Технология экономии

4875
В сложившихся сегодня макроэкономических условиях компании активно подыскивают наиболее оптимальные и наименее затратные формы и механизмы работы с персоналом. Ключевые задачи при этом - повышение эффективности труда и оптимизация кадровых расходов.

В последние полтора года, особенно с сентября 2008 г., наблюдается устойчивый рост интереса работодателей к использованию привлеченного персонала. Они обращаются к HR-провайдерам за услугами предоставления работников на временные и долгосрочные проекты (Staff Leasing) и выведения персонала из штата (Outstaffing). Наибольшее количество запросов касается именно аутстаффинга (см. таблицу).

Аутстаффинг — что это?

Аутстаффинг (outstaffing) - это комплекс организационных, правовых и финансовых мероприятий, направленных на выведение сотрудников из штата компании-заказчика, с целью снижения административных рисков и издержек, связанных с персоналом. Услуга представляет собой один из эффективных инструментов управления работниками, позволяющий организациям регулировать их количество, не меняя при этом официальную численность персонала в штате и штатное расписание.

При аутстаффинге сотрудники юридически переводятся в штат компании-провайдера. Именно он в дальнейшем выступает в качестве их работодателя, осуществляет администрирование их деятельности в организации, из штата которой они были выведены, ведет кадровое делопроизводство, расчет зарплаты, выполняет налоговые и другие отчисления в бюджетные и внебюджетные фонды, а также осуществляет все иные взаимодействия по поводу данных сотрудников с государственными налоговыми и контролирующими органами.

Провайдер направляет своих специалистов на место непосредственного выполнения функций и задач, необходимых компании-заказчику аутстаффинга.

Структура услуги

В рамках аутстаффинга провайдер становится юридическим работодателем предоставляемых сотрудников и берет на себя:
• ведение кадрового делопроизводства, включая прием и увольнение, переводы и перемещения, внесение изменений в штатное расписание;
• оформление и оплату больничных листов, отпусков;
• предоставление справок всех видов по требованию работника;
• расчет и выплату заработной платы и вознаграждений;
• расчет и выплату подоходного налога и всех налоговых отчислений в установленные законодательством РФ фонды;
• взаимодействие с налоговыми и социальными государственными органами по всем вопросам, связанным с трудоустройством работника.

Кроме того, провайдер может оказывать и ряд дополнительных услуг, необходимых для эффективной работы выведенного из штата персонала:
• выплату компенсаций, в том числе за мобильную связь, проезд и др.;
• обеспечение питанием, полисами добровольного медицинского страхования, полисами страхования жизни и здоровья, спецодеждой, средствами индивидуальной защиты, медицинскими книжками;
• обеспечение необходимыми удостоверениями (в том числе водительскими, допусков по электробезопасности и др.);
• организацию и администрирование доставки сотрудников к месту работы и проживания при вахтовом графике, при релокации из региона постоянного места жительства;
• регулярное обучение;
• направление в командировки по России и за рубеж с их последующим администрированием.

Технология экономии

Взаимодействие в рамках услуги

Для предоставления услуги и расчета ее стоимости компания-заказчик передает провайдеру сведения, часть которых может составлять коммерческую тайну компании, а также относиться к персональным данным сотрудников.

Эта информация может включать:
• полный список специалистов и рабочих, переходящих в штат провайдера, с указанием должности, подразделения, центра затрат, бригады / смены;
• полный перечень специальностей передаваемых на аутстаффинг сотрудников;
• детальное описание должностных обязанностей и служебные инструкции;
• размер ставок и окладов;
• детальное описание обязательного социального пакета и выплат, предусмотренных действующим законодательством;

• график работы (сменности) персонала, переходящего в штат провайдера,на текущий/следующий год;
• информацию об аттестации рабочих мест, на которых будут трудиться люди, выведенные из штата компании;
• спецификация формы одежды и средств индивидуальной защиты (в случае, если их предоставление предусмотрено действующим законодательством или корпоративными стандартами).

В связи с особым значением для бизнеса клиента сведений, передаваемых провайдеру, последний должен обеспечивать высокий уровень безопасности при информационном обмене в рамках сотрудничества - неукоснительно соблюдать требования действующего законодательства и уделять особое внимание охране данных, как изначально полученных от заказчика, так и собранных уже в ходе работы по аут-стаффинговому проекту.

Кроме того, для обеспечения надлежащей защиты информации провайдеру необходимо иметь соответствующую техническую базу и лицензионное программное обеспечение. В его распоряжении должны быть высококвалифицированные сотрудники бухгалтерии и юридической службы. Первые обеспечивают точный и своевременный расчет и выплату заработка персоналу, а вторые осуществляют правовую поддержку кадрового делопроизводства, принимают участие в проверках, проводимых налоговыми органами, трудовой инспекцией и другими структурами, содействуют расследованию случаев травматизма на рабочем месте.

На основе всех полученных данных провайдер разрабатывает и предлагает заказчику услугу аутстаффинга и схему ее реализации. Она должна полностью соответствовать нормам действующего законодательства и отвечать деловым целям клиента. Кроме того, в предоставлении услуги могут участвовать дополнительные провайдеры и субподрядчики, обеспечивающие специализированные сервисы, например: доставку сотрудников к месту работы, мероприятия в лечебно-профилактических учреждениях (медосмотры, оформление медкнижек), обучение и др. Договора с субподрядчиками, как правило, заключает провайдер услуги аутстаффинга, и он контролирует качество их работы.

Преимущества услуги аутстаффинг

Пользуясь услугой аутстаффинг, компания получает возможность сфокусировать свои административные, организационные и финансовые ресурсы на решении ключевых (базовых) задач. Ее дополнительным конкурентным преимуществом становится гибкость в управлении численностью основного и вспомогательного персонала.

Провайдер становится посредником между компанией и контролирующими органами и властными структурами, поскольку именно он взаимодействует с ними. Это дает организации дополнительные возможности: в условиях постоянного изменения макроэкономической ситуации руководство и специалисты компании могут свое внимание в полном объеме уделять развитию бизнеса и решению ключевых стратегических задач.

Кроме того, аутстаффинг позволяет:
• нанять требуемое количество сотрудников независимо от ограничений по численности персонала, предусмотренной в компании;
• легально сохранить статус малого предприятия и возможность работать по упрощенной системе налогообложения (при сохранении оборота компании в рамках лимитов, установленных действующим законодательством и максимально допустимых для компаний со статусом «малое предприятие»);
• при наличии региональной сети у провайдера - оформить сотрудников, отвечающих за развитие бизнеса, на территории по месту их деятельности без регистрации в этом субъекте РФ;
• усилить команду, например, на время запуска нового проекта, при этом компания не принимает на себя долгосрочных обязательств перед нанятыми сотрудниками;
• делегировать ведение кадрового учета и отношений с трудовой и налоговой инспекциями квалифицированным специалистам провайдера;
• сократить административные издержки и нагрузку на штатных сотрудников службы персонала и бухгалтерии, освободив их от части функций в области ведения бухгалтерского и налогового учета, а также кадрового делопроизводства;
• получить возможность оперативно выходить на региональные рынки и принимать сотрудников необходимой квалификации на любой срок, руководствуясь бизнес-задачами компании и условиями экономики;
• снизить финансовую нагрузку и риски, а также увеличить показатели прибыльности бизнеса, определяемые в расчете на одного штатного сотрудника;
• выстроить многоступенчатые мо-тивационные механизмы, используя в том числе нематериальный стимул для работников быть переведенными в штат компании.

Стоимость услуги

При заказе аутстаффинга стоит обратить внимание на порядок формирования стоимости услуги, в том числе и дополнительных сервисов. Расчетные коэффициенты и ставки должны учитывать все обязательные выплаты сотрудникам, исчисление и уплату налогов и сборов, предусмотренных действующим законодательством. Как правило, аутстаффинг оплачивается на основании ежемесячного счета, который включает:
• доход сотрудника в отчетном месяце (оклад, премии, бонусы, компенсации и другие выплаты) до вычета НДФЛ;
• налоговые отчисления и сборы, предусмотренные действующим законодательством (ЕСН, НДФЛ, налог на травматизм);
• комиссия банка за перевод средств на зарплатную карту сотрудника;
• стоимость накладных расходов и дополнительных услуг, предоставляемых провайдером (обеспечение питанием, медкнижками и др.);
• гонорар провайдера.

В соответствии с законодательством общая сумма счета за услуги провайдера в большинстве случаев увеличивается на размер налога на добавленную стоимость. Однако при предоставлении соответствующей подтверждающей документации он может быть принят к зачету налоговыми органами и возвращен компании-заказчику.

На что обратить внимание

Как показывает практика, уровень профессионализма и качество сервиса провайдера может подтверждаться только опытом и репутацией на кадровом рынке, отзывами и рекомендациями работников, находящихся в его штате, и клиентов.

Основными критериями при выборе провайдера аутстаффинга должны стать хотя и косвенные, но, по сути, существенные гарантии стабильного развития и безопасности бизнеса компании, из чьего штата будет выводиться персонал. К таким гарантиям могут относиться и характеристики самого провайдера как организации, и применяемые для реализации услуги алгоритмы и технологии. Прежде всего, стоит обратить внимание на следующее:
• организационно-правовую готовность провайдера обеспечить требуемый сервис с точки зрения наличия у него необходимой структуры, штатных экспертов и специалистов, технической возможности предоставить нужный объем и интенсивность услуг;
• возможность получить все необходимые дополнительные сервисы в рамках сотрудничества с провайдером, например, питание для сотрудников, обеспечение их медкнижками, униформой, необходимым оборудованием и т.п.;
• легальность схем представления услуг, в том числе дополнительных. К примеру, если HR-провайдер, предлагающий услугу аутстаффинг, находится на упрощенной системе налогообложения, то при последующих проверках со стороны налоговых органов могут возникать сомнения в законности выведения персонала и его оформления в штат такого провайдера, поскольку компания существенно сокращает суммы уплаты ЕСН. Экономия напрямую возникает за счет разницы в ставках данного налога, предусмотренных для различных категорий налогоплательщиков. В этом случае для выведения персонала из своего штата с помощью услуг провайдера, находящегося на упрощенной системе налогообложения, у компании должны быть отчетливые деловые цели, напрямую и единственным образом не связанные с оптимизацией налогообложения.

Оформление выводимых из штата сотрудников осуществляется в соответствии с ТК РФ, при сохранении за ними права на все обязательные выплаты и компенсации. Ключевое значение для законности оказания услуги имеет корректность исчисления и уплаты налогов и сборов. Преимущество в этой ситуации получают провайдеры, имеющие развитую региональную сеть филиалов, т.к. в данном случае выводимые из штата сотрудники будут, как и прежде, оформлены непосредственно по месту оказания ими услуг / выполнения работ.

Часто линейные менеджеры компании-заказчика могут не видеть всех особенностей взаимодействия с «внешним» персоналом. Следует проинформировать всех штатных специалистов, организующих деятельность привлеченных через провайдера сотрудников, о деталях представления им необходимого для работы оборудования, техники, инструментов, создания требуемых условий. Менеджерам нужно четко определить и согласовать с ответственными внутренними службами и подразделениями механизмы учета работы «внешних» сотрудников, процедуры взаимодействия с ними. Такая скоор-динированность способствует повышению эффективности деятельности компании в целом.

Кому и когда нужен аутстаффинг

В настоящее время аутстаффинг активно используется не только транснациональными, но и российскими компаниями, независимо от их масштаба и присутствия в регионах. Услуга сегодня наиболее востребована в производственном секторе, банковской и финансовой областях, в сфере страхования, на рынке FMCG-товаров, логистики.

Наиболее актуальным аутстаффинг становится в ситуации, когда компании необходимо:
• активно развивать или реструктурировать сегмент бизнеса, привлекая новых специалистов;
• оперативно преодолевать нехватку внутренних кадровых ресурсов на определенном этапе развития организации;
• обеспечивать персоналом временный проект;
• запускать новое направление деятельности, куда требуются специалисты, которыми компания не располагает в настоящее время;
• поддерживать определенную численность персонала во время отпускного сезона, в период заболеваний сотрудников;
• увеличивать численность персонала в период сезонной потребности.

Позиции, по которым наиболее часто предоставлялась услуга аутстаффинг в 2007-2008 гг.:

1. Менеджер по развитию территории / бизнеса.

2. Региональный координатор.

3. Региональный представитель.

4. Супервайзер.

5. Мерчендайзер.

6. Координатор по продажам.

7. Менеджер по продажам.

8. Коммерческий представитель.

9. Торговый представитель.

10. Эксклюзивный торговый представитель.

11. Продавец-консультант.

12. Контролер.

13. Финансовый контролер.

14. Аудитор.

15. Специалист по подбору персонала.

16. Бухгалтер.

17. Бухгалтер-экономист.

18. Инженер по пожарной безопасности.

19. Ассистент менеджера.

20. Аналитик.

21. Секретарь.

22. Секретарь на ресепшен.

23. Горничная.

24. Бармен.

25. Официант.

26. Повар.

27. Дегустатор.

28. Оператор.

29. Укладчик-упаковщик.

30. Уборщик территории.

31. Уборщик помещений.

32. Кладовщик.

33. Грузчик.

34. Транспортировщик.

Правовое поле услуги

Поскольку вопросы использования «заемного труда» фактически не урегулированы действующим законодательством, то при аутстаф-финге обычно применяются договора оказания услуг. Подразумевается, что сотрудники провайдера направляются к заказчику, который создает условия для их работы (рабочее место, материалы). В качестве предмета договора выступают не люди, а именно услуги, связанные с предоставлением персонала. При этом перечень их зависит от конкретных потребностей заказчика.

В договоре об оказании услуг, связанных с использованием заемного труда, должны быть детально урегулированы:
• сроки и порядок предоставления услуг;
• порядок отказа от услуг, изменения их объема;
• порядок замены предоставляемого персонала;
• вопросы обеспечения охраны труда и техники безопасности;
• вопросы сохранения конфиденциальности персональных данных.

Поскольку исполнителем услуг выступает HR-провайдер, то договор между ним и заказчиком не должен регламентировать его взаимос сотрудниками (отпуск и т.д.). Эти аспекты регулируются отдельными договорами между персоналом и провайдером.

Отличие аутстаффинга от аутсорсинга

Часто аутстаффинг путают с аутсорсингом. Но отличия у этих видов услуг имеются, и существенные.

Аутсорсинг - это привлечение ресурсов других организаций или внештатных сотрудников для выполнения определенных работ. «За пределы» компании выводится не персонал, а определенная функция. К примеру, это может быть уборка офиса и помещений, обеспечение коллектива питанием.

Рассмотрим разницу на примере организации питания. При аутстаффинге компания-клиент самостоятельно находит персонал, необходимый для функционирования столовой, готовит помещение, оборудование, обеспечивает их соответствие всем санитарным, противопожарным и иным нормам законодательства. Работники столовой оформляются не в штат предприятия - ее владельца, а в штат HR-провайдера, который и обеспечивает в дальнейшем надлежащее оформление отношений с сотрудниками, расчет и выплату им заработка, налоговые и другие обязательные отчисления.

При аутсорсинге же компания заключает договор на предоставление услуг с фирмой, специализирующейся на организации питания. При этом нет необходимости в найме дополнительного персонала или подготовке самой столовой.

В зависимости от структуры компании и ее потребностей руководство принимает решение о передаче той или иной функции на аутсорсинг внешнему провайдеру, либо о выводе из штата выполняющих ее сотрудников. В качестве провайдера для аутсорсинга выбирается организация, специализирующаяся на определенном виде услуг.

Почему стоит пользоваться аутстаффингом

Провайдер, специализирующийся на предоставлении услуг аутстаффинга, обладает глубокой экспертизой действующего законодательства. Нельзя не отметить, что использование заемного труда - это, к сожалению, одна из наименее урегулированных в правовом отношении сфер. Поэтому оказание услуги требует от провайдера апробированных на практике и, безусловно, находящихся в рамках Закона специализированных технологий.

Провайдер с многолетним опытом реализации аутстаффинговых проектов, как правило, имеет собственных штатных узкоспециализированных экспертов, профессионально владеющих всеми вопросами охраны труда и техники безопасности, кадрового делопроизводства, страхования, учета и расчета заработной платы, а также юристов, способных корректно и эффективно обеспечивать действенность прав выводимых за штат сотрудников и законность интересов компании-заказчика.

Многолетний опыт реализации аутстаффинговых проектов позволяет профессиональным провайдерам формировать и эффективно применять базу практических решений соответствующих локальных вопросов. Это также позволяет минимизировать возможные риски и сделать запуск проекта максимально корректным и оперативным.

Мнение эксперта

Временный персонал: перспективы развития

Анастасия Нащекина,

заместитель руководителя отдела Экспресс рекрутмента и Массовых проектов компании «АНКОР Банки, финансовые услуги», г. Москва

Аутстаффинговые проекты можно классифицировать по трем основным критериям: направление бизнеса компании, форма организации рабочего места, должности. Выбор их зависит от того, как компания-провайдер выстраивает свою работу с клиентами.

Направления бизнеса или отрасли - основа специализации консультантов. В зависимости от формы организации рабочего места классифицируются заявки на аутстаффинг. Наконец, система должностей нужна для группировки проектов в рамках направлений работы консультантов.

Классификация по направлениям бизнеса компании - самая популярная, и большинство провайдеров используют именно ее. Традиционно к ним относятся продажи, производство, банковский и страховой бизнес, сфера услуг и административный блок. В последнее время областей, где требуется выведение специалистов из штата, становится все больше.

Причем спрос на эту услугу высок как в столице (см. рис. 1), так и в других городах, отличие - только в соотношении сфер бизнеса, в рамках которых она практикуется. Так, в регионах в большей степени представлено производственное направление, различные сервис-центры.

Технология экономии

Внештатные административные сотрудники (секретари, специалисты по документообороту, курьеры) в равной степени необходимы и в Москве, и в других городах-миллионниках. В производственной сфере чаще других выводятся за штат работники предприятий, выпускающих пищевую продукцию, косметику, автомобили. В продажах самый большой спрос - на внештатных специалистов начального уровня. Банковский и страховой бизнес - новые сферы применения аутстаффинга, где за штат выводятся страховые агенты, сотрудники, занимающиеся прямыми продажами.

Формы аутстаффинговых проектов

Формы аутстаффинговых проектов зависят от организации рабочих мест - на заводе, в магазине, офисе, торговой точке, а также в автомобиле и др. Часть из них в некоторой степени соответствуют направлениям аутстаффинговых проектов. Другие же - непосредственно обусловливают их форму.

К примеру, торговая точка - стационарное рабочее место (на территории торгового центра, автосалона, выставки и т.д.) агентов прямых продаж, иногда страховых агентов, промоутеров, косвенно влияющих на продажи. В последнее время наблюдается рост интереса банковских и инвестиционных структур к такой форме организации работы своих многочисленных агентов.

Примером должности, в рамках которой рабочим местом сотрудника становится личный или служебный автомобиль, может быть торговый представитель или специалист в области продаж (см. рис. 2), который продвигают свою продукцию через торговые площади клиентов (сетевые магазины или мелкие розничные точки). Так называемая продажа «с колес», или вэн селлинг, в рамках которой работают мобильные торговые агенты, - также пример позиций,на которых автомобиль представляет собой рабочее место сотрудника.

Для некоторых должностей рабочих мест не предусмотрено -для так называемых мобильных агентов (страховых или банковских), которые трудятся в офисе клиентов, и на встречах с ними проходит весь рабочий день этих сотрудников.

Классификация по позициям

Кроме классификации по формам, аутстаффинговые проекты можно классифицировать по должностям, выводимым из штата. Самые популярные среди позиций начального уровня в разных сферах бизнеса, причем как в столице, так и в регионах, - операторы упаковки, грузчики, промоутеры, продавцы-консультанты, торговые представители, мерчен-дайзеры, агенты прямых продаж (в том числе страховые), операторы на телефоне, операторы ПК. А самым востребованным среди западных и российских компаний-заказчиков персоналом является административный: секретари, помощники, курьеры и др. (см. рис. 3).

Технология экономии

Особенности взаимоотношений сотрудника и работодателя

В аутстаффинговом проекте участвуют три стороны: работник, клиент и провайдер. У каждого из них имеются двусторонние обязательства:

1. Работник по отношению к клиенту - выполняет должностные функции и согласовывает график отпусков; по отношению к провайдеру - взаимодействует по всем вопросам, связанным с трудоустройством и зарплатой.

2. Клиент по отношению к работнику - устанавливает и утверждает должностные обязанности и график, предоставляет рабочее место с соблюдением правил техники безопасности и охраны труда, проводит инструктаж, контролирует качество выполнения сотрудником его функций; по отношению к провайдеру - согласовывает объем работ (количество персонала, сроки оказания услуги, условия найма), своевременно информирует об изменениях условий найма работника.

3. Провайдер по отношению к клиенту - согласовывает правила взаимодействия и обмена информацией, заключает трудовой (гражданский) договор с работником, ведет кадровое делопроизводство, взаиморасчет, контактирует с налоговыми и социальными органами по всем вопросам, связанным с трудоустройством, ведет проект и координирует взаимодействия; по отношению к работнику - информирует об условиях найма, оформляет трудовые отношения, рассчитывает заработную плату и вознаграждение, отчисляет и выплачивает налоги, оформляет страховые полисы, выдает все необходимые справки и документы по требованию, обеспечивает социальный пакет клиента. Возможны и дополнительные услуги, напри* Данные основаны на анализе аутстаффинговых проектов в работе за 2008 г. мер, оформление командировок, полисов ДМС, полисов страхования жизни и здоровья, компенсация питания, мобильная связь, проезд, использование автомобиля, организация обучения и др.

Технология экономии

Перспективы развития

Использование аутстаффинговой схемы найма позволяет оперативно реагировать на изменение конъюнктуры рынка, что особенно актуально в период нестабильной финансовой ситуации. Кроме того, аутстаффинг позволяет компаниям получать работников требуемой квалификации в необходимом количестве в сжатые сроки. Но главное - это возможность концентрироваться на решении ключевых бизнес-задач, таким образом, оптимизируя расходы на персонал. Данная услуга будет особенно востребована в ближайшее время, поскольку позволяет комплексно подходить к вопросу оптимизации затрат на работу с сотрудниками компании.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль