даты записываются арабскими цифрами в одной строке в последовательности: число, месяц, год. Число и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год обозначается четырьмя цифрами.

Дата составления в штатном расписании

Увеличить изображение

4. Период действия.

В соответствующей строке унифицированной формы № Т-3 указывается, на какой период составлено штатное расписание и с какой даты оно начинает действовать.

Разработка и утверждение штатного расписания

Увеличить изображение

Кто подписывает штатное расписание

Данный локальный акт должен быть подписан руководителем кадровой службы и главным бухгалтером. Реквизит «Подпись» содержит наименование должности, личную подпись и ее расшифровку.

Подпись штатного расписания

Увеличить изображение

Особенности установления окладов

На практике широкое распространение получило установление в штатном расписании размера тарифных ставок (окладов) и надбавок в иностранной валюте. Особенно часто таким образом заполняют графы 5-8 штатного расписания в организациях с иностранным капиталом, учредителями которых являются иностранные граждане или организации. При этом работодатели утверждают, что Трудовой кодекс РФ не содержит норм, прямо запрещающих работодателю установить размер заработной платы в иностранной валюте (условных единицах), так как в ч. 1 ст. 131 ТК РФ говорится только о выплате заработной платы в денежной форме в валюте РФ (в рублях).

И поскольку выплата заработной платы, размер которой определен в иностранной валюте, производится в рублевом эквиваленте, по курсу, установленному на день, определенный трудовым договором, то и нормы Кодекса не нарушаются.

Oднако при решении этого вопроса необходимо принимать во внимание и другие положения трудового законодательства. Например, ч. 3 ст. 129 ТК РФ содержит определения тарифной ставки и оклада.

Так, оклад (должностной оклад) - это фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат. А тарифная ставка - это фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда определенной сложности (квалификации) за единицу времени без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат. Как видим, часть заработной платы - тарифная ставка (оклад) - должна быть неизменной в течение периода действия трудового договора, только если стороны не договорятся об изменении условий оплаты труда в общем порядке, предусмотренном нормами главы 12 ТК РФ. А это условие невыполнимо при установлении заработной платы в иностранной валюте, так как при перерасчете по курсу (например, на день выплаты или на последний день расчетного периода) все время будет получаться разная сумма.

Читайте также:

Вопрос о возможности указания заработной платы в иностранной валюте в трудовых договорах неоднократно рассматривался специалистами Федеральной службы по труду и занятости. В письмах Роструда (от 24.06.2009 № 1810-6-1, от 11.03.2009 № 1145-ТЗ, от 31.10.2008 № 5919-ТЗ, от 10.10.2006 № 1688-6-1) указано: устанавливая в трудовом договоре размер оплаты труда в иностранной валюте, работодатель должен выплачивать заработную плату в рублях. При этом изменение курса рубля по отношению к иностранной валюте может привести к ухудшению условий оплаты труда работника.

Таким образом, установление в трудовых договорах заработной платы в рублевом эквиваленте суммы в иностранной валюте не в полной мере соответствует трудовому законодательству и при определенных условиях ущемляет права работников. Поэтому заработная плата должна быть установлена в рублях.

Так как наименование должности работника и размер оплаты его труда в трудовом договоре указываются в соответствии со штатным расписанием, то графы 5-8 штатного расписания необходимо заполнять, указывая размеры тарифной ставки (оклада) и надбавок в рублях.

Читайте также:

Утверждение штатного расписания

Штатное расписание утверждается путем издания соответствующего приказа.

Проект приказа об утверждении штатного расписания

Приказ об утверждении штатного расписания является приказом по основной деятельности. В его тексте необходимо указать факт утверждения штатного расписания, общее количество штатных единиц и срок введения документа в действие.

Приказ об утверждении штатного расписания

Увеличить изображение

Читайте также:

Согласование проекта приказа об утверждении штатного расписания

Обратите внимание!

Согласование проекта приказа об утверждении штатного расписания не является обязательной процедурой. Однако это желательно делать для совершенствования содержания штатного расписания и приведения его в соответствие с нормами действующего законодательства.

Реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа, называется визой согласования. Реквизит «Виза» включает: должность визирующего, личную подпись, ее расшифровку и дату согласования.

Виза согласования в проекте приказа об утверждении штатного расписания

Увеличить изображение

При согласовании документа возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным проектом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен», «Возражаю», «Замечания прилагаются» и т. п. При наличии замечаний проект штатного расписания дорабатывается до окончательного варианта. В том случае если в процессе согласования в проект штатного расписания были внесены существенные изменения, оно подлежит повторному визированию. Если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути, повторное визирование не требуется.

Читайте также:

Подписываем приказ об утверждении штатного расписания

Приказ об утверждении штатного расписания должен быть подписан руководителем организации или иным уполномоченным должностным лицом.

Пример оформления приказа об утверждении штатного расписания

Оформление приказа об утверждении штатного расписания

Увеличить изображение

Регистрируем приказ об утверждении штатного расписания

Приказ регистрируется в специальной регистрационной форме, например в Журнале регистрации приказов по основной деятельности.

Журнал регистрации приказов

Увеличить изображение

Регистрационный номер проставляется на приказе.

Регистрационный номер

Увеличить изображение

Читайте также:

Oформляем гриф утверждения на штатном расписании

При утверждении документа приказом руководителя или иного уполномоченного лица гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Гриф утверждения на штатном расписании

Увеличить изображение

Направляем приказ и штатное расписание в дело

Обратите внимание! 
Срок хранения штатного расписания - постоянно.

Каждый работодатель определяет место хранения штатного расписания самостоятельно. Как правило, это место хранения приказов по основной деятельности.

Читайте также:

Работодатель определяет и требуемое количество экземпляров штатного расписания, а также необходимость предоставления выписок из документа в соответствующие структурные подразделения.

Оформление штатного расписания пример (фрагмент)

Оформление штатного расписания

Увеличить изображение

Разработка и утверждение штатного расписания

Увеличить изображение



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Актуально


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль