Правила успешной автоматизации

4133
Использование автоматизированной системы облегчает работу менеджеров по персоналу, позволяет им больше времени уделять стратегическим задачам. Но для успешного внедрения и применения такой системы нужно знать связанные с этим проблемы и пути их решения.
«ИНТЕЛИС» - группа консалтинговых компаний, образованная в 2003 г. Сфера деятельности: предоставление интеллектуальных услуг, решений и знаний в областях оценки, налогов, бухгалтерского учета, аудита, права, сделок M&A, интеллектуальной собственности и IT-решений. Численность персонала -150 человек.

Автоматизация кадровых служб давно превратилась из модной тенденции в необходимый для любой компании процесс. Если раньше эта задача спускалась «сверху» - от руководства к исполнителям (специалистам по управлению персоналом), то сейчас внедрение современных HRM-систем зачастую инициируют сами кадровики.

Принимая решение об автоматизации, директор предприятия и менеджеры по персоналу тщательно обсуждают с консультантами все этапы внедрения. В качественном результате заинтересованы все стороны: руководство стремится решить стратегические задачи развития человеческих ресурсов, специалисты - получить удобный и функциональный продукт, облегчающий рабочие процессы, а консультанты - в срок завершить начатый проект. Но иногда внедрение слишком затягивается либо значительно возрастает стоимость проекта. В худшем случае заказчик получает совершенно бесполезную и дорогостоящую систему. Основные причины неудачных внедрений представлены на рисунке 1 (источник: cnews. ru).

Правила успешной автоматизации

Проблемы и их причины

Основная масса проблем возникает из-за отсутствия четко описанных бизнес-процессов управления персоналом. Это распространенная ситуация. Перед внедрением консультанты по автоматизации проводят анализ HR-процессов в компании. На этот этап отводится определенное время. Однако к началу исследования выясняется, что никаких регламентов в организации нет, и менеджеры по персоналу ожидают, что некие «волшебники» все сделают за них. Это неверный подход, который приводит к затягиванию внедрения. Анализ и аудит внутренних процессов - это задача консультантов по управлению, а не специалистов в области IT. Последние отлично разбираются в возможностях предлагаемой системы, знают, как с ее помощью решить основные задачи в управлении персоналом, но без четкого знания внутренних процессов им не обойтись.

Еще одна серьезная проблема - несогласованность внутри компании. Порой менеджеры по персоналу просто не знают, кто и зачем к ним придет. Естественно, что отсутствие полной и ясной информации о целях проекта вызывает негативное отношение сотрудников HR-отдела.

Пример

На одном крупном заводе менеджеры по персоналу отказались общаться с консультантами. Во-первых, им никто не объяснил, что от них требуется, а, во-вторых, руководство заранее не согласовало график предпроектного обследования и оно началось во время максимальной загрузки специалистов отдела персонала.

Рассмотренный в примере случай типичен, т. к. людям свойственно сопротивляться любым изменениям. Особенно, когда их постоянно отвлекают от основной работы.

Низкая квалификация самих менеджеров по персоналу также часто осложняет ход проекта.

Пример

В одной из компаний автоматизировали процедуру оценки сотрудников по компетенциям. Однако система оценки еще не была четко сформирована. Консультанты были вынуждены оставить данный блок в зачаточном состоянии и перейти к следующему этапу.

Описанная ситуация (неподготовленность самих консультантов по внедрению) также встречается довольно часто. Большинство специалистов по автоматизации знают кадровый учет и порядок начисления зарплаты, но в управлении персоналом разбираются не слишком хорошо.

Особенности внедрения

Главная особенность внедрения корпоративных информационных систем заключается в необходимости тщательного анализа процессов управления персоналом. Кадровики должны как можно четче преподнести консультантам свое видение результата. В большинство типовых решений предусмотрена возможность автоматизации практически всех HR-процессов. Но для точной настройки системы консультантам нужно «видеть» процесс на выходе.

Пример

В одной компании директору по персоналу и линейным руководителям требовалось визуализация процесса адаптации с помощью временной шкалы, на которой отмечались ее основные этапы. В другой организации руководителю отдела, где работал новичок, нужно было знать количество и содержание пройденных им занятий. Оба представления реализовывались в одной системе, необходима была только небольшая настройка.

Для точных настроек систем управления персоналом требуется лишь выделение ключевых задач и процессов, т.е. каждый специалист должен знать, что именно ему нужно от системы.

Желательно, чтобы перед началом внедрения каждый процесс был не только описан в документах, но и представлен графически (см. рис. 2).

Правила успешной автоматизации

Довольно часто в системе бывает не предусмотрена какая-либо из функций, крайне необходимых определенному специалисту. В этом случае консультанты по внедрению просто передают требования заказчика своим программистам, которые быстро «дописывают» изменения к функционалу системы. Такие доработки существенно отражаются на общей стоимости проекта.

Еще одна статья затрат - это перенос имеющейся информации в уже внедренную систему. Отметим, что ввод данных - это задача заказчика, а не компании-разработчика.

В отличие от дополнительных настроек, постпроектное обучение пользователей всегда входит в базовую стоимость внедрения. По каждому процессу консультанты предоставляют руководство для пользователя, в котором подробно (с иллюстрациями) изложены возможности системы и порядок работы с ней.

Пример

При автоматизации в одной из компаний был настроен блок подбора персонала. Можно было сортировать все входящие резюме по разным вакансиям, вводить информацию по результатам собеседования, оценки кандидата и т.д. Рекрутер решил скопировать в базу данных системы все ранее полученные резюме с целью их автоматической сортировки. Это можно было сделать с помощью дополнительной обработки и написания специальной программы распознавания. Но когда подсчитали расходы, выяснилось, что дешевле сделать сортировку вручную.

Большинство подобных российских программных продуктов просты в обслуживании и не требуют приглашения специалистов по внедрению - вполне достаточно системного администратора компании. Но, начав пользоваться системой, менеджеры по персоналу часто заказывают все новые доработки либо нанимают программистов, хорошо разбирающихся в ней. Причина проста: оценив по достоинству удобство и быстроту работы, сотрудники HR-отдела стремятся автоматизировать все свои действия и процессы.

Факторы успеха

Одно из условий успешного внедрения автоматизированных систем управления персоналом - предварительная подготовка специалистов кадровых служб. Руководители должны объяснить сотрудникам, для чего это нужно, как будет проходить и сколько продлится внедрение и тестирование системы, что потребуется от каждого человека, задействованного в проекте. Это должна быть тщательно спланированная PR-компа-ния с показом роликов, слайдов и презентаций, разъясняющих преимущества новой системы перед старыми методами работы.

Желательно, чтобы специалисты по внедрению рассказали о том, как проводились подобные проекты в других компаниях, показали с помощью демоверсии возможности системы. Следует также предупредить сотрудников о возможных сложностях, сопровождающих любой крупный проект.

Руководство должно обязательно согласовать со всеми участниками их роли и обязанности на каждом этапе внедрения. Особенно это важно при сдаче проекта и подписании актов приемки заказчиком. Если есть хоть малейшее сомнение в качестве выполненных работ, не стоит подписывать акты, т.к. любые последующие изменения будут стоить очень дорого. К счастью, необходимость в незапланированных доработках возникает крайне редко. Во-первых, специалисты по внедрению дорожат своей репутацией, а, во-вторых, каждый этап подробно описывается в технических заданиях.

Важный момент: желательно при планировании закладывать максимальный срок предпроектного исследования процессов управления персоналом. Это поможет предотвратить «затягивание» проекта.

Нужно четко определить не только задачи, которые будет решать новая система, но и очередность внедрения каждого этапа, а также предусмотреть возможность корректировки «на ходу». Чтобы сотрудники отдела персонала понимали всю важность проекта, можно поставить следующее условие: если они не предоставят подробное описание бизнес-процессов, не будет и внедрения. Пусть каждый специалист сам решает, будет ли автоматизирован его участок в срок.

Пример

При внедрении системы в одной из компаний много времени было отведено на автоматизацию кадрового учета и расчет зарплаты. А на блоки подбора и оценки времени не осталось. В результате возник серьезный конфликт среди сотрудников отдела персонала.

Очень важно обеспечить материальное поощрение сотрудников, принимающих активное участие в проекте внедрения. Кроме этого необходимо создать нормальные условия для самих «внедренцев» (удобное рабочее место, телефон, интернет, чай/кофе/вода, желательно питание, поскольку эти специалисты часто задерживаются на работе допоздна). Не стоит забывать, что их труд - очень ответственный и напряженный. Чем комфортнее они будут себя чувствовать, тем эффективнее станут работать и тем приятнее с ними будет общаться.

Опыт компании

В компании «ИНТЕЛИС» используется система «1С: Зарплата и Управление персоналом 8.1». Среди ее возможностей очень актуален учет расходов при подборе кандидатов на разные должности. Достаточно ввести источники поиска кандидатов, затраченные на них суммы, вакансии - и система показывает, сколько было затрачено на каждую вакансию за определенный период. Причем можно посмотреть отчет и по работнику (сколько «стоит» его наем), и по кандидату (количество резюме, полученных из каждого источника). На рисунке 3 показано, как выглядит подобный отчет.

Другой удобный механизм системы - опрос сотрудников. Его стоит использовать в крупных компаниях, где периодически требуется проводить опросы нескольких тысяч человек. Программа позволяет выбрать уже готовую анкету (из заложенных ранее самим HR-специалистом) или быстро сформировать новую. Затем можно автоматически разослать опросник всем сотрудникам или части персонала (нескольких категорий) и при получении ответов выгрузить их в систему. Примером использования данной функции может быть опрос удовлетворенности либо эффективности проведенного обучения.

Правила успешной автоматизации

После небольшой доработки специалисты службы персонала «ИНТЕЛИС» получили возможность отсылать кандидатам SMS на мобильный телефон для передачи адреса и времени собеседования. Также в системе реализован важный для многих процесс оценки эффективности подбора персонала. Она вычисляется по специальной формуле в процентах по каждой вакансии за определенный период (это очень помогает при расчете премий рекрутеров). Просроченные, открытые, закрытые и снятые вакансии выделяются разными цветами.

Мнение эксперта

Плюсы и минусы персонала автоматизации процедуры оценки

Правила успешной автоматизацииОльга Чудова,
действительный член Европейской Академии Естественных наук, автор-разработчик программно-диагностического комплекса «ЭКСПЕРТ+», г. Москва

Основная проблема отбора, оценки персонала и определения потенциальных возможностей уже работающих сотрудников сегодня - фрагментарность, недостаточно полное определение наиболее важных качеств и их сочетания.

Рассмотрим эту ситуацию на примере менеджеров среднего и высшего звена.

1.Зачастую на руководящую должность принимают или назначают опытного ведущего специалиста, но при этом забывают, что важные для работы личностные качества, которые привели этого человека к успеху в его профессиональной деятельности, могут быть диаметрально противоположными тем свойствам личности, которые требуются управленцу - стратегу, организатору и т.п.

2.Если руководитель - хороший специалист и стратег, но у него недостаточно развиты коммуникативные навыки, то он не сможет найти общий язык со своими подчиненными, создать продуктивную, творческую атмосферу в коллективе. А это спровоцирует конфликты, текучесть кадров и пр.

3.При приеме на работу не учитывается специфика интеллекта, креативности, творческий потенциал менеджера. Это может привести к ограничениям в развитии компании или структурного подразделения, трудностям во взаимодействии с креативными сотрудниками и руководителями.

4.Не учитываются личные интересы: они не совпадают с ценностями организации и коллектива. Мотивация работы такого менеджера - «ступенька» для перехода в более крупную и удобную для него организацию. Обученный сотрудник становится подарком для конкурента.

Частичное решение этих проблем лежит в области системной оценки сотрудников силами опытных менеджеров по персоналу, использующих компьютерные программно-диагностические комплексы, развернутую информационную базу (с описанием отбора, оценки, работы с кадрами, интервьюирования, тренингов, деловых игр), и главное - пакеты проверенных и адаптированных профессиональных методик и тестов, позволяющих оценить необходимое и достаточное количество компетенций.

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль