Кадровик.РУ

2902

Книга учета движения трудовых книжек

Из форума на сайте www.kadrovik.ru

Кадровик.РУ

Мнение эксперта

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, форма которой утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69 “Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек”, относится к так называемым переходящим делам, т. е. ведется кадровой службой из года в год как основная учетная форма трудовых книжек. Записи в нее вносятся после оформления трудовой книжки:
     – первичного оформления;
     – приема на работу;
     – оформления дубликата или вкладыша в трудовую книжку.

Записи в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должны совпадать с датами проведения соответствующих процедур.

Порядок заполнения книги учета движения трудовых книжек Правилами ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225) не установлен. Но любая регистрационно-учетная форма, изданная в форме журнала (книги), предполагает ведение по хронологическому признаку. Отсюда вывод: первая запись относится к работнику, принятому на работу ранее других. Этого же порядка следует придерживаться и в том случае, если ранее учет трудовых книжек организация не вела.

При правильном регулярном ведении учета датой заведения книги будет дата регистрации первой трудовой книжки

Отдельного внимания заслуживает вопрос о датах. Вграфах 2, 3 и 4 проставляется день, месяц и год приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша к ней. Поэтому даже в тех случаях, когда работник кадровой службы в тот период времени не работал в данной организации, никаких нарушений здесь не будет. Ведь работник сдал трудовую книжку на хранение в организацию в момент приема на работу. Однако на обложке книги учета необходимо проставить фактическую дату заведения книги. Причем следует отдавать себе отчет в том, что даты будут расходиться.

В графе 10 проставляется подпись кадровика, которая является распиской за прием трудовой книжки на хранение или за заполнение трудовой книжки (вкладыша). Если работник кадровой службы не имел отношения к этим процедурам (допустим, не работал в этой организации), тем не менее в настоящее время именно он несет ответственность за работу с трудовыми книжками, их сохранность и соблюдение правил учета.

Л.В. САНКИНА,
канд. ист. наук, доц. кафедры документоведения РГГУ

Копия паспорта в личном деле

Из форума на сайте www.kadrovik.ru

Кадровик.РУ

Мнение эксперта

Дискуссия на тему, можно ли хранить копию паспорта в личном деле работника, еще раз показывает, насколько необходима комплексная государственная регламентация всех сторон работы с документами. Личное дело – это как раз та форма работы, которая в очень незначительной мере отражена в нормативной базе.

Состав документов личного дела работника не регламентирован нормативными актами РФ. Единственный нормативный документ, на который можно сослаться, хотя и не отменен до настоящего времени, но морально устарел. Состав документов личного дела и порядок их расположения нормативно закреплен в начале 70-х годов Основными положениями Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Состав документов личного дела государственного служащего определен Указом Президента РФ от 01.06.98 № 640 “О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы”. Ни в том, ни в другом нормативном документе копия паспорта в составе личного дела не фигурирует, но и запрета на ее включение тоже нет.

Положением о паспорте гражданина РФ, утв. постановлением Правительства РФ от 08.07.97 № 828, установлен образец бланка паспорта гражданина РФ и порядок его заполнения. Запрет на снятие копии с паспорта постановление Правительства РФ и Положение о паспорте не содержат.

Паспортные данные принадлежат к персональным данным физического лица и охраняются в соответствии со ст. 24 Конституции РФ. Персональные данные работника в соответствии с гл. 14 ТК РФ работодатель обязан охранять. Положение об охране и защите персональных данных относится к тем локальным нормативным актам, которые должны в рамках отдельно взятой организации конкретизировать все вопросы, связанные с получением, хранением, представлением органам государственной власти и органам государственных внебюджетных фондов паспортных данных работника.

Поскольку ни в одном из действующих нормативных актов нет прямого запрета на хранение в личном деле копий указанных документов, то такое хранение не будет являться каким бы то ни было нарушением.

Л.В. САНКИНА,
канд. ист. наук, доц. кафедры документоведения РГГУ



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль