Автоматизация банка

2364
 Левин А.
Автор: Левин А.
Внедрение автоматизированной системы в крупном российском банке упростило кадровый учет, сократив период подготовки отчетности и уменьшив число бухгалтерских ошибок. При значительном расширении штата количество специалистов по персоналу и расчету зарплаты осталось практически тем же.

Предпосылки

До внедрения системы «БОСС-Кадровик» кадровый учет в Банке Москвы велся в программе Excel и на бумажных карточках. Начисления сотрудникам делались в модуле «Расчет зарплаты» автоматизированной банковской системы (АБС) «RS-Bank». Причем эти операции не были связаны между собой. Отсутствие единой учетной базы приводило к множеству ошибок, дублированию функций и несвоевременной передаче информации о принятии, увольнении, перемещении и неявках сотрудников. Изменения закона отражались в системе с большой задержкой, из-за чего при расчете зарплаты постоянно возникали ошибки, требующие исправления вручную.

Автоматизация банка

В 2001 г. компания отказалась от использования системы «RS-Bank» и перешла на другую. В это время банк стремительно развивался, объем операций по приему и увольнению работников заметно возрастал. В кадровой службе и отделе расчета зарплаты прекрасно понимали необходимость изменений.

Внедрение в головном офисе

В 2001 г. Банк Москвы принял решение автоматизировать работу HR-службы с помощью системы «БОСС-Кадровик» от компании «Босс. Кадровые системы» на платформе Oracle. Выбором ее занимались в основном сотрудники отделов персонала, расчета зарплаты и информационных технологий. На тот момент данная система была признана одной из лучших на рынке (рассматривались и такие, как «1С», «Oracle HRMS»). Ее дополнительным плюсом было то, что Oracle - это платформа, основная для большинства информационных систем банка.

Договор о внедрении был заключен в мае, а с августа систему начали использовать в головном офисе (ГО) и отделениях Московского региона. Таким образом, введение ее в действие заняло менее 4 месяцев (это весьма сжатый срок с учетом периода летних отпусков).

На первом этапе предстояло внедрить систему в ГО, где в то время работали около 1500 человек.

Начальной конвертацией данных и обучением пользователей занимались приглашенные специалисты, а уточнение алгоритмов расчета выполнялось в основном самостоятельно. Были разработаны и откорректированы несколько десятков видов оплат (ВО), основные из которых - ежемесячная и годовая премии, оплата больничных и отпусков.

Необходимость в усовершенствовании расчета имеющихся ВО и создании новых возникла по следующим причинам. Компания-разработчик выпускает тиражную версию продукта с определенным набором настроенных ВО. При появлении дополнений в законодательстве и обновлений системы в продукт вносятся изменения. Однако у каждого клиента свои особенности кадрового учета и начисления зарплаты, а трактовка законодательных изменений имеет свои нюансы, и тиражная версия не может учитывать специфику каждого заказчика. Тот или иной ВО может быть закрыт от обновления, если клиент самостоятельно корректировал его (это делается с целью сохранения индивидуальных доработок), и изменения в данном случае приходится вносить вручную, что очень сложно при растущем объеме закрытых ВО, процедур и функций. Именно поэтому в Банке Москвы постоянно ведется работа по сокращению их числа. В частности, удалось почти полностью перейти на штатные процедуры расчета оплаты больничных листов и отпусков, и собственные незначительные доработки этих ВО сводятся исключительно к учету годовой премии.

С появлением в головном офисе банка единой базы по персоналу заметно выросла потребность пользователей в получении разного рода отчетности. За весь период эксплуатации системы было создано более 150 отчетов, а также несколько форм для автоматизации ввода данных в систему. Большую часть этих работ выполняли программист и технолог банка.

Работа системы

К настоящему времени в Банке Москвы внедрены следующие модули: «Штатное расписание», «Учет кадров», «Табельный учет», «Персонифицированный учет», «Военно-учетный стол», «Расчет заработной платы», «Личные сведения». Их функции понятны из названий, стоит подробнее остановиться на следующих: «Персонифицированный учет» и «Личные сведения».

Первый предназначен для учета и анализа персональной информации о сотрудниках, которая затем передается в Государственный Пенсионный фонд РФ. Модуль позволяет автоматически корректировать, например, льготный стаж при массовых или единичных изменениях в этой области. Также помогает формировать отчетность для ПФ (анкеты застрахованных лиц) и др.

Модуль «Личные сведения» предназначен для просмотра работником персональных данных без возможности их редактирования. Содержит следующие формы: «Работники», «Личные карточки», «Стаж», «Пункты приказов по работникам» (принять, уволить, перевести, командировать, предоставить отпуск и др.), «Документы работников», «Документы физических лиц», «Работники в зарплате». Раздел открывает каждому сотруднику доступ к своим данным, и при обнаружении ошибки он может сообщить о ней в кадровую или финансовую службу. Работа в модуле реализована через web-интерфейс, поэтому не требует установки клиентского места.

В головном офисе было разработано несколько интерфейсов с различными информационными системами, такими как АБС, Outlook, система расчета финансового результата, Центр дистанционного обслуживания, система электронного документооборота и т.д. Интеграция проводилась собственными силами и не вызвала затруднений. Большинство пользователей работали на платформе Oracle, поэтому интеграция заключалась в написании представления (view), к которому из соответствующей системы открывался доступ.

Для внедрения потребовалось обновить парк рабочих станций в кадровой службе и приобрести сервер базы данных. А в связи с переходом на трехзвенную архитектуру в апреле 2007 г. дополнительно был приобретен сервер приложений.

Переход на «трехзвенку» был обусловлен политикой компании Oracle, которая прекратила поддержку ранних версий платформы и вынудила разработчиков приложений пользоваться другими, в том числе такими, которые меняют архитектуру всей системы. Переход был достаточно тяжелым: первые версии содержали много ошибок, особенно в интерфейсе программы. Кроме того, было заторможено развитие функциональности системы в целом. Однако в перспективе данное решение прогрессивно, т.к. не требует установки у пользователей клиентского места (применяется web-интерфейс). Все вычисления и построение отчетов выполняются на сервере приложений, соединенном с сервером базы данных высокоскоростным каналом, а визуализация результатов работы выполняется на так называемом «тонком клиенте» - компьютере пользователя. При этом не важно, где он находится - в соседнем помещении или за несколько тысяч километров. Само решение идеально для организаций с разветвленной региональной сетью, правда, пока еще механизм требует доработки.

За годы функционирования системы ее роль в банке заметно выросла и обещает со временем стать еще значительнее. Расходы на персонал составляют большую часть затрат компании, потому что от качества управления человеческими ресурсами зависит и размер прибыли.

Внедрение в филиалах

В 2005 г. руководство банка решило внедрить систему в филиалах с тем, чтобы объединить все данные по зарплате и кадрам в одной базе. В то же время нужно было разграничить доступ между филиалами и головным офисом. Выполнить эти требования удалось с помощью механизма обособленных подразделений и создания групп доступа к информации. Данные филиалов и ГО были изолированы, при этом сохранялась возможность получения отчетности для представления в местные органы. Все сведения хранятся в одной базе, с помощью которой можно строить консолидированные отчеты по организации в целом.

В конце 2005 г. банк заключил новый договор на приобретение лицензий и разработку конверторов учетных и зарплатных данных, планируя автоматизацию в 43 филиалах. В соответствии с частным техническим заданием (ЧТЗ) компания «БОСС. Кадровые системы» выполнила конвертацию кадровых данных одного филиала. Сейчас в удаленных подразделениях запущен в опытно-промышленную эксплуатацию учетный контур, идет подготовка зарплатных данных к конвертации. Запуск модуля «Расчет зарплаты» был осуществлен в январе 2008 г. Задержка связана с различиями в механизмах начисления ежемесячной премии и алгоритмах расчета среднего заработка в ГО и филиалах. И хотя с января 2007 г. премия рассчитывается в удаленных подразделениях так же, как и в головном офисе, переходный период занял целый год.

Результаты и пожелания

Большинство трудностей, возникших в процессе внедрения, носили организационный характер. Требовалось не только обучить пользователей, но и убедить их работать в новой системе, выполняя в ней все кадровые операции. Необходимо было также четко разграничить зоны ответственности за своевременный ввод данных между бухгалтерией и кадровой службой.

В целом система имеет как плюсы, так и минусы. Ее сильные стороны - промышленная СУБД, приемлемая техподдержка (почти всегда оказывается реальная помощь), быстрая реакция на изменения законодательства. Система довольно гибкая, т.к. позволяет клиенту собственными силами выполнять доработки, в соответствии с индивидуальным потребностями. Но это одновременно и слабая сторона системы: ее сопровождение требует наличия в штате квалифицированных ИТ-специалистов. Еще один недостаток - отсутствие модуля «Бюджетирование», который позволял бы оценивать затраты на персонал в разных разрезах. Кроме того, в Банке Москвы не был внедрен «Контур управления персоналом», т.к. в нем не реализована модель MBO (управление по целям).

Отдел подбора персонала компании пока отказался от использования данной системы - сотрудников не устроил функционал. Для полноценной работы им необходима автоматизация всего процесса подбора - от поиска резюме в интернете и автоматического размещения вакансий на сайтах кадровых агентств до отслеживания всего «пути» кандидата, вплоть до принятия окончательного решения о трудоустройстве. Существует также потребность в разработке интернет-портала, интегрированного с кадровой базой, с помощью которого можно было бы проводить электронные совещания, дистанционное обучение, оценку работников и кандидатов.

Результатом внедрения системы в организации стало появление единой базы данных и существенное сокращение периода составления отчетов. Заметно возросло число тех из них, которые раньше не могли быть построены из-за трудоемкости этой процедуры. При расширении штата предприятия количество сотрудников кадровой службы увеличилось незначительно, а расчетчиков зарплаты - не изменилось. Работа в автоматизированной системе потребовала от пользователей большой производственной дисциплины (своевременного ввода данных), упростив кадровый учет. Благодаря модулю «Личные сведения» все работники знают о размере начисленной зарплаты, что уменьшает количество бухгалтерских ошибок и дает возможность оперативно вносить корректировки в систему при изменении кадровых данных (смена адреса, места жительства, фамилии и т.д.). Соответственно сокращается и время подготовки налоговой отчетности, формы 2-НДФЛ.

Руководство получило гибкий инструмент учета и контроля. Следующим шагом будет трансформация системы в универсальный инструмент управления человеческими ресурсами.

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль