Электронные будни

2196
Сейчас трудно представить работу HR-службы без информационных технологий. Многие IT-компании предлагают решения разной степени сложности. При выборе программы в первую очередь рассматриваются блоки по кадровому делопроизводству и расчету заработной платы, поскольку именно на этих участках IT-технологии позволяют оптимизировать бизнес-процессы. Но мы поделимся опытом внедрения модуля «Ежегодное собеседование по постановке целей» на платформе программы PeopleSoft.
ЗАО «Инвестиционно-финансовая компания «Алемар» существует с 1992 г. Входит в группу компаний «Алемар». Предоставляет широкий спектр услуг на финансовом рынке. Головной офис компании находится в Москве, два филиала - в Новосибирске и Красноярске. Количество персонала - более 200 человек.

Внедрение проводила иностранная компания - один из лидеров в производстве оборудования по распределению электроэнергии, промышленному контролю и автоматизации. На момент запуска указанного модуля электронной системы в организации работало свыше 400 человек. В проекте участвовали около 100 человек.

Решение о работе с программой PeopleSoft* принимал головной офис компании, а российским подразделениям было отведено одно из ведущих мест в проекте внедрения. Компания была одной из первых организаций, начавших использовать новые модули (фактически на ней тестировался подготовленный продукт). Она информировала производителя о недостатках, и к следующему году эти блоки были доработаны. Перед службой персонала была поставлена задача - подготовить документы ежегодного собеседования по постановке целей в электронной системе для 40 % сотрудников компании.

Внедрение системы началось с модулей «Ежегодное собеседование по постановке целей» и «План развития». Это решение было продиктовано тем, что в компании работает ряд сотрудников, чьи начальники находятся в другой стране. Кроме того, действует матричная структура, которая подразумевает, что у одного работника есть два руководителя - основной и функциональный. Внедрение же электронной документации позволило им обоим оценивать сотрудника и совместно определять его цели. Также решение о внедрении было связано с тем, что этот модуль был стандартным для всех подразделений компании, т.е. не требовались дополнительные серьезные настройки, как для заработной платы, которая в каждой стране рассчитывается иначе.

Данные модули были построены на базе документов, имеющихся в компании. Все настройки модуля осуществлялись в головном офисе.

Внедряемый модуль

Блок «Ежегодное собеседование» представляет собой бланк по постановке целей. Сотрудник и менеджер имеют разные права доступа к нему.

Стадии существования электронного документа:

1. Менеджер создает электронный документ, над которым он и подчиненный могут работать в автономном режиме. Когда сотрудник готов показать свои комментарии к целям, поставленным на прошлый период, и высказать пожелания относительно карьерного роста и обучения, он предоставляет менеджеру доступ к своей части документа. Доступа к записям менеджера у сотрудника на этом этапе нет.

2. Согласование новых целей и оценка результатов прошлого периода. Менеджер дает доступ к своей части документа подчиненному, причем тот может его комментировать, но ему нельзя вносить поправки. На этапе согласования новых целей сотрудник может не согласиться с ними, аргументировав свой отказ.

3. Принятие финального варианта документа. Чтобы получить статус «завершенного», документ должен пройти все стадии согласования в электронном виде - у руководителя, сотрудника и топ-менеджера. Только после этого документ считается полностью готовым, а HR-служба может приступать к его обработке.

В архиве системы хранятся все бланки прошедших собеседований, у менеджера и сотрудника всегда есть доступ к ним.

Система позволяет экспортировать информацию в Excel и строить отчеты, в которых отражаются сведения из разных разделов бланка ежегодного собеседования, в том числе оценка сотрудника и запросы на обучение.

Преимущества для HR-службы

Внедрение модуля «Ежегодное собеседование по постановке целей» дает несколько преимуществ для отдела персонала.

Автоматизация плана развития. Документ включает разделы, в которые информация поступает из модуля «Ежегодное собеседование», а также ряд дополнительных разделов (например, оценка компетенций), где определен список параметров, из которых можно сделать выбор.

Быстрая обработка запросов на обучение. При заполнении модуля собеседования менеджер указывает необходимое для сотрудника обучение. Информация об этом может быть сформирована в отдельном отчете, после чего она попадает в модуль «План развития».

Удобный формат. К каждому разделу «Ежегодного собеседования» дается подробный комментарий о том, какие данные (цели, обучение, общая характеристика работы и пр.) в него следует вносить.

Сокращение бумажного документооборота, связанного с проведением ежегодных собеседований. До введения системы нужно было годами хранить все бумажные бланки, чтобы снимать с них копии и предоставлять менеджерам, когда оценивались результаты. После этого бумажные бланки ежегодных собеседований с новыми оценками возвращались в HR-службу, где складывались на хранение.

Отслеживание хода собеседования. Система позволяет видеть, какой статус имеют документы («подготовка», «согласование», «завершен» и пр.). Благодаря этому удобно отслеживать процесс и вовремя его корректировать.

Этапы проекта

Подготовка и адаптация базы - перенос данных о сотрудниках в систему и проверка настроек. Этап занял приблизительно месяц.

Обучение - для всех сотрудников, вовлеченных в проект, как менеджеров, так и рядовых работников, которым предстояло использовать новый модуль. Этот этап также длился около месяца.

Мотивация менеджеров - поддержка проекта со стороны руководства.

Работа с программой - проведение ежегодных собеседований по постановке целей и построение планов развития в системе.

Трудности внедрения

Неприятие новой системы. Сначала сотрудники рассматривали работу над проектом исключительно как дополнительную нагрузку, от которой вряд ли будет отдача. Несмотря на разъяснения, они не понимали всей важности задач. Данная проблема была решена путем обучения, размещения информации на внутреннем сайте компании (в интранете) и благодаря поддержке руководства.

Программа не была русифицирована, что представляло сложность для некоторых сотрудников. Проблема решилась со временем - пользователи просто привыкли к интерфейсу. Проводить русификацию продукта не предполагалось - очень дорого.

Отсутствие базы знаний. Проведение ежегодного собеседования в электронном виде в первый раз требовало внесения информации за предыдущий период (базу заполняли менеджеры).

Сжатые сроки проведения ежегодного собеседования по постановке целей (один месяц).

Обучение сотрудников

Служба персонала выступила лидером проекта, и потому успех зависел от ее действий. Усилия были сконцентрированы на подготовке развернутого обучения для всех участников проекта, а именно двух программ - для менеджеров и подчиненных.

Программы обучения содержали следующие разделы:
• суть ежегодного собеседования по постановке целей, его роль в развитии карьеры сотрудника и определении ежегодного бонуса;
• выгоды от использования нового программного продукта для менеджеров и сотрудников (это важный раздел, т.к. он посвящен мотивации людей к дальнейшему взаимодействию);
• ознакомление пользователей с базой и алгоритмом работы;
• пошаговое объяснение действий в программе каждого участника процесса (менеджера, сотрудника, специалиста службы персонала) и демонстрация всех стадий существования электронного документа - от его создания до получения статуса «завершенного»;
• ознакомление сотрудников с руководством пользователя;
• присвоение логинов и паролей.

Поскольку в собеседовании важно именно личное общение между сотрудником и менеджером, то в проекте был сделан акцент на том, что они должны встречаться для обсуждения результатов года и постановки новых целей, хотя программа и позволяет проводить собеседование дистанционно. Автоматизация не делает его формальной процедурой, когда руководитель обменивается с подчиненными только электронными документами.

Все материалы по обучению были размещены в интранете компании, а для поддержки проведения собеседования был назначен сотрудник HR-службы.

Начало использования системы

Многие менеджеры были недовольны необходимостью выполнять двойную работу (вносить данные за прошлый период и ставить новые цели). Это даже немного сдвинуло сроки проведения ежегодных собеседований. Руководители особое внимание уделили мотивации менеджеров. Использование системы и количество проведенных собеседований строго контролировалось в головном офисе. Этот показатель был одним из критериев работы менеджеров. Такой подход существенно помог при запуске проекта.

Сотрудники нередко забывали свои логины и пароли. К сожалению, на обучении им не показали, как самостоятельно настраивать систему помощи. Пришлось разослать дополнительную инструкцию. Но поскольку первоначально данному вопросу не уделили должного внимания, в течение месяца (фактически до завершения собеседований) формировались новые логины и пароли.

Приходилось постоянно контролировать статус документов и подталкивать к действиям как менеджеров, так и сотрудников, поскольку прохождение документом всех этапов и получение статуса «завершенного» зависило от их слаженной работы в программе.

Результаты внедрения

Уже через год можно было оценить результаты проделанной работы. Наличие электронных документов в архиве системы позволяет менеджерам быстро подготовиться к собеседованиям. Благодаря удобному формату можно легко структурировать диалог с сотрудником и составить список вопросов. Наличие отчетов позволяет оперативно обрабатывать информацию, необходимую для определения бонусов.

И если в начале внедрения менеджеры стремились к тому, чтобы как можно меньше сотрудников их подразделения были включены в систему, то впоследствии они изменили свое мнение.

Рекомендации

Для внедрения модулей системы, требующих участия всего коллектива предприятия, следует придерживаться следующих рекомендаций:

1. Чем раньше начать информирование сотрудников о проекте, тем лучше они будут подготовлены.

2. Руководство должно поддерживать проект, контролировать и поощрять персонал за участие в нем и соблюдение сроков.

3. Следует продемонстрировать пользу от внедрения системы каждой группе вовлекаемых сотрудников. Например, можно сделать упор на то, что менеджерам будет легче найти документ (бланк ежегодного собеседования по постановке целей) по каждому сотруднику его подразделения, просмотреть историю, узнать о курсах обучения, которые он проходил.

4. Обучение - это повод не только рассказать о новой системе, но и освежить информацию о сопутствующих процессах, связанных с развитием персонала в компании.

5. У всех участников проекта должно быть руководство пользователя. Чем нагляднее и проще оно будет, тем меньше вопросов возникнет у сотрудников.

6. При составлении программы обучения следует внимательно отнестись к деталям, которые поначалу могут показаться второстепенными (как, например, в случае с самостоятельной настройкой системы помощи при утере логина или пароля).

7. Освоение новой системы потребует от участников проекта сил и времени. В первый год запуска проекта не стоит охватывать все 100 % персонала предприятия, лучше выделить определенные подразделения.

8. Следует тщательно контролировать процесс. Именно в начале использования системы всплывают недочеты, а у сотрудников сильно желание вернуться к работе в старом формате. Нужно держать руку на пульсе.


* Компания PeopleSoft была вторым по величине в мире поставщиком программного обеспечения для прикладных систем предприятий, в 2005 г. поглощена компанией Oracle. Продукты, предлагаемые PeopleSoft , – это интегрированные приложения, основанные на интернет-архитектуре. Они имеют легко перестраиваемуюконфигурацию, поддерживают несколько платформ и могут интегрировать множество поставщиков (семейство решений PeopleSoft Enterprise). Масштабируемые приложения предполагают модульное наращивание системы в рамках унифицированной архитектуры (комплексное решение PeopleSoft EnterpriseOne). Семейство PeopleSoft World – это комплект компактно интегрированных и связанных в единой базе данных приложений для платформы IBM iSeries.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Актуально


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль