Чтобы праздник удался

2874
Сегодня очень многие организации проводят различные праздничные мероприятия для своих сотрудников. Делать "корпоративы" стало модно. Но для HR-менеджеров это серьезная работа, грамотное проведение которой способствует повышению мотивации персонала.
Компания "ФМ Ложистик", работающая во многих странах Европы и в Китае, на российском рынке существует с 1994 г. Складской комплекс в г. Чехове Московской области - самый крупный на сегодняшний день - открыт в 2004 г. В нем работает 2000 человек.

Зачем мы здесь сегодня собрались?

"ФМ Ложистик" регулярно проводит новогодние вечеринки и Дни открытых дверей. На новогоднее гулянье приглашаются не только работники, но и их супруги. А в День открытых дверей - все желающие.

Подготовка к мероприятию начинается за 2-4 месяца до его проведения. Инициатором и основным организатором выступает, безусловно, служба персонала. Как правило, к проекту привлекаются руководители всех подразделений, между ними распределяются зоны ответственности. Кадровый отдел организует встречи проектной группы с представителями компании, которая приглашается для организации мероприятия.

Служба безопасности "ФМ Ложистик" выезжает на место проведения праздника и определяет количество работников, необходимых для поддержания порядка и контроля пропусков-приглашений. Технический отдел обеспечивает чистоту площадки в случае, если мероприятие проводится на территории складского комплекса, согласовывает зоны для размещения аудио-, видеоаппаратуры, батутов и т.д. Служба обеспечения информационных систем отвечает за работу связи, компьютерных сетей и видеоматериалы (если во время праздника используются презентации и видеоролики о компании).

Заранее согласовывается место, дата и время проведения мероприятия, круг привлекаемых компаний по организации праздников, транспортные фирмы для доставки участников, рестораны или кафе для обеспечения кейтеринга, медицинские учреждения на случай необходимости скорой помощи и т.п.

Обсуждается перечень гостей. Например, на дни открытых дверей приглашаются представители городской администрации, средств массовой информации, центров занятости, клиенты компании. Для них организуется VIP-стол и проводится ознакомительная экскурсия по складскому комплексу.

В зависимости от места проведения и состава приглашенных, количество участников мероприятия колеблется от 400 до 1500 человек.

Мероприятия можно условно разделить на следующие части:
• сбор гостей, легкий фуршет - 1 ч;
• вход в зал (на площадку), рассаживание по местам - 30 мин.;
• официальная часть - 1 ч;
• культурно-развлекательная программа - 1,5 ч;
• конкурсы и розыгрыши призов - 30 мин.;
• танцевальная программа - 1 ч;
• завершение мероприятия - 30 мин.;

Общая продолжительность программы - 6 ч.

Не секрет, что именно на корпоративных вечеринках люди иногда проявляют себя с неожиданной стороны. Свести к минимуму негативные проявления характеров помогает четкая организация праздника. Прежде всего, у него должна быть цель.

Тон мероприятию задает официальная часть, на ней и обозначается его цель, поэтому очень важно продумать все элементы выступления до мелочей. Наиболее удобное время для открытия официальной части - через 1,5 часа после начала мероприятия, когда все уже собрались и готовы воспринимать информацию. Чтобы слушатели не утомились, продолжительность речи не должна превышать 10 минут. Первым выступает генеральный директор, который освещает наиболее важные события прошедшего периода и указывает цели развития. Речь всегда составляется заранее: детально продумываются содержание и регламент. В ней обязательно используются различные шутки и аллегории. Это помогает удерживать внимание слушателей и лучше запомнить информацию. Удачные шутки передаются затем из уст в уста и повышают "рейтинг" и важность сказанного.

Раньше в компании этим и заканчивалась официальная часть. Однако представляется целесообразным после подведения общих итогов отметить индивидуальную работу тех, кто внес наибольший вклад в развитие организации.

Кого будем награждать?

Для награждения лучших сотрудников в компании разработана специальная процедура. В соответствии с ней отмечаются заслуги одного человека из 100, при этом пропорция соблюдается на каждом должностном уровне. Важно сохранять это соотношение, в противном случае будут награждаться только работники высоких грейдов (см. табл. 1).

Чтобы праздник удался

Сроки подведения итогов связаны со временем проведения мероприятий. Поскольку Новый год отмечают в январе, а День открытых дверей в компании проходит в июле, то и отчетные периоды совпадают с календарным полугодием (январь-июнь, июль-декабрь).

До официального награждения список лучших работников не разглашается. Правда, о предполагаемом событии претенденты могут догадываться, поскольку критерии выбора прозрачны, их знает каждый, к тому же они в обязательном порядке озвучиваются перед награждением. Такая информационная открытость - это один из элементов корпоративной культуры компании.

Критерии выбора лучших работников:
• отсутствие дисциплинарных взысканий;
• отсутствие дисциплинарных взысканий;
• индивидуальная производительность - не ниже 90 % (для склада);
• выполнение квартальных целей на 100 % (для офиса);
• коэффициент трудового участия (КТУ) - не ниже 1;
• отсутствие ошибок в работе;
• отсутствие общих нарушений.

На первый взгляд критерии выбора довольно просты, но практика показывает, что далеко не каждый работник может выполнить все цели на 100 %. Поэтому круг "лучших" сужается до нескольких десятков человек. Итоговый список (кроме представителей первого уровня) обсуждается на собрании координационного комитета. Общее количество награждаемых, как правило, сохраняется, поэтому если претендентов больше, чем положено по расчету, то составляется таблица компетенций, которыми обладают работники данного уровня, затем каждая оценивается в баллах (см. табл. 2). Важно, чтобы общее количество компетенций у сотрудников было одинаковым. Человек, набравший наибольшее количество баллов, выдвигается на награждение. Остальные кандидаты попадают в резервный список, и при условии соответствия всем критериям становятся "лучшими" в следующем полугодии.

Если же на каком-либо уровне "лучших" оказалось недостаточно, то привлекаются избранные работники других уровней (набравшие меньше баллов), отвечающие предъявляемым требованиям, и в первую очередь те, кто не был награжден ранее.

Чтобы праздник удался

Решение о награждении работников первого должностного уровня (начальники отдела/участка) принимает руководитель предприятия на основе следующих данных:
• соответствие фактического бюджета отдела (задача по выполнению бюджета ставится перед руководителем отдела; при выборе "лучшего" из рядовых сотрудников данный показатель не отслеживается);
• выполнение менеджером и его отделом полугодовых целей на 100 %;
• выполнение менеджером и его отделом полугодовых целей на 100 %;

Что подарить?

Сотрудникам, которые отвечают всем вышеперечисенными требованиям, вручается именная грамота "Лучший работник" (с указанием должности и отдела). Фотографии победителей и копии грамот помещаются на информационных стендах. Издается приказ о награждении, запись о поощрении вносится в трудовую книжку, вручаются подарки, бесплатные билеты на экскурсию, в театр или цирк, бытовая техника или пластиковая карта с определенной суммой для посещения магазинов, часы или просто денежная премия. Размер выделяемых на это средств зависит от финансовых возможностей компании, а для соблюдения принципа справедливости суммы не должны сильно различаться, поэтому призы всегда выбираются в запланированном диапазоне цен. В рамках одного мероприятия всем награждаемым сотрудникам - как руководителям, так и рабочим - выдаются одинаковые подарки, т. к. организации важен вклад каждого человека, находящегося "на своем месте", в ее успех.

Хорошо, если призы соответствуют тематике проводимого мероприятия. Она выбирается в зависимости от сезона, места проведения, пожеланий руководства, а также событий, приуроченных к данному действу. Event-компании также зачастую предлагают свои варианты. Так, если в компании проводится динамизация корпоративных ценностей, т. е. осуществляется ряд планомерных целенаправленных акций, направленных на изучение, правильное понимание и внедрение в каждодневную практику принципов менеджмента и ценностей, провозглашаемых компанией, то темой праздника может стать история и культура предприятия -тогда к месту будут подарки с логотипами.

Не стоит вручать крупные призы или дорогостоящие подарки прямо на мероприятии: их некуда положить, и весь оставшийся вечер работники вынуждены будут искать, куда их пристроить и как доставить до дома. На сцене обычно вручается только грамота. Ценный подарок (его показывают всем зрителям) сотрудник может забрать в любой удобный для него день в службе персонала.

Каждому "Лучшему работнику", поднявшемуся на сцену для получения приза, предоставляется возможность выступить. Для многих это тоже является своеобразной наградой, и этим нельзя пренебрегать. Весь процесс награждения занимает около 40 минут (примерно по 2 минуты на человека).

Структура официальной части:
• речь руководителя - 10 мин.;
• выступление директора службы персонала с описанием критериев - 3 мин.;
• вызов лучших работников на сцену, награждение, ответное слово - 30 мин.;
• награждение к юбилею, ответное слово - 15 мин.;
• слова благодарности директора - 2 мин.

Общая продолжительность официальной части - 1 час.

В 2005 г. в "ФМ Ложистик" были отмечены люди, которые работали в компании со дня ее основания в России, и награждены медалью за 10-летний образцовый труд, достойный личный вклад в развитие логистических услуг, а также ценным подарком с логотипом организации и юбилейной грамотой. Теперь вручение призов к 10-летию со дня начала работы человека в компании происходит ежегодно.

При введении подобной процедуры очень важно, чтобы это стало традицией. При нехватке бюджета можно сократить расходы на мероприятие и подарки, но следует обязательно подвести итоги и наградить лучших. Только в этом случае люди вовлекаются в процесс, начинают чувствовать себя значимыми для компании. "Кор-поратив", оставаясь мероприятием для отдыха и развлечений, наполняется смыслом.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Актуально


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль