Хронометраж рабочего времени: образец заполнения

20464
Хронометраж рабочего времени эффективно использовать для нормирования загруженности своих работников. В статье приводим образец заполнения хронометража рабочего времени.

Не секрет, что в одних организациях штат "раздут" и людям на работе в буквальном смысле нечего делать, тогда как в других сотрудники явно перегружены. В идеале нагрузка на человека должна быть сбалансирована. Наиболее эффективные инструменты нормирования - хронометраж и фотография рабочего дня.

На их основе сотрудники службы персонала делают выводы о наличии проблем в компании, масштабах и причинах потерь рабочего времени, намечают мероприятия по совершенствованию труда и производства.  По статистике, потери рабочего времени служащих в разных компаниях составляют от 19 до 23%.

Образец заполнения хронометража рабочего времени 

Образец заполненного хронометража рабочего времени

Скачать образец хронометража рабочего времени >>>

Отличие хронометража рабочего времени и фотографии рабочего дня

Рассмотрим, в чем состоит принципиальное отличие между этими двумя понятиями.

Хронометраж - это метод изучения затрат времени на выполнение циклически повторяющихся ручных и машинно-ручных операций, который чаще всего используется на производстве. В ходе данной процедуры замеряется продолжительность выполнения работником каждой операции, с целью определения трудоемкости работ и последующего установления норм выработки или времени, расчета расценки на товар, тарифных ставок при сдельной оплате труда.

Фотография рабочего дня - это вид наблюдений, с помощью которого фиксируют и анализируют затраты времени одного сотрудника или группы на разные виды активности в течение всего дня. Метод позволяет выявить потери времени, установить причины этого и разработать конкретные мероприятия по их устранению.

Таким образом, хронометраж лучше использовать при расчете затрат времени на одну операцию у представителей рабочих профессий, а фотографию - для понимания структуры рабочего дня и определения количества рационально и нерационально использованного времени у руководителей и специалистов.

В компании "Рельеф" фотография рабочего дня осуществляется часто и называется "Мониторинг рабочего времени". Она основана на методе так называемого "самофотографирования", когда сотрудник самостоятельно фиксирует все, чем занимался в течение дня. Процедура считается эффективным инструментом повышения продуктивности персонала, а также решения многих вопросов нормирования и оплаты труда.

Самофотографирование как вид хронометража рабочего времени

В ходе мониторинга сотрудник записывает все свои дела (включая личные), которые длятся более трех минут, указывая время начала и окончания операции, а также ее название. Полученные результаты впоследствии обрабатываются и анализируются.

Лучше, когда замеры времени проводит сторонний наблюдатель, находясь недалеко с секундомером и фиксируя каждое изменение активности человека. На крупных предприятиях этим занимаются нормировщики или экономисты по труду. В небольших организациях ответственность за процедуру ложится на службу персонала.

В компании "Рельеф" каждый сотрудник самостоятельно заполняет бланк мониторинга. (см. хронометраж рабочего времени образец заполнения прил. 1). В этом есть определенная доля риска, поскольку человек может "приукрасить" действительность и не вписать в бланк время, потраченное на личные нужды. Однако этот риск сводится к минимуму, когда объясняют цель мониторинга.

Если, например, по итогам анализа выходит, что сотрудник потратил много времени на выполнение своих обычных функций, делается неблагоприятный вывод. Либо работника необходимо обучать и через некоторое время проводить повторный мониторинг, либо ставить вопрос о профессиональной пригодности человека.

Если для компании важно, чтобы замеры выполнял наблюдатель, а у службы персонала нет возможности полностью освободить человека из своего подразделения, то можно привлечь на эту временную работу студентов вузов. Главное - помнить, что человеку, проводящему хронометраж, нужно оставаться «невидимым»: не включаться в разговоры, не отвлекать сотрудника вопросами и т. д.

Посмотрите видео по теме:

Случаи применения хронометража рабочего времени

Мониторинг рабочего времени применяется в тех случаях, когда:

  • руководитель недоволен эффективностью труда одного или нескольких подчиненных;
  • определенное подразделение "тормозит" выполнение бизнес-процессов компании;
  • сотрудник постоянно задерживается на работе, сильно перегружен, что будет видно после проведения хронометража рабочего времени;;
  • начальник жалуется, что ему не хватает человеческих ресурсов и нужен дополнительный сотрудник;
  • необходимо подготовить должностную инструкцию (профиль должности), но руководитель подразделения не хочет этим заниматься;
  • один или несколько работников часто совершают ошибки.

Пример самофотографии рабочего дня:

Пример самофотографии рабочего дня

Фотография рабочего времени: сделай сам

Классическими методами исследования затрат рабочего времени сотрудников являются метод фотографии рабочего времени, хронометраж, моментные наблюдения. Реализация этих методов в необходимом объеме требует от наблюдателя существенных временных затрат, а порой и участия целой команды специалистов. Если компания не может позволить себе таких трудозатрат, стоит прибегнуть к методу самофотографии рабочего времени. Это один из аналитически-исследовательских методов исследования затрат рабочего времени. Он заключается в том, что работники фиксируют время, затрачиваемое ими на своих рабочих местах, в специальных бланках, аналогичных бланкам для фотографии рабочего времени. Данный метод особенно эффективен при изучении структуры затрат рабочего времени офисных работников, когда затруднительно наблюдать за осуществлением таких видов работ, как переговоры, совещания, выездные мероприятия и т. п.

Принимая решение о проведении исследования методом самофотографии, необходимо учитывать его возможности и ограничения (табл. 1).

Для повышения точности и качества исследования данный метод часто применяют в сочетании с выборочными очными исследованиями (фотографиями), корректируя полученные данные и дополнительно используя анализ статистических данных об объеме работы, выполненной сотрудниками. Для нейтрализации искажений результатов исследование методом самофотографии может проводиться в несколько этапов по три-пять дней с перерывами на одну-две недели. Такой режим позволяет проводить наблюдение в течение более длительного периода, охватить более широкий спектр выполняемых работниками задач и снизить сопротивление со стороны работников.

Алгоритм организации исследования

Алгоритм организации исследования состоит из следующих шагов: постановка целей, определение длительности исследования и выборки работников, подготовка бланков для самофотографии, инструктаж работников, обработка результатов. Рассмотрим их подробнее.

1.Постановка целей. Это необходимый этап любого исследования. Важно определить, что именно инициаторы исследования ожидают получить в результате его проведения: составить полный перечень реально выполняемых работниками функций, найти возможности для оптимизации труда, выявить причины потери рабочего времени не по вине работников, разработать нормы времени, затрачиваемого на выполнение основных видов работ, выявить отличия в организации работы наиболее и наименее успешных сотрудников и т. д. От поставленных целей зависят длительность проведения исследования и выборка работников.

2.Определение длительности исследования и выборки работников. В идеале длительность исследования должна охватывать весь цикл работ. Однако на практике это часто бывает трудновыполнимо и вызывает сопротивление со стороны сотрудников, так как им ежедневно приходится уделять время и внимание заполнению бланков для самофотографии.

Если целями исследования являются определение структуры затрат рабочего времени и поиск возможностей для ее оптимизации, самофотографию можно проводить на протяжении одной-двух недель (подряд или с перерывом).

Если необходимо разработать нормы времени на выполнение отдельных видов работ, а также выявить все реально выполняемые функции, желательно, чтобы каждый из видов работ повторялся в исследовании не менее 10-15 раз, а само исследование длилось, по крайней мере, три-четыре недели.

В случае проведения исследования в небольшом коллективе (не более десяти человек) целесообразно, чтобы в нем приняли участие все его представители (исключение может быть сделано для сотрудников, находящихся на испытательном сроке, беременных женщин и других работников льготных категорий).

Если в коллективе более десяти человек, то в зависимости от цели исследования могут быть выбраны наиболее опытные работники, работники со средней производительностью труда и т. д.

3. Подготовка бланков для самофотографии. Формат бланка для самофотографии, осуществляемой с целью получения перечня реально выполняемых функций, может быть таким, как в прил. 1.

Фотография рабочего времени: сделай сам

Сотрудники могут заполнять бланки вручную или в электронном виде. Для упрощения фиксации видов работ можно составить их предварительный перечень на основании Положений о подразделениях и должностных инструкций работников, присвоив каждому виду работ порядковый номер и выбрав для него учетную единицу, в которой будет учитываться объем выполненной работы. Например, для такого вида работ, как вводный инструктаж для сотрудников, учетной единицей может быть факт проведения инструктажа или расписка сотрудника в журнале о прохождении такового; для такого вида работ, как подготовка справочной информации по запросам подразделений, - справка или количество листов справок (если это представляется целесообразным).

Таким образом, сотрудники, выполняя перечисленные работы, указывают в первой графе ее порядковый номер, а в четвертой - количество работ в выбранных учетных единицах.

Время начала следующей работы одновременно является временем окончания предыдущей, поэтому специальной графы для указания времени окончания работы не требуется.

4. Инструктажработников.Данным этапом нельзя пренебрегать. От того, насколько точно работники будут заполнять бланки, зависит результат исследования в целом. В первую очередь в проведении исследования должен быть заинтересован руководитель подразделения,вкоторомпроводятся работы. Организатор исследования может апеллировать к тому, что исследование позволит выявить нагрузку работников, обосновать необходимость изменения численности подразделения, определить причины потери рабочего времени не по вине работников. Задача руководителя подразделения - проследить за тем, чтобы работники заполняли бланки в режиме online, а не в конце рабочего дня, когда им придется восстанавливать свой рабочий день по памяти, что будет сопровождаться существенными искажениями состава работ и времени их выполнения.

Перед началом исследования целесообразно провести встречу с работниками и объяснить им цели проведения исследования методом самофотографии; показать бланк, который предстоит заполнять в период исследования; дать соответствующие разъяснения по этому поводу. При этом следует отметить, что особенно важно фиксировать те виды работ, которые не приведены в должностных инструкциях, а также разнообразные помехи, возникающие в процессе работы (например, поломку техники, звонки по несущественным вопросам и пр.)

Инструкцию по заполнению бланков, приведенную в прил. 2, можно разослать работникам в электронном виде.

5. Обработка результатов. По завершении исследования данные, полученные за все дни по каждому работнику, суммируются. Результаты могут быть представлены как по каждому сотруднику в отдельности (если целью исследования является сравнение наиболее и наименее успешных работников), так и по подразделениям или группам работников. Можно сгруппировать и объединить виды работ (например, переговоры, совещания, телефонные переговоры и т. п.), выделить подготовительно-заключительное время, время перерывов и т. п.

Итоговые данные представляются в виде таблицы (табл. 2) и/или диаграммы (рисунок), отражающей структуру затрат рабочего времени в установленном исследователем разрезе: по отделам, категориям должностей, конкретным работникам, группам и т. д.

Фотография рабочего времени: сделай самФотография рабочего времени: сделай сам

Как видно из диаграммы, выполнение основных функций, предусмотренных должностной инструкцией (работа 1, работа 2, работа 4) занимает 42% (менее половины) рабочего времени сотрудника.

Способы оптимизации рабочего времени сотрудников отдела: исправление ошибок в базе данных, сокращение времени совещаний и, по возможности, проведение единовременного обучения для работников других подразделений работе с регламентом.

Работа 3 в период проведения исследования не выполнялась, в связи с чем необходимо провести дополнительный анализ и либо продолжить исследование, либо, если работа 3 выполняется редко или не выполняется вообще, рассмотреть вопрос об ее исключении из функциональных обязанностей сотрудников / передаче в другое подразделение.

Для расчета укрупненных норм времени на выполнение работ нужно общее время выполнения каждой работы всеми сотрудниками разделить на общее количество учетных единиц работы.

Пример

По такому виду работ, как рассмотрение жалоб клиентов и подготовка ответов на них, первым сотрудником за период исследования было затрачено 10 часов и рассмотрено 15 жалоб, вторым - 14 часов и 10 жалоб, третьим - 12 часов и 12 жалоб. Всего всеми работниками на данную работу было затрачено 36 часов (10 + 14 + 12) и рассмотрено 37 жалоб (15 + 10 + 12). Таким образом, среднее время на рассмотрение одной жалобы и подготовку ответа составляет 36 : 37 к 0,97 часа, или 58 минут.

Если провести подобный анализ по каждому работнику в отдельности, можно выявить наиболее и наименее производительных сотрудников (тех, у кого выполнение данной работы занимает наименьшее и наибольшее количество времени).

Приложение 1.

Бланк для самофотографии, осуществляемой с целью составления перечня реально выполняемых функций

Фотография рабочего времени: сделай сам

Приложение 2.

Инструкция по проведению самофотографии рабочего времени в отделе _________________.

Фотография рабочего времени: сделай сам

Пример инструкции для сотрудников по заполнению бланков самофотографии рабочего времени

Бланк самофотографии рабочего времени:

Дата:

Подразделение:

Ф. И. О., должность работника:

Вид работ

Время начала (ч, мин)

Учетная единица

Количество учетных единиц

Комментарий

1

2

3

4

5

Инструкция по проведению самофотографии рабочего времени в отделе

.

1. Самофотографию рабочего времени необходимо проводить в период с __________ по _______.

2. Следует фиксировать все выполняемые в течение рабочего дня виды работ (столбец 1 бланка самофотографии). К бланку прилагается Перечень видов работ, составленный на основе должностной инструкции (положения о подразделении). Такие работы целесообразно обозначать их порядковым номером в Перечне.

3. Время начала выполнения той или иной работы (столбец 2 таблицы) одновременно является временем окончания предыдущей работы. Необходимо зафиксировать фактическое начало рабочего дня (приход сотрудника на работу) и его окончание (уход с работы), в том числе если они не совпадают с утвержденными Правилами внутреннего трудового распорядка.

4. Учетная единица (столбец 3 таблицы) показывает, в чем учитывается объем выполненных работ. Объем выполняемых работ из Перечня необходимо учитывать в учетных единицах, приведенных в Перечне. При выполнении иных работ учетная единица выбирается на усмотрение работника (по согласованию с руководителем подразделения).

5. В столбце 4 таблицы приводится количество учетных единиц работы, сделанной за текущий период. Если сначала выполнена одна часть работы, а позже – другая, необходимо сделать соответствующую пометку в столбце 5 "Комментарий".

6. Графа "Комментарий" является необязательной для заполнения. В ней работник может по своему желанию привести свои комментарии с целью более полного отражения объема и характера выполняемых работ.

7. Особое внимание необходимо уделять помехам, возникающим в процессе работы, а также той деятельности, которая не входит в прямые обязанности сотрудника.

8. Бланк для самофотографии можно заполнять как от руки, так и в электронном виде. Просим ежедневно направлять бланки по адресу __________ либо передавать в кабинет ____ работнику ________.

Светлана Сидоркина, канд. экон. наук, заместитель директора Департамента по кадровой работе и документационному обеспечению Дирекции по обеспечению банковской деятельности, Внешэкономбанк

Проведение исследования методом самофотографии рабочего времени

Основными целями проведения исследования методом самофотографии рабочего времени являются:

  • определение фактически выполняемых сотрудником работ и их последовательности;

  • определение структуры затрат рабочего времени работника;

  • выявление причин потерь рабочего времени не по вине работника, недостатков организации труда и резервов повышения производительности;

  • сбор данных для разработки укрупненных норм времени на выполнение тех или иных работ;

  • сбор данных для разработки рекомендаций по совершенствованию организации труда.

Самофотография не дает представления о потерях рабочего времени по вине самого исполнителя. Рекомендуется одновременно с самофотографиями рабочего времени проводить контрольные фотографии рабочего времени для проверки и, при необходимости, корректировки получаемых данных.

Шаг1 Формирование перечня видов работ

Аналогично Шаг 1 Пошаговой инструкции "Проведение исследования методом моментных наблюдений".

Шаг2 Определение выборки работников для проведения исследования

Выборка работников формируется в зависимости от цели проведения исследования.

Шаг3 Определение необходимого объема наблюдений

В идеале длительность исследования должна охватывать весь цикл работ. Однако на практике это часто трудновыполнимо и вызывает сопротивление работников, так как им ежедневно приходится уделять время и внимание заполнению самофотографий. Если целью исследования является определение структуры затрат рабочего времени и возможностей для ее оптимизации, самофотографии могут проводиться на протяжении 1-2 недель (подряд или с перерывом). Если необходимо разработать нормы времени на выполнение отдельных видов работ, а также выявить все реально выполняемые функции, желательно, чтобы каждый из видов работ повторялся в исследовании не менее 10-15 раз, а само исследование длилось по крайней мере 3-4 недели.

Шаг4 Подготовка бланков самофотографии

Нормировщик готовит бланки самофотографий.

Бланки могут заполняться работниками как вручную, так и в электронном виде.

Для упрощения фиксации видов работ можно составить предварительный их перечень на основании Положений о подразделениях и должностных инструкций работников, присвоив каждому виду работ порядковый номер и выбрав для них учетную единицу, т. е. то, в чем будем учитывать объем выполненных работ. Выполняя перечисленные работы, сотрудники просто ставят в соответствующей графе (1) порядковый номер работы, а в графе (4) – количество работ в выбранных учетных единицах1.

_____________________________

1 Порядковый номер ставится вместо словесного описания видов работ. Т.е. даем работнику перечень пронумерованных видов работ, далее – если он делает что-то из этого перечня, то чтобы не писать словами, ставит номер.

Время начала следующей работы является одновременно временем окончания предыдущей, поэтому наличие специальной графы для времени окончания работы не обязательно.

Шаг5 Проведение инструктажа работников

Инструктаж работников желательно провести лично (например, в форме собрания), проработав цели, задачи и технику наблюдений, либо направить инструкцию каждому работнику в электронном виде.

Исследование проводится согласно определенному на Шаге 3 Этапа 1 времени.

Важно, чтобы работники заполняли самофотографии в режиме "on-line", а не в конце рабочего дня (это может исказить результаты). В день проведения самофотографии инструкторы периодически должны помогать членам своей группы правильно и оперативно вести записи данных о перерывах в работе. Целесообразно собирать заполненные самофотографии ежедневно, проводить дополнительный инструктаж в случае если работник внес данные неправильно.

Шаг1 Подсчет и представление данных

По завершении исследования полученные данные за все дни суммируются по каждому работнику. Результаты могут быть представлены как по каждому работнику в отдельности (если целью является сравнение наиболее и наименее успешных работников), так и по подразделениям или по группам работников. Виды работ могут быть сгруппированы и объединены (например, все переговоры, совещания, телефонные переговоры и т. п.), выделено подготовительно-заключительное время, время перерывов и т. п.

Итоговые данные представляются в виде таблицы и/или диаграммы, отражающей структуру затрат рабочего времени в разрезах, необходимых исследователю – по отделам, по категориям должностей, по конкретным работникам, по группам и т. д.

Шаг2 Интерпретация данных

Производится оценка объемов выполнения тех или иных работ, предусмотренных и непредусмотренных должностной инструкцией.

Определяются источники оптимизации работ, разрабатывается план мероприятий по улучшению организации труда и снижению потерь рабочего времени.

Для расчета укрупненных норм времени на выполнение работ необходимо общее время выполнения каждой работы всеми сотрудниками разделить на общее количество учетных единиц работы.

Светлана Сидоркина, канд. экон. наук, заместитель директора Департамента по кадровой работе и документационному обеспечению Дирекции по обеспечению банковской деятельности, Внешэкономбан



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Актуально


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль