Тайм-менеджмент в корпоративной культуре

4406
В любой компании существует так или иначе сложившаяся культура отношения ко времени. Насколько допустимо опаздывать на работу и совещания; что подразумевается под словом «срочно»; можно ли вызывать подчиненного фразой «зайди ко мне» или принято заранее назначать точное время встречи - все это элементы данной культуры, которую можно и нужно развивать.

Когда в организации проводится обучение сотрудников тайм-менеджменту, одной из составляющих ее корпоративной культуры становится уважение времени - убежденность людей в его ценности, кроме того, формируются принципы и традиции, помогающие экономить время коллег.

«Высший пилотаж» в развитии отношения к распределению времени называется ТМ-культурой. Она подразумевает, что данный ресурс в компании приравнивается к деньгам не на словах, а в реальных управленческих механизмах. В первую очередь -в системе учета рабочего времени и его экономической оценки.

Уважение времени

Первый шаг, который необходимо сделать на пути к распространению в компании или подразделении ТМ-культуры, - выработать общие правила, принципы и традиции, касающиеся расходования времени. Обычно это происходит на базовом ТМ-тре-нинге, и в дальнейшем - в период посттренинговой поддержки, когда участники уже имеют опыт применения данных технологий. Принципы рождаются в ходе свободного обсуждения и утверждаются общим мнением участников.

Для закрепления таких договоренностей и внедрения их в работу больше всего подходят игровые и неформальные методы - так называемые «шутки с намеком».

Пример

На тренинге в одном из подразделений компании РУСАЛ участники договорились: каждый, опаздывающий на совещание, сидит все время, пока оно идет, с табличкой «Тормоз».

На предприятии «Вимм-Билль-Данн» директор по юридическим вопросам предложил следующее: юрист, пропустивший регламентированные сроки ответов на запросы коллег из других подразделений, получает бэйдж «Далекий от народа юрист», с которым должен в течение недели появляться во всех публичных местах (например, в столовой).

В компании «Danone-Большевик» на тренинге была принята командная договоренность: на встречи все приходят не позднее чем за 5 минут до назначенного времени, чтобы к началу разговора быть полностью готовыми, с отключенными телефонами. Опаздывающий, входя, кричит «кукареку!»

Временные измерители

Когда базовые принципы уважения времени в компании или подразделении введены, необходимо сделать следующий шаг - внедрить практику использования количественных измерителей «персонального» и «командного» времени.

Один из таких количественных показателей - время на «слона». «Слонами» в тайм-менеджменте принято называть крупные, долгосрочные, «неподъемные» проекты, относящиеся к категории «важных, но не срочных». Проблема состоит в том, что на них бывает непросто выделить время при обилии первоочередных задач, и руки до «слонов» доходят только в ситуации аврала, когда поджимают сроки.

После прохождения ТМ-тренинга многие участники начинают больше заниматься данными проектами. При этом специфика управленческой и интеллектуальной деятельности состоит в том, что невозможно задать жесткие параметры работы над «слонами» принудительно, рамками корпоративного ТМ-стандарта. Если для поиска ценной идеи человеку необходимо полчаса пить кофе, столько же курить и затем долго перебирать бумаги по проекту на столе, - только он сам может судить, было ли все это время полезным в работе над «слоном». Попытка внешнего контроля в данном случае приведет лишь к имитации бурной деятельности и неправдоподобным, подогнанным цифрам в хронометраже.

По указанным причинам измерители деятельности менеджеров, которую трудно формализовать, и интеллектуальной работы специалистов нецелесообразно включать в корпоративный ТМ-стандарт. Их необходимо продвигать в культуру компании и практику персонального тайм-менеджмента сотрудников личным примером руководителей, грамотно построенным ТМ-обучением и т.д.

Пример

Специалист компании Shell поделился опытом использования количественного показателя в своей работе. Благодаря наглядной фиксации (в виде графика) продолжительности ежедневной работы над «слоном» - проектом описания и реструктуризации бизнес-процессов подразделения - за две недели выделяемое на него время удалось увеличить более чем в два раза.

Время как ресурс

Когда количественный подход ко времени становится для сотрудников привычным благодаря применению персональных показателей, наступает очередь следующего шага: выработки подхода ко времени как к измеримому, осязаемому ресурсу.

Известен случай, когда председатель правления одного из банков поставил на входе в свой кабинет считыватель пластиковых карт и раздал всем подчиненным, с которыми чаще всего общался, карточки с определенным лимитом доступа. Сотрудники сами могли планировать, сколько времени руководителя потратить на тот или иной проект. Более того, они стали обмениваться карточками - начал складываться рыночный механизм управления рабочим временем начальника, что, как известно, намного эффективнее централизованных, командных методов.

Естественно, не каждый руководитель может организовать столь формализованный подход к распределению времени - как своего, так и коллег. Но стремиться к этому можно и нужно. Обычно в ходе корпоративного ТМ-проекта подбирается несколько простых решений превращения времени в осязаемый ресурс, максимально соответствующих корпоративной культуре и специфике работы компании.

При внедрении подобных механизмов необходимо помнить, что время менеджеров и специалистов не может оцениваться линейно, как у рабочих, занимающихся физическим трудом. Так, одному из ведущих российских знатоков проектного менеджмента опытным путем удалось выяснить, что 8-часовой рабочий день в бюджетном планировании времени проекта нужно закладывать как 6-часовой. Как минимум 2 часа уходят на неформальное общение, не касающееся напрямую ни одной из целей проекта (и поэтому не учитываемое), но крайне важное для его успешного продвижения. Попытки изгнать эти «неуправляемые часы» заканчиваются плачевно - пробуксовкой работы из-за нарушения горизонтальных связей.

Практически в любой компании определенный процент времени уходит на социальную и интеллектуальную «смазку» корпоративной «машины», что не влияет напрямую ни на одну из ее деталей, но позволяет всем им работать слаженно. Об этом нельзя забывать, внедряя экономические методы управления временем в организации.

Экономический учет времени

Описанные выше шаги завершает окончательная интеграция учета времени в систему управления компанией. Она состоит в следующем:

1. Персональное планирование работы сотрудников интегрируется с системой учета времени. Тогда формирование «факта» из «плана» осуществляется автоматически либо требует минимальных усилий.

2. Механизмы учета времени интегрируются с корпоративной системой управленческого учета. Это позволяет анализировать время сотрудников в любых интересующих руководство аспектах, в том числе финансовых.

Пример

В компании ОГК-5 начальник одного из подразделений для доступа в свой кабинет решил использовать отрывные бумажные купоны, задающие лимит времени.

На предприятии SAB Miller (Трансмарк) несколько руководителей договорились о том, что пересылаемые между отделами документы при необходимости будут помечаться красной наклейкой «срочно». При этом каждое подразделение получает ограниченное количество таких наклеек на месяц и вынуждено осмысленно расходовать приоритетное внимание коллег.

В организации Cisco директор предложил в конце месяца сформировать статистику взаимных звонков на мобильные телефоны и составить рейтинг сотрудников по частоте прерывания друг друга. Эта мера была направлена на искоренение одного из самых распространенных офисных поглотителей времени - мелких отвлечений от дел, когда работник задает коллеге несколько вопросов отрывочно, каждый раз перезванивая, вместо того чтобы записать их и затем обсудить сразу все.

В практике корпоративных проектов компании «Организация Времени» эти принципы, как правило, реализуются в трех типичных формах:

1. В компаниях среднего бизнеса (количество персонала - от десятков до сотен человек): планирование и автоматический (на основе плана) учет времени осуществляются в Outlook; управленческий экономический анализ производится с помощью экспорта данных учета в Excel.

2. В организациях, активно использующих системы управления проектами (Microsoft Project, Primavera, Spider Project и т.п.), планирование времени, учет и использование его как имеющего цену ресурса заложены в профессиональные программы управления проектами.

3. В крупном бизнесе налаживается интерфейс между Outlook и существующей в компании системой управленческого учета или CRM-системой. Например, если Outlook интегрирован с модулем управленческого учета SAP, плановые и фактические данные перемещаются «одним кликом мыши». IT-специалист, который полдня оказывал техническую поддержку, или юрист, 2 часа консультировавший сотрудников из другого отдела, могут нажать соответствующую кнопку в Outlook, и данные о потраченном времени попадут в управленческий учет в SAP на бюджет соответствующего подразделения.

В компании «Организация Времени» планирование и учет ключевого ресурса - времени загрузки тренеров и консультантов - осуществляется с помощью Outlook в Microsoft Exchange. Все сотрудники, имеющие доступ к папке «График тренеров», могут забронировать время специалиста (см. рисунок). На графике время каждого тренера обозначено своим определенным цветом. Отметки о нескольких встречах, например, в графе «вторник 19-го», означают, что три консультанта в этот день проводят тренинги в разных компаниях.

Каждая такая отметка увязана с контактами организации-клиента и лица, отвечающего за тренинг. Она может содержать комментарии, схему проезда, список участников мероприятия и т.д. Все это позволяет даже через несколько лет после проведенного тренинга, при необходимости, восстановить организационные подробности.

Названия тренингов и консультаций имеют определенный стандарт. Так, запись «Корпсем: Российские коммунальные системы: =Лукашенко =АМ» означает, что корпоративный семинар в компании РАО РКС проведен тренером Лукашенко и организован менеджером Алексеем Максаковым (тренеры в системе указываются фамилиями, а административные работники - инициалами).

Строгий порядок наименований и возможности настройки представлений Outlook позволяют «одним кликом мыши» получить, например, выборку всех мероприятий, проведенных за определенный период одним тренером, и проанализировать ее в Excel. Таким образом, время становится осязаемым и измеримым ресурсом, при этом само по себе ведение учета не требует усилий - он производится автоматически на основе планирования.

Тайм-менеджмент в корпоративной культуре



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль