Адаптация на расстоянии

6706
В августе 2006 г. компания «Элемент Лизинг» вышла на украинский рынок, создав дочернюю компанию, и начала его осваивать. Через год руководство приняло решение о качественном и количественном «скачке» этого представительства. Такое решение повлекло острую потребность в персонале.

В связи с ожидаемым активным ростом компании и амбициозными стратегическими планами было принято решение о найме в киевский головной офис специалиста для набора сотрудников и ведения кадрового учета. Планировалось, что функционально менеджер будет подчиняться начальнику управления по работе с персоналом московского головного офиса, а административно - генеральному директору киевского офиса.

Перед принятым на работу HR-менеджером были поставлены две важные задачи на испытательный срок:

1. Провести аудит кадрового делопроизводства и проверить наличие пакета обязательных кадровых документов. Недостающие - восстановить или разработать.

2. Закрыть в течение полутора месяцев 10 вакансий в регионах и 7 -в Киеве.

ООО «Элемент Лизинг» входит в группу «Базовый Элемент». Компания существует с 2004 г., занимается лизингом автотранспорта. Имеет около 90 офисов продаж по России - от Калининграда до Владивостока. Численность персонала - 500 человек.

Эффективная адаптация новичка необходима обеим сторонам процесса - и сотруднику, и работодателю, которые в этом случае достигают взаимовыгодного результата. Для компании это сокращение сроков достижения работником установленных ключевых показателей, соответственно, уменьшение ее издержек, связанных с вхождением в должность нового сотрудника. А для него самого эффективная адаптация становится своеобразным мотивирующим фактором, в результате которой он:
• в полной мере узнает все свои обязанности, права, льготы, правила и нормы поведения, ценности организации;
• начинает ощущать удовлетворенность работой, отношениями с сослуживцами.

Эти два показателя означают, что соpтрудники приняли новичка, он органично влился в коллектив, принял существующую корпоративную культуру. Как элемент социальной и психологической адаптации это очень важно для его дальнейшей эффективной работы в компании.

Если сотрудник активно и хорошо работает и показывает результаты, которых от него ожидают, - это становится показателем его эффективной профессиональной адаптации.

Программа адаптации

Как правило, любая программа адаптации новых сотрудников состоит из двух основных частей - общей и индивидуальной.

Общая часть может быть групповой и заключаться в проведении службой персонала лекции, тренинга, семинара или экскурсии по офису. Занимает обычно 1-2 дня (типичный пример см. в Приложении 1). В этой части программы происходит знакомство с компанией, а именно:
• основными направлениями деятельности, конкурентами и продукцией;
• дисциплиной и кадровой политикой;
• особенностями корпоративной культуры;
• организационной структурой;
• бытовыми условиями;
• правилами пользования ресурсами предприятия;
• системой коммуникации и пр.

В зависимости от категории нанимаемого специалиста общая часть может быть более или менее углубленной и развернутой. Например, для продавца и директора магазина одной и той же розничной сети она различается.

Индивидуальная программа адаптации рассчитана, как правило, на весь испытательный срок. Чаще всего она определяется и проводится непосредственным руководителем. Обычно включает:
• детальное знакомство с деятельностью компании и ее услугами или продукцией (для сотрудников, которые будут непосредственновзаимодействовать с клиентами или другими организациями);
• тщательное изучение специфики предстоящей работы;
• приобретение конкретных навыков, необходимых для работы на данной должности (например, ведение внутренней документации и т. п.).

Индивидуальная программа адаптации состоит из двух частей:

• вхождение в должность;
• работа в должности.

Вхождение в должность может быть постепенным, когда для начала перед новичком ставятся простые задачи, затем более трудные, или с полным погружение, когда он сразу включается в работу над большим проектом или целым комплексом срочных и сложных задач. Каждый из этих путей имеет свои достоинства и недостатки, какой из них будет применяться и каким будет темп вхождения в должность в каждом конкретном случае - зависит от текущей ситуации в компании, особенностей личности руководителя и самого новичка.

В компании «Элемент Лизинг» начальник управления по работе с персоналом, исходя из сложившейся ситуации и с учетом опыта работы принятого менеджера в сфере HR, принял решение вводить новичка в должность методом полного погружения. Кроме того, сотрудник находился в Киеве, а его непосредственный функциональный руководитель - в Москве. Таким образом, профессиональную адаптацию было необходимо осуществлять удаленно с помощью электронной почты и телефона, так как в силу сложившейся ситуации и текущей загрузки службы персонала головного офиса выехать кому-либо из ее специалистов в Киев для личной встречи с принятым сотрудником не было возможности.

С целью облегчения адаптации для менеджера по персоналу был разработан специальный план вхождения в должность и необходимый пакет сопровождающей и вспомогательной документации. С работником были обсуждены и зафиксированы в «Листе оценки по результатам испытательного срока»: • приоритетные задачи на адаптационный период;
• сроки их выполнения;
• критерии оценки.

Разработанный пакет документов состоит из нескольких блоков.

Блок 1. Информация о компании. В него вошло принятое в организации «Руководство сотрудника». Оно содержит в кратком и емком изложении всю необходимую первичную информацию:
• организационная структура компании;
• руководство (основные сведения);
• вспомогательные подразделения (управление по работе с персоналом, ИТ-служба, административный отдел), их сотрудники, вопросы, которые можно решить с их помощью;
• краткая история компании в цифрах и фактах;
• продукты и основные показатели бизнеса;
• место хранения контактов всех сотрудников с указанием их должностей и структурных подразделений;
• действия новичка в первый день работы;
• «что делать, если...» (сломался компьютер, сотрудник заболел или ему нужно уйти в отпуск и т. д.);

• основные правила поведения в офисе.

В московском головном офисе «Руководство сотрудника» оформляется в виде буклета и выдается на руки всем новичкам в первый день работы. В Киеве менеджеру по персоналу была представлена электронная версия документа.

В силу сложившихся обстоятельств директор украинского представительства в первую неделю работы HR-специалиста находился в командировке и не мог лично встретиться с ним. Поэтому кроме «Руководства сотрудника» ему была предоставлена для самостоятельного изучения вводная лекция, с которой в учебных центрах компании начинается курс подготовки новых работников - менеджеров лизинговых проектов. Эта лекция содержит следующую подробную информацию:
• история развития «Элемент Лизинг»;
• миссия, цели, задачи компании;
• организационная структура, головной офис, региональная сеть офисов продаж;
• обзор рынка лизинговых услуг в России;
• положение компании на рынке лизинга;
• состав лизингового портфеля организации.

Блок 2.Технологии работы.

В данный блок вошли разработанные и принятые в компании политики и процедуры по поиску и подбору персонала.

Основная проблема организаций, занимающихся лизингом, связана с подбором сотрудников. Ни один вуз страны не выпускает узких специалистов в этой области, кроме того, на сегодняшний день недостаточно информации о том, что же собой представляет лизинговая компания. Поэтому в «Элемент Лизинг» принята своя политика по поиску и подбору кадров. Основные ее тезисы зафиксированы в специальном документе - «Политике в отношении найма персонала». Новому менеджеру по персоналу также было важно изучить его.

В организации введены единые стандарты и требования к кандидатам на ключевые должности, свои методы отбора. Менеджеру по персоналу нужно применять их, транслировать линейным руководителям и внедрять в украинских офисах компании.

В пошаговой «Процедуре поиска и подбора кандидатов на вакантные должности» (см. Приложении 2) указан перечень ее участников, описаны мероприятия и применяемые инструменты, приведены формы документов, сопровождающих процесс поиска и отбора:
• заявка на подбор кандидата;
• анкета кандидата;
• профили компетенций ключевых должностей.

Эти формы уже разработаны и внедрены в головном офисе компании, поэтому задача киевского менеджера по персоналу свелась к внимательному ознакомлению с принятыми стандартами для их дальнейшего внедрения в украинском офисе. Незнакомые понятия, термины и специфику работы новый сотрудник обсуждал с руководителями.

К данному блоку относится также применяемое в организации «Руководство по проведению телефонного интервью с кандидатами на вакансию "менеджер лизинговых проектов"» (см. Приложении 3). Оно было составлено на основе разработанного «Профиля компетенций менеджера лизинговых проектов» и направлено на выявление и оценку ключевых характеристик претендентов из других городов в ходе телефонного разговора с ними. «Руководство» значительно облегчило HR-специалисту работу по закрытию вакансий в регионах, так как позволило эффективно проводить первичную оценку соискателей и представлять руководителю для финального собеседования только тех кандидатов, которые максимально соответствуют стандартам компании.

Блок 3. Система отчетности.

В организации разработана и четко регламентирована система отчетности, которая позволяет контролировать качество, сроки и ход работы HR-специалистов по закрытию вакансий, а также ведение кадрового учета. Соответственно, для киевского менеджера по персоналу на базе уже действующей системы была создана адаптированная версия с учетом планов развития компании на украинском рынке. Она включает отчетность по двум основным видам деятельности HR-менеджера: кадровому учету и подбору персонала.

В конце каждой недели рекруте-ры заполняют специальную форму отчета. Он представляет собой хороший инструмент для самоанализа и тайм-менеджмента сотрудников, занимающихся подбором персонала. А руководителю позволяет контролировать ход работ по каждой вакансии и, в случае затруднений, помогать или консультировать.

Обязательная отчетность HR-менеджера киевского офиса включает:
• еженедельный отчет по подбору персонала;
• журнал регистрации заявок на подбор персонала (всех поступивших в работу);
• специализированный отчет по кадровому делопроизводству и учету движения персонала.

Все указанные документы ведутся в электронном виде и отправляются по e-mail в московский головной офис к концу рабочего дня по пятницам.

***

В ходе реализации проекта профессиональной адаптации в сжатые сроки и по удаленной схеме специалисты службы персонала головного офиса убедились в его действенности и эффективности. Менеджеру по персоналу в Киеве понадобилось меньше месяца, чтобы полностью понять специфику компании, особенности корпоративной культуры, освоить единые стандарты подбора персонала. Вначале работу менеджера курировали, а также оказывали ему помощь и поддержку непосредственные руководители (директор украинского представительства и начальник управления по работе с персоналом головного московского офиса), коллеги из московского управления по работе с персоналом, юрист киевского офиса.

Таким образом, специалистам HR-службы удалось создать новому сотруднику все условия для максимального раскрытия своего потенциала, демонстрации адаптационных и рабочих навыков. Одновременно удалось оценить, насколько проявленные менеджером способности к профессиональной и социальной адаптации удовлетворяют требованиям компании. В течение первых двух месяцев работник закрыл 18 вакансий офисных специалистов: 9 - в Киеве и 9 - в других городах Украины. Также за это время он провел аудит кадрового делопроизводства, устранил в нем ошибки и недоработки, восстановил недостающие кадровые документы. Поставленная руководством перед менеджером по персоналу задача была выполнена полностью.

Адаптация на расстоянииАдаптация на расстоянии

Адаптация на расстоянии



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль