Эффект обновления

2579
Внедрение нового программного продукта - результат совместных усилий заказчика и исполнителя. И для успешной реализации подобного проекта важно, чтобы обе стороны отчетливо понимали стоящие перед ними задачи.
Компания M-I SWACO работает в России с 1993 г. Основная сфера деятельности - поставки систем буровых растворов и специальных инструментов, увеличивающих производительность скважины, а также решений для максимального повышения темпов добычи и экологических решений. Численность персонала - более 1000 сотрудников.

Необходимость в современном программном продукте, позволяющем решать актуальные задачи в сфере кадрового учета и бухгалтерии, возникла в M-I SWACO в связи с ростом компании и увеличением объема данных, подлежащих обработке. По нормам российского законодательства, организация работ вахтовым методом требует поддержания ряда многофункциональных процедур. Например, специалисты часто ездят в командировки, и службе персонала и бухгалтерии нужны инструменты, облегчающие рутинные, повторяющиеся операции по оформлению выездов.

Эффект обновления

Ранее используемая версия «1С: ЗиК 7.7» технически не позволяла решать задачи развивающейся компании, и руководство приняло решение провести тендер на внедрение новой автоматизированной системы. Для ее выбора региональный начальник ИТ-службы совместно с представителями отдела персонала и бухгалтерии провел анализ нескольких существующих на рынке программных продуктов (система HRB для SUN Systems, «БОСС-кадровик», «1С: Зарплата и Управление персоналом 8»). В качестве основных критериев выбора были отмечены:
• соответствие российскому законодательству, в том числе поддержка ежеквартальных изменений;
• возможность получения технической поддержки системы в Москве и региональных офисах;
• широкий рынок для выбора компании, способной внедрить и поддерживать систему;
• возможность доработки для поддержки двуязычных (русский и английский) документов;
• средняя по рынку цена сопровождения.

В результате выбор был остановлен на программе «1С: Зарплата и Управление персоналом 8». Ее конфигурация позволяет решить все поставленные задачи с минимальными доработками типового функционала:
• перевод всех участков учета персонала по всем филиалам компании в единую систему;
• создание полного комплекса отчетов на английском языке и двуязычных печатных форм;
• обеспечение конфиденциальности данных;
• система напоминаний (об окончании срочного договора, испытательного срока и т.д.);
• ведение базы кандидатов при подборе персонала;
• автоматизация учета повышения квалификации и анализа потребности в обучении;
• оперативный учет предоставляемых льгот (страхования, социальных бонусов, оплаты проезда и др.).

Было решено проводить внедрение системы в сотрудничестве с компанией «Микротест», поскольку совместная работа в ходе предыдущего небольшого проекта по управлению запасами и поставками, также связанного с «1С: 8», дала хороший результат. Сотрудники и менеджеры этой организации разрабатывали, внедряли и осуществляли техническую поддержку программы на уровне, достаточном для того, чтобы доверить им более сложный проект «1С: Зарплата и управление персоналом».

Подготовительный этап

После выбора системы и поставщика услуг внедрения партнеры из компании «Микротест» провели предварительное исследование действующих в организации процессов по управлению персоналом и расчету заработной платы с целью определения объема работ.

Любой проект по внедрению автоматизированной системы начинается с подобного исследования. В ходе него выясняется, какие работы выполняют будущие пользователи системы, что можно автоматизировать, какие функции эффективнее перераспределить между сотрудниками. Вместе со специалистами заказчика консультанты внедряющей компании продумывают, насколько правомерны и целесообразны технологии учета, используемые в настоящее время, что нужно изменить, а что необходимо оставить. Это позволяет разработать наиболее эффективный план внедрения информационной системы, определить функциональные области охвата проекта.

Данные, полученные в результате исследования консультантов «Микротест», легли в основу переговоров о цене, сроках и условиях сотрудничества с M-I SWACO. Опыт показал, что оптимальным можно считать договор с фиксированной ценой и утвержденным планом-графиком работ. Кроме того, важно заранее предусмотреть последующее сопровождение системы и гарантийные обязательства. В данном случае ориентировочная стоимость сопровождения и доработок (не предусмотренных техническим заданием) составила дополнительно около 30% от исходного согласованного бюджета в течение следующего полугода после внедрения. Большая часть расходов была связана с приведением в порядок накопленных кадровых данных из предыдущей системы «1С: 7.7» по учету кадров и расчету заработной платы.

Основу работы системы составляют действующие в компании процедуры, поэтому их описание должно предшествовать составлению технического задания. Такой порядок позволяет избежать большого объема доработок и, соответственно, дополнительных затрат. В данном случае все процедуры были внедрены ранее (как в предыдущей системе, так и с помощью других программных продуктов, а частично и в бумажном варианте), и в дальнейшем оставалось только придерживаться проектного управления, предложенного поставщиком услуг.

Со стороны M-I SWACO для реализации проекта потребовалось выделить дополнительные человеческие ресурсы: несколько сотрудников переделывали алгоритмы корпоративных процедур и внутренней обработки данных под систему; у двух человек основными задачами были «чистка» исходных (сверка с документами и корректировка) и ввод недостающих в новой системе данных.

Подготовка техзадания

Функции системы указываются в техническом задании, которое составляют консультанты при тесном взаимодействии с экспертами заказчика. Последние должны тщательно проверять, соответствует ли этот документ их потребностям: все ли пожелания учтены, достаточно ли конкретизированы требования. Внедряемая система - это плод совместной работы консультантов и пользователей. И если на первых этапах из-за халатности или небрежности будет допущена ошибка, это неизбежно отразится на всем проекте.

В ходе совместной работы M-I SWACO и «Микротест» над техническим заданием и проектными решениями каждый пункт прорабатывался и уточнялся по несколько раз. Специалисты внедряющей компании советовались с разработчиками конфигурации «1С» о том, как лучше реализовать новый функционал, рассказывали о потребностях пользователей.

Для российского подразделения M-I SWACO, как для части глобальной компании, важно было соблюдать корпоративные требования в отношении предоставляемой в штаб-квартиру отчетности. До внедрения новой системы многие документы формировались «вручную» и собирались со всех локаций: на основе исходных кадровых документов каждое отделение составляло отчеты в MS Excel по установленным шаблонам, после чего данные также вручную объединялись в общий отчет. Поэтому особое внимание в техническом задании было уделено возможности автоматизированного сбора данных обо всем персонале компании в России, передаче информации в системы головного офиса, а также вопросам формирования ежемесячной корпоративной отчетности и обмена данными с бухгалтерской системой SUN System, Oracle. Все сведения вносятся в программу на русском и английском, поэтому одним из специфических требований стала необходимость создания печатных форм унифицированных приказов на двух языках. При составлении техзадания не забыли также о «северных» отделениях компании, работники которых имеют дополнительные льготы с учетом районного коэффициента, процентную надбавку за стаж работы на севере и дополнительный отпуск.

Разные департаменты «играют на общем поле», и действия одного всегда влияют на работу другого. Любые операции необходимо согласовывать не только внутри отдела, но и с «соседями». Например, отзыв из отпуска или больничный во время него можно зарегистрировать в системе несколькими способами, и для кадровой службы форма в данном случае не принципиальна, тогда как для бухгалтерии она имеет большое значение при расчете зарплаты. Двум отделам необходимо совместно выбирать метод регистрации и оплаты в сложных случаях, т.к. подобное взаимодействие - это залог успешной работы системы.

Поскольку в процессе внедрения и последующем сопровождении участвовали специалисты разных подразделений компании (служба информационных технологий, отдел персонала, бухгалтерия), нужно было заранее не только разработать формальные процедуры обмена данными (статус-отчеты, заявки на сопровождение и т.п.), но и научить людей их использованию. Это оказалось довольно сложно, поскольку всегда проще показать что-либо на экране, нежели сформулировать письменно и зафиксировать в виде заявки.

Особенности внедрения

Благодаря тому, что руководитель проекта со стороны внедренческой компании помимо знания тонкостей конфигурации «1С: ЗУП 8» хорошо ориентировался в вопросах кадрового учета, трудового и налогового законодательства, имелась возможность «на одном языке» обсуждать реализацию разных функций в «1С» и последующее влияние каждого предлагаемого изменения типового решения на другие операции и систему в целом.

К началу работ фирма «1С» выпустила пробную тестовую версию новой редакции программы «1С: ЗУП 8» (редакция 2.5). В ней сильно изменился функционал, появились возможности, необходимые компании. Совместно со специалистами «Микротест» было решено создать систему на базе новой тестовой версии, хотя это и влекло увеличение объема работ. Гораздо проще и безопаснее было автоматизировать все процессы в программе старой, проверенной редакции, однако уже через полгода после завершения проекта неизбежно пришлось бы переходить на новую. Перенос функционала, разработанного под потребности M-I SWACO, обучение специалистов потребовали бы финансовых и временных затрат.

К счастью, компания «1С» оперативно вносила исправления - обновления типовой конфигурации выходили каждую неделю. Представители внедренческой организации рассказывали специалистам фирмы «1С» о потребностях расширения возможностей «1С: ЗУП 8», о решении этих задач в ходе проекта, и в итоге многие предложения были приняты и вошли в стандартную поставку «1С: ЗУП 8».

Наиболее сложным моментом для исполнителей был перенос данных из четырех баз «1С: ЗиК 7.7» в одну базу «1С: ЗУП 8.1». Конфигурации «1С: ЗиК 7.7», которые использовались в M-I SWACO, были сильно трансформированы. Пришлось не только объединять базы, но и изменять документы. Для этого был создан целый комплекс корректирующих, проверяющих и загружающих данные программ. Однако значительную часть работы пользователям пришлось проделывать вручную. В M-I SWACO заранее предусмотрели увеличение объема работ в ходе проекта и выделили дополнительные человеческие ресурсы. «Микротест» также смогла вовремя и в достаточном количестве предоставить квалифицированный персонал на всех этапах проекта.

Для обучения работе с новой системой специалисты внедряющей компании разделили пользователей на группы по выполняемым функциям. Для каждой группы составили отдельную программу обучения. Особое внимание уделили возможностям, которые предоставляет платформа «1С: 8.1» для удобства пользователей. В течение первого месяца работы в системе (период опытной эксплуатации) консультанты проводили с ними практически 100% времени - помогали в освоении системы, показывали наиболее эффективные технологии работы, совершенствовали функционал.

Итоги

На первом этапе проекта удалось реализовать следующие требования:
• справочники дополнительной аналитики для формирования корпоративных отчетов и печатных форм на английском языке;
• подбор персонала;
• управление компетенциями, аттестациями и обучением персонала;
• управление тренингами;
• ведение штатного расписания;
• учет кадров (прием на работу, увольнение, перемещение);
• кадровые отклонения (отпуска за свой счет, командировки, невыходы);
• планирование и учет отпусков;
• формирование персонифицированной отчетности;
• учет страхования;
• формирование аналитических отчетов по персоналу;
• расчет заработной платы;
• исчисление налогов с ФОТ, отчетность по налогам;
• расчет зарплаты в бухгалтерском учете;
• формирование проводок по плану счетов GAAP;
• формированием регламентированной и управленческой отчетности.

На втором этапе проекта система тиражировалась на удаленные филиалы. С этой целью специалисты «Микротеста» проводили дополнительную разработку механизма передачи данных с учетом разграничения доступа к информации.

Для удаленных пользователей было предусмотрено два способа работы. Для отделений, в которых есть надежное и быстрое интернет-соединение, организовали доступ через терминальный режим (программа запускается централизованно на московском сервере, а на удаленный компьютер передается только копия экрана и принимаются команды с клавиатуры, мыши и запросы на печать). Для остальных воспользовались техническими возможностями «1С: 8» по работе с распределенными базами данных: серверы были установлены на местах, все расчеты ведутся локально, примерно раз в неделю производится обмен данными. Все настройки, обновления и управление правами осуществляются в центральной базе данных в Москве, после чего информация передается в отделения. Локальные документы и результаты расчетов одновременно направляются обратно из отделений в центр.

В результате внедрения были собраны сведения обо всех сотрудниках компании на территории России с возможностью анализа и планирования, а также введены единые процедуры кадрового учета для всех юридических лиц и общие подходы бухгалтерского учета по кадрам. Сотрудники M-I SWACO имеют возможность автоматически формировать отчетность, планировать обучение, развивать систему централизованного управления программами корпоративного страхования (медицинского, пенсионного, страхования жизни), получать статистические данные по разным категориям персонала во множестве аналитических разрезов, в том числе для подготовки тендерной документации.

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Продолжите чтение после бесплатной регистрации

      Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 500 полезным статьям по управлению персоналом, важным документам и ценным советам от экспертов HR отрасли.

      Читайте после регистрации:

      • Примеры составления KPI
      • Выявляем мотивы для повышения эффективности работы подразделения
      • Оценка результатов труда персонала
      • Анкета для проведения структурированного интервью
      • и другие полезные статьи

      В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций!

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль