text
PRO-персонал

Вопрос-ответ № 108

  • 27 июня 2010
  • 1935
Кандидат исторических наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской Академии Правосудия.

? Где и в каких архивах должны храниться документы коммерческих организаций, какие существуют правила их подготовки для сдачи на хранение?

Н. Селезнева, ООО “Видеосервис”, г. Самара

В коммерческой организации в соответствии со ст. 13 Федерального закона от 22.10.04 № 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” (далее – Закон об архивном деле) желательно организовать отдельное помещение – комнату, на двери которой будет табличка “Архив”. Там нужно создать специальные условия, указанные в Основных правилах работы архивов: соответствующие температура, уровень влажности, освещенности; обеспечить противопожарную безопасность – металлические стеллажи, металлическая дверь, специальные приборы. Это было бы идеально, хотя организация не обязана это делать, а только вправе.

Если вы создадите такое помещение в своей организации (что вполне разумно), то дальше будете работать следующим образом. Документы прошедшего календарного года наряду с текущими существуют как оперативный архив. Сейчас у вас оперативная документация, текущий архив – это 2005-й, 2004-й и 2003-й годы. Заканчивается календарный год, и документы 4-летней давности (сейчас это 2002 г.) вы постепенно переносите в комнату, которая называется “Архив”.

Если архива в организации нет, документы все равно нужно обрабатывать, но хранить желательно в несгораемом сейфе в помещении кадровой службы. Потом вы передадите их в городской или муниципальный архив, если они переполняют ваше помещение и вы хотите от них правильным образом избавиться.

Сама обработка документов состоит в том, что их переплетают в специальные твердые обложки. В делах не должно быть никаких металлических частей (в т. ч. скоросшивателя с металлическим зажимом). Документы следует обязательно упорядочить по хронологии: с января по декабрь (а не в обратном порядке). Они также могут быть упорядочены по логике; например, личные карточки Т-2 уволившихся работников формируют обычно не по хронологии, а по алфавиту фамилий. Дальше составляется внутренняя опись документов, форма которой есть в Основных правилах работы архивов, а также лист-заверитель к делу, который подшивается снизу. Затем оформляется обложка, составляется опись документов по личному составу (содержится в Основных правилах).

Два экземпляра описи передаются вместе с делами в архивное помещение либо в городской или муниципальный архив, третий экземпляр остается в кадровой службе.

Если ваша организация не может выделить архивное помещение, свяжитесь с местной архивной службой, городским или муниципальным архивом – составьте договор о передаче документов на хранение. Сейчас во многих городах есть депозитарии – специальные организации, которые берут на хранение документы. Надо организовывать хранение документов в соответствии с Основными правилами работы архивов.

Поскольку теперь существует Закон об архиве, надо помнить о ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Там сказано: за необеспечение правильного комплектования, учета, хранения и использования документации прошлых лет предусмотрены предупреждение и штраф – на должностных лиц в размере от трех до пяти МРОТ (МРОТ из расчета 100 руб.). Сейчас архивисты ставят вопрос об увеличении этих штрафов.

Оформить подписку

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Пройдите простую регистрацию за одну минуту и получите бесплатный доступ к прочтению статьи прямо сейчас

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Статья станет доступна после регистрации
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.