Каждому кадровику – по программе!

3016
Лаврова А.
Менеджеры по персоналу тратят все больше времени на подготовку кадровых документов в ущерб выполнению основных функций управления человеческими ресурсами. Руководитель не может своевременно получить необходимую информацию о сотрудниках, а бухгалтерия сетует на значительное количество ошибок в предоставленных HR-службой данных по персоналу. Не пора ли внедрить или модернизировать на предприятии кадровое программное обеспечение?

Зачем это нужно

Рутинные операции занимают большую долю рабочего дня сотрудников отдела кадров. В то время как по расчетам специалистов оптимальное распределение временного ресурса службы персонала такое: 20 % делопроизводства и 30 % управленческих функций. Оставшаяся половина времени должна уходить на анализ ситуации и выработку решений, но как раз эту продуктивную часть работы и поглощает обязательная рутина. Опрос центра аналитики Национального союза кадровиков выявил основные причины внедрения автоматизированных систем в компании (см. рисунок).

Каждому кадровику – по программе!

Первые кадровые системы предназначались для автоматизации управления фондом заработной платы и выплаты поощрений. Возможности же современных HRM-программ гораздо шире. Они обеспечивают кадровикам помощь на трех уровнях. Оперативный - включает кадровое делопроизводство, расчет заработной платы и налогов. Тактический (управление кадровыми процессами) - предполагает автоматизацию функций рекрутинга, обучения, оценки и аттестации персонала, мотивации, управления кадровым резервом и т.п. Стратегический -позволяет получать анализ любых данных по кадрам, труду, учету рабочего времени, фондам заработной оплаты. Например, для принятия важных решений руководители могут оперативно получить информацию о качестве персонала (его составе, квалификации, эффективности работы), результатах оценки и обучения кадров, степени лояльности и мотивации и др.

«Как показывает практика, управленческий функционал внедряется у нас крайне редко, и основные задачи решаются автоматизацией учета и расчета заработной платы, - говорит Николай Сырятов, руководитель направления HR-консалтинга «БОСС: кадровые системы». - В итоге наши клиенты закрывают основные трудоемкие функции в области управления персоналом, но дальше все решается силами «эйчаровской пехоты», то есть теми людьми, которые работают в службе персонала».

Довольно часто бывает так, что руководство задумывается об автоматизации кадрового отдела только тогда, когда возникает перегрузка специалистов этой службы. С ростом численности персонала может увеличиваться и число ошибок в кадровом учете, снижаться достоверность результатов расчета зарплаты. После автоматизации кадрового делопроизводства экономический эффект особенно быстро проявляется при большом количестве сотрудников (от 1000 человек), при меньшем - эффект также будет, но достигается он дольше. Холдинги и крупные компании, как правило, выбирают полнофункциональные решения, способные работать с большими объемами данных и интегрироваться с другими корпоративными информационными системами. Важно, чтобы автоматизация всех филиалов компании смогла объединить их в единую информационную систему.

«У нас одна автоматизированная система работает в трех компаниях, и везде есть свои особенности ее использования. Хотелось бы перенять из опыта каждой организации лучшее и внедрить в других. Самостоятельно это трудно сделать, поэтому мы серьезно думаем о привлечении представителей консалтинговой фирмы, чтобы они «причесали систему под одну гребенку» и сделали ее лучше», - рассказывает Алексей Савелов, представитель компании «Объединенные кондитеры».

Впрочем, некоторые крупные предприятия продают небольшому числу постоянных клиентов один-два простых в изготовлении продукта, так что им невыгодно приобретать сложную ERP-программу. Скорее они воспользуются отдельными модулями.

Однако сегодня причина для принятия решения о внедрении HRM-системы заключается не только в большом числе сотрудников, затрудняющем ведение кадрового делопроизводства.

Для небольших компаний (10 и более человек) автоматизация актуальна в тех случаях, когда кадровику не хватает знаний для ведения дел в соответствии с законодательством. Регулярное обновление провайдером базы данных системы помогает составлять грамотную отчетность для контролирующих органов. Небольшие фирмы, как правило, останавливают свой выбор на бухгалтерских программах с соответствующими кадровыми модулями. Организации среднего размера предпочитают простые и удобные в использовании системы с возможностью автоматизации управленческого функционала и доработки при росте компании. Важно, чтобы система была готова к большим требованиям, чем те, которые к ней предъявляются при покупке.

«Подталкивают» фирму к автоматизации одновременное использование разных систем оплаты труда: сдельно-премиальной, сдельно-прогрессивной, косвенно-сдельной, аккордной, повременно-премиальной и т.д. А также специфические особенности оплаты, например, сложный расчет доходов в зависимости от квалификации, условий труда, количества привлеченных клиентов и т.п. В таких ситуациях автоматизация потребуется компании даже с небольшой численностью персонала.

В тех областях деятельности, где сотрудники - это основной фактор эффективности бизнеса (например, в сфере обслуживания, торговле, наукоемких отраслях), особое внимание уделяется подбору и удержанию кадров, повышению их квалификации, планированию служебного роста и т.п. В таких условиях важным становится оптимальное распределение соответствующих затрат на обучение и мотивацию работников. Современные системы позволяют оперативно отслеживать наличие вакансий и кадровую расстановку. Кроме того, они способны выполнять такие функции, как планирование занятости, оценка персонала, формирование кадрового резерва (в том числе планирование обучения и индивидуального карьерного роста) и анализ его эффективности, подбор мотивационных схем и т.п.

В компаниях с современным стилем менеджмента для принятия правильных решений руководству важно иметь доступ к консолидированной отчетности и анализу данных по управлению персоналом. Модернизация бизнес-процессов - также хороший повод внедрить качественного 1Т-«помощника» для кадровой службы.

Конечно, техника не всесильна. Например, невозможна полная автоматизация разработки общей стратегии управления человеческими ресурсами, нематериальной мотивации и развития персонала. На эти области HR-деятельности слишком сильно влияет «человеческий фактор» и видение руководства организации.

Обходим препятствия

Во время разработки, внедрения и использования автоматизированных систем кадровики сталкиваются с множеством проблем. Остановимся на некоторых из них.

Прежде всего, пользователям изначально не стоит ожидать от устанавливаемой HRM-системы «чуда», ведь все внедряемые модули не несут глобальных перемен в управлении, а просто улучшают работу подразделений. Настроенных на решение всех своих проблем специалистов по персоналу, скорее всего, ждет разочарование.

Нередко заказчики составляют свое мнение о возможностях АСУ только по ее описанию, предоставленному провайдерами. Чтобы значительно снизить вероятность ошибки, перед окончательным выбором программы необходимо пообщаться с ее непосредственными пользователями из других компаний и настроить в программном продукте тестовые примеры, отражающие действующие процессы предприятия.

Также ошибочно вообще не включать кадровиков в процесс выбора HRM-системы, что случается довольно часто. Специалисты по персоналу жалуются, что руководство прислушивается к мнению IT-сотрудников, бухгалтеров и финансистов, но не предлагает кадровому отделу сформулировать свои требования к программе и оценить ее в рамках своей компетенции. Неудивительно, что в таком случае HR-менеджеры остаются пассивными на стадии внедрения и запуска системы в эксплуатацию.

Лия Панфилова, начальник отдела работы с персоналом, ОАО «РИАТ» (г. Набережные Челны), сетует на то, что не знает ни одной организации в своем регионе, которая закупала бы программное обеспечение, ориентируясь именно на интересы HR-службы. Если устанавливаемая на предприятии ERP-система поддерживает кадровый модуль, то, можно сказать, отделу персонала повезло. Создается впечатление, что работа с сотрудниками автоматизируется по остаточному принципу после производства, бухгалтерии и других сфер деятельности компании, признается она. «К примеру, на нашем предприятии идет разговор о том, чтобы внедрить более «продвинутую» программу вместо имеющейся. И руководство просит отдел персонала сформулировать требования к отчетам, которые планируется в ней формировать. Однако система будет установлена только в том случае, если она устроит производство, как бы удобна она ни была для нас», - рассказывает Лия Панфилова.

Кроме того, не нужно забывать, что в процессе эксплуатации программы постоянно требуется техническая поддержка со стороны компании-провайдера. Поэтому заказчик должен быть уверен, что помощь от производителя придет вовремя и будет качественной. Стоит обратить внимание на возможности регулярного обновления и развития самого программного продукта. Иногда система так сильно адаптируется и дорабатывается под потребности компании, что установка стандартных обновлений (например, кадрового законодательства) превращается в сложный затратный процесс. Также довольно часто на предприятиях возникает проблема совместимости новых версий программ с предыдущими, что делает АСУ сложными в применении и тормозит использование новых технологий. Кроме того, нередко в расходах, связанных с кадровой системой, не учитываются ресурсы IT-отдела на поддержание ее работоспособности.

Создателей HRM-систем беспокоит ситуация, когда специалисты по персоналу используют далеко не весь функционал программ. Зачастую в компаниях есть сложившиеся бизнес-процессы, которые не поддаются изменению после ввода кадровой системы. Тогда HR-ме-неджеры предпочитают действовать «по старинке». В то же время они недовольны тем, что между консультантами и непосредственными пользователями довольно часто возникает недопонимание. Поэтому при внедрении системы важно их тесное взаимодействие, что помогает проанализировать и задокументировать все требования.

Лия Панфилова признается, что кадровики ее компании наряду с системным продуктом используют офисные программы Word и Excel. «А что остается делать, если, к примеру, автоматизированное штатное расписание или график отпусков требуют постоянного внесения трудоемких изменений? - интересуется Лия Панфилова. - К сожалению, не видела программ, которые давали бы абсолютно полную информацию о сотруднике, да еще в удобном виде (например, резюме). Данные преподносятся в той форме, которая кажется разработчику наиболее подходящей, но на практике начальник гораздо чаще требует других данных. Знаю случаи, когда в компаниях устанавливались серьезные ERP- и HRM-системы, а потом кадровики плавно переходили на простейшие бухгалтерские программы с кадровым модулем».

Нередко кадровики сами ограничиваются автоматизацией функций, необходимых в компании по трудовому законодательству. А вот для того чтобы анализировать данные, составлять резюме, характеристики, создавать методологию и регламенты, касающиеся персонала, его мотивации, должна проводиться серьезная работа, требующая больших трудозатрат. Далеко не на всех предприятиях существуют квалифицированные службы кадров или есть ресурсы для выполнения этой объемной работы.

«Функциональные возможности систем, в том числе связанные с аналитическими возможностями программ, зачастую используется не полностью, - признает Ольга Степанова, начальник отдела ИЦ Центра международной торговли. - К примеру, на нашем предприятии мы столкнулись со сложностями восприятия функционала сотрудниками кадровых структур. На мой взгляд, внедрение новых возможностей связано с вводом большого объема дополнительной информации, а результат, который ожидают менеджеры по персоналу, - неочевиден».

По признанию Юрия Королева, представителя «Балтийского завода», кадровики активно используют функции систем в рамках учета и расчета зарплаты и пенсионного фонда. Аналитические функции управления сотрудниками практически не востребованы в силу того, что они не принимаются службой персонала на самом заводе. Он подчеркивает, что для появления положительной тенденции необходимо, чтобы HR-отдел понимал те инновации, которые существуют сегодня в аналитической работе с персоналом и заложены в автоматизированной системе.

Как известно, даже самую удачную программу приходится адаптировать и дорабатывать под нужды конкретного предприятия, так что нередко процесс «подгонки» кадровых систем под существующие бизнес-процессы оказывается долгосрочным и дорогостоящим проектом. Поэтому до сих пор, несмотря на обилие предложений рынка HRM-систем, некоторые компании предпочитают обходиться силами собственных специалистов при разработке и внедрении программ для кадровых нужд, особенно если объемы невелики. Однако следует учитывать, что полученный таким образом результат может не оправдать ожиданий руководства, а значит, временные и материальные затраты окажутся напрасными. Кроме того, со временем разработчики и пользователи системы (сотрудники компании) могут уйти, и возникнут сложности с поиском специалистов, способных использовать и поддерживать систему на должном уровне. Так, на одном крупном предприятии Архангельской области сотрудники IT-отде-ла разработали программу для ведения кадрового делопроизводства, рекрутмента и профобучения. В ее создание (довольно долгое и «мучительное») были вложены немалые средства, пока, наконец, она не стала полностью соответствовать запросам компании на тот момент. Через три года в связи с ростом и расширением предприятия, появлением новых бизнес-направлений, система потребовала серьезной доработки, однако все специалисты-«самородки», участвовавшие в ее создании, уже перешли в другие фирмы. По подсчетам выходило, что организации дешевле приобрести новую программу у провайдеров, нежели реанимировать старую.

Каждому кадровику – по программе!

У компаний с большой численностью персонала трудности могут возникнуть на этапе ввода данных в новую АСУ. Часто сотрудники во время внедрения системы испытывают перегрузку, отчего может возникнуть халатное отношение к работе или даже ее саботаж. Ввод данных может парализовать всю остальную деятельность кадровой службы, поэтому крупным организациям часто выгоднее нанять временных сотрудников для ввода данных, нежели на значительный срок остановить работу HR-отдела.

Впрочем, как показывает практика, применение новой информационной системы всегда вызывает отрицательное отношение со стороны части специалистов, работу которых она затрагивает. Ошибку совершают те руководители, которые не задумываются о дополнительной мотивации сотрудников, участвующих в проекте. Кроме того, при введении системы в эксплуатацию необходимо закрепить за каждым участком ответственных руководителей, которые «гасили» бы противодействие недовольных нововведением пользователей.

***

В ближайшие годы или даже десятилетия вряд ли какая-либо HRM-система сможет полностью заменить менеджера по персоналу. Однако она может существенно помочь ему поднять кадровый менеджмент компании на более высокий уровень.

Подготовила Александра Лаврова

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль