Автоматизируем учет кадров

4520
Преимущества новых IT-технологий в организации документооборота на предприятии очевидны. При поиске подходящей системы управления персоналом многие участники рынка останавливают свой выбор на отечественных программах, созданных специально для российских компаний с учетом всех требований делопроизводства и необходимости адаптации к отраслевым особенностям. Именно эти программы часто оказываются самым приемлемым по цене решением по сравнению с зарубежными аналогами.
Комбинат мучных и кондитерских изделий «Добрынинский» основан в 1914 г. как хлебозавод. В 50-е годы преобразован в мучнисто-кондитерский комбинат. Выпускает широкий ассортимент товаров (торты, пирожные, пряники, кексы, печенье). Количество персонала – 180 человек.

Выявление потребности

Не секрет, что кадровый учет требует большого внимания. Сотрудникам службы персонала приходится работать с большим объемом информации – ведь требуется не только фиксировать перемещения каждой штатной единицы внутри предприятия, но еще и следить за обменом документации со структурными подразделениями. Бумажная волокита начинается с оформления бумаг при приеме человека на работу: составления трудового договора, заполнения личной карточки, подготовки приказа о приеме, присвоения уникального табельного номера, определения оснований для оплаты труда, учета вредных условий. Чем больше сотрудников в компании, тем сложнее контролировать документооборот. Особое внимание специалистам кадровых служб приходится уделять тому, чтобы составляемые документы четко соответствовали законодательству. Также много времени занимает подготовка отчетов.

До момента внедрения программы отдел кадров предприятия фактически не был автоматизирован. В программе DOS велось штатное расписание, подготавливались данные для Пенсионного фонда. Однако эта программа не могла упростить работу и сделать ее действительно эффективной. Обмен информацией с системами других отделов был невозможен.

В 2005 г. было принято решение об автоматизации деятельности службы персонала. При выборе системы кадровиков интересовали:
• возможность максимального упорядочения данных о сотрудниках и отслеживания истории изменений каждого реквизита;
• упрощение создания документов по учету персонала;
• соответствие стандартам российского делопроизводства;
• возможность составлять разные отчеты без помощи программиста;
• возможность быстрого запуска программы;
• простота системы в эксплуатации;
• цена.

Выбор программы

При выборе системы управления персоналом сначала рассматривалась программа фирмы «Оазис». Однако она оказалась слишком сложной для освоения, и было решено отказаться от нее.

Система «Контур-Персонал» была представлена на бухгалтерской выставке. Среди других российских программ учета персонала она выгодно выделялась ценой, в которую входила стоимость лицензии, адаптации к предприятию, обучения сотрудников и дальнейшего обслуживания системы.

Несомненным преимуществом стало то, что «Контур-Персонал» предоставляет кадровику готовые шаблоны для оформления любых документов (это не просто обычные унифицированные формы, а абсолютно готовые приказы с формулировками оснований и т. д., куда добавляется лишь информация о сотруднике), при этом соблюдаются положения российского законодательства. При их составлении данные автоматически вводятся в точном соответствии с требованиями всех инструкций и законов, и сделать ошибку при подготовке приказа, отчета или любого другого документа просто невозможно. Стандартный функционал программы содержит все необходимые для работы аспекты: табельный и кадровый учет, анализ работы с сотрудниками, планирование фонда заработной платы ОТиЗ и модуль «Расчетный отдел и руководство».

Демо-версия показала, что программа доступна в изучении для работника кадровой службы. Все документы в системе создаются в привычных приложениях Microsoft Offi ce – Word и Excel.

Внедряем программное обеспечение

Программа «Контур-Персонал» компании СКБ «Контур» была установлена в отделе кадров комбината «Добрынинский» в марте 2005 г.

Поскольку для начала текущей деятельности оказалось достаточно стандартного функционала программы, со стороны разработчиков понадобилась лишь ее установка, первичная помощь в настройках, обучение, а также создание базы сотрудников с персональными данными из Excel-файлов.

Специалисты отдела кадров отмечают, что решение СКБ «Контур» оказалось гибким и интуитивно понятным пользователю. Обучение работе с системой длилось буквально несколько часов, после чего сотрудники могли применять новые знания на практике.

Главной сложностью при внедрении системы стало то, что автоматический перенос всех данных из прежней программы произвести не удалось, кроме того, в «Контур-Персонал» сведения записываются в стандартном формате и без сокращений. Поэтому информацию пришлось вносить заново вручную. После этого документооборот стал осуществляться полностью с помощью системы.

Для реализации проекта потребовался всего один представитель компании-разработчика. На полное внедрение системы с учетом переноса данных о сотрудниках потребовалось около 2 недель.

Оцениваем результаты автоматизации

Программа «Контур-Персонал» стала в компании первой системой учета кадров. С момента установки в 2005 г. и по сей день она работает безотказно.

Автоматизация учета персонала оказала следующий эффект (см. таблицу):
• увеличилась производительность труда отдела кадров;
• появилась возможность использовать дополнительное время работы сотрудников;
• стал возможным детальный кадровый учет;
• подготовка отчетов и приказов стала занимать от 10 до 30 секунд.

Программа оказалась довольно простой в эксплуатации, а для решения любых вопросов достаточно техподдержки, осуществляемой по телефону. К компании «прикреплен» специалист СКБ «Контур», с которым можно в любое время проконсультироваться. Быстрый ответ по любым вопросам, связанным с работой системы, можно получить и с помощью постоянно функционирующей клиентской телефонной «горячей линии».

Остальные отделы комбината используют программы других производителей. Учитывая то, что система «Контур-Персонал» позволяет обмениваться данными с любыми программами, следующим шагом в автоматизации предприятия будет организация обмена данными с программой «1С: Бухгалтерия».

При изменении действующего законодательства разработчики программного обеспечения СКБ «Контур» оперативно создают новые версии системы «Контур - Персонал», а сервисный центр, в свою очередь, бесплатно передает данные версии заказчикам в течение года с момента приобретения или очередного платного обновления.

Автоматизируем учет кадров



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Актуально


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль