Автоматизация для науки

2603
 Гуляев В.
Организация кадровых процессов в бюджетном учреждении, которому разрешена внебюджетная деятельность, имеет особенности, осложняющие процесс внедрения автоматизированной системы в такой компании.
Российский научный центр "Курчатовский институт" образован в ноябре 1991 г. на базе созданного в 1943 г. Института атомной энергии им. И. В. Курчатова (Лаборатории № 2 Академии наук СССР). Подчинен непосредственно Правительству России и не входит в состав РАН и отраслевых министерств. Организационно представляет собой холдинг с единым расчетным счетом. Численность персонала - более 5000 сотрудников.

Выбор системы

До внедрения автоматизированной системы "БОСС-Кадровик" сотрудники РНЦ "КИ" пользовались программой "Расчет зарплаты" компании "Интеллект_Услуги Сервис" на основе ДОС и СУБД "Кларион". Она соответствовала требованиям института, но для работы в ней было необходимо большое количество расчетчиц: 15 (по числу подразделений) - на 5000 сотрудников. Каждая из них занималась отдельной базой, при этом большой объем работы приходилось выполнять вручную (расчет отпускных, больничных, авансов, налогов).

Поскольку данная программа использовалась в бухгалтерии, а перемещение сотрудников регистрировалось в управлении кадров, - структура и состав штата в компьютерной программе не всегда совпадали с реальным положением дел.

Программа не позволяла также автоматически составлять аналитические отчеты. Таким образом, необходимость внедрения более совершенной системы была очевидной.

Поскольку тендеры 5 лет назад еще не практиковались, выбор программного средства (ПС) "БОСС-Кадровик" был сделан на основе анализа других программных продуктов: "1С", "Бест", "Инфо", "Галактика", "Альфа", "ЭталонАтом". Дополнительно работники кадровой службы, бухгалтерии и IT-отдела РНЦ "КИ" проконсультировались со специалистами других НИИ и организаций, в которых уже велась автоматизация аналогичных процессов. Одной из таких компаний был Торговый дом "Копейка", где в то время (как и в институте) работали около 3000 человек и где уже была внедрена система "БОСС-Кадровик", а расчет зарплаты имел схожие особенности. Важно было получить информацию об опыте внедрения программ, узнать, насколько они соответствуют требованиям организации. В результате консультаций ПС "БОСС-Кадровик" была признана наиболее подходящим программным продуктом.

Запуск проекта

Проект по внедрению системы "БОСС-Кадровик" стартовал в октябре 2003 г. Институт заключил договор с установщиком, составил план-график работ и закупил 5 лицензий. В первую очередь внедрялись модули: Персонифицированный учет, Учет кадров, Штатное расписание, Табельный учет, ПУ ВУС, Расчет зарплаты.

Работники IT-службы РНЦ "КИ" изучили стандартную программу СУБД Oracle, а кадровики прослушали курс по использованию ПС "БОСС-Кадровик" в специально созданном в институте учебном классе. Обучение проводил представитель компании "БОСС. Кадровые системы" по дополнительному договору. Впоследствии система внедрялась собственными силами компании при поддержке консультантов фирмы-разработчика по "горячей линии" (телефон, e-mail).

К началу внедрения ПС "БОСС-Кадровик" все оборудование сервера было установлено и соединено локальной сетью с пятью рабочими местами учебного класса. Это позволило еще до начала внедрения наладить учебный процесс.

Операционная система

В соответствии с технической документацией к ПС "БОСС-Кадровик" выбор операционной системы не ограничивается, обязательной является только СУБД Oracle. Однако отечественные компании в большинстве случаев используют ОС Windows, потому что на российском рынке труда мало системных программистов, свободно ориентирующихся в Unix-подобных операционных системах. В мире же большой популярностью пользуется ОС Linux, которая не требует покупки лицензий и хорошо зарекомендовала себя в работе.

Специалисты института решили установить ПС "БОСС-Кадровик" с применением обеих систем для сравнения их работы в режиме получения отчетов (именно в нем из-за обилия вычислительных операций велика вероятность задержки в работе программы). Важными параметрами выбора ОС были надежность, устойчивость к вирусным атакам, а также открытость и легкость управления сетевыми ресурсами.

Критерии оценки операционных систем:

1. Отказоустойчивость ядра операционной системы при управлении памятью, дисковым пространством, сетью. При сравнении Linux и Windows первая система однозначно лидирует, т.к. позволяет быстро и оперативно осуществлять настройку параметров. В Windows таких возможностей нет либо они ограничены.

2. Поддержка сетевого оборудования, установленного на сервере в ОС Linux, значительно лучше, чем у Windows (по результатам тестов компании HP). В Linux имеется возможность производить тонкую настройку параметров и избегать сбоев, связанных с обработкой пакетов данных при их передаче.

3. Вирусная защита. Наилучший показатель защищенности - у Linux. Фирма Microsoft выпускает для своей операционной системы до шести обновлений в месяц, в основном в целях сетевой безопасности. Вирусы, запущенные для Windows, абсолютно безвредны для Linux. Кроме того, их в десятки раз больше, т.к. написание и запуск какого-либо вируса для этой системы требует прав доступа к ней, что в данном случае исключено.

4. Быстродействие. Последние исследования компании Oracle показали, что производительность СУБД на платформе с операционной системой Linux выше, чем с Windows на 15-19 %.

Таким образом, выбор ОС был остановлен на Linux. Для пользователей ПС "БОСС-Кадровик" это означало существенное ускорение работы в режиме составления отчетов. Например, время получения отчета "Штатное расписание РНЦ "КИ" на 5000 сотрудников сократилось в 3 раза.

Локальная сеть

Выбор конфигурации и прокладка локальной сети для подключения компьютеров в управлении кадров, учебном классе, для группы внедрения и расчетчиков зарплаты осуществлялись самостоятельно, с использованием имевшегося сетевого оборудования. Сейчас в ПС "БОСС-Кадровик" одновременно могут работать специалисты с 25-и рабочих мест (их число определяется количеством закупленных лицензий):
• начальник УК - 1;
• учебный класс - 4;
• секретарь УК - 1;
• группа учета - 3;
• группа приема - 4;
• ОМО - 1;
• ВУС - 1;
• группа учета отпусков - 2;
• пенсионная группа - 2;
• группа внедрения и анализа - 6.

Каждое рабочее место снабжено комплектом документации и инструкциями по входу в систему. Некоторые из них переделаны с учетом особенностей настройки конкретных рабочих мест - с тем, чтобы пользователям было проще освоить программу.

Взаимодействие с провайдером

Технология внедрения ПС "БОСС-Кадровик" подразумевает адаптацию программы к условиям конкретного предприятия и для этого - написание Частных технических заданий. Совместно с компанией "БОСС. Кадровые системы" были разработаны следующие ЧТЗ:
• на конвертирование данных из ПО "Расчет зарплаты" на основе СУБД "Кларион";
• на настройку штатно-кадрового контура;
• на настройку расчета заработной платы;
• на настройку проводок по результатам расчета заработной платы.

В соответствии с заданиями, учитывающими особенности организации, специалисты компании-разработчика осуществили конвертацию и настройку соответствующих контуров системы. Взаимодействие с фирмой "БОСС. Кадровые системы" продолжается и сейчас - в рамках технической поддержки и установки обновленных версий ПС "БОСС-Кадровик".

Проблемы и трудности

РНЦ "КИ" - это бюджетное учреждение, которому разрешена также внебюджетная деятельность (договорная, по грантам, сдача в аренду), в результате чего сотрудники получают надбавки к зарплате (она рассчитывается в соответствии с ЕТС). Бухгалтерский учет в организации ведется по правилам бюджетных предприятий. За период внедрения (2003-2006 гг.) план счетов для них дважды менялся, как и таблица видов оплат. Сотрудникам института пришлось два раза заново готовить ЧТЗ на расчет зарплаты и при этом повторять курс обучения для расчетчиц с учетом нововведений. Кроме того, дважды перенастраивался модуль "Расчет зарплаты". В итоге, в 2006 г. руководство РНЦ "КИ" решило прекратить его внедрение. Дело в том, что на этапе ввода его в эксплуатацию пришлось вести двойные расчеты: основные - в прежней системе, а с модулями ПС "БОСС-Кадровик" расчетчицы только пробовали работать, сверяя результаты, полученные в обеих системах. Такая "двойственность" требовала больших затрат времени и сил. Кроме того, в установленной ПС "БОСС-Кадровик" нельзя было настроить расчет зарплаты, адаптированный для бюджетного учреждения.

Из-за специфики работы у института не было потребности в модуле "Табельный учет". Он ведется вручную в многочисленных подразделениях организации, а устанавливать 40-50 рабочих мест на большом удалении друг от друга - слишком дорого. Поэтому использование данного модуля имеет смысл только при внедрении блока "Расчет зарплаты", на что и были направлены основные усилия. Также специфика института накладывала свой отпечаток и на расчеты дополнительных видов оплат из разных источников доходов сотрудников Института, что не было учтено в стандартной версии системы. Таким образом, на сегодняшний день модуль расчета заработной платы в РНЦ "КИ" не введен, поскольку требует доработки.

Результат внедрения

Сейчас сотрудники института активно используют ПС "БОСС-Кадровик". Специалисты управления кадров ведут полноценный учет движения персонала (прием, увольнение, внутренний перевод), есть возможность получения общих и специальных аналитических отчетов. Группа учета отпусков занимается их оформлением, а также состав ляет график и отслеживает его исполнение. Документы об отпусках после утверждения и подписания передаются в бухгалтерию в печатном виде. Военно-учетный стол ведет регистрацию военнообязанных и тех, кому предоставлена "бронь" и отсрочка от службы в армии. В случае если Военкомат запрашивает новые отчеты и меняет формы, IT-специалисты РНЦ "КИ" переделывают их самостоятельно. Группа персонифицированного учета занимается регистрацией пенсионеров, оформляет формы СЗВК. Отдел медицинского обеспечения благодаря автоматизированной системе получает списки сотрудников и данные для оформления договоров добровольного медицинского страхования. В бухгалтерии группа расчета зарплаты использует модуль "Учет кадров" для получения данных о сотрудниках (разряд ЕТС, оклад, должность, подразделение) и занесения их в программу "Расчет зарплаты". При существующем объеме трудозатрат (13 расчетчиц на 5000 сотрудников) создание автоматической синхронизации СУБД Oracle и Clarion для переноса сведений оказалось нецелесообразным. Управление документационного обеспечения формирует справочник "Подразделения" в программе "Дело", включая в него данные о структуре служб и сотрудниках, участвующих в регистрации и утверждении административных документов.

В целом внедренные модули дают возможность организовать высококачественный учет кадров, вести аналитическую работу, получать отчеты и документы на бумажных носителях даже при минимальном уровне подготовки инспекторов управления кадров.

Мнение эксперта

Заказываем "автоматизацию"

Автоматизация для наукиОльга Чудова,
заместитель генерального директора по управлению персоналом, "Кадровый Холдинг "Бета Пресс", г. Москва

Несколько моментов, на которые необходимо обратить внимание HR-специалисту, выступающему в роли заказчика автоматизации кадровых процессов:1. Нужно четко сформулировать задачи и границы автоматизации, определить координатора проекта и ресурсные возможности.

2. Основное на первом этапе - решить вопрос формализации HR-процессов.

3. Список функциональных требований к системе должен быть исчерпывающим, нужно предусмотреть все варианты использования.

4. Технические требования (составляются совместно с IT-специа-листами): число пользователей, их удаленность, объем информации, надежность системы (цена сбоя), технические возможности компании.

5. Выбирая исполнителя, нужно обращать внимание на наличие в его "портфеле" аналогичных завершенных проектов и обязательно запрашивать рекомендации, в которых уточнять, как много было допущено отклонений, особенно по затраченным ресурсам.

6. Для принятия предварительного решения перед потенциальными исполнителями, как правило, ставится задача просчитать примерную стоимость по каждой "позиции".

7. До подписания договора необходимо зафиксировать все нюансы в Техническом задании (ТЗ), составить график работ. Готовое ТЗ должно быть понятным, четко сформулированным, с обозначением трудозатрат и возможных отклонений.

8. При утверждении ТЗ полезно вернуться к расставленным изначально приоритетам и сопоставить их с временными и денежными затратами.

Мнение эксперта

Единая система

Автоматизация для наукиАлександр Смугалов,
коммерческий директор, компания "АиТПерсонал софт", г. Москва

Информационная система поддержки управления человеческими ресурсами - часть корпоративной информационной системы, поэтому должна быть органично вписана в единую бизнес-модель компании. Это обстоятельство требует и унификации данных, т.е. сопряжения системы управления персоналом с ERP, CRM и другими системами организации, с внутренним порталом и т.д. Главное предназначение программного продукта - точно, в полном объеме и вовремя обеспечить менеджеров сведениями о сотрудниках компании, помочь руководству в принятии решений, осуществлении "точечного" управленческого воздействия.Автоматизация управления человеческими ресурсами дает парадоксальный эффект:
• "гуманизации" - возможность избавиться от рутины и сосредоточиться на интеллектуально насыщенных видах деятельности;
• "дегуманизации" - сведение функций, прежде выполняемых человеком, к операциям, которые под силу даже роботу, сокращение числа рабочих мест, тотальный контроль персонала.

Развитие концепции управления человеческими ресурсами и повышение интеллектуальной насыщенности труда требуют внедрения новых программных подсистем:
• контроля (задачи - автоматический контроль отклонений, мульти-критериальный контроль выполненных работ, изменения уровня компетенций, истории рабочих мест);
• поддержки баз текстовых данных (электронной почты, рукописных текстов, стенограмм конференций). В перспективе понадобятся инструменты поддержки баз других видов информации (видео, голос, рисунки);
• поддержки групповой работы (графиков, транзакций, административного контроля);
• поддержки решений.

Комплексная автоматизация компании неизбежно создает особую кибернетическую среду деятельности персонала. Отдельные элементы этой среды (в частности, электронный офис) ведут к изменениям условий труда (работа на дому, гибкий график и др. - только верхушка айсберга), а это, в свою очередь, требует трансформации методов контроля. Следовательно, нужна существенная модификация кадровой политики и организационной культуры, а именно смещение акцентов в сторону большей коммуникативной открытости, демократичности отношений и делегирования ответственности.

Внедрение информационных систем требует особой организационной поддержки: изменений деятельности персонала, разработки новых корпоративных правил, обучения сотрудников и др.

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль