Корпоративное издание: от идеи к воплощению

10508
Выпуск корпоративной газеты - это отдельный проект, предполагающий определение целей и задач, разработку концепции, решение вопроса материальных и кадровых ресурсов. Рассмотрим его реализацию на примере внутреннего издания магазина «ИКЕА» в Екатеринбурге.

Цели и функции

Предприятия могут выпускать корпоративные издания двух типов - внешние, ориентированные на клиентов, и внутренние -для сотрудников. Поговорим о второй группе внутрифирменных газет и журналов.

Компания «ИКЕА» создана в 1943 г. Крупнейшая в мире торговая сеть по продаже мебели и товаров для дома, насчитывает 291 магазин в 24 странах. В России работают 12 магазинов, численность персонала в Екатеринбурге - 330 человек.

Успех корпоративного издания во многом зависит от того, насколько оно ориентировано на стратегические планы компании и удовлетворяет ли информационные потребности персонала. Поэтому начальным этапом разработки газеты должен стать выбор ответственных лиц и методов сбора данных. Для этого HR-специалисты могут:
• обратиться к руководителю организации и топ-менеджерам с просьбой определить основные направления редакционной политики издания;
• провести анонимный опрос персонала для выявления наиболее актуальных и интересных тем для будущих статей.

В «ИКЕА Екатеринбург» редакционная политика корпоративного издания нацелена на формирование лояльности сотрудников по отношению к компании и информирование персонала обо всех важных и значительных событиях, происходящих в ней.

Традиционно внутреннее корпоративное издание выполняет несколько функций:
• информирование и объединение работников;
• формирование в коллективе положительного имиджа компании;
• установление обратной связи с сотрудниками.

Информативная функция газеты реализуется через описание ключевых событий и перемен, происходящих в организации, разъяснение их причин. Благодаря публикации новостей с комментариями топ-менеджеров устраняется внутренний коммуникативный барьер между руководством и рядовым персоналом, что позволяет справиться с распространением в организации ложных и негативных слухов, уловить изменения в сознании работников и таким образом значительно повысить их лояльность.

Например, в «ИКЕА Екатеринбург» при проведении опроса удовлетворенности сотрудников, его цели, причины, процедура, а затем и полученные результаты освещались в корпоративном издании магазина. Это позволило предупредить неправильное понимание персоналом смысла данного мероприятия.

Объединяющая роль издания выражается в том, что оно помогает сотрудникам разных подразделений ближе познакомиться, больше узнать друг о друге. Это особенно актуально для быстро развивающихся компаний, имеющих филиалы в других городах. В «ИКЕА» практически каждый магазин - как центральный, так и региональный - издает свою персональную газету, которая затем распространяется по остальным торговым точкам сети. Так, «ИКЕА Екатеринбург» ежемесячно получает 7-10 экземпляров корпоративных газет, издаваемых в магазинах Москвы, Санкт-Петербурга и других регионов. Наглядным подтверждением того, что все эти издания пользуются спросом, служит картина, которую можно наблюдать регулярно: сотрудники с интересом изучают и обсуждают полученные журналы и газеты во время перерывов. Естественно, в первую очередь предпочтение отдается местной прессе, так как ее содержимое более актуально и важно для них.

Чтобы с помощью внутренней газеты формировать положительный имидж предприятия в глазах сотрудников, в ней публикуются материалы об общем позиционировании организации на рынке, ее миссии, кадровой политике, социальной значимости, а также истории успеха выдающихся работников. Кроме того, транслируются принятые в компании стандарты поведения и нормы общения, ключевые ценности, символика. Например, «ИКЕА» на страницах своих изданий регулярно рассказывает об истории и культуре компании, принципах работы с покупателями, правилах, касающихся формы, норм общения и т. д. Это помогает формировать единую корпоративную культуру, создавать положительный эмоциональный настрой среди персонала, воспитывать в людях уважение и любовь к своему труду.

Доверие коллектива к внутреннему СМИ повышает обратная связь с читателями. На страницах корпоративных изданий «ИКЕА» сослуживцы обмениваются мнениями о тех или иных событиях в компании, руководство отвечает на часто задаваемые вопросы подчиненных, печатаются личные рассказы и творческие эссе работников. Такого рода материалы не дают стать газете официальной многотиражкой с образцовыми статьями про «победы и заслуженные успехи», а делают ее живым и демократичным изданием, доступным и интересным всему персоналу.

Формат и содержание

После определения цели, направленности и тематики газеты необходимо выбрать наиболее приемлемый для нее формат и название. Решаться эти задачи могут как «сверху» (руководством совместно с отделом персонала), так и «снизу» (путем организации среди сотрудников конкурса на лучшую творческую идею оформления и лучшее название, с почетным награждением победителя). Стоит учитывать, что в любом случае выбор формата напрямую зависит от задач, которые компания планирует решать посредством внутреннего СМИ, а также от финансовых и информационных возможностей.

Магазин «ИКЕА Екатеринбург» для своего корпоративного издания первоначально использовал формат настенной газеты, что значительно экономило человеческие и материальные ресурсы. Но существенным недостатком при этом была недоступность ее для сотрудников, которые работают за пределами магазина: издание фактически не выполняло объединяющей функции. В результате, с началом нового финансового года и, соответственно, с вступлением в силу нового бюджета отдел персонала отказался от выпуска стенгазеты, перейдя на журнальный формат. Издание стало объемнее по содержанию, в нем появилось больше иллюстраций и фотографий. Оно рассылается по всем магазинам, и сотрудники могут брать его домой. Еще одно преимущество нового формата - возможность создания архива корпоративной прессы в магазине, благодаря чему впоследствии можно будет отследить, каким образом росла и развивалась компания.

Название журнала «Уральские самоцветы» было выбрано по итогам конкурса среди сотрудников и нашло отражение в оформлении обложки. На логотипе изображен один из ценных минералов, вид и цвет которого меняется от номера к номеру.

При подготовке корпоративного издания, помимо обозначенных выше «стратегических» вопросов, прорабатывается целый ряд «тактических»:
• Как часто издавать газету, каким тиражом?
• Какие рубрики сделать постоянными?
• Кто станет авторами материалов?
• Как будет выглядеть макет?
• Кто займется версткой?
• Где и кем журнал или газета будут издаваться и печататься?
• Следует ли брать в штат человека, который будет курировать выпуск?
• Сколько бюджетных средств компания готова выделить на данный проект?

Последний вопрос - один из самых важных, поэтому отделу персонала желательно составить смету предполагаемых расходов на разработку и производство газеты, и все свои идеи соизмерять с реальными финансовыми условиями.

Выбор периодичности издания зависит от частоты появления новостей в компании, возможности подготовки аналитических материалов, объема полос и формата. Например, «ИКЕА Екатеринбург» выпускает свой журнал раз в месяц тиражом 250 экземпляров, что вполне удовлетворяет запросы сотрудников местного магазина и позволяет создать «резерв» журналов для рассылки в другие регионы. Интерес и доверие читателей очень важны для компании, поэтому сроки выхода корпоративной газеты строго соблюдаются. В этом редколлегии помогает детально проработанный план выпуска издания (см. Приложение 1), который позволяет держать все операции под контролем и своевременно реагировать на изменения.

Структура внутренних газет компании «ИКЕА» стандартная, но может разниться в деталях. На первых полосах помещаются официальные заявления руководства местного магазина, связанные с темой конкретного номера, глобальные новости организации за прошедший период (открытие новых филиалов, получение наград и премий за заслуги в разных областях, участие в благотворительных мероприятиях и т. д.), а также локальные новости, которые необходимо быстро донести до персонала конкретного подразделения. Далее располагаются материалы об истории компании, особенностях ее корпоративной культуры, работниках и их рационализаторских предложениях. Последние несколько страниц издания традиционно отводятся под неформальное общение издателей со своей аудиторией: здесь можно найти рассказы сотрудников о проведенном отпуске, своем хобби, питомцах и даже рецепты любимых блюд.

Чтобы газеты пользовались популярностью, в них печатаются материалы разных жанров, таких как заметка, новостная статья, информационное интервью, блиц-опрос, фоторепортаж, вопрос-ответ и т. д. Издатели стараются избегать текстов, написанных в «протокольной» манере и напоминающих безликие отчеты о проделанной работе, поэтому все присылаемые главному редактору статьи обязательно проверяются на соответствие этому принципу и при необходимости редактируются. Почти в каждом публикуемом материале акцент делается на личном отношении автора к описываемым фактам. К примеру, при необходимости подать читателю информацию в «живой» форме, от первого лица, используется формат интервью, а если требуется коротко и ясно изложить идеи - блиц-опрос. Более красочным издание делают фоторепортажи с комментариями - они всегда привлекают к себе взгляд читателя и прекрасно передают эмоции.

Названия рубрик также вызывают интерес: «Слово директору», «На повестке дня», «Наши продажи», «Обратите внимание!», «Как мы живем», «Карьера», «Время отдохнуть», «Лучшие из лучших», «Кто на новенького?», «С днем Рождения!», «Посмеемся» и т. д. В целом, для корпоративного издания «ИКЕА Екатеринбург» придумано 26 рубрик, из которых 14 используются ежемесячно, а остальные - время от времени. При этом, как правило, соблюдается принцип «одна полоса - одна рубрика», что позволяет сосредоточить внимание сотрудников на конкретных темах, т. е. делает журнал более систематизированным и логичным.

Редколлегия и авторы

Важная часть проекта создания корпоративной газеты - формирование творческого коллегиального органа. Формы и методы его работы, равно как и состав, могут быть разными в каждом конкретном издании «ИКЕА». Чаще всего в редколлегию входят менеджер по персоналу, исполняющий функции главного редактора, и группа единомышленников (предпочтительно из разных отделов) - неравнодушных и творческих людей, заинтересованных в выпуске газеты. Основная задача редколлегии -среди множества событий, происходящих в «ИКЕА», выбрать те, которые отвечают целям и задачам издания. Для этого нужно активно сотрудничать со всеми подразделениями магазина, проводить опросы работников, а также постоянно обмениваться новостями с центральным офисом.

В «ИКЕА Екатеринбург» организация редколлегии происходила следующим образом. Сотрудники отдела персонала на собрании руководителей магазина озвучили цели и задачи участников будущего творческого коллектива, попросив выдвинуть свои кандидатуры тех, кому было бы интересно работать над созданием журнала. В итоге, в группу вошли 10 человек - представители разных департаментов магазина. Для координации всех процессов выпуска газеты была введена должность специалиста по внутренним коммуникациям, отвечающего за выпуск в целом, а также за подбор новостей (фактически - руководителя редколлегии). После утверждения состава группы он провел вводное собрание, рассказав о процессе подготовки корпоративного издания и роли в нем каждого участника. Далее творческий коллектив «ИКЕА Екатеринбург» стал собираться раз в месяц для обсуждения содержания следующего номера и составления плана работы над ним.

В некоторых компаниях членам редакционной коллегии выплачивается фиксированная заработная плата (это изначально обговаривается и закрепляется в документах). Однако в «ИКЕА» корпоративные газеты создаются сотрудниками на добровольной основе. Тем, кто принимает участие в их выпуске, объявляется устная благодарность на собраниях отделов и общем собрании магазина. При таком способе нематериального стимулирования большая ответственность ложится на плечи специалистов отдела персонала. Им необходимо правильно и убедительно презентовать перед членами редколлегии цели и задачи внутреннего СМИ, обозначить открывающиеся возможности для развития навыков организации работы как собственной, так и других людей, а также раскрытия своих способностей и талантов. Самое лучше средство для этого - подготовка ярких и привлекательных табличек, объявлений, постеров и т. д., демонстрирующих все преимущества участия в работе над выпуском газеты. Положительную роль в повышении желания сотрудников стать участниками творческого коллектива могут сыграть линейные менеджеры, которых отделу персонала необходимо привлекать к процессу выпуска: предлагать им самим становиться авторами статей или стимулировать подобную деятельность у своих подчиненных.

Одна из сложностей, часто возникающих при подготовке первого номера газеты, - поиск авторов для написания статей. Проблема может быть решена теми же методами, которые используются для привлечения сотрудников в редколлегию. Кроме того, в компании всегда есть творческие, яркие люди, которым уже давно «есть, что сказать» и которые готовы включиться в работу. Стоит заручиться их поддержкой и ознакомить с корпоративными требованиями к подготовке материалов.

В «ИКЕА Екатеринбург» при распределении тем статей члены редколлегии поясняют авторам, что текст желательно сопровождать наглядными приложениями - качественными фотографиями, тематическими иллюстрациями или разъясняющими графиками. На написание статей отводится около месяца. При этом необходимо регулярно напоминать последнюю дату их сдачи во избежание задержки выпуска очередного номера. Как правило, это делается за две недели до окончания срока, за неделю и непосредственно в день сдачи материалов. При определении временных рамок на сбор статей изначально планируется 5-7 «запасных» дней для «должников».

Создание макета

Перед началом верстки газеты все материалы тщательно проверяются на соответствие стиля написания принятым в компании нормам. Например, в «ИКЕА» большое внимание уделяется тому, чтобы информация была изложена просто и доступно для всего персонала, поэтому статьи должны удовлетворять этим требованиям. Важно также не допускать появления в газете орфографических и пунктуационных ошибок.

В среднем, редактирование статей занимает около трех дней, но при условии, что автор приложил к тексту иллюстрации и фотографии. Если же подбирать их членам редколлегии приходится самим, то предпечатная подготовка может занять намного больше времени. Во избежание «простоя» желательно заранее продумывать, какие иллюстрации войдут в текущий номер. Например, фотографии предварительно отбирают и обрабатывают с учетом их качества. Для черно-белой печати рисунки должны быть контрастными, для цветной главное требование -их соответствие возможностям типографии. Что касается общего объема используемых в корпоративном издании иллюстраций, то для его определения лучше всего руководствоваться принципом «главное -не количество, а качество»: одного-двух изображений вполне достаточно для каждой статьи.

Создание макета внутрикорпоративного издания - процесс достаточно трудоемкий и затратный по времени, поэтому его выполнение может быть передано либо на аутсорсинг PR-агентству, либо отдельному сотруднику компании, хорошо владеющему профессиональными программами для многостраничной верстки. В магазине «ИКЕА Екатеринбург» эта задача была решена так: отдел персонала провел обучение специалиста по внутренним коммуникациям, после чего он начал создавать макеты самостоятельно.

В настоящее время верстка корпоративного СМИ в «ИКЕА» занимает максимум три дня, затем готовый макет проходит процедуру допечатной проверки. Ее можно осуществить как своими силами (например, сотрудниками отдела персонала), так и с помощью профессионального типографского корректора.

С целью выбора полиграфического предприятия целесообразно организовать тендер. При этом важно обратить внимание на следующие нюансы: известность типографии, цена услуг, успешный опыт реализации проектов подобного рода, соблюдение сроков, вежливое обращение с клиентами и т. п. Далее главный редактор отбирает 3-5 типографий, с представителями которых проводит переговоры. Во время беседы он озвучивает цели появления издания в компании и те требования, которые предъявляются к нему (качество бумаги, формат, тираж). После анализа полученной информации принять решение о сотрудничестве с той или иной организацией несложно.

Выход в свет первого номера корпоративной газеты отнюдь не завершает проект. Любое внутреннее издание живет по законам рынка СМИ, а значит, его касаются все основные проблемы массовых газет и журналов: нехватка финансирования, специалистов, дефицит интересных статей, тем и талантливых авторов. Главная же сложность - сохранение доверия читателей (сотрудников компании) и ведение правильной редакционной политики.

Проблемы с финансированием могут быть решены благодаря своевременному планированию и бюджетированию затрат на производство газеты. А вот для поддержания доверия аудитории редколлегии необходимо найти особый тон информирования, адекватный стилю общения, принятому в компании. Для этого можно провести анонимный опрос сотрудников магазина, чтобы узнать их мнение о газете и публикуемых в ней материалах, а также попросить работников внести свои предложения по совершенствованию внешнего вида и содержания издания.

Подобный опрос проводился во всех российских магазинах «ИКЕА» с июня по сентябрь 2008 г. Всем сотрудникам предлагалось заполнить анкету (сокращенный вариант см. в Приложении 2), а отдел персонала отправлял собранные данные в центральный офис для подсчета и анализа результатов опроса.

Проведенное в магазине «ИКЕА Екатеринбург» исследование позволило получить достоверную информацию об общем состоянии внутренних коммуникаций в этой торговой точке и, в первую очередь, о целесообразности выпуска в магазине корпоративного издания. Более того, полученные результаты помогли выстроить дальнейшую стратегию развития такой области управления человеческими ресурсами, как внутренний PR.

Корпоративное издание: от идеи к воплощениюКорпоративное издание: от идеи к воплощению

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль