Как разобраться в море предложений автоматизированных продуктов

3244
О том, как разобраться в море предложений автоматизированных продуктов для специалистов сферы управления персоналом, рассказывает Михаил Гусев, заместитель генерального директора ЗАО «БОСС. Кадровые системы».

Резюме

Михаил Гусев-Заместитель генерального директора компании «БОСС. Кадровые системы».

Образование: 1983–1988 гг. – Институт радиоэлектроники им. А. С. Попова, г. Петродворец, инженер- математик. 1996 г. – «Практический курс продаж» – Корпорация «Парус» – внутренний тренинг-курс. 1997 г. – 1998 г. – «Менеджмент качества», Академия проблем качества, МИСиС – сертификат (ISO-9000); «Microsoft Sales Specialist» – компания «АйТи».

1995–1998 гг. – начальник отдела по работе с партнерами ООО «Корпорация ПАРУС». Коммерческий директор ЗАО «Информационная индустрия».

1998–2003 гг. – руководитель департамента систем управления персоналом ЗАО «АйТи».

Где искать ресурс для внедрения автоматизированных систем в динамично растущей компании?

Сегодня этот вопрос остро стоит перед многими развивающимися организациями. Все больше растущих компаний открывают проекты построения автоматизированных систем управления персоналом (АСУП). Первоочередной задачей при этом становится создание архитектурной модели системы, которая помогала бы не только достигать текущих целей, но и успешно работать в обозримом будущем, в том числе и в случае существенных изменений «начальных» условий (увеличении численности персонала, структурных и организационных трансформаций, территориальных экспансий, изменений в законодательстве и формах документов). Такие решения принято называть «масштабируемыми». Второй аспект построения архитектуры подобных систем -возможность тиражирования настроенного на одном из отделов варианта программы и переноса его на другие подразделения. Эти два критерия - определяющие при построении систем в крупных холдинговых структурах. Принципы тиражируемости и масштабируемости позволяют таким компаниям создавать единые автоматизированные информационные системы управления персоналом в приемлемые сроки, независимо от количества, структуры и численности подразделений, входящих в холдинг.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Полагать, что проект создания АСУП без участия квалифицированного внедренческого ресурса будет успешным, - ошибочно. С одной стороны, как правило, есть внешние консультанты поставщика программного обеспечения для АСУП, с другой - собственная проектная команда. Ее формирование - необходимый и, безусловно, очень важный шаг. Решившись на открытие проекта АСУП, будьте готовы к тому, что вам придется либо искать готовых специалистов «на стороне», либо растить их из числа имеющихся сотрудников.

Не стоит забывать об их мотивации (работников ИТ-подразделений, функциональных служб, участвующих в проекте), которая должна быть действенной и оправданной. Это позволит превратить нежелательное противодействие в преимущества.

Как работать с низкоквалифицированным персоналом, который вынужден переучиваться под новую программу?

Нехватка квалифицированных трудовых ресурсов в эпоху технического прогресса - проблема не новая. В век информационного бума она встает, пожалуй, перед каждым работодателем. Не секрет, что при внедрении АСУП растут квалификационные требования к персоналу, и одной из основных становится задача переподготовки сотрудников. Простые сокращения сейчас стали для большинства предприятий непозволительной роскошью. Наем профессионалов зачастую становится «головной болью» HR-служб, и работодатели стараются удержать специалистов, всячески стимулируя их к дополнительному обучению.

Как показывает наш опыт, подавляющее большинство сотрудников кадровых отделов предприятий, внедряющих АСУП, быстро осваивают новые технологии автоматизированного документооборота и спустя некоторое время уже не представляют свою работу без «электронного помощника». Но это потом, а сначала необходимо поддержать людей, дать им возможность проявить свои способности к адаптации и саморазвитию. Во многих компаниях, внедривших АСУП, специалисты служб персонала, ранее занимавшиеся исключительно учетом кадров, начали больше времени уделять творческой составляющей своей работы, стали осваивать механизмы управленческих и аналитических аспектов деятельности, применять новые знания на практике. Я расцениваю это как положительный момент, благодаря которому сообщество менеджеров по персоналу становится более профессиональным и, главное, значимым для бизнеса предприятия.

Стоит ли компании экономить, заменяя полноценную автоматизацию недорогими альтернативами?

Это зависит главным образом от потребности самой компании в автоматизации данной деятельности. Если говорить о минимальном кадровом учете в небольшой фирме, то, скорее всего, недорогие программы будут лучшим решением. Внедрение полнофункциональной системы в таком случае не принесет ощутимого экономического эффекта.

Заказчик должен четко определить критерии выбора АСУП, цели и задачи ее создания, а также реалистично оценить имеющиеся ресурсы. В противном случае выбор превратится в длительный и сложный процесс ради процесса.

Сейчас на российском рынке представлены не менее 20 поставщиков кадровых программ, и заявление о том, что только система управления персоналом «БОСС-Кадровик» компании «БОСС. Кадровые системы» выступает лучшим решением для всех организаций, было бы некорректным. У каждого поставщика есть свои клиенты, которые сделали выбор в его пользу.

В любом случае решение заказчика должно быть взвешенным и обоснованным. Как этого добиться? Пригласите к себе консультантов предполагаемых поставщиков решений, посетите компании из вашей отрасли, в которых уже автоматизировано управление персоналом. У вас сложится картина, на основе которой вы сможете предварительно оценить реальные трудности и риски, особенности проектов, преимущества и недостатки конкретных систем. При грамотной постановке задачи и детальной ее проработке несомненно можно сделать правильный выбор.

Всегда ли западные продукты лучше отечественных? С какими трудностями можно столкнуться при их внедрении?

Одна из основных проблем западного ПО заключается в том, что оно апробировано в первую очередь пусть под лучшие, но все-таки иностранные методики и процедуры HR-менеджмента, и, пожалуй, главное, не учитывает российской специфики и менталитета. Большой недостаток зарубежных разработок - отсутствие настройки ПО под динамично меняющееся российское законодательство. Существует и еще ряд особенностей, которые осложняют внедрение таких продуктов: высокая цена, документация на иностранных языках, необходимость привлечения дорогостоящих консультантов и сложность самого решения. Для поддержки большинства западных программ требуется наличие в штате высокооплачиваемых специалистов, что, безусловно, сказывается на совокупной стоимости такого ПО.

Как разработчики программного обеспечения обычно решают вопрос частых изменений в законодательстве и формах учетных документов?

Надо признать, что обновления - это сложный вопрос для всех разработчиков. Мы, как вендор, просто обязаны нести этот груз на себе, гарантируя пользователям соответствие системы российскому законодательству. Зачастую его положения трактуются не всегда однозначно, и требуются дополнительные разъяснения от компетентных органов. Выпуск таких обновлений программ - это титанический труд, который под силу лишь настоящим профессионалам, прекрасно владеющим не только технической стороной вопроса, но и методологией кадрового учета и расчета заработной платы. Конечно, обновления должны быть качественными.

Насколько полно ваш продукт отвечает требованиям кадрового менеджмента, особенно в части подбора персонала и делопроизводства?

Эти функции уже давно и успешно реализованы в распространенных полнофункциональных АСУП. Будучи самыми востребованными у кадровиков, они создавались разработчиками в первую очередь.

Что же касается других функций, таких как оценка деятельности сотрудников, управление карьерой, мотивацией, расстановкой, адаптацией, внутрифирменной подготовкой и др., то они реализованы в системе «БОСС-Кадровик». Однако сегодня предприятия используют далеко не все инструменты управления персоналом в текущей практике, а значит, такая функциональность АСУП пока остается невостребованной.

Нередко вскоре после внедрения новой системы и обучения пользователей программы «виснут», встает вопрос о корректировке вводимой информации. Как он решается на практике?

Обучение пользователей - очень важный этап при внедрении АСУП или любой другой информационной системы, которым нельзя пренебрегать. Заказчик может экономить на обучении, надеясь, что сотрудники сами как-нибудь освоят программу. Но результатом станет, помимо прочего, некорректный ввод данных, ошибки в отчетах. И, что самое опасное, пользователи начинают во всех своих бедах обвинять «плохую программу». Источник таких проблем, как правило, руководству неизвестен.

В рамках своих проектов компания «БОСС. Кадровые системы» уделяет этому аспекту особое внимание. У нас проводятся специальные курсы. Отдельно в линейке курсов отмечу программы для технических специалистов, обучившись на которых, они могут самостоятельно внедрять систему, вносить необходимые изменения и оказывать консультационную поддержку пользователям.

Большое значение имеет организация ресурса HelpDesk (внутренняя поддержка пользователей) в компаниях, внедряющих АСУП. Поставщик решения зачастую оказывает специализированную помощь техническим специалистам заказчика. На практике она нужна непосредственно пользователям АСУП. На такие их вопросы, как «Какую кнопочку нажать, чтобы получилось...?», и отвечает специалист, осуществляющий поддержку.

Как избежать ошибок в адаптационный период после внедрения новой программы?

Современные системы построены таким образом, чтобы уменьшить вероятность введения недостоверной информации, однако они никогда не заменят человека полностью, и вероятность ошибок всегда будет существовать. Минимизация их появления в «БОСС-Кадровик» решается на логическом уровне архитектуры системы. Она автоматически делает напоминания, если пользователь забыл заполнить обязательные поля или подошло время запланированных кадровых мероприятий.

Вести дублированный учет или нет - решение заказчика, зависящее от множества факторов. В нашей практике двойной учет ведется, как правило, только на этапе опытной эксплуатации новой системы. Продолжительность этого периода невелика и определяется также заказчиком. Например, при внедрении функций автоматизации расчета заработной платы срок опытной эксплуатации составляет не более трех месяцев.

Кому лучше брать ответственность за внедрение нового электронного продукта?

Безусловно, роль руководителя в проекте очень важна. Это должен быть профессионал в своем деле, который возьмет на себя ответственность за реализацию проекта. Где взять такого человека? Чаще всего этот ресурс имеется в самой компании - квалифицированный ИТ-специалист с лидерскими качествами и опытом в автоматизации либо стремящийся к развитию.

Отмечу, что еще на стадии подготовки к проекту необходимо создать рабочую группу, состоящую из представителей всех заинтересованных в нем служб предприятия. Особенно велика роль менеджеров по персоналу. Ведь именно они станут основными пользователями, и от того, насколько полно будут учтены их пожелания, в дальнейшем будет зависеть качество работы АСУП. Но еще раз подчеркну роль руководителя проекта, так как именно от него - от его компетенций и навыков, коммуникабельности и умения находить компромиссы -во многом зависит успех проекта.

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Продолжите чтение после бесплатной регистрации

      Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 500 полезным статьям по управлению персоналом, важным документам и ценным советам от экспертов HR отрасли.

      Читайте после регистрации:

      • Примеры составления KPI
      • Выявляем мотивы для повышения эффективности работы подразделения
      • Оценка результатов труда персонала
      • Анкета для проведения структурированного интервью
      • и другие полезные статьи

      В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций!

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль