Бюджетирование HR-подразделения: общее и частное

10540
Технология составления бюджета HR-подразделения отработана сегодня далеко не во всех компаниях. Более того, зачастую при его расчете с трудностями сталкиваются даже опытные экономисты. Рассмотрим основные этапы решения этой непростой задачи.

Бюджетирование как процесс

Бюджетирование - это планирование и анализ затрат, контроль расходования денежных средств. От данных процессов во многом зависит эффективность деятельности компании в целом и ее отдельных подразделений.

Модель бюджетирования (взаимосвязь бюджетов, состав статей, алгоритмы их расчета) можно оценить по двум показателям - количество изменений и сумма средств, на которую бюджет был изменен в утвержденном документе в расчете на одну статью (внесение нескольких изменений расценивается как низкое качество планирования).

ЗАО «Смарт Велью Ритейл» образовано в 2007 г. Сфера деятельности - розничная торговля. Владеет сетью супермаркетов «Оливье» в Москве. Количество персонала - 150 человек.

Методики планирования -важные элементы системы бюджетирования. Универсальные решения не всегда применимы: те, которые подходят для одного предприятия, могут оказаться неэффективными для другого, даже если компании работают в одной отрасли. Часто «эвристические» алгоритмы дают более корректные результаты, чем «классические». Чтобы понять, соответствуют ли используемые в организации методики планирования потребностям бизнеса, необходимо проанализировать их с точки зрения правильности «арифметических» действий, фактических результатов их применения, а также с позиции того, насколько адекватно методики планирования отражают факторы внешней среды: макро- и микроэкономические показатели, тенденции развития рынка продукта, рынка труда и т. п. Часто бывает так, что запланированные средства либо не расходуются в отчетном периоде, либо оказываются потраченными ранее его окончания: и то, и другое - признаки некачественного бюджетирования. В первом случае имеется эффект упущенной выгоды, поскольку эти деньги могли быть использованы в иных направлениях, инвестированы в деятельность, приносящую прибыль. В одних компаниях перенос оставшихся средств на следующий период, их суммирование или перераспределение по статьям не допускается. В других же такие решения возможны, но строго по согласованию с финансовым или генеральным директорами.

При бюджетировании приходится считаться с таким фактором, как инфляция, которая со временем обесценивает находящиеся в обращении денежные средства (об оценке ее интенсивности см. в Приложении). Компании, стремящиеся повысить качество финансового планирования, на стадии предварительного расчета доходов и расходов применяют инфляционный коэффициент (коэффициент индексации). Существует несколько методик его использования:
• корректировка на данный коэффициент финансового результата (а не закладка его при планировании бюджета);
• расчет среднего за период коэффициента и учет его во всех бюджетных статьях, на которые влияет инфляция;
• расчет среднемесячного показателя инфляции на основании утвержденных Правительством РФ документов, либо расчет с применением дисконтирования (сложная формула, которую, как правило, используют финансисты).

Бюджет подразделения

В отличие от формализованного отчета о прибылях и убытках или бухгалтерского баланса, такой финансовый документ, как бюджет подразделения, не имеет строго определенной формы. В каждой компании устанавливаются свои стандарты, которые со временем неизбежно меняются.

Так, в небольшой организации формируются укрупненные статьи затрат на персонал. По мере расширения масштабов деятельности и увеличения числа работников эти же затраты начинают составлять отдельно по категориям сотрудников: топ-менеджмент, мидл-менеджмент, розничный, производственный персонал и т. д. В каждой компании существуют свои сроки подготовки бюджетов, нормативы и последовательность их согласования. Как правило, порядок бюджетирования устанавливается специальными внутренними нормативными актами (положениями, регламентами, инструкциями и т. д.). Эти документы регулирует следующие аспекты.

1.Общее описание бюджета.

2.Цели и принципы бюджетирования.

3.Структура и область применения бюджетов.

4.Ответственность.

5.Регламент бюджетного комитета.

6.Бюджетный регламент.

7.Форматы бюджетов.

8.Внесение изменений в утвержденный бюджет.

Процесс бюджетирования включает несколько этапов:
• планирование деятельности предприятия в целом и филиалов (подразделений);
• подготовка проектов отдельных бюджетов;
• подготовка проекта общего бюджета;
• внесение корректировок и согласование бюджетов;
• утверждение бюджета, проектирование обратных связей и учет меняющихся условий.

HR-бюджетирование

Основные пункты «Бюджета компании», важные для HR-подразделения:
• формат отображения затрат на персонал для включения их в сводный бюджет организации;
• сроки предоставления данных и внесения корректировок (плановых и внеплановых) в HR-бюджет (соответственно, и бюджет компании);
• ключевые нормативы, которые будут использоваться для формирования HR-бюджета;
• планы предприятия (по производству продукции, количеству новых торговых точек, объему услуг), на основе которых в компании будет производиться нормирование;
• расходы, за которые отвечает непосредственно HR-подразделение (зачастую их указывают в классификаторе бюджетных статей). Как правило, это затраты на формирование фонда оплаты труда (оклад, оплата сдельной работы, бонусы, выплаты за переработку, по листкам нетрудоспособности, за дополнительные отпуска), на подбор персона ла (услуги кадровых агентств, участие в выставках, размещение рекламы), обучение персонала (аренда учебных помещений, привлечение внешних тренеров, оплата услуг внешних провайдеров), финансирование мероприятий, направленных на формирование и укрепление корпоративной культуры, приобретение полиса ДМС, оплату медицинских осмотров и прочие расходы, которые в зависимости от сложившейся в компании практики относятся к HR-затратам.

В целом, бюджет формируется следующим образом. Специалист по компенсациям и льготам головного офиса отправляет формы бюджетов и инструкции по их заполнению в филиалы, где его коллеги запрашивают информацию о планах развития, численности персонала и размере фонда оплаты труда у своих функциональных руководителей. Последние, в свою очередь, заполняют расчетные формы бюджета затрат на персонал своего подразделения на текущий год, исходя из планов развития, и возвращают их специалисту филиала, который формирует консолидированный бюджет, проверяя корректность предоставленных данных. Затем весь пакет документов, сопровождаемый аналитической запиской, передается на рассмотрение директору по персоналу, который оценивает целесообразность предлагаемой суммы затрат на персонал. В случае несоответствий и необходимости внесения корректировок бюджет возвращается на доработку. Если же замечаний к документу нет, то он за подписью директора филиала отправляется на согласование в головной офис.

Методика формирования значения по каждой статье бюджета

Как правило, HR-бюджет состоит из пяти основных блоков, которые затем детализируются по статьям (см. рисунок). В каждой компании может быть установлен свой порядок их определения.

По завершении формирования основных статей бюджета они детализируются на более мелкие. Степень их дробления зависит от масштабов и вида деятельности компании, системы управленческого учета и возможностей автоматизированных систем, используемых в организации. Одна из главных составляющих HR-бюджета - статья затрат на наем и адаптацию сотрудников (см. таблицу).

Для каждой детализированной статьи бюджета должно быть подготовлено описание, разъясняющее, каким образом рассчитываются средства по ней, на какие нормативы при этом опирается специалист. Иногда создаются особые инструкции по формированию фонда оплаты труда или по другим составляющим в разрезе всех применяемых компанией статей. , по «Инструкции по планированию бюджета по ФОТ» установленные в компании нормативы на замещение временно отсутствующих производственных рабочих составляют 8% от общего количества сотрудников, занимающих данную или смежную , что нужно учитывать при расчете численности персонала.

Статьи бюджета могут формироваться как отдельные электронные файлы, а потом объединяться в общий документ, который и согласовывается с HR-директором перед подачей в финансовый отдел.

Бюджетирование HR-подразделения: общее и частное

Пример

Расходы на корпоративные мероприятия, аренду спортивных залов, материальную помощь, подарки персоналу рассчитываются исходя из следующих нормативов:
• на корпоративные мероприятия - 1000руб. на одного человека в год (заносятся 2 раза в год в соотношении 20/80);
• материальная помощь, в расчете на 100 человек: случай смерти родственника - 15 тыс. рублей, форс-мажор - один среднемесячный заработок;
• подарки персоналу (детям сотрудников к Новому году) - 600 рублей на одного человека.

Методика формирования фактической информации

Для формирования бюджета, как правило, разрабатываются алгоритмы сбора фактической информации (данных, которые будут использоваться при расчетах). Это особенно важно для контрольных статей исполнения бюджета либо для статей, которые представляют собой его основу. Все сведения собираются на базе первичной бухгалтерской отчетности, а затем переводятся в управленческую. Трудности могут возникнуть в случае, если в компании не налажена система сбора управленческой отчетности в целом.

Для каждой статьи бюджета определяется формат данных, их значение и местоположение в учетных системах (например, одна из простейших ERP-систем - 1С: 7.7, SAP).

Бюджетирование HR-подразделения: общее и частное

Пример

План набора новых позиций формируется исходя из показателей текучести персонала: рассчитываются расходы на услуги кадровых агентств, оплату труда, обучение новых работников, медицинские осмотры и т. д.; кроме того, каждый из показателей имеет несколько производных. Коэффициент текучести кадров вычисляется путем деления среднесписочной численности персоналаза год на количество уволенных сотрудников за этот же период.

Важно, чтобы все расчеты велись точно, корректно и своевременно.

Роль учетной политика компании при формировании бюджета

От того, каким образом отражаются те или иные показатели в учетной политике компании, зависит механизм формирования статей бюджета. В первую очередь это касается вопросов, связанных с налогообложением затрат на оплату труда. Особенно важно знать порядок определения налоговой базы по ЕСН и перечень используемых ставок налогообложения. Так, одни компании в процессе бюджетирования высчитывают ЕСН по средней ставке в год, другие - по регрессионной шкале. Эти данные, как правило, поступают из планово-аналитических служб. Кроме того, в учетной политике производственных предприятий обязательно указывается, какие расходы на оплату труда относятся на себестоимость продукции. От их перечня может зависеть формат бюджета, а также методика определения значений по данным статьям.

Пример

В учетной политике компании описана база для уменьшения налога на прибыль, в которую не включается компенсация питания сотрудникам. В этом случае при расчете бюджета все средства, планируемые по данной статье, облагаются НДФЛ (этот налог тоже нужно прогнозировать), но не облагаются ЕСН.

Методика анализа исполнения бюджета

Анализ отклонений проводится по всем статьям бюджета, по каждому центру финансовой ответственности. Должны быть утверждены правила и сроки его проведения, регламентирован порядок корректировки бюджетных документов, и в одном из них (например, в «Положении о бюджетировании» или «Регламенте проведения план-фактного анализа») - определен перечень сотрудников, отвечающих за анализ. В целом по компании указанными процедурами занимается, как правило, планово-экономический отдел, в HR-подразделении - аналитик отдела компенсаций и льгот или специалист по компенсациям и льготам.

Приведем примерный перечень показателей, используемых для анализа исполнения бюджета (каждая компания самостоятельно решает, какие из них использовать).

1.Показатели производительности:
• доходы на одного сотрудника;
• чистая прибыль на одного сотрудника.

2.Показатели издержек:
• доля вознаграждения в доходах компании;
• доля вознаграждения в общих расходах.

3.Показатели состояния кадрового ресурса:
• соотношение постоянных и переменных выплат;
• соотношение объема средств на дополнительные льготы и заработную плату;
• отношение расходов на обучение и заработную плату;
• средний размер расходов на обучение одного сотрудника;
• общая текучесть персонала;
• незапланированная текучесть персонала.

4.Структурные показатели:
• соотношение численности зарабатывающих и незарабатывающих подразделений (бэк- и фронт-офис);
• доля сотрудников управленческого звена;
• количество сотрудников компании, приходящееся на одного специалиста кадрового подразделения.

Рассмотрим, как анализируется исполнение бюджета при использовании некоторых показателей.

1.Соотношение численности зарабатывающих и незарабатывающих подразделений (бэк- и фронт-офис). Например, в ритейловых компаниях всегда стремятся снизить количество сотрудников бэк-офиса, многие считают оптимальным соотношение 15:85, т. е. на одного офисного служащего приходится, в среднем, шесть представителей розницы (тех, кто зарабатывает деньги для компании). Если этот показатель изменяется в сторону увеличения численности офисного персонала, то его ставят на контроль и отслеживают каждый месяц.

2.Количество сотрудников организации, приходящееся на одного специалиста кадрового подразделения. Например, в ритейловых компаниях нормой считается соотношение: один кадровый работник на 350 человек.

Перечисленные факторы - ключевые для всей системы управления персоналом в организации. Многие предприятия используют эти индикаторы для установления основных показателей деятельности сотрудников (для расчета переменной части их заработной платы).

Прогнозирование показателей при подготовке бюджета

Обычно при формировании бюджета экономисты опираются на некоторые предположения и гипотезы, которые могут подтверждаться аналитическим инструментарием (внутренней статистической базой либо внешними отчетами) или основываться на выводах и интуиции руководителя.

Приведем примеры подобных прогнозов:
• текучесть персонала составит 75% по рознице и 20% - в головном офисе;
• внедрение системы SAP потребует временного расширения штата IT-департамента на 20% и роста затрат на обучение;
• введение новых продуктовых линеек повлечет увеличение количества бригад на 15%, а «в сезон» - на 35%.

Как правило, предположения, учитываемые при формировании HR-затрат, разрабатываются экономистами или специалистами по компенсациям и льготам, а затем утверждаются у HR-директора. Часто в их основе лежат аналитические данные прошлых лет, иногда результаты бенчмаркинг-исследования (сравнение с конкурентами), это могут быть также и математически выверенные прогнозы. Вероятность ошибки существует всегда, та к как есть внешние факторы (макроэкономика, решения правительства и т. д.), повлиять на которые практически невозможно. Если погрешность обнаруживается в течение года, то можно внести корректировки с учетом поправочных коэффициентов.

***

Бюджетирование все чаще становится обычной будничной работой HR-подразделений. Учитывая, что сама практика бюджетирования деятельности компаний появилась в нашей стране недавно, -многие службы персонала испытывают трудности при решении финансовых вопросов. Одним специалистам не хватает знаний, другие просто не готовы делиться опытом и обмениваться интересными методиками. Поэтому, экспериментируя и внедряя в процесс бюджетирования нестандартные приемы и решения, HR-специалисты приобретают тот бесценный опыт, который впоследствии позволяет по-новому, конструктивно и эффективно, решать повседневные задачи.

Бюджетирование HR-подразделения: общее и частное



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль