Система управления персоналом по стандарту ISO: методические рекомендации

18866
Как показывает практика, внедрение системы менеджмента качества по международным стандартам ISO серии 9000 (соответствует ГОСТР ИСО 9001) в российских организациях по-прежнему актуально. Стандартизация, как любое масштабное мероприятие по ISO, начинается с малого - подготовки документации.

В системе менеджмента качества (СМК) по международным стандартам ISO 9000 все процессы на предприятии подразделяются на основные и вспомогательные. Первые непосредственно способствуют реализации миссии компании. В зависимости от специфики организации, к ним обычно относят снабжение, производство и доставку, т. е. действия, образующие производственный цикл. Однако их выполнение невозможно без множества обеспечивающих процессов - проверки качества продукции, исследования рынка, технического обслуживания, производственной подготовки и, конечно, управления персоналом. От укомплектованности штата и квалификации сотрудников напрямую зависит конечный результат деятельности организации. Поэтому в стандартах ISO предусмотрено описание кадровых процессов, разработка которых входит в обязанности HR-службы.

ОАО «Объединение 45» - крупнейшая в России сеть заводов по производству товарных бетонов и растворов. Основана в 2002 г. Имеет филиал в Москве. Численность персонала - более 800 человек. Входит в состав Группы ЛСР, объединение предприятий строительного комплекса Северо-Запада России.

Перед началом работы

Согласно ISO серии 9000, обязательному описанию и проверке подлежат лишь те процессы HR-отдела, которые определяют профессионализм сотрудников. Об этом говорит общее положение стандарта: «Персонал, выполняющий работу, влияющую на качество продукции, должен быть компетентным в соответствии с полученным образованием, подготовкой, навыками и опытом». На практике в управление квалификацией персонала входят процессы подбора, оценки и обучения. Стандартизация в этой сфере гарантирует предприятию наличие кадров необходимого уровня профессионализма и в достаточном количестве, что, в свою очередь, обеспечивает своевременную и качественную работу организации.

Отметим, что версия 9004:2000 стандарта ISO (соответствует ГОСТ Р ИСО 9004:2001) была дополнена описанием действий по управлению вовлеченностью сотрудников с целью улучшения СМК - процессов мотивации, адаптации, планирования карьеры, наставничества и т. д. Но пока эти меры носят лишь рекомендательный характер.

Связующее звено

Документ, описывающий процесс, должен содержать: назначение, область применения и схему процесса, основные термины и определения, реестр относящихся к нему документов и краткую характеристику всех этапов.

Схема отражает связь всех действий и элементов процесса. Так, на рис. 1 требования клиентов по договорам - это исходные данные. На их основе готовится список работ. Далее с учетом технологических условий, внутренних, государственных и отраслевых нормативов определяются квалификационные требования к работам. В итоге, составляется документ под названием «Список работ и квалификационные требования к ним», где указывается, какие предприятию необходимы специалисты, их знания и навыки, - чтобы процесс выполнялся качественно. Заданный в договоре объем работ служит основой для составления штатного расписания.

Система управления персоналом по стандарту ISO: методические рекомендации

Важный документ

Нужно отметить, что «Список работ и квалификационные требования к ним» - важнейший документ стандарта ISO: он используется на каждом этапе управления квалификацией персонала. Поэтому его составление - весьма ответственная процедура. Три основных графы документа (по стандарту): должность, список работ и квалификационные требования. Дополнительные параметры указываются на усмотрение предприятия. Так,в документе, разработанном в компании «Объединение 45» (фрагмент см. в таблице), были внесены изменения в графу «Квалификационные требования» - она разделена на три составляющие:

1. Обязательные требования, предъявляемые к новым работникам. Указываются уровень образования, конкретные навыки, знания и умения - те, без которых кандидат на вакансию даже не рассматривается. Эти параметры - основа для найма сотрудника, и их можно автоматически перенести в заявку на подбор, что освобождает руководителя от обязанности заполнять ее заново каждый раз при открытии вакансии, а менеджера по персоналу - от необходимости прояснять требования к претенденту. Экономия времени очевидна.

2. Знания и навыки, получаемые в процессе работы и дополнительного обучения. Очевидно, что в этой графе указываются те параметры, которые характерны для конкретного предприятия и которые новому сотруднику, скорее всего, придется осваивать непосредственно на рабочем месте или посещая специальные курсы. Данная информация как нельзя лучше подходит для составления планов адаптации и индивидуальных планов обучения.

3. Компетенции. Указываются требования, касающиеся поведения, личностных качеств, от которых в значительной степени зависит эффективность работы. По результатам оценки компетенций принимается решение, например, о дополнительном обучении сотрудника на специальных тренингах.

Разумеется, все три графы используются для проведения оценки персонала, что экономит колоссальное количество времени на составление оцениваемых характеристик.

Система управления персоналом по стандарту ISO: методические рекомендации

По аналогии

Схема подбора, оценки и обучения персонала (см. рис. 2) составляется аналогично схеме процесса управления квалификацией.

Первоначально выбирается метод оценки на основании исходных данных: цели, методики и критерии оценки. Затем следует подготовительный процесс, включающий создание комиссии и разработку необходимых форм и документов. Проведение оценки как отдельной сложной процедуры выделяется на схеме двойной рамкой - впоследствии можно разработать ее подробнее и сделать соответствующую ссылку. Результаты оценки анализируются на основании документов с данными оценки и квалификационных требований, после чего все изменения вносятся в базу данных сотрудников, и принимается решение, которое может заключаться, например, в продолжении обучения, его завершении или даже увольнении работника.

Далее составляется описательная часть документа, в которой, кроме обязательных пунктов, может быть представлено руководство к действию для управленцев, указаны возможности по привлечению к участию в бизнес-процессе сторонних организаций, ответственность за разработку форм и принятие решений, а также все, что заслуживает отдельного внимания.

К описанию процесса обязательно прилагается перечень используемых документов и форм.

Документооборот

Одно из требований стандарта ISO - описание процесса движения документации в подразделении или запись при совершении того или иного действия. Для отдела персонала - это фиксация данных о любых кадровых перемещениях: приеме, увольнении, переводе, а также о квалификации сотрудников, их образовании и т. д. Поэтому систему документооборота необходимо описать отдельно, представив также соответствующую схему. В «Объединении 45» в схеме этого процесса - кадрового делопроизводства - обозначены все формы кадровых документов: локальных и общих, утвержденных законодательно. Это необходимо предприятию не только в рамках стандартизации, но и для демонстрации соблюдения им норм закона и, конечно, для проведения аудита.

При внедрении СМК по стандартам ИСО важно уделить внимание согласованности разрабатываемых и обязательных локальных документов, таких, например,какдолжностные инструкции. Последние частично дублируют «Список работ и квалификационные требования к ним», где перечисляются лишь основные функции на той или иной позиции, тогда как в должностной инструкции подробно описываются действия сотрудника, указываются его обязанности по ведению документации, участию в совещаниях, составлению отчетов и т. п., а также права и ответственность как работника, так и работодателя. Чтобы не повторять требования к профессии или должности в общих положениях инструкции, можно сделать следующую ссылку: «Образование, навыки и опыт рабочего/специалиста / руководителя должны соответствовать параметрам по данной должности / профессии, утвержденным в Списке работ и квалификационных требований к ним».

Система управления персоналом по стандарту ISO: методические рекомендации

Оценка результата

Стандартизация по ISO требует обязательной оценки эффективности описанных процессов. Критерии оценки можно выбрать самостоятельно, исходя из дальнейшего использования ее результата. Например, оценить эффективность обучения персонала можно по следующей формуле:Ко = (До - Зо)/Зо X 100%,
где Ко - коэффициент эффективности обучения персонала;
До - доход за период (месяц, квартал, год), полученный благодаря приросту количественных и качественных показателей работы персонала после обучения по определенной программе, руб.;
Зо - затраты на обучение по определенной программе, руб.

Качественные и количественные показатели работы сотрудников после обучения - это уменьшение доли брака в выпуске продукции, числа претензий заказчиков к продукции и обслуживанию, увеличение объема продаж и т. п. - все то, что можно вычислить, выразить количественно и выделить как фактор изменения величины дохода предприятия.

Рассмотрим пример. Затраты предприятия на курсы повышения квалификации для рабочего составили 10 тыс. рублей. После обучения сотрудник стал применять новые знания на практике, что привело к росту показателей его деятельности и увеличению дохода предприятия на 17 тыс. рублей в месяц.

Ко = (17 000 -10 000)/10 000 х 100% = 70%,
где Ко > 0 означает, что данное обучение было эффективно, а полученный процент - конкретное выражение этой эффективности в определенный период. Если Ко меньше или равно 0, то это сигнал к пересмотру программы или даже ее отмены. Сравнение Ко по разным программам и периодам помогает составить качественный план обучения персонала.

Необходимо отметить, что коэффициент Ко рекомендуется для определения эффективности лишь тех программ, основная цель которых сводится к увеличению прибыли. Ведь некоторые виды обучения при всей их необходимости не оказывают прямого влияния на финансовый результат организации, и коэффициент Ко будет отрицательным. Это, например, регулярные курсы по определенным профессиям, которые позволяют поддерживать и подтверждать квалификацию работника, бухгалтерские и юридические семинары, учебные программы по технике безопасности.

Также можно рассчитать общий коэффициент эффективности управления квалификацией персонала, который показывает процентное соотношение количества сотрудников, соответствующих требованиям списка работ, к общей численности персонала:КК = (Чф/Чобщ) X 100%,
где Чф - количество сотрудников, полностью соответствующих квалификационным требованиям списка работ, чел.;
Чобщ - общая численность персонала, чел.

Секрет успешного сотрудничества

Разработка и описание процессов по управлению персоналом, а также подготовка кадровой документации по стандартам ISO - работа кадровой службы, за качество которой она отчитывается перед руководством предприятия и сертификационной комиссией. При этом создание отдельных документов и описание этапов процессов требуют постоянного взаимодействия HR-отдела с руководителями структурных подразделений. Ведь формы, схемы, реестры и инструкции, используемые в кадровой работе, должны быть понятны всем участникам, поэтому их создание предполагает совместное продуктивное творчество. Менеджеры по персоналу разрабатывают все шаблоны документов, составляют схемы и описания процессов, рассматривают возможные варианты оценки их эффективности. А вот заполнение списка работ, квалификационных требований и подготовка должностных инструкций ложится на плечи руководителей. Как правило, это вызывает множество вопросов с их стороны, а потому имеет смысл заранее составить простые и понятные инструкции по заполнению форм. Они пригодятся не только на период подготовки основного массива документов, но и для внесения изменений при появлении новых работ и должностей в будущем.

***

Как показывает опыт, реализация процессов управления персоналом через систему менеджмента качества ISO приносит неоспоримую пользу. Описание собственных действий предоставляет возможность проанализировать их в системе, увидеть лишнее и, наоборот, добавить необходимое, выстроить логичную и простую схему управления. Оценка эффективности ее функционирования позволит постоянно улучшать качество управления и, конечно, экономить время и ресурсы.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль