Повелевать хаосом

2934
Многие сотрудники жалуются на хроническую нехватку времени. В работе HR-менеджера эта проблема имеет особые краски и очертания: при подборе кадров часто поступают неконкретные запросы, что вызывает ряд проблем. В то время как задачи, решаемые специалистами по персоналу, нередко относятся к категории чрезвычайно важных и сверхсрочных.

Постановка целей

Несмотря на то что методы тайм-менеджмента подробно изложены во множестве книг, в том числе, зарубежных авторов, практика показывает, что в российских условиях одни приемы работают лучше, другие - хуже, а некоторые - и вовсе неприменимы. Так или иначе, но начинать планирование рабочего времени лучше всего с составления системы целей сотрудников. Идеально - когда такая система разрабатывается сначала для всей компании (исходя из ее стратегических целей), а затем для подразделений и конкретных специалистов. Ведь если их цели противоречат друг другу, то толку от такой работы будет немного. Как же на практике согласовать цели между отделами и сотрудниками?

Марина Пряникова, руководитель отдела обучения, бизнес-тренер компании S.I. Group, производителя и дистрибьютера снэковой продукции, г. Днепропетровск, советует:

«На мой взгляд, каждому человеку в компании необходимо получать целевой план работы, утвержденный непосредственным руководителем. Таким образом, создается некая «пирамида обязанностей» (в которой они распределены сверху вниз). Сетевое планирование -еще один великолепный инструмент проектных работ (их много в HR-и T&D-сферах).

Кроме того, имеет смысл разработать типовой план рабочей недели, регламентирующий подбор на управленческие позиции и на массовые должности - жесткие, гибкие задачи и т.д. Как показывает опыт нашей компании - это действенный инструмент».

Светлана Четова, тренер-фрилансер, использует следующий метод управления временем в своей работе:

«Для начала я описываю все задачи на каждый день и на месяц. Сотрудники HR-отдела и руководители, как правило, дополняют его пятьюдесятью пунктами, двадцать из которых необходимо реализо-вывать ежедневно. В соответствии с методом Эйзенхауэра и кривой отвлекающих факторов заполняю Матрицу рабочего дня. Это дает возможность наглядно увидеть, что остается 4-4,5 часа на продуктивную деятельность».

Тренинг по тайм-менеджменту

Научиться разрабатывать систему целей, ставить четкие задачи и планировать рабочее время поможет корпоративный тренинг по тайм-менеджменту. На нем у сотрудников, помимо прочего, создается долгосрочная мотивация к эффективной деятельности в конкретной компании. При этом важно, чтобы человек понимал, каким образом применение методик управления временем помогает ему и в работе, и в жизни в целом. Только при таком подходе теоретические знания будут применяться на практике.

Диана Бритикова, директор по развитию персонала, ООО «Холдинг Подорожник», г. Кемерово, рассказывает свою историю, подтверждающую эту идею:

«Я участвовала в корпоративном тренинге по тайм-менеджменту для кадрового резерва. Одним из упражнений было описание своих целей на 15 лет вперед. Спустя 2 года я поняла, что первые три цели, которые я себе поставила, осуществились полностью! Перечислю их:

1. Стать директором учебного центра (на тот момент я была главным специалистом).

2. Получить водительские права.

3. Расширить жилплощадь. Результат - создание учебного центра и успешное руководство им в течение года, получение прав на вождение автомобиля, переезд в четырехкомнатную квартиру. Теперь в нашей компании меня приводят в пример на тренингах по ТМ, когда предлагают выполнить это упражнение».

Проработка личных целей - существенный момент, которым никогда не следует пренебрегать. Человек, у которого все в порядке с личной жизнью, трудится эффективнее того, у кого имеются сложности в этом отношении.

Один из принципов управления временем - построение рисунка ключевых областей жизни. Многие, увы, не осознают, сколько времени занимает их работа и как она связана с другими сферами их интересов. Это может привести к трудо-голизму, а впоследствии - к проблемам со здоровьем и снижению производительности. При грамотной организации времени люди успевают в течение рабочего дня (лишь в экстренных случаях - после него) сделать все, что необходимо, и у них ос тае тся достаточ но часов на отды х, обучение, личную жизнь и многое другое.

Яна Бабанина, генеральный директор, ООО «СК «Райт Лайн», рассказывает:

«Я проводила для своих рекру-теров мини-тренинг по управлению временем. Обсуждали тему цены собственного времени, с нее перешли на заботу о здоровье. Полгода весь офис благодарил меня: люди, наконец, посетили врача, визит к которому постоянно откладывали из-за хронической нехватки времени».

Метод «6 задач»

Итак, задачи ясны, записаны в ежедневник или Outlook. Что же дальше? А дальше приходится бороться с главными «ворами времени», которыми в большинстве офисов выступают телефонные переговоры и переписка. Все это создает «информационный шум», который накладывается на биоритмы человека и нарушает определенный ход рабочего дня. Как же исправить эту ситуацию?

Светлана Четова, тренер-фрилансер, советует:

«Имеет смысл распределить задачи на день с учетом «кривой биоритмов»: текущую и рутинную работу выполнять в «зашумленные» часы, а в остальные - заниматься стратегией и развитием. На выходе получаем план дня (месяца): все задачи учтены и детализированы, даты указаны, время исполнения рассчитано. Ежедневно приступая к работе, я беру памятку-матрицу и следую заранее составленному графику».

Успешным опытом распределения рабочего времени делится Анастасия Лесовая, заместитель декана факультета дополнительного образования, Дальневосточный институт психологии и психоанализа, г. Хабаровск:

«Моя работа - это масса параллельных дел, звонков, согласований, уточнений и т.п. В таком режиме к концу недели запланированные дела выполняются лишь на 7595 %.

Чтобы выйти из положения, раз в неделю (в пятницу или понедельник) я выстраиваю свою работу по методу «6 задач», его также называют метод «Швабры». С утра составляю список из 6 задач и выполняю их в строгой очередности, соблюдая золотое правило: браться за новое дело, только полностью закончив предыдущее. Придерживаясь данного метода, к концу недели можно добиться выполнения всего запланированного на 100 %!»

Важно учитывать, что в приведенном примере Анастасия Лесовая говорит о главных делах, которые по закону Парето составляют около 20 % всей работы, но дают 80 % результата. Среди ее обязанностей таких дел обычно около 6 за неделю (примерно по одному на день), а остальные 80 % - составляет рутина, которой в ряде случаев можно пренебречь, делегировать кому-либо или перенести на следующую неделю. Этот же метод можно применять и для ежедневного планирования, выделяя на каждый день не более 6 главных задач. Менее важные дела можно выполнять в промежутках между основными.

Марина Бушуева, работник кадровой службы небольшой компании, соглашаясь с Анастасией Лесовой, добавляет:

«Уже не первый год использую метод «6 задач». Помогает и на работе, и дома. Официально числясь кадровиком в небольшой компании, параллельно я занимаюсь многими другими делами, напрямую не относящимися к моей должности. Однако благодаря этому методу я все успеваю, поэтому довольна своей работой и удовлетворена ее результатами».

Но следует учитывать, что излишняя жесткость в порядке выполнения задач уместна не всегда. Например, отказавшись поговорить с руководителем только потому, что это не было запланировано в графике, можно вообще лишиться рабочего места. В связи с этим следует каждый раз задавать себе вопрос Алана Лакейна: «Что из того, что мне надо сделать, было бы наилучшим выбором прямо сейчас?» Суть в том, что в большинстве случаев, как только человек начинает заниматься «делом № 1», сразу возникает необходимость в решении множества других задач. Иногда имеет смысл нарушить порядок их выполнения и приоритет отдать самому существенному.

Изменения приходят сверху

Упоминая человеческий фактор в планировании времени сотрудника, отметим, что во многом на тайм-менеджмент подчиненного влияет личность его начальника. Для сравнения приведем два рассказа руководителей.

Яна Бабанина, генеральный директор, ООО «СК «Райт Лайн»:

«Недавно, приехав на переговоры в офис клиента, я стала свидетелем следующей ситуации. В кабинет HR-директора крупной российской компании входит собственник, он же генеральный директор, садится в кресло и говорит: «Я забыл, в какое время собираемся на совещание. В 15 или 16 часов? Сейчас уже 15.00. Я вроде как уже тут». На это она, смеясь, ответила: «Ну, раз кроме тебя больше никто не пришел, то, судя по всему, совещание назначено на 16.00».

Елена Набиева, директор по развитию персонала, компания «Люк-софт Профешнл»:

«Мне нравится четкая согласованность действий представителей всех уровней управления. По моему мнению, это полностью зависит от индивидуальных особенностей первых лиц компании, поскольку именно они прививают в ней бизнес-культуру».

Как положительные моменты, так и проблемы в организации зачастую исходят «сверху». К примеру, если генеральный директор в течение года не может утвердить положение о премировании, стоит ли удивляться снижению «боевого духа» у рядовых сотрудников? Внутренняя культура компании подразумевает не просто форму одежды и корпоративный стиль, проявляющийся в логотипе или отделке офиса. Это понятие включает и стиль отношений с клиентами, взаимодействия сотрудников, распределение рабочего времени и многое другое. Если руководитель заметил признаки неблагополучия в организации, он первым делом должен объективно оценить себя, свои привычки, подход к работе, отношение к окружающим, и лишь потом начинать внедрение тайм-менеджмента и других методик.

Сэкономить время также поможет алгоритмизация часто повторяющихся процессов (составление чек-листов - письменных инструкций). Еще лучше, если часть из них удастся автоматизировать. Например, путем создания корпоративной базы знаний, которая включает все регламенты, формы, планы и т. д. В зависимости от направления деятельности компании можно использовать уже имеющееся в ней программное обеспечение - MS Project, Мотив, 1С, CAP, CRM и т. д.

Марина Пряникова, руководитель отдела обучения, бизнес-тренер компании S.I. Group, г. Днепропетровск, рассказывает:

«В каждом подразделении нашей организации есть документ ИДО (информационно-деловой обмен-ник). В него вносятся данные о том, кому, в какие сроки и какие сведения необходимо получать от других сотрудников или отделов. Документ был утвержден, согласован, разработаны бланки. Правда, пока при его использовании нужен постоянный контроль. Но люди уже оценили, как он экономит время».

Методы управления временем

Остановимся на нескольких эффективных практических средствах управления временем.

Андрей Зинчук, руководитель департамента развития, «Информационные системы 059», г. Киев:

«Самое ценное, что я вынес из теории тайм-менеджмента и использую в своей работе, - это матрица Эйзенхауэра: самый простой, удобный, а главное, эффективный инструмент распределения времени» (см. Приложение).

Диана Бритикова, директор по развитию персонала, ООО «Холдинг Подорожник», г. Кемерово:

«Для своего отдела я подготовила так называемую «доску планирования», где четко расписываю основные задачи на текущий день, неделю и месяц. Сразу же стали ясны все дела, понятны сроки, определены ответственные лица. Еще я использую разноцветные стикеры для обозначения степени срочности и важности дел. Эффект - потрясающий. Очень удобно для контроля со стороны руководителя и самоконтроля сотрудников.

Также мне нравится метод «Три гвоздя». От вышестоящего начальства поступает некая задача с не вполне определенными сроками. Ее нужно «повесить» сначала на первый гвоздь (отложить), потом на второй, потом на третий. И если к тому времени задача не потеряет актуальность, приступить к ее выполнению. Однако практика показывает, что около 80 % подобных задач отменяются. Благодаря этому методу на них не расходуется драгоценное время».

Марина Пряникова, руководитель отдела обучения, бизнес-тренер компании S.I. Group, г. Днепропетровск:

«Наша компания после тренингов по тайм-менежменту внедрила интересную практику - в начале года всем сотрудникам руководство дарит ежедневники с внутрифирменной символикой. И корпоративный дух укрепляет, и культуру планирования (с помощью ежедневников) развивает».

Советы по реализации программы тайм-менеджмента в компании

1. Для начала следует разработать систему целей компании и HR-от-дела, а затем на их основании составить планы на год, месяц, неделю, день.

2. Не стоит забывать, что корпоративный тайм-менеджмент намного эффективнее личного. Попытайтесь вовлечь в процесс повышения эффективности работы, прежде всего, руководителя и, по возможности, весь коллектив.

3. Постарайтесь требовать максимально четких указаний там, где это возможно. Нет ничего хуже, чем выполнять поручения типа: «Пойди туда, не знаю куда, принеси то, не знаю что». Потери времени в этом случае могут быть колоссальными. Если конкретизировать задачу не удается - попробуйте использовать метод «Трех гвоздей».

4. Имеет смысл создать алгоритмы успешной работы и внедрить их повсеместно. Не стоит забывать, что они должны быть привязаны к конкретному носителю - базе данных, ежедневнику, доске со стике-рами и т.д.

5. Попробуйте сформировать и закрепить у себя и других сотрудников полезные привычки. Например: постарайтесь планировать все дела только в письменной форме (на бумаге или компьютере), возьмите за обыкновение сначала расставлять приоритеты в списке дел и только потом начинать их выполнение, попробуйте искоренить из своей практики отсрочки и промедления в работе. Это позволит избежать «изобретения велосипеда», авралов, несобранности, неточности и многих неприятностей.

Внедрение тайм-менеджмента в работу - дело, требующее длительного и настойчивого внимания к мелочам. Однако из них состоит вся наша жизнь. Научившись справляться с хаосом, вы постепенно не только улучшите свою карьеру, но и приобретете новых друзей и людей, благодарных вам за ваши дела.

Повелевать хаосом



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль